УТВЕРЖДЕНА
приказом службы жилищного
надзора Астраханской области
от_________ 2016 г. №____
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в службе
жилищного надзора Астраханской области
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в службе жилищного надзора Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности службы жилищного надзора Астраханской области (далее - Служба) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности службы.
Инструкция разработана в соответствии с Правиламиделопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТР 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в Службе, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Службы (далее - работники службы).
Работники службы несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами Службы.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.7. При служебной необходимости передача документов (копий документов) органам государственной власти, юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя или заместителей руководителя Службы.
1.8. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица Службы, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.
1.9. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти.
1.10. При работе с документами в Службе не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.11. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник Службы сдает все числящиеся за ним документы работнику Службы, ответственному за ведение делопроизводства, или другому работнику Службы по указанию руководителя структурного подразделения Службы.
При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту, администратору системы электронного документооборота сдается ключевой носитель с электронной подписью (далее - ЭП), а также администратором системы электронного документооборота производится блокировка учетной записи.
1.12. В случае утраты документов в Службе руководитель структурного подразделения обязан проинформировать руководителя Службыи провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю Службы.
В случае утраты документов администрацииГубернатора Астраханской области в Службе - проводится служебное расследование.
Руководитель Службыинформирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности.
Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и поручении по информации руководителя Службы.
1.12. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в службе осуществляет определенный руководителем Службы работник, которому данные функции включены в должностной регламент.
1.13. Функции, задачи, права и ответственность документационного обеспечения Службы регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Службе, устанавливаются должностными регламентами.
1.15. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляется в соответствии с Инструкцией.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
«автор документа» - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
«бланк документа» - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
«вид документа» - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Службы;
«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Службе;
«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Службы;
«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«заверенная копия» - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
«контрольный документ»- документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«номенклатура дел» - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Службе, с указанием сроков их хранения;
«обращение гражданина» - направленные в Службу или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Службу, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;
«объем документооборота» - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
«отчетный документ» - документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля;
«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;
«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
«реквизит документа» - обязательный элемент оформления документа;
«формирование дела» - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
«шаблон бланка» - бланк документа, представленный в электронной форме;
«экспертиза ценности документов» - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
«электронная подпись» - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
«электронный образ документа» - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель;
«электронный документ» - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
3. Документация в Службе
3.1. Деятельность руководителя Службы (далее – руководитель)обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.
В пределах своих полномочий руководительиздает постановления, распоряжения и приказы.
3.2. Постановлениями и распоряжениями оформляются решения руководителянормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянные или многократные действия.
Приказами руководителя оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности служащих и руководителей структурных подразделений Службы, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
4. Общие требования к составлению и оформлению документов
4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.
Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта TimesNewRoman с размером основного кегля 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.
4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках Службы (приложения № 1).
4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
4.4. Вид документа.
Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).
Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами.
4.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату.
Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 7 февраля 2015 года следует оформлять 07.02.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2015 года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).
4.6. Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел.
4.7. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения.
Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос «о чем». Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.
Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах.
4.8. Текст документа.
4.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.
В отдельных случаях текст приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.
4.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания.
4.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.
4.8.4. Особенностями языка служебного документа являются:
замена сложных предложений простыми;
использование прямого порядка слов в предложении;
употребление в правовых актах глаголов неопределенной формы, например: «утвердить», «назначить», «обязать», «рекомендовать», «отменить», «выделить» и т.д.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации (автора документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (краткое содержание).
4.8.5. В приказах руководителя Службы текст излагается от первого лица единственного числа (Постановляю, Приказываю).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («Постановили», «Решили», «Приказываем»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («Слушали», «Выступили», «Решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности Службы, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,«прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («Служба жилищного надзора Астраханской области не возражает», «Служба считает возможным»).
|
