Инструкция по делопроизводству в администрации города Урай (далее именуется Инструкция) устанавливает порядок документационного обеспечения руководства в процессе осуществления управленческих функций администрации города Урай и обязательным для ее сотрудников.

Скачать 0.73 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации города Урай (далее именуется Инструкция) устанавливает порядок документационного обеспечения руководства в процессе осуществления управленческих функций администрации города Урай и обязательным для ее сотрудников.
страница	1/5
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ ГОРОД УРАЙ

Ханты-Мансийский автономный округ-Югра

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА УРАЙ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 08.12.2009 № 614-р

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в администрации города Урай

В соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 №65-ст, в целях четкой организации делопроизводства, дальнейшего совершенствования работы с документами, их сохранности и эффективного использования в администрации города Урай:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Урай согласно приложению.

2. Управлению по организационным вопросам и кадрам администрации города Урай (Л.М.Михнюк) обеспечить ознакомление с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Урай работников администрации города Урай.

3. Считать утратившим силу постановление главы муниципального образования города Урай от 18.08.2004 №1244 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации муниципального образования г.Урай, а также в управлениях, комитетах, отделах входящих в ее структуру».

4. Рекомендовать руководителям органов администрации города Урай со статусом юридического лица принять инструкции по делопроизводству.

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы города Урай В.Г.Плотникова.

Глава города Урай П.И.Кукушкин

Приложение к распоряжению

администрации города Урай

от 08.12.2009 № 614-р

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации города Урай
1.Общие положения

Инструкция по делопроизводству в администрации города Урай (далее именуется - Инструкция) устанавливает порядок документационного обеспечения руководства в процессе осуществления управленческих функций администрации города Урай и обязательным для ее сотрудников.
В тексте Инструкции равнозначными считаются слова/словосочетания:

- «администрация города Урай», «администрация города», «администрация»;

- «глава города Урай», «глава города», «глава»;

- «заместитель главы города Урай», «заместитель главы города», «заместитель главы»;

- «орган администрации города Урай», «орган администрации города», «орган администрации»;

- «отдел по организационно-методической работе управления по организационным вопросам и кадрам администрации города Урай», «отдел по организационно-методической работе управления по организационным вопросам и кадрам администрации города», «отдел по организационно-методической работе».

Инструкция определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения и использования документов в администрации города Урай.

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом «Для служебного пользования» регламентируется специальными инструкциями.

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников администрации города Урай. Работники администрации города Урай несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Урай осуществляются отделом по организационно-методической работе.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований Инструкции, качественное и своевременное исполнение
документов и их сохранность в администрации горда Урай и органах администрации
города Урай возлагается на их руководителей, у главы города и заместителей главы города - на секретарей приемных.
Руководитель органа администрации города Урай определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в органе администрации города, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.
При уходе лица, ответственного за ведение делопроизводства, в отпуск (в командировку, увольнение, перемещение) имеющиеся у него документы по указанию руководителя органа администрации города передаются другому работнику.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями
должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю органа администрации и в управление по организационным вопросам и кадрам администрации города.

1.10. Передача документов администрации города или их копий юридическим и физическим лицам производится только с разрешения начальника управления по организационным вопросам и кадрам администрации города Урай или заместителя главы города Урай по письменному запросу.

II. Документирование управленческой деятельности.

Состав управленческих документов администрации города Урай
2.1. Документирование управленческой деятельности.

2.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их
использование и поиск.

2.1.2. Деятельность администрации города Урай обеспечивается системой
взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города Урай, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города.

2.2. Состав управленческих документов администрации города:

2.2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила.

2.2.2. Распорядительные документы.

В соответствии с уставом города Урай глава города в пределах своих полномочий издает правовые акты в форме постановлений и распоряжений администрации города Урай. Заместители главы города, руководители органов администрации города, имеющие статус юридического лица, издают приказы.

Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения.
Документы по личному составу: распоряжения по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры.

2.2.5. В органах администрации на основании устава города Урай и положений об органах администрации города Урай создаются и иные документы: планы и графики работы, отчеты.
III. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые в органах администрации города Урай, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1. Состав реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов в администрации города используют следующие реквизиты:

герб города Урай;
наименование органа местного самоуправления;
именование органа администрации города Урай - автора документа;
справочные данные о органах администрации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в администрацию города и ее органы;
идентификатор электронной копии документа.

3.2. Наименование органа администрации.

3.2.1 Наименование органа администрации должно соответствовать наименованию по утвержденной структуре администрации города, закрепленному в положении о данном органе администрации. Этот реквизит является обязательным элементом в документе.

3.2.2.Наименование органа администрации города Урай располагают ниже наименования администрации города.

3.2.3. Сокращенное наименование органа администрации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Положении об органе администрации (уставе органа администрации). Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

3.3. Справочные данные об органе администрации.

Справочные данные об органе администрации используются в бланках писем и включают почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс отделения предприятия связи); телеграфный адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

3.4. Наименование вида документа.

3.4.1. Наименование вида документа, составленного или изданного органом администрации, регламентируется Положением об органе администрации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительных документов).

3.4.2. Название документа должно присутствовать на любом документе,
кроме письма, оно определяется составителем документа, исходя из назначения
и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа
(постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция, правила, положения).

3.4.3. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма
изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации
его содержания.

Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа устанавливается перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

3.5. Дата документа.

3.5.1. Датой документа является дата его подписания или утверждения, или согласования:

а) датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их регистрации;

б) датой протокола является дата заседания (принятия решения);

в) датой акта - дата события;

г) датой отчета, плана и других, требующих утверждения, дата их утверждения;

д) датой справки, докладной записки - дата составления;

е) датой вступления в силу распорядительного документа считается дата
его подписания, если иное не указано в самом документе.

Все проставляемые на документе отметки обязательно датируются (резолюции, визы, отметки о регистрации и др.):

3.5.2. В состав даты входит указание числа, месяца, года:

а) дата документа оформляется арабскими цифрами;

б) даты необходимо писать двумя способами: словесно-цифровыми 05 июля 2008 года, парами чисел 05.06.2008 в тексте используется один из этих способов;

в) в финансовых документах применяется словесно-цифровой способ
оформления дат: 20 апреля 2008 года;

г) если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то
перед ним проставляется 0, например:

2 января 2008 года следует писать - 02.01.2008.

3.5.3. Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием,
прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) в
обязательном порядке датируются.

3.5.4. Дата должна проставляться лицом, подписывающим, утверждающим или согласовывающим документ. На документах, составленных совместно
несколькими организациями или юридическими лицами, проставляются соответствующие номера и единая дата подписания.

3.5.5. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в
форме бланков.

3.5.6. В некоторых ответственных или чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например:

21 июля 2008 года 20.00 час.

3.6. Регистрационный номер документа.

3.6.1. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и номера дела по номенклатуре дел. Порядковые номера присваиваются в
пределах каждого вида документов в течение календарного года. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и более органами администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов администрации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

3.6.2. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах включает в себя регистрационный номер и дату, на который должен быть дан ответ.

3.7. Адресование документа.

3.7.1. В качестве адресата могут быть органы, юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Адресат указывается как на исходящих за пределы администрации города документах, так и на документах внутренней переписки между органами администрации города.

3.7.2. При адресовании документа юридическому лицу, его обособленному подразделению без указания должностного лица наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Российской Федерации Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения
3.7.3. При адресовании документа руководителю юридического лица, его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору открытого

акционерного общества «Агроника»

И.И.Иванову (в дательном падеже)
3.7.4. При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование юридического лица, обособленного подразделения указываются в именительном падеже, а должность, инициалы имени и отчества и фамилия - в дательном, например:
Открытое акционерное

общество «Электромонтаж»

Главному бухгалтеру С.С.Сидорову
3.7.5. При адресовании документа нескольким юридическим лицам, осуществляющих свою деятельность в одной сфере общественных отношений их следует указывать обобщенно, например:

Директорам муниципальных бюджетных

образовательных учреждений
3.7.6. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма юридическому лицу указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский

научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

ул. Профсоюзная, д.82, Москва, 117393
3.7.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.

ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки,

Киреевский р-н, Тульская область, 301264
3.7.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

3.7.9. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Допускается
центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой
длинной строке.

3.7.10. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового
конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, адрес отправителя - в левом верхнем углу.

3.8. Гриф утверждения документа.

Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.

3.8.1. Утверждение производится двумя способами:

а) должностным лицом;

б) специально издаваемым документом (постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом). Документ издается в тех случаях, когда требуются дополнительные предложения, разъяснения.

Оба способа имеют одинаковую, юридическую силу.

3.8.2. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

3.8.3. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия), даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

1 2 3 4 5

	Решение от 26 сентября 2013 №55 Об утверждении генерального плана... Рассмотрев представленный главой администрации города Урай проект решения Думы города Урай «Об утверждении генерального плана города...		Конкурс проводится Управлением образования администрации города Урай... Руководство конкурсом осуществляется Оргкомитетом, состав которого утверждается приказом Управления образования администрации города...
	Распоряжение об изменении типа и наименования муниципального бюджетного... «Об утверждении Регламента Админист-рации города», от 10. 01. 2017 №01 «О передаче некоторых полномочий высшим должностным лицам...		Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,...
	Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи устанавливает... Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Челябинской области (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...		Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области
	Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается)		О внесении изменений в постановление администрации города В целях организации общественного контроля в сфере предоставления жилищно-коммунальных услуг на территории городского округа город...
	Положение об Управлении правового обеспечения Администрации города Серпухова Московской области Управление) является функциональным органом Администрации города Серпухова Московской области, созданным для правового, консультационного,...		Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства... Республики Марий Эл (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения...
	Инструкция по делопроизводству в Государственном учреждении здравоохранения... «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения...		Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления города Снежное «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой...
	Главы города гая оренбургской области Требования к оформлению документов, Уставом города Гая, в целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...
	Инструкция по делопроизводству в министерстве образования и науки республики дагестан Дагестан (далее Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию...		Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного...

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ ГОРОД УРАЙ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА УРАЙ

Похожие: