3.5. Работа с обращениями граждан
3.5.1. Письменные обращения граждан (далее - обращение), поступившие в ТИК, регистрируются с использованием АСД либо в журнале отдельно от других видов документов.
3.5.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется (на случай, когда доказательством даты получения обращения является штамп почтового отделения, а адрес автора обращения написан лишь на конверте).
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в АСД (журнале) делается отметка «Повторно».
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в АСД (журнале) ставится отметка «Коллективное».
3.5.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения, даты и времени регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
3.5.4. Обращения после регистрации передаются председателю ТИК (в случае его отсутствия – заместителю председателя ТИК) для внесения резолюций с поручениями по их исполнению.
Обращения рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя, заместителя председателя или секретаря ТИК в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.5.5. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции ТИК, в течение пяти дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору письма, а при необходимости - и в ТИК.
В случае если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
3.5.6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, а также в нижестоящую участковую избирательную комиссию, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случая, указанного в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» (в случае, когда обстоятельства, изложенные в жалобе, не были предметом рассмотрения нижестоящей комиссии).
В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 3.4.6 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.
3.5.7. На обращения о нарушении закона, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, ТИК обязана давать лицам, направившим обращения, письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
Иные письменные обращения, поступившие в ТИК, рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации. Максимальное продление срока рассмотрения обращения гражданина составляет 30 дней. Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
3.5.8. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается «В дело» без рассмотрения на основании соответствующей резолюции председателя ТИК.
3.5.9. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующие органы.
3.5.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.5.11. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
3.5.12. Личный прием граждан ведется председателем, заместителем председателя, секретарем и членами ТИК по графику, утвержденному председателем ТИК.
Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результаты рассмотрения, а также должность и фамилия лица, который ведет прием.
3.5.13. Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию ТИК, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.5.14. Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются и рассматриваются в установленном порядке.
3.5.15. Исполненные обращения граждан вместе с копиями ответов помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел ТИК.
3.6. Контроль исполнения документов и поручений
3.6.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России;
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК РБ;
поручения, содержащиеся в решениях ТИК;
поручения, данные на заседании ТИК;
письменные поручения председателя ТИК;
входящие документы и обращения граждан;
исходящие документы, требующие ответа;
планы мероприятий.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом «Контроль».
3.6.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя ТИК.
3.6.3. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
3.6.4. Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» предусматривают трехдневный срок исполнения, документы с пометкой «Оперативно» - десятидневный. Если срок исполнения не указан, то документ подлежит исполнению в месячный срок.
3.6.5. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем ТИК.
3.6.6. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу.
3.6.7. Снять документ с контроля может только председатель ТИК, который поставил его на контроль, при этом на документе и журнале делается отметка о снятии с контроля.
3.6.8. Решение ТИК снимается с контроля по решению ТИК на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.
4.Организация работы с документами
в делопроизводстве. подготовка и Передача документов в архив
4.1.Составление номенклатуры дел и формирование дел в ТИК
4.1.1. Делопроизводство в ТИК ведется в соответствии с номенклатурой дел.
4.1.2. При составлении номенклатуры дел ТИК руководствуется Примерной номенклатурой дел территориальной избирательной комиссии, разработанной ЦИК РБ.
4.1.3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ТИК, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ТИК, в том числе справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
4.1.4. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
4.1.5. Номенклатура дел подписывается ответственным за делопроизводство в ТИК, утверждается ее председателем, согласовывается с архивным отделом и вводится в действие с 1 января следующего года.
4.1.6. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
4.1.7. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий;
в дело включаются только правильно оформленные исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);
в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении.
4.1.8. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии. Протоколы заседаний ТИК располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию ТИК, в том числе подлинные решения и иные акты ТИК вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.
Переписка группируется за календарный год, а внутри дела – в хронологической последовательности.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
4.1.9. Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, референдума утверждают Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Центральная избирательная комиссия Республики Башкортостан по согласованию с соответствующими государственными архивными органами.
4.1.10. Документы ТИК передаются в вышестоящие избирательные комиссии по актам или сдаточным описям в папках и связках.
4.1.11. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
4.1.12. На документы, подлежащие уничтожению, составляются акты установленной формы. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
4.1.13. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление предусматривает: оформление реквизитов обложки, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела.
4.1.14. Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения допускается в исключительных случаях и только с разрешения председателя ТИК, при этом в деле обязательно остаются заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
4.2. Экспертиза ценности документов
4.2.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ТИК, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив на постоянное хранение.
4.2.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, решением ТИК должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЭК). В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел ТИК.
4.2.3.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков храпения дел.
4.2.4.Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
4.2.5.Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
4.2.6. По результатам экспертизы ценности документов составляется опись дел постоянного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Опись дел постоянного хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются председателем ТИК.
4.2.7.Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
4.2.8.Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов
5. Техническое обеспечение работы с документами
5.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов
5.1.1. Тексты документов и материалов, подготавливаемые членами ТИК проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) с требованиями к компьютерной обработке текстов.
5.1.2. Для распечатки текстов документов используются бланки установленной формы и бумага стандартных размеров. На каждой странице документа в правом нижнем углу указывается идентификатор электронной копии документа.
5.2. Диктофонная запись
5.2.1. На заседаниях ТИК и других мероприятиях, проводимых в ТИК, может осуществляться диктофонная запись.
Диктофонная запись осуществляется секретарем ТИК либо одним из членов ТИК с правом решающего голоса, привлеченным специалистом по решению ТИК, указанию председателя ТИК.
5.2.2. При необходимости по решению ТИК, указанию председателя ТИК производится расшифровка диктофонной записи заседания ТИК и других мероприятий, проводимых в ТИК.
5.2.3. Диктофонные записи заседаний ТИК и иных мероприятий после оформления расшифровки записи на бумажном носителе либо по миновании надобности, но не ранее чем через тридцать дней, стираются.
5.3. Изготовление и использование печатей и штампов
5.3.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в ТИК используются печати и штампы.
5.3.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по согласованию с ЦИК РБ.
5.3.3. В ТИК хранятся печати участковых избирательных комиссий. Выдача и прием печатей участковых избирательных комиссий осуществляется на основании акта либо журнала регистрации приема и выдачи печатей и штампов. На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
5.3.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель ТИК. Об утере печати ТИК – ЦИК РБ.
5.3.5.Печать проставляется на удостоверениях членов ТИК, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, копиях решений ТИК, командировочных удостоверениях и в других, предусмотренных законодательством, случаях.
5.3.6.Пришедшие в негодность печати передаются в ЦИК РБ, а пришедшие в негодность штампы уничтожаются, с составлением соответствующих актов, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.
5.3.7.Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на председателя ТИК.
6. Ответственность
6.1. Члены ТИК, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
6.2. За разглашение информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, члены ТИК, лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
6.3. Контроль за состоянием делопроизводства и его совершенствованием возлагается на председателя ТИК.
Приложение: Приложение к инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии городского округа город Салават республики Башкортостан на 33 л. в 1 экз.
|
