Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I - страница 6

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I


НазваниеИнструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I
страница6/7
ТипИнструкция
rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7
Раздел IX

Поисковая система по документам
Подраздел I

Регистрация документов
172. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.

173. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые (внутренние и отправляемые).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации поздравительные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются поручения Министра, обращения граждан и т.п.

174. Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, внутренних, а также правовых актов осуществляется централизованно отделом правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

175. Протоколы, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел.

176. Регистрационный номер входящего и внутреннего документа состоит из порядкового номера поступившего документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера отправления и индекса структурного подразделения Министерства.

Порядковые номера всех видов документов обновляются ежегодно.

177. При получении документа-ответа используется автоматический режим регистрации связанного документа с установлением связи с соответствующим инициативным документом. В случае отправки документа-ответа также используется автоматический режим регистрации связанного документа с установкой связи между РКФ документа-ответа и документа-запроса. При этом в РКФ связанных документов автоматически появляются соответствующие отметки (ссылки). Документы-ответы и документы-запросы имеют самостоятельные порядковые номера в пределах соответствующего регистрационного массива.

Связки могут быть установлены между любыми документами, зарегистрированными в системе, в том числе между документами, связанными тематически, а также в случаях, когда один документ отменяет действие другого или вносит в него изменения, содержит отчет об исполнении поручения и т.п.

178. В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой в зависимости от вида документа.

179. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковых систем устанавливается состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от видов документов.

Обязательными реквизитами входящих документов являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование вида документа;

- наименование организации-корреспондента;

- исходящий номер документа (индекс поступления);

- дата исходящего документа;

- краткое содержание (аннотация документа);

- резолюция;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Обязательными реквизитами исходящих документов являются:

- регистрационный номер (исходящий);

- дата регистрации документа;

- адресат;

- вид отправления;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

- краткое содержание (аннотация) документа;

- кем подписан исходящий документ;

- исполнитель (автор) документа;

- телефон исполнителя.

Обязательными реквизитами регистрации правовых актов являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование документа (краткое содержание);

- подпись;

- исполнитель (автор) документа;

- телефон исполнителя.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от задач использования информации может дополняться другими реквизитами, например:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация исполнителям;

- резолюции (поручения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка об изменении статуса документа (отменен, утратил силу) и другие.
Подраздел II

Организация поисковой системы по документам
180. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве средствами АС ДОУ созданы автоматизированные поисковые системы по документам.

181. Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки и классификационные справочники.

182. Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки электронных классификационных справочников:

- справочник пользователей АС ДОУ;

- справочник видов документов;

- справочник организаций (справочник корреспондентов и внешних исполнителей).

Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

183. В автоматизированных поисковых массивах поиск осуществляется по любым заполненным реквизитам РКФ (краткое содержание (наименование документа), вид документа, дата документа, регистрационный номер документа и т.п.), по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте прикрепленного к РКФ файла), любой комбинации реквизитов и элементов текста.

184. Поисковые системы при наличии соответствующих защищенных каналов связи обеспечивают доступ к информации о деятельности Министерства, не отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Министерства и исполнительным органам государственной власти Тверской области.
Раздел X

Порядок организации контроля

за исполнением документов и поручений
Подраздел I

Принципы и методы организации контроля
185. Контролю подлежит исполнение:

а) поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, Министра;

б) поручений руководства Министерства по реализации требований указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

в) поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Тверской области, заседаний Президиума Правительства Тверской области и оперативных совещаний Правительства Тверской области, оперативных совещаний Министерства;

г) поручений, содержащихся в протоколах совещаний у руководства Министерства;

д) поручений, содержащихся в оформленных резолюциях руководства Министерства по рассмотренным документам (служебная корреспонденция, обращения граждан и организаций, запросы и обращения депутатов всех уровней и др.);

е) поручений и перечней поручений Губернатора Тверской области.

186. Если одно поручение по документу или содержащееся в тексте документа поставлено на контроль, то весь документ также признается контрольным.

187. Основными задачами контроля исполнения являются:

а) обеспечение своевременного исполнения поручений и документов;

б) отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении поручений и документов;

в) организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровня исполнительской дисциплины;

г) обеспечение руководства Министерства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений;

д) систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.

188. Сотрудники Министерства обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства обязан знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный вопрос, и обеспечивать порядок, исключающий нарушение установленных правил.

189. Организация контроля исполнения возлагается на первого заместителя Министра.

Ответственным за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений является главный консультант отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

Организация контроля включает:

а) распределение задач и организацию взаимодействия между должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

б) определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;

в) осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;

г) обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

д) обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает:

а) постановку документа (поручения) на контроль;

б) формирование массива контрольных документов;

в) доведение документа (поручения) до исполнителя;

г) предварительный контроль (предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений с получением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);

д) предупредительный контроль (направление исполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений и просроченных поручениях);

е) аналитический контроль (учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства о состоянии исполнительской дисциплины);

ж) снятие с контроля и направление исполненного документа в дело.

190. Поручение по исполнению документа дается руководством Министерства в течение суток с момента поступления документа. В резолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок и форма исполнения.

При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).

191. Главный консультант отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства в централизованном порядке с использованием АС ДОУ обеспечивает общий контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, резолюциях Губернатора Тверской области на документы федеральных органов власти и входящую корреспонденцию, протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства Тверской области, протоколах совещаний у Губернатора Тверской области, а также поручений и перечней поручений Губернатора Тверской области, поручений Министра.

Главный консультант отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства еженедельно обобщает данные об исполнении документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве и представляет руководству Министерства справочно-аналитическую информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

192. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных, занесенных в АС ДОУ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов исполнения руководству Министерства или если в представленных по нему материалах об исполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Промежуточный ответ не может служить основанием для признания документа исполненным.

Поручение считается неисполненным, если информация о его исполнении не поступила в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции руководства Министерства о снятии с контроля.

Снятие с контроля нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области производится на основании отчета, содержащего информацию о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом, по решению или указанию руководителя аппарата Правительства Тверской области.

193. После исполнения документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возвращается в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства или остается в деле структурного подразделения Министерства. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

194. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.
Подраздел II

Сроки исполнения документов и поручений
195. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации документа.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководства Министерства.

При вынесении резолюции руководство Министерства устанавливает срок исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

196. Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

В случаях когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководства Министерства, а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения. При этом поручение подлежит исполнению не более чем в месячный срок с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Поручения, содержащие в тексте указания «Срочно», «Оперативно», исполняются соответственно в 3-дневный и 10-дневный срок.

Срок исполнения поручения по документам может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение.

197. Информация о фактической дате исполнения поручения, об изменении плановой даты в связи с продлением срока исполнения поручения вводится сотрудниками отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства в АС ДОУ с указанием оснований для изменения контрольного срока.

Подраздел III

Общий порядок организации исполнения поручений

и взаимодействия исполнителей
198. Поручение может быть выдано структурному подразделению, конкретному руководителю или должностному лицу, группе должностных лиц, нескольким подразделениям (далее – исполнители).

199. Поручения руководства Министерства по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.

200. Руководители структурных подразделений исполняют поручения или организуют их исполнение.

201. Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный – «отв.», является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.

Все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.

Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения поручения.

Для организации исполнения поручения ответственный исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями информации и предложений, необходимых для исполнения поручения.

Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю предложения или информационные материалы об исполнении, подписанные руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения, в установленный ответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представления информации.

202. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет Министру предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения поручения (за исключением срочных и оперативных поручений).

Соисполнители могут представить ответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3 дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.

203. Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

204. Должностное лицо, ответственное за контроль исполнения поручения, вправе направить Министру предложение о привлечении к дисциплинарной ответственности ответственного исполнителя.

205. В случае если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностному лицу, давшему поручение, либо должностному лицу, на которое возложен контроль по исполнению данного поручения, предложения с соответствующей аргументацией об исключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другого исполнителя данного поручения.

206. Руководители структурных подразделений, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за исполнение поручений, качество и своевременность представления руководству Министерства информации и материалов по исполнению поручений.
Раздел XI

Организация документов в делопроизводстве
Подраздел I

Составление номенклатуры дел
207. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на архивное хранение в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также настоящей Инструкцией.

208. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Министерства, Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25.08.2010 № 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.

209. В Министерстве в конце текущего года составляется номенклатура дел Министерства на следующий год.

Номенклатура дел составляется и подписывается главным консультантом отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) Министерства, с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Архивного отдела Тверской области и утверждается Министром. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случаях изменений функций и структуры Министерства.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства. Второй используется этим отделом в качестве рабочего. Третий после утверждения ЭПК Архивного отдела Тверской области передается в Государственное казенное учреждение «Тверской центр документации новейшей истории».

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-05, где 08 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.); название структурного подразделения, адресата или корреспондента документа; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (планы, письма, информации)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с территориальными управлениями федеральных органов власти по вопросам финансирования».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка с организациями по вопросам экологического сотрудничества».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка с Волжской межрегиональной природоохранной прокуратурой по вопросам нарушений прав граждан на благоприятную окружающую среду».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Архивным отделом Тверской области срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее
с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

210. Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.
Подраздел II

Формирование дел
211. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

212. Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

213. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

214. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

а) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

б) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

г) помещать в дела ксерокопии факсограмм на общих основаниях;

д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

е) по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

215. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

216. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники приказов и решений.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от актов по личному составу.

217. Все документы отчетного и информационного характера, например по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

218. Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний комиссии и документы к ним.

219. Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.

220. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

221. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации
от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведения его личного дела» личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся отделом правовой и организационно-кадровой работы Министерства в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы.

222. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

223. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Подраздел III

Оформление дел
224. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) главного консультанта отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

225. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

а) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

б) нумерацию листов в деле;

в) составление листа заверителя дела;

г) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

д) подшивку и переплет дела;

е) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

а) наименование «Министерство природных ресурсов и экологии Тверской области»;

б) наименование структурного подразделения;

в) индекс дела;

г) заголовок дела;

д) дата дела (тома, части);

е) количество листов в деле;

ж) срок хранения дела;

з) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

а) наименование «Министерство природных ресурсов и экологии Тверской области» указывается полностью в именительном падеже;

б) наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой;

в) индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;

г) заголовок дела переносится из согласованной с ЭПК номенклатуры дел Министерства;

д) при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Министерства с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе правовой и организационно-кадровой работы Министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) скобы и скрепки из документов удаляются.

Дела временного хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подраздел IV

Организация оперативного хранения документов
226. С момента заведения и до передачи в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства дела хранятся по месту их формирования.

227. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

228. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

229. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

230. Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

231. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под подпись. В журнале регистрации выдачи дел во временное пользование указывается дата выдачи дела, заголовок дела, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Министерства на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

232. Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра. В деле остаются заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или копия протокола выемки.
Подраздел V

Экспертиза ценности документов
233. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

234. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и его учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится:

а) в структурных подразделениях Министерства при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства;

б) в отделе правовой и организационно-кадровой работы Министерства в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

235. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Министерстве создается ЭК, основные функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым приказом Министра и согласованным с Государственным казенным учреждением «Тверской центр документации новейшей истории».

236. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством главного консультанта отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

237. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел Министерства, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

238. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Министерства.

239. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

240. Экспертиза ценности документов с временным сроком хранения и отметкой «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». Экспертиза ценности таких документов осуществляется в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
Подраздел VI

Составление описей дел
241. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

242. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела по личному составу. На дела временного хранения описи не составляются.

243. В каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством главного консультанта отдела правовой и организационно-кадровой работы Министерства. По этим описям документы сдаются в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства и по которой сдаются дела на государственное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

а) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

б) порядок нумерации дел в описи – валовый;

в) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

г) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

д) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом правовой и организационно-кадровой работы Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел правовой и организационно-кадровой работы Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

244. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Министерства одновременно. Согласованные ЭК Министерства акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК Архивного отдела Тверской области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Подраздел VII

Порядок передачи документов на архивное хранение

1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconМинистерство природных ресурсов и экологии российской федерации
Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconКонкурсная документация
...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconПротокол № про1
Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации за счет средств федерального бюджета в области гидрометеорологии...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconДолжностной регламент
Должность начальника отдела гидрогеологии и регулирования водопользования Управления минерально-сырьевых и водных ресурсов Министерства...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconОб утверждении Правил эксплуатации установок очистки газа
Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I icon3 Литература 12 1 Контрольные вопросы. 12
Государственное учреждение "Чувашский республиканский радиологический центр" Министерства природных ресурсов и экологии Чувашской...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconИнструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края Общие положения
Инструкция по делопроизводству в министерстве образования Красноярского края (далее – Инструкция) разработана в соответствии

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconТверской области прика з
Внести в пункт 1 приказа Департамента лесного комплекса Тверской области от 18. 11. 2010 №90-п «Об утверждении лесохозяйственных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconТверской области прика з
Внести в пункт 1 приказа Департамента лесного комплекса Тверской области от 18. 11. 2010 №90-п «Об утверждении лесохозяйственных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconМинистерство природных ресурсов и экологии российской федерации приказ
Об утверждении Порядка осуществления экспертизы промышленной безопасности и требований к оформлению заключения данной экспертизы

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconВ правительстве страны обсудили ситуацию с Байкалом
Изображение Уровень Байкала опустится до критической отметки уже в эти выходные. С таким заявлением выступил глава регионального...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconСборник удельных нормативов образования отходов производства и потребления
Сборник не может быть частично или полностью воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Министерства экологии и природных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconСборник удельных нормативов образования отходов производства и потребления
Сборник не может быть частично или полностью воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Министерства экологии и природных...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconПриказ
Постановлением Правительства Российской Федерации от 17. 05. 97 N 588 "Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconКыштовского лесничества
Лесного кодекса Российской Федерации (далее лк рф), Приказом Министерства природных ресурсов и экологии от 27. 02. 2017 №72 «Об утверждении...

Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Тверской области Раздел I iconПриказ от 20 января 2014 г. N 9-п об утверждении инструкции по делопроизводству...
Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск