Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город воронеж
|
Скачать 1.47 Mb.
|
|
УТВЕРЖДЕНА постановлением администрации городского округа город Воронеж от 26 марта 2014г. № 210 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ (с изм., внесенными Постановлением администрации городского округа город Воронеж от 08.05.2014г. № 357, Постановлением администрации городского округа город Воронеж от 17.07.2014г. № 683) г. Воронеж 2014г. 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж разработана в соответствии с федеральным и областными законами, ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 №65-ст., регламентом администрации городского округа город Воронеж, нормативными и методическими документами регламентирующими ведение архивного дела и с учетом особенностей документооборота в администрации городского округа город Воронеж. 1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж, (далее именуется – Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации городского округа город Воронеж. 1.3. Структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж могут организовывать и вести делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией. 1.4. Делопроизводство в администрации городского округа город Воронеж организуется с использованием системы электронного документооборота (далее – система ЭД), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации городского округа город Воронеж. Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации городского округа город Воронеж должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.5. Порядок обращения с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями. 1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж осуществляет управление по работе с гражданами и структурами гражданского общества администрации городского округа город Воронеж и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства. 1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж определяют (назначают) ответственных за работу с документами приказом. 1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж. 1.9. Сотрудники структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под роспись с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель подразделения, при необходимости – руководитель управление по работе с гражданами и структурами гражданского общества. 1.10. Руководители структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации. 1.11. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), увольнении или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства. 2. Общие требования к подготовке и оформлению документов 2.1. Бланки документов 2.1.1.Документы главы городского округа город Воронеж оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 Бланки документов (далее – бланки) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Документы, оформленные на бланках должны иметь поля: левое - 35 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 30 мм. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов, в пределах границ зон их расположения, размещают двумя способами: продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 2.1.2. Проектирование форм бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж, постановления администрации городского округа город Воронеж и распоряжения администрации городского округа город Воронеж осуществляется управлением делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж. Макет формы бланков главы городского округа город Воронеж и администрации городского округа город Воронеж согласовывается с управлением по работе с гражданами и структурами гражданского общества администрации городского округа город Воронеж. Макет формы бланка постановления администрации городского округа город Воронеж и распоряжения администрации городского округа город Воронеж согласовывается с отделом регистрации правовых актов правового управления администрации городского округа город Воронеж. 2.1.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж, постановления администрации городского округа город Воронеж и распоряжения администрации городского округа город Воронеж осуществляется по разрешению (поручению) главы городского округа город Воронеж. 2.1.4. Бланки постановлений, распоряжений, писем главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации городского округа город Воронеж. 2.1.5. Бланки писем должностных лиц администрации городского округа город Воронеж, структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж располагается под текстом «Администрация городского округа город Воронеж Воронежской области», печатается одним шрифтом с размером шрифта текста «Администрация городского округа город Воронеж Воронежской области», либо на 2 пункта меньше. 2.1.6. Руководители структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж самостоятельно организуют проектирование, учет, использование и хранение гербовых бланков структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж. 2.1.7. Запрещается тиражирование бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинных документов. 2.1.8. На оборотной стороне гербовых бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж по центру при изготовлении полиграфическим предприятием проставляются учетные порядковые номера. 2.1.9. Гербовые бланки главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж выдаются управлением делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж. Учет поступления и выдачи гербовых бланков главы городского округа город Воронеж ведется управлением делами, учета и отчетности, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж (приложение № 1). 2.1.10. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж осуществляется по акту (приложение № 2). 2.1.11. Контроль за использованием и хранением бланков главы городского округа город Воронеж, администрации городского округа город Воронеж возлагается на управление делами, учета и отчетности и руководителей структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж. 2.1.12. Бланки используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам. 2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 14 (для оформления текстовых материалов). 2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем главы городского округа город Воронеж оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение № 3). В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа. В соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 2.2.3. Герб городского округа город Воронеж (реквизит 02). Изображение Герба городского округа город Воронеж воспроизводится на бланках документов главы городского округа и администрации городского округа и помещается на верхнем поле. Порядок использования изображения Герба городского округа город Воронеж на бланках (многоцветное, одноцветное) установлен решением Воронежской городской Думы от 26.09.2008 № 292-II «О Гербе и флаге муниципального образования «Городской округ город Воронеж». 2.2.4. Наименование организации (реквизит 08). Наименование администрации городского округа город Воронеж воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе городского округа город Воронеж. 2.2.5. Наименование структурного подразделения администрации городского округа город Воронеж воспроизводится в соответствии с наименованием, закрепленном в положении о структурном подразделении. При наличии сокращенного наименования организации его помещают в скобках ниже полного наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименование организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом. 2.2.6. Справочные данные об администрации городского округа город Воронеж и структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты. Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». 2.2.7. Наименование вида документа (реквизит 10), создаваемого в администрации городского округа город Воронеж, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). В бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.2.8. Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) – дата подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 10 февраля 2013 г. следует оформлять: «10.02.2013». При словесно-цифровом способе проставления даты, день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например, 05 февраля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. 2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. 2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа. 2.2.11. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. 2.2.12. Адресат (реквизит 15) располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках. Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстоянии 4-5 интервалов. Каждая составная часть реквизита «Адресат», печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5 интервалами. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание). Например: Начальнику штаба в/ч 4532 генерал-майору К.Н. Серову или Директору института твердых металлов доктору технических наук М.Т. Семенову Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ. При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться. Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами). При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а). 2.2.13. Гриф утверждения документа (реквизит 16). На документах, подлежащих утверждению, гриф «утверждение» проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом. Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится печать с изображением Герба городского округа город Воронеж. Например:
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например:
Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение № 4). 2.2.14. Резолюция (реквизит 17) решение принятое должностным лицом. В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Резолюция оформляется между реквизитами адресат и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение № 5). На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции. 2.2.15. Заголовок к тексту (реквизит 18) к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»). Например: «О подготовке проекта договора»; «Об отмене…». Заголовок составляет исполнитель документа. Длина строки заголовка не должна превышать 8-9 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках. В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста 14 шрифтом. Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт. 2.2.16. Отметка о контроле (реквизит 19). Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и датой исполнения поручения. 2.2.17. Текст документа (реквизит 20) документа в зависимости от затронутых в них вопросов, могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм. Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, главы, подпункты и абзацы. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.). Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок. Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты) возможно использование базы данных «текстовых шаблонов». 2.2.18. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам: в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), текст печатается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «считаю»); в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»); в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили», «просим»); в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»); содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа; в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «начальник отдела имеет право», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес», «направляем на рассмотрение», «просим выделить»); от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым», «направляю», «предлагаю»); от третьего лица единственного числа («администрация городского округа город Воронеж считает возможным», «администрация городского округа город Воронеж не возражает»). Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др. Графы, столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и столбцов должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. При оформлении текста документа на двух и более страницах, 2-я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка через 1,5-2 интервала. Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля. 2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) в служебном письме отделяется от текста 1,5-2 интервалами. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3 л. в 2 экз. 2. Проект положения … на 9 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку … в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.02.2010 № 02-08/185 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес. Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием. Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал. Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Слово «Приложение №» печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита 1,5 интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается реквизит «Приложение» центрировать относительно самой длинной строки. Например:
Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают. Например:
2.2.20. Подпись (реквизит 22). В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия). Например: Руководитель правового управления администрации городского округа город Воронеж личная подпись И.О. Фамилия или на бланке: Руководитель личная подпись И.О. Фамилия При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом обязательно должна быть указана его фактическая должность, инициалы имени, отчества и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Например: И.о. руководителя управления культуры И.О.Фамилия Исполняющий обязанности руководителя управления культуры И.О. Фамилия Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий. Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.2.21.Гриф (виза) согласования документа (реквизит 23). Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Финансовый директор ООО «Технология» Личная подпись И.О. Фамилия 20.01.2013 Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания аттестационной комиссии от 13 января 2013 г. № 2 Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля. Например:
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается». Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается. Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляют визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Руководитель управления экономики личная подпись А.А. Иванов 06.02.2013 Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: «С проектом не согласен, замечания прилагаются» Руководитель управления экономики личная подпись А.А. Иванов 06.02.2013 или «С п. 7 не согласен» Руководитель управления экономики личная подпись А.А. Иванов 09.02.2013 Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ. На документе, подлинник которого остается в администрации городского округа город Воронеж, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из администрации городского округа город Воронеж, визу проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в администрации городского округа город Воронеж на правах подлинника, в правом нижнем углу документа и состоит из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется фамилия исполнителя и телефон. 2.2.22. Оттиск печати (реквизит 25). Оттиск печати с изображением Герба городского округа город Воронеж ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. 2.2.23. Отметка о заверении копии (реквизит26) оформляется для свидетельствования верности копии подлиннику документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «подпись», проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров личная подпись Т.С. Левченко Дата Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы городского округа город Воронеж, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Передачу копий документов представителям средств массовой информации осуществляет управление информации администрации городского округа. 2.2.24. Отметка об исполнителе (реквизит 27) документа проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона. Например: А.М. Максимова или Максимова
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения. Реквизит печатается размером шрифта № 8-10 от границы левого поля. 2.2.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 26) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, контролирующим данный вопрос. Например: Направлен ответ 30.05.2013 № 12503 «В дело» Личная подпись Дата 2.2.26. Отметка о поступлении документа (реквизит 29) Реквизит содержит наименование организации-получателя документа, дату поступления, роспись и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. 2.2.27. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях. 2.2.28. Полное наименование структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж пишется со строчной буквы с обязательным указанием слов «администрация городского округа город Воронеж». Например: «управление строительной политики администрации городского округа город Воронеж». Кроме управ районов городского округа город Воронеж (например: «управа Ленинского района городского округа город Воронеж»). Со строчной буквы также пишутся полные наименования всех должностей сотрудников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж с обязательным указанием слов «администрация городского округа город Воронеж» (исключением являются: глава городского округа город Воронеж, первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации). Например: «руководитель отдела по работе с молодежью администрации городского округа город Воронеж». |
Похожие:
 |
Вопросы: Аварии и катастрофы возможные на территории городского округа город Воронеж Учебные материалы для проведения занятий размещены на официальном сайте администрации городского округа город Воронеж |
|
Положени е о порядке разработки и утверждения должностных инструкций... Воронеж (далее Положение) определяет основные требования к порядку разработки, утверждения, а также структуру и содержание должностных... |
 |
Органов местного самоуправления городского округа город нововоронеж ФЗ, в соответствии с распоряжением администрации городского округа – город Нововоронеж от 14. 04. 2010г. №101-р «О временном исполнении... |
|
Решение собрания депутатов городского округа «Город Йошкар-Ола» Отчет мэра города Йошкар-Олы Войнова О. П. о результатах деятельности главы администрации городского округа «Город Йошкар-Ола» и... |
|
О проведении 16-го областного турнира по футболу Руководитель управления физической культуры и спорта администрации городского округа город Воронеж |
|
Положение об Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан Уставом городского округа город Уфа Республики Башкортостан, устанавливает основные принципы деятельности и полномочия Администрации... |
|
Вопросы: Виды учений и тренировок по го и защите от чс Учебные материалы для самостоятельной подготовки размещены на официальном сайте администрации городского округа город Воронеж |
|
Инструкция по делопроизводству административной комиссии городского округа город Стерлитамак Стерлитамак Республики Башкортостан (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... |
|
Учреждение создано в соответствии с постановлением главы Администрации... Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального... |
|
Учреждение, создано в соответствии с постановлением главы Администрации... Администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального... |
|
Округа город Салават Республики Башкортостан (далее Учреждение) создано... Салават Республики Башкортостан от 11. 11. 2011г. №2315-п и является правопреемником Муниципального образовательного учреждения дополнительного... |
|
Распоряжение В соответствии с пп. 4 п. 7 ст. 45 Устава городского округа "Город Калининград", Решением окружного Совета депутатов города Калининграда... |
|
Распоряжение В соответствии с подпунктом 4 пункта 7 статьи 45 Устава городского округа "Город Калининград" и Решением окружного Совета депутатов... |
|
Далее Учреждение создано в соответствии с Постановлением главы Администрации... «Детский сад для детей раннего возраста №2» городского округа город Салават Республики Башкортостан и Муниципального бюджетного дошкольного... |
|
Органов местного самоуправления городского округа город нововоронеж «Об утверждении перечней муниципальных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) в качестве основных видов деятельности муниципальными... |
|
Директор Департамента образования Администрации городского округа город Рыбинск Директор Департамента по физической культуре, спорту и молодежной политике Администрации городского округа город Рыбинск |