Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I


НазваниеИнструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I
страница1/7
ТипИнструкция
rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7



Инструкция

по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов

и экологии Тверской области
Раздел I

Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области (далее – Министерство).

Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Министерства.

2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Уставом Тверской области, законами Тверской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Тверской области и Губернатора Тверской области, Регламентом Правительства Тверской области.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документационное обеспечение управления в Министерстве организуется с использованием единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ). Программное и организационно-методическое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется Министерством промышленности и информационных технологий Тверской области, техническое обеспечение – отделом бухгалтерского учета и отчетности Министерства. Процедуры и правила обработки электронных документов описаны в инструкции по электронному документообороту с использованием АС ДОУ АТО.

Применение АС ДОУ и других автоматизированных технологий документационного обеспечения в Министерстве должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции, Регламенту Правительства Тверской области и распоряжению Губернатора Тверской области от 18.09.2012 № 800-рг.

Особенности организации автоматизации документационного обеспечения, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Министерства.

4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в Министерстве: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.

7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется отделом правовой и организационно-кадровой работы Министерства, на который возложены функции по документационному обеспечению деятельности Министерства.

8. В случае возникновения разногласий право комментировать положения Инструкции предоставляется отделу правовой и организационно-кадровой работы Министерства.
Раздел II

Основные требования, предъявляемые к организации

делопроизводства в Министерстве
9. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Министерства (далее – структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

10. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

а) прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АС ДОУ;

б) передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;

в) учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности оформления и передача их на отправку;

г)  контроль прохождения документов в структурном подразделении;

д) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

е) ввод в базу данных АС ДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов;

ж) составление перечня дел, образующихся в делопроизводстве структурного подразделения;

з) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства;

и) прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте.

11. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

12. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от сроков их хранения.

13. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах Министерства, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Министром природных ресурсов и экологии Тверской области (далее – Министр), первым заместителем Министра, заместителем Министра. Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.

14. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и разглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.

15. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления на бумажном носителе, не допускается.
Раздел III

Состав документов Министерства
16. Функции Министерства реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.

17. Нормативными правовыми актами Министерства являются приказы, решения.

Распорядительными документами являются поручения, протоколы.

К организационно-правовым документам относятся положения, структуры подразделений, штатные расписания, инструкции, должностные регламенты и др.

К информационно-справочным документам относятся акты, докладные, пояснительные и служебные записки, справки, отчеты, письма и др.

18. Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, как правило, на бланках установленного образца.

Бланки не используются для подготовки протоколов, записок, справок, отчетов, актов, докладных, предназначенных для использования внутри Министерства, а также для документов, подготовленных совместно с другими организациями.

19. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере.

Контроль за актуализацией электронного варианта бланка осуществляет отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

20. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам без соответствующего разрешения Министра.
Раздел IV

Основные требования к оформлению служебных документов
 21. Документы, создаваемые Министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.

Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа – А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений)). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы, схемы или специального трафарета.

22. Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.

При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Код организации по ОКПО

ОГРН юридического лица

ИНН/КПП организации

Наименование организации

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии приложения

Подпись

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

Оттиск печати

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении документа в организацию

Идентификатор электронной копии документа.

23. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:

а) код организации – Министерства – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации – автора документа – является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи;

б) ОГРН организации – Министерства – основной государственный регистрационный номер – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

в) ИНН/КПП организации – Министерства – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

г) наименование организации указывается в соответствии с Уставом Тверской области, например: Министерство природных ресурсов и экологии Тверской области;

д) справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации;

е) наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Министерства, содержанию документируемого действия;

ж) датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, регламент, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2012 года), а в остальных
случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2012).

Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то дата оформляется следующим образом: 5 июля 2012 года или 05.07.2012.

Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;

з) регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, – содержит порядковый номер документа, который можно дополнять исходя из информационных потребностей индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе;

и) ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в письмах-ответах, заключениях по поручениям);

к) место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»;

л) гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации;

м) адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит оформляется полужирным шрифтом. Допускается выравнивание по левой границе или по центру.

Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочным интервалом* от предыдущей части реквизита «Адресат».

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:




Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации
или

Правительство Тверской области



При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном падеже.

Например:



Комитет по физической культуре и спорту Тверской области

Начальнику отдела организационной работы и кадров
И.И. Иванову


* Здесь и далее по тексту величина одного межстрочного интервала принимается равной 12 пунктов (12пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм. Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером № 14 величина одинарного межстрочного интервала соответствует 16 пт.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:



Начальнику Государственного учреждения – Отделения пенсионного фонда Российской Федерации по Тверской области
И.И. Иванову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:




Администрации муниципальных

районов и городских округов

Тверской области


Наименование учреждения (организации) – адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации
от 15.04.2005 № 221:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- код (почтовый индекс).

Например:




Редакция газеты «Тверская жизнь»

ул. Вагжанова, д. 7, г. Тверь, 170100

или
Иванову И.И.

ул. Коминтерна, д. 37, корп. 1, кв. 43,

г. Тверь, 170100


н) гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы и т.д. Утверждение документа производится Министром посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:




УТВЕРЖДАЮ
Министр природных ресурсов и экологии Тверской области
Подпись Н.П. Протасов

27.10.2012


Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления;

о) резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.

Например:

П.П. Петрову

Для рассмотрения и подготовки

заключения по данному вопросу.

Подпись И.И. Иванов

12.12.2012
Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем либо готовится помощником руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Формулировки резолюций (поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов;

п) заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 – 4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца.

Заголовок составляет автор документа;

р) текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.

с) отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с отступом от границы левого поля, отделяется от текста
1,5 межстрочным интервалом.

Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.
Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:
Приложение: в 2 экз.
или

Приложение: техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.
При необходимости приложение подписывается (визируется) сотрудником, подготовившим приложение.

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2

к Приказу Министра природных ресурсов и экологии Тверской области

от 15.01.2012 № 2-кв
т) подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

Подпись документа отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля и оформляется полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Министром подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными федеральным и областным законодательством.

Первый заместитель Министра, заместитель Министра подписывают документы только в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

Главный государственный инспектор по охране природы Тверской области, заместитель главного государственного инспектора по охране природы Тверской области, старший государственный инспектор по охране природы Тверской области, государственный инспектор по охране природы Тверской области, главный государственный охотничий инспектор Тверской области, заместитель главного государственного охотничьего инспектора Тверской области, старший государственный охотничий инспектор Тверской области, государственный охотничий инспектор Тверской области составляют и подписывают процессуальные документы в соответствии с правилами, установленными Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности Министра, реквизит «подпись» должен содержать слова:
Исполняющий обязанности

Министра природных ресурсов

и экологии Тверской области Подпись И.И. Иванов
у) реквизиты «гриф согласования» и «визы согласования» используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита «подпись», если другое не предусмотрено особенностями документа.

Например:




СОГЛАСОВАНО
Заместитель

Председателя Правительства

Тверской области

Подпись И.И. Иванов

15.12.2011


Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.
Например:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания

Комиссии при Правительстве

Тверской области по вопросам

организации и функционирования

особо охраняемых природных территорий

от 30.11.2011 № 4
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.

Визы согласования проставляются на лицевой или оборотной стороне того листа проекта документа, на котором предусмотрен реквизит подписи должностного лица. Визирование на отдельном листе не допускается.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование (визирование) документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись руководству Министерства не представляются.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта документа внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Порядок и особенности согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.

Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем.

Наличие замечаний и возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, что документ просмотрен.

При наличии замечаний исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменно отразить свое отношение к последним.

Об устранении недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи «замечания прилагаются» либо ниже текста самих замечаний делается запись «замечания устранены». Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с проставлением даты;

ф) печать Министерства является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок проставления оттисков печатей, используемых Министерством, определяется настоящей Инструкцией;

х) отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. В Министерстве выдаются и заверяются копии только тех документов, которые создаются в Министерстве.

Для формирования личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).

При формировании пакетов документов в рамках оказания государственных услуг Министерством допускается изготовление и заверение копий с документов, выданных другими организациями.

Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты заверения копии.

Например:
КОПИЯ ВЕРНА

Консультант отдела правовой

и организационно-кадровой работы

Министерства Подпись И.И. Иванов

15.12.2011
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) прошиваются и нумеруются, отметка о заверении ставится на оборотной стороне последнего листа. Отметка о заверении копии дополняется штампом «Прошито и пронумеровано __ листов».

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа;

ц) отметка об исполнителе документа.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной стороны документа (в зависимости от вида документа) и печатается шрифтом № 12.

Например:

Иванов И.И.

70 70 70
Для исходящих документов обязательно перед номером телефона указывается код.

Например:

8 (4822) 70 70 70;
ч) отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов «В дело», даты, подписи лица, направившего документ в дело.

Решение о направлении в дело исполненных документов принимает руководитель, давший поручение по исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство;

ш) отметка о поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости – часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части, а при отсутствии там места – на свободном месте лицевой стороны первой страницы документа и содержит помимо даты и регистрационного номера наименование организации – «Министерство природных ресурсов и экологии Тверской области»;

щ) общие требования к машинописному оформлению документов.

Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются шрифтом Times New Roman.

Реквизит «текст документа» печатается шрифтом Times New Roman
№ 14, при небольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт.

Для оформления табличных материалов используют шрифт Times New Roman № 12.

Наименование вида документа печатают прописными буквами.

При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют по центру верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть сквозной.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconМинистерство природных ресурсов и экологии российской федерации
Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconКонкурсная документация
...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconПротокол № про1
Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации за счет средств федерального бюджета в области гидрометеорологии...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconДолжностной регламент
Должность начальника отдела гидрогеологии и регулирования водопользования Управления минерально-сырьевых и водных ресурсов Министерства...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconОб утверждении Правил эксплуатации установок очистки газа
Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I icon3 Литература 12 1 Контрольные вопросы. 12
Государственное учреждение "Чувашский республиканский радиологический центр" Министерства природных ресурсов и экологии Чувашской...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconИнструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения
Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее – Инструкция) разработана в соответствии

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconТверской области прика з
Внести в пункт 1 приказа Департамента лесного комплекса Тверской области от 18. 11. 2010 №90-п «Об утверждении лесохозяйственных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconТверской области прика з
Внести в пункт 1 приказа Департамента лесного комплекса Тверской области от 18. 11. 2010 №90-п «Об утверждении лесохозяйственных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconМинистерство природных ресурсов и экологии российской федерации приказ
Об утверждении Порядка осуществления экспертизы промышленной безопасности и требований к оформлению заключения данной экспертизы

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconВ правительстве страны обсудили ситуацию с Байкалом
Изображение Уровень Байкала опустится до критической отметки уже в эти выходные. С таким заявлением выступил глава регионального...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconСборник удельных нормативов образования отходов производства и потребления
Сборник не может быть частично или полностью воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Министерства экологии и природных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconСборник удельных нормативов образования отходов производства и потребления
Сборник не может быть частично или полностью воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Министерства экологии и природных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconПриказ
Постановлением Правительства Российской Федерации от 17. 05. 97 N 588 "Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconКыштовского лесничества
Лесного кодекса Российской Федерации (далее лк рф), Приказом Министерства природных ресурсов и экологии от 27. 02. 2017 №72 «Об утверждении...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconПриказ от 20 января 2014 г. N 9-п об утверждении инструкции по делопроизводству...
Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск