Инструкция по делопроизводству в учреждении среднего профессионального образован
|
Скачать 313.99 Kb.
|
1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в учреждении среднего профессионального образования (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в учреждении среднего профессионального образования. 1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в учреждении среднего
Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями учреждения среднего профессионального образования, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений учреждения среднего профессионального образования. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства учреждения среднего профессионального образования. 1.6. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу. 1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо - сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами. 1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями учреждения среднего профессионального образования. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется директором или по поручению директора. Ведение переписки от имени учреждения среднего профессионального образования с другими организациями осуществляется директором или по их поручению руководителями структурных подразделений. 1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. 1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника учреждения среднего профессионального образования, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. 1.11. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 2. Документы учреждения среднего профессионального образования 2.1. Учреждение среднего профессионального образования издает следующие документы: 2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в учреждении среднего профессионального образования устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в учреждении среднего профессионального образования могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами. 2.3. УФД включается в табель унифицированных форм документов учреждения среднего профессионального образования - перечень разрешенных к применению форм документов. Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет управление делами. 3. Правила подготовки и оформления документов 3.1. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись). В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. 3.2. Бланки документов Документы должны, как правило, оформляться на бланках учреждения среднего профессионального образования и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В учреждении среднего профессионального образования применяются бланки: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через управление делами. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. Наименование организации - автора документа Наименование учреждения среднего профессионального образования указывается в точном соответствии с положением об учреждении среднего профессионального образования. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием. 3.3.2. Наименование вида документа Название документа должно соответствовать его содержанию, табелю унифицированных форм документов учреждения среднего профессионального образования. 3.3.3. Дата документа Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат. 3.3.4. Подпись документа Документы, направляемые учреждением среднего профессионального образования в вышестоящие органы и управления, подписываются директором, по поручению директора. Документы, направляемые учреждением среднего профессионального образования в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений учреждения среднего профессионального образования. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности. 3.3.5. Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри учреждения среднего профессионального образования (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Для документа, подлинник которого остается в учреждении среднего профессионального образования, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. 3.3.6. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором учреждения среднего профессионального образования, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании факультетов, структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению директором учреждения среднего профессионального образования и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 3.3.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. 3.3.8. Резолюция В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.3.9. Оформление приложений к документу 3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 3.4.1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый директором учреждения среднего профессионального образования для решения основных и оперативных задач, стоящих перед учреждением среднего профессионального образования. Приказ может быть издан директором или лицом, исполняющим обязанности директора учреждения среднего профессионального образования в случае его отсутствия. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно - воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны оформляться на бланке учреждения среднего профессионального образования и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства учреждения среднего профессионального образования. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями учреждения среднего профессионального образования по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание директором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. 3.4.2. Распоряжение Распоряжение - распорядительный документ по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью учреждения среднего профессионального образования (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ. 3.4.3. Протокол Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. 3.5. Служебное письмо Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма - подтверждения, письма - напоминания, письма - предупреждения, письма - извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные". Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма - ответа; б) письма, не требующие письма - ответа. 3.6. Порядок снятия и выдачи копий с документов 3.6.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в учреждении среднего профессионального образования и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. 3.6.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк, номер, дата, содержание и т.д.). В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии". 3.6.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать. 3.6.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия. 3.7. Автоматизация документирования Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном... Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
|
Инструкция по делопроизводству государственного образовательного... Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
|
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в учреждении Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... |
 |
Инструкция по делопроизводству москва Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
|
Положение об организации охраны и защиты государственного бюджетного... Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Владимирской области |
|
Инструкция по делопроизводству в Муниципальном автономном общеобразовательном... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном... Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
|
Инструкция по делопроизводству общества с ограниченной ответственностью Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы... |
|
Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
|
Программа подготовки специалистов среднего звена (ппссз), реализуемая... Образовательная программа предназначена для углубленной подготовки специалистов в области физической культуры |
|
Программа профессионального модуля на основе Федерального государственного... Спо), реализующих образовательную программу среднего профессионального образования по программе подготовки квалифицированных рабочих,... |
|
Инструкция по делопроизводству в мбу «Управление финансово производственного... ... |
|
Паспорт программы профессионального модуля. 2 Результаты освоения профессионального модуля. 3 Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 38. 02. 04 «Коммерция... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |