|
Корчагиной Юлии 53 м
                     Производство «Детской Косметики»
Организационная структура предприятия
Канцелярия
(1)
Директор
Бухгалтер
Финансовый отдел
(0,3)
Производственный отдел
(0,3)
Отдел снабжения
(0,3)
Начальник отдела производства
Начальник отдела
Начальник транспортного отдела
Транспортный отдел
(0,3)
Склад
(0,3)
Отдел сбыта
(0,3)
Начальник склада
Начальник отдела сбыта
2.Рассчитать количество штатных единиц работник службы делопроизводства.
Расчеты производятся по формуле:
где: Нd – количественный состав службы делопроизводства; 0,00016 постоянный коэффициент, Д — объем документооборота в год; Р — численность работников аппарата управления.
Рассчитываем объем документооборота в год:
D0,98=7*10*247=1729000,98=14229 объем документооборота в год.
На 1 менеджера в месяц документов
14229/7/12=169
Рассчитаем численность работника аппарата управления:
р0,1=70,1=1,2
Рассчитаем количество штатных единиц работников службы делопроизводства:
Hd=0,00016*14229*1,2=2,7=3штатных единицы
3. Я выбрала смешанную форму работы с документами потому что:
Объем документооборота в год больше 10000 в год.
4. Схема службы ДОУ организации
Канцелярия
(1)
Директор
Финансовый отдел(0,3)
(
(
Отдел снабжения
(0,3)
Производственный отдел (0,3 )
Склад
(0,3)
Отдел сбыта
(0,3 )
Положение о структурном подразделении
по делопроизводству
ООО «Детская Косметика» УТВЕРЖДАЮ
Служба ДОУ Генеральный директор
Должность
______Ю.И. Корчагина
подпись
1.10.2016 г.
дата
Документационное обеспечение управления
ПОЛОЖЕНИЕ
________№ ________
01.10.2016 г.
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
1.2. В состав службы ДОУ входит руководитель, являющийся центральным звеном данной службы. Остальные штатные единицы распределены следующим образом:
- финансовый отдел – 0,3 ставки;
- склад– 0,3 ставки;
- отдел снабжения – 0,3 ставки;
- отдел сбыта – 0,3 ставки;
- производственный отдел – 0,3 ставки;
- транспортный отдел-0,3 ставки;
- концелярия-0,3 ставки.
Руководитель назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения. Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч). Стаж работы не менее 3 лет.
1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:
1) положением о службе ДОУ;
2) положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);
3) инструкцией по ДОУ;
4) инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
5) инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
6) нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
7) документами планирования и отчетности;
8) должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы, в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.
Основной перечень документов, регламентирующих работу службы ДОУ:
1) Конституция Российской Федерации;
2) Гражданский кодекс РФ (части I и II);
3) Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями);
4) Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации»;
5) Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи»;
6) Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
7) Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»;
8) Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями));
9) Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины»;
10) ГОСГ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28);
11) ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст);
12) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. №33);
13) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68);
14) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299);
15) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000г.);
16) Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.);
17) Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).
1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
6. Служба ДОУ имеет прямоугольную печать с обозначением своего наименования. Печать ставится на всей исходящей корреспонденции, а так же внутренних документах и распоряжениях предприятия. Хранение используемых печатей осуществляется в сейфе отдела службы ДОУ. За сохранность печати отвечает начальник отдела службы ДОУ. Хранение неиспользуемых печатей осуществляется в сейфе главного директора.
2. Цели и задачи службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
• участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
3. Функции службы ДОУ
В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:
1. Документирование управленческой деятельности:
1.1 разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
1.2 разработка бланков документов;
1.3 составление документов по поручению руководства;
1.4 оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
1.5 документирование работы совещаний;
1.6 контроль за оформлением документов, предоставляемых на подпись руководителю.
2. Работа с документами:
2.1 отправка и прием документов по почте, факсу, электронной почте, курьером и первичная обработка документов;
2.2 регистрация документов;
2.3 предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
2.4 контроль за прохождением документов в учреждении;
2.5 контроль за сроками исполнения документов;
2.6 разработка и ведение информационно – поисковых систем, подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации.
3. Организационные виды работ:
3.1 организация и обслуживание совещаний;
3.2 организация приема посетителей;
3.3 организация телефонных переговоров;
3.4 совершенствование делопроизводства;
3.5 организация по улучшению квалификации работников учреждения в сфере работы с документами.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1 Служба ДОУ имеет право:
4.1.1.Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
4.1.2. Требовать от руководителей отделов выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
4.1.3. Запрашивать у отделов сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей отделов для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов отделов к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
5.1 С директором предприятия:
Документы, поступающие от службы ДОУ директору предприятия:
- отчеты о работе отделов;
- бухгалтерские и налоговые отчеты;
- документация, поступающая из вне для рассмотрения директором.
Документы, поступающие от директора в службу ДОУ:
- распоряжения;
- приказы;
- договора;
- платежные поручения.
5.2. С отделами предприятия :
Документы, поступающие от службы ДОУ в финансовый отдел:
- графики, разнарядки для рабочих;
- сообщения о заседаниях совета;
- сводные ведомости.
Документы, поступающие из финансового отдела в службу ДОУ:
- квартальные и годовые отчеты;
- зарплатные ведомости;
- отчеты по использованию основных средств.
Документы, поступающие от службы ДОУ в производственный отдел:
- заказы на производство.
Документы, поступающие из производственного отдела в службу ДОУ:
- отчеты о производстве;
- заказы на требуемые ресурсы и материалы.
Документы, поступающие от службы ДОУ в отдел снабжения:
- положения о работе сотрудников;
- накладные.
Документы, поступающие из отдела снабжения в службу ДОУ:
- расходные накладные;
Документы, поступающие из службы ДОУ в отдел сбыта:
- положения о работе сотрудников;
- накладные.
Документы, поступающие из отдела сбыта в службу ДОУ:
- расходные накладные;
Документы, поступающие из службы ДОУ в транспортный отдел:
- документы, отвечающие стандартам качества товаров;
- ГОСТы для принятия товаров.
Документы, поступающие из транспортного отдела в службу ДОУ:
- товарные накладные;
- транспортные накладные;
- документы проверки качества и количества принимаемого товара.
6. Руководство
6.1 Общие положения
6.1.1 Деятельностью руководителя службы ДОУ является документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации. Руководитель службы ДОУ подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
Руководит работой сотрудников делопроизводственного отдела: инспектора по контролю и трех делопроизводителей.
Взаимодействует непосредственно с руководителем предприятия, начальниками отделов, сотрудниками.
6.1.2 В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о службе ДОУ.
6.1.3 Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.
6.2 Обязанности
6.2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
6.2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
6.2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.
6.2.4. Оказывает методическую помощь и организует обучение сотрудников службы ДОУ по ведению делопроизводства с несекретными документами.
6.2.5. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.
6.2.6. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.
6. 2.7. Организует архивную работу в организации:
• координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;
• ведет архивное дело по документам руководителя;
• координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.
6.2.8. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в службу ДОУ.
6.3 Права
Руководитель отдела документационного обеспечения управлением имеет право:
6.3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.
6.3.2. Представлять службу ДОУ в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции службу ДОУ.
6.3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.
6.3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы службы ДОУ.
6.3.5. Вносить предложения по вопросам:
• изменения штатного расписания службы ДОУ;
• поощрения сотрудников службы ДОУ;
• подбора и расстановки кадров в службы ДОУ, повышения их квалификации.
6.3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.
6.3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.
6.4 Ответственность
За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.
6.5 Квалификационные требования
Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч).
Начальник управления Подпись Е.С. Сирашова
Общество с ограниченной ответственностью
« ООО Детская Косметика»
________________ N ____________
Омск
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Детская Косметика»
________ Ю.И. Корчагина
01.10.2016 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
01.10.2016 г. №_______
г. Омск
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- Законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- Приказами (указаниями) руководства предприятия;
- Нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,
средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык
коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организации делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение об оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Организовывать работу канцелярии.
3.2. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.3. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.4. Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия.
3.5. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.6. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и
доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ
справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним
компетентные заключения.
3.7. Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.8. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
3.9. Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
3.10. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
3.11. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
3.12. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
3.13. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников прибывающих в командировку в организацию.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,
образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или
"Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления
необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией.
6. Порядок пересмотра должностной инструкции
6.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
- изменения структуры общества;
- изменения технологии документационного обеспечения;
- изменения функций секретаря-референта.
Начальник отдела ДОУ (канцелярии) Подпись________ Е.С. Сирашова
С инструкцией ознакомлен Подпись ________Е.С. Сирашова
|
