Инструкция по делопроизводству пермь 2005

Скачать 1.1 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству пермь 2005
страница	1/11
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Пермь 2005

УТВЕРЖДЕНА приказом ректора ГОУВПО

«Пермский государственный

университет»

от 06.04.2005 № 167

Инструкция

по делопроизводству

Пермского государственного университета

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

Пермского государственного университета

от 05.04.2005 № 1

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения 3

2. Документы университета 5

3. Правила подготовки и оформления документов 6

3.1. Документирование управленческой деятельности 6

3.2. Бланки документов 6

3.3. Оформление реквизитов документов 8

3.4. Оформление отдельных видов документов 15

3.5. Порядок снятия и выдачи копий документов 23

3.6. Автоматизация документирования 24

4. Организация документооборота 25

5. Контроль за исполнением документов 25

6. Порядок прохождения и исполнения поступающей

корреспонденции 27

7. Порядок подготовки и прохождения исходящих

и внутренних документов 29

8. Регистрация и индексация документов 29

9. Построение справочного аппарата 30

10. Работа исполнителей с документами 30

11. Печатание и тиражирование документов 31

12. Изготовление, учет и хранение печатей, штампов и бланков 31

13. Составление номенклатуры дел 32

14. Формирования дел 34

15. Экспертиза ценности документов 36

16. Оформление дел 36

17. Составление описей дел 37

18. Оперативное хранение документов и дел 38

19. Передача дел в архив 39

20. Приложения к инструкции по делопроизводству 40 - 78

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утверждённой приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000 № 2286.

1.2. Инструкция предусматривает:

- порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;

- организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

- порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

- сосредоточение всей технической работы с документами в общем отделе и других делопроизводственных подразделениях.

1.3. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в университете осуществляет общий отдел университета.

Общий отдел разрабатывает локальные нормативные акты по делопроизводству, дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства в подразделениях и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства университета.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (деканов, зав. кафедрами, начальников отделов и т.д.)

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

- обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями ГОСТ, Инструкции по делопроизводству и другими нормативными документами;

- обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения университета, должностным лицам и в иные организации;

- докладывают руководству университета о ходе выполнения данных им поручений;

- обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов вплоть до сдачи их в архив университета;

- принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

- обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.

1.7. Работники структурных подразделений

- должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;

- несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;

- должны обеспечивать прохождение своих заявлений, иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, ПФО, общий отдел, УМУ и др.);

- об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в общий отдел.

1.8. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками университета, допускается с разрешения руководства университета.

1.9. В подразделениях университета, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, распоряжением руководителя подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.

1.10. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой университета, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

1.11. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в архив университета.

1.12. Запрещается служебная переписка между структурными подразделениями университета.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами; с другими организациями, от имени университета - ректором, проректорами или по письменному поручению ректора - руководителями структурных подразделений (деканами, начальниками отделов и т.д.)

1.13. Положения данной Инструкции распространяются на все виды делопроизводства, в том числе и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.

1.14. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника университета, с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под расписку руководителем структурного подразделения.

1.15. Порядок работы с документами секретного делопроизводства с грифом «ДСП», письмами и заявлениями граждан определяется специальными нормативными актами.

2. ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА.

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т.е. в создании документа. Виды документов, создаваемые в университете:

- организационные документы (Устав, должностная инструкция, Положение, штатное расписание, структура и штатная численность;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение);

- информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, письмо, факс, справка, доклад, телеграмма, международная телеграмма, телефонограмма, ).

2.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых университетом для обеспечения уставной деятельности;

- структурой университета;

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями.

2.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы университета, производится на основе, утвержденной ректором и согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области номенклатуры дел, с указанием сроков хранения, а также описи дел постоянного и временного срока хранения.

2.4. Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до подведомственных подразделений, посредством:

- издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам университета, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе.

2.5. С целью усовершенствования делопроизводства, в университете устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов используются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», а также унифицированные формы первичной учетной документации по учёту труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

3.1. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов на бумаге или других носителях.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы и телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать, установленные ГОСТом и иными нормативными актами правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение, поиск и возможность обработки документов с помощью компьютерной техники.

Документ считается ненадлежащим образом оформленным при отсутствии реквизитов, обязательных для данного документа (например: наименования министерства, агентства, наименования университета – автора документа, названия вида документа, номера, даты, индекса, заголовка к тексту, текста, виз, подписи и т.д.).

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если этого требует назначение документа.
3.2. Бланки документов.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный набор реквизитов (приложение 1) и порядок их расположения (приложения 2, 3).

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер.

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам.

В университете применяются бланки:

- общий бланк для создания многих видов документов, кроме письма, (приложение 4),

- бланк письма (приложение 5, 6,),

- бланк конкретного вида документа, кроме письма, (приложение 7, 8, 9,10).

Должностные лица могут иметь свои бланки – бланк должностного лица.

Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.

Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов.

Для бланков должна применяться бумага форматов:

- А4 (210 х 297мм) – для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;

- А5 (148 х 210мм) – для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.

Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:

- А3 (297 х 420мм) – для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),

- А6 (105 х 148мм) – для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.

Для служебных писем используются бланки университета, изготавливаемые только типографским способом, по заказу общего отдела, которые имеют в качестве реквизита герб ПГУ и являются бланками строгой отчетности. В структурные подразделения бланки выдаются в общем отделе по заявке, подписанной проректором и руководителем подразделения. Испорченные бланки сдаются в общий отдел для отчета. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Подразделения университета заказы на изготовление бланков структурного подразделения производят через отдел материально-технического снабжения по согласованию с общим отделом университета.

3.3. Оформление реквизитов документов.

3.3.1.Наименование организации – автора документа.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-2003.

В бланках университета полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты:

герб, полное название вышестоящей организации (Агентства), вуза, код организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы документа; справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, электронный адрес; наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, заголовок к тексту.

Все реквизиты бланков и трафаретный текст печатаются в одну краску (желательно черную).

Изображение герба ПГУ на бланках (в университете используется бланк письма с угловым расположением реквизитов) помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации». Над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации, Агентства - мелким шрифтом строчными буквами. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом Пермского государственного университета, прописными буквами, сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

Наименование структурного подразделения университета указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже наименования организации (университета), печатается мелким шрифтом строчными буквами.

3.3.2. Название документа должно соответствовать его содержанию, Табелю унифицированных форм документов.
3.3.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиально – дата его принятия; для документа, требующего утверждения – дата его утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, (если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним ставится 0), например: (08.09.2003).

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат,

например: 10 февраля 2003 г. или 2 сентября 2003 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

3.3.4. Подпись документа.

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись - обязательный реквизит документа.

Документы, направляемые университетом в вышестоящий орган, подписываются ректором или по поручению ректора – проректором.

Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, подписываются ректором, проректорами или по поручению ректора, руководителями подразделений университета.

Реквизит ”подпись” располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, в состав подписи входят:

наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка и дата подписания.

Например:

Первый проректор-проректор по научной работе