 
Приложение 1
к приказу ФГБОУ ВПО «КНИТУ»
от 10.06.2014 № 268-о
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Казанский национальный исследовательский технологический университет»
(ФГБОУ ВПО «КНИТУ»)
ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
-
Общие положения
Настоящая инструкция устанавливает порядок работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Казанский национальный исследовательский технологический университет» (далее – университет).
Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и Инструкцией по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Казанский национальный исследовательский технологический университет», утвержденной приказом ректора от 07.06.2013 № 284-о (далее – Инструкция по делопроизводству).
В связи наличием в структуре университета обособленных структурных подразделений с лицевыми счетами; филиалов и представительств кадровое делопроизводство осуществляется в децентрализованной форме.
На основании настоящей инструкции обособленные структурные подразделения с лицевыми счетами; филиалы и представительства издают инструкции по кадровому делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей инструкции, но не противоречащие её положениям и законодательству РФ.
Руководителям обособленных структурных подразделений с лицевыми счетами; руководителям филиалов и представительств предоставлены права и обязанности в области оформления кадровых документов.
Руководителям обособленных структурных подразделений с лицевыми счетами; руководителям филиалов и представительств предоставлены полномочия в решении кадровых вопросов только в пределах обособленного структурного подразделения.
Ответственность за разработку методической базы в отношении организации кадрового делопроизводства в университете, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами возлагаются на начальника УОКО.
Руководители структурных подразделений и работники ОРС несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов по личному составу и персональных данных работников.
Работникам ОРС запрещается передавать оригиналы распорядительных документов, а также прочую должностную информацию третьим лицам.
На каждого работника университета утверждается должностная инструкция (приложение 1), которую готовит в установленном порядке непосредственный руководитель работника. Должностные инструкции представляются в ОРС до начала обработки работниками ОРС документов по движению личного состава, кроме предоставления отпуска работнику, увольнения работника, наложения дисциплинарного взыскания работнику, поощрения работника.
Согласно ст. 332 ТК РФ заключению трудового договора на замещение должности научно-педагогических работников (НПР) в образовательной организации высшего образования, а также переводу на должность НПР предшествует избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности. Порядок конкурсного отбора при замещении должностей НПР в ФГБОУ ВПО «КНИТУ» утвержден приказом ректора от 29.07.2013 №367 с изменениями и дополнениями, утвержденными приказом ректора от 10.10.2013 №466-о.
Должности декана и заведующего кафедрой являются выборными. Порядок проведения выборов на должности декана и заведующего кафедрой в ФГБОУ ВПО «КНИТУ» утвержден приказом ректора от 14.05.2014 №228-о.
-
Документы в кадровом делопроизводстве
Кадровое делопроизводство основано на организационных, распорядительных и информационно-справочных документах.
Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции университета и его структурных подразделений, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов. К основным организационным документам относятся:
Устав;
положения о структурных подразделениях;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
коллективный договор;
положение об оплате труда;
положение о стимулирующих выплатах;
должностные инструкции.
При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение об аттестационной комиссии, положение о защите персональных данных работников и др.)
К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, которые отражают процессы движения кадров, их учета, оценки и т.д. К таким документам относятся приказы по личному составу, личные карточки, личные дела работников, трудовой договор, дополнительные соглашения к трудовым договорам, трудовые книжки и др.
Приказы по основной деятельности хранятся и регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу в университете издаются по унифицированным формам Госкомстата (Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а.). Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении, о совмещении профессий и т.п.) на бланке установленного образца университета, в случае если кадровая операция не может быть регламентирована унифицированными формами Госкомстата. При оформлении приказов по личному составу используется система индексации, которая позволяет отличить приказы по личному составу по срокам хранения. Индекс «Л» прибавляется к номеру приказов со сроком хранения 75 лет, индекс «К» – к номеру приказов со сроком хранения 5 лет.
К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, служебные и объяснительные записки, протоколы заседаний аттестационной комиссии, заявления, графики ежегодных отпусков и другие документы, содержащие информационно-справочные данные.
Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №225 и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Ответственность за формирование и сохранность трудовых книжек работников возлагается на работников ОРС.
Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на всех работников университета. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность (в течение двух дней с момента выхода приказа ректора о движении личного состава). Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей университета (ректор, проректор) – постоянно. Личные дела хранятся в ОРС как документы строгой отчетности 3 года, затем передаются в архив. Ответственность за формирование и сохранность личных дел, до передачи их в архив, возлагается на работников ОРС.
В состав личного дела вновь принятого работника входят следующие документы:
личное заявление;
личный листок по учету кадров с фотографией;
выписка из приказа о приеме на работу;
копии документов об образовании;
заключение обязательного предварительного медицинского осмотра;
контрольный лист прохождения инструктажа по технике безопасности;
справки с МВД (об отсутствии судимости) для работников категории ППС;
трудовой договор.
Учетные документы – документы, в которых производится документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки работников;
журнал регистрации приказов по личному составу
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
журнал регистрации уведомлений;
журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним1;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе университета. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
Личная карточка работника университета оформляется по унифицированной форме Т-2. Личные карточки ведутся на всех работников университета. Личная карточка работника оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность (в течение двух дней с момента выхода приказа ректора о движении личного состава). Личная карточка работника заполняется работником ОРС в одном экземпляре, от руки (разборчиво), данные формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.)
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно (в течение двух дней с момента выхода приказа ректора о движении личного состава) отражаться в личной карточке.
-
Особенности оформления документов по отдельным кадровым функциям
3.1 Прием на работу
Документы, необходимые при оформлении приема на работу:
Перечень документов, создаваемых и заполняемых работниками ОРС:
трудовой договор (приложение 2);
приказ о приеме работника на работу (приложение 3);
личная карточка (приложение 4);
личное дело.
журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
направление на медицинский осмотр для прохождения обязательного предварительного медицинского осмотра (приложение 5);
контрольный лист прохождения инструктажа по технике безопасности (приложение 6).
Перечень документов, предъявляемых и заполняемых работником, поступающим на работу:
личное заявление (приложение 7);
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
личный листок по учету кадров;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
соглашение на обработку персональных данных (приложение 8);
справка из МВД об отсутствии судимости2.
При заключении работником трудового договора впервые, ему заводится трудовая книжка, которая выдается и оформляется работником ОРС при предъявлении квитанции об оплате за трудовую книжку.
В случае необходимости оформления работнику свидетельства государственного пенсионного страхования, его оформляет работник ОРС, ответственный за выполнение данной функции на основании личного заявления работника по форме утвержденной Пенсионным Фондом Российской Федерации.
Порядок и сроки оформления документов:
Прием на работу начинается с написания соискателем на должность заявления о приеме на работу.
Соискатель самостоятельно согласует свое заявление со своим будущим непосредственным руководителем и в случае необходимости с руководителем вышестоящего подразделения. Согласование выражается проставление виз «Согласовано», «Не возражаю» и приложением должностной инструкции работника, оформленной в установленном порядке, ознакомление с которой проводится будущим руководителем непосредственно на рабочем месте (либо с записью о применении в отношении будущего работника должностной инструкции работника, ранее занимавшего эту должность.)
После согласования заявление вместе с проектом должностной инструкции и документами, указанными в п.3.1.1.2 передается соискателем в ОРС.
Работник ОРС в присутствии соискателя проверяет комплектность и правильность оформления документов, соответствие соискателя квалификационным требованиям к предстоящей должности. В случае их несоответствия этим параметрам, документы незамедлительно возвращаются соискателю для доработки или устранения несоответствий.
Проверенные документы, кроме личного заявления соискателя, складываются работником ОРС в предварительное дело.
Работник ОРС, при наличии заявления о приеме на работу, оформляет направление на предварительный медицинский осмотр, с указанием факторов соответствующих будущей должности соискателя и выдает контрольные листы для прохождения вводного инструктажа по охране труда и технике безопасности.
Личное заявление соискателя на должность, для получения отметок об источниках финансирования из ПФУ и резолюции проректора3, курирующего подразделение, в которое трудоустраивается соискатель визируется самостоятельно или при содействии руководителя структурного подразделения.
Соискатель обязан пройти вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности в УОТПБ, а также первичный инструктаж на рабочем месте, который проводится руководителем структурного подразделения, в который принимается работник. Результаты инструктажа заносятся в контрольный лист прохождения инструктажа по технике безопасности, который выдается специалистом ОРС.
Согласованные в соответствии с пунктом 3.1.4.2 личные заявления возвращаются в ОРС для подготовки в течение одного рабочего дня работником ОРС проекта трудового договора и приказа о приеме на работу. Работник ОРС несет ответственность за полноту и достоверность сведений указанных в тексте трудового договора, о чем расписывается на последнем листе подготовленного документа.
После подготовки проекта трудового договора и проекта приказа о приеме на работу соискатель незамедлительно приглашается в ОРС для ознакомления с ними. При себе соискатель должен иметь контрольный лист по технике безопасности и результаты медицинского осмотра. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен с Уставом университета, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка университета, положением об оплате труда и должностной инструкцией, о чем работник ставит подпись в соответствующей графе в трудовом договоре, должностной инструкции.
Трудовой договор должен быть подписан со стороны работодателя не позднее первого рабочего дня или не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. Для этого трудовой договор подписанный работником передается работником для подписания у курирующего проректора.
После подписания трудового договора обеими сторонами трудовой договор регистрируется работником ОРС в журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним в тот же рабочий день.
Один экземпляр трудового договора передается работнику в течение одного рабочего дня после регистрации (не позднее трех дней после подписания).
На основании заключенного трудового договора в течение одного рабочего дня издается приказ о приеме работника на работу.
Подписанный ректором приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу в ОКиД.
Копия приказа рассылается в ОРС, ПФУ и бухгалтерию, а также УМУ (по работникам, замещающим должности ППС) для дальнейшего оформления приема работника на работу (присвоение табельного номера, лицевого счета).
В двухнедельный срок со дня приема на работу техник Второго отдела направляет в военный комиссариат сведения о принятом на работу гражданине, подлежащем воинскому учету. Сведения подписываются работником Второго отдела и ректором университета, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов и передаются в ОКиД для отправления по почте или лично предоставляются в военкомат работником Второго отдела.
Сведения о работнике на основании приказа ректора вносятся бухгалтером ООиОТ в табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-13, начиная с первого рабочего дня работника. Табель учета рабочего времени заполняется ответственным лицом структурного подразделения ежедневно.
3.2 Изменение определенных сторонами условий трудового договора
(за исключением изменения трудовой функции работника)
Изменение условий трудового договора (за исключением трудовой функции) возможно как по соглашению сторон (по инициативе работодателя или просьбе работника), так и по инициативе работодателя в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технологии производства) определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.
Решение ректора о необходимости изменения определенных сторонами условий труда (изменения организационно-штатного характера) оформляется приказом по основной деятельности.
О предстоящих изменениях условий трудового договора по инициативе работодателя, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, необходимо уведомить работника в письменной форме.
Изменение условий трудового договора по соглашению сторон возможно в любое время, предварительного уведомления для этого не требуется.
Документы, необходимые при оформлении изменения условий трудового договора:
Перечень документов, создаваемых ОРС:
уведомление работника об изменении условий трудового договора (приложение9);
акт об отказе работника от ознакомления с документами (приложение 10);
дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение 11);
приказ об изменении условий трудового договора (приложение 12);
Перечень необходимых регистрационных форм:
журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации уведомлений;
Перечень документов, создаваемых работником:
заявление с просьбой об изменении условий трудового договора (приложение 13)
Порядок и сроки оформления документов при изменении условия трудового договора по инициативе работодателя.
Не позднее чем за 70 дней до введения новых условий труда руководитель подразделения, в котором происходят данные изменения направляет начальнику УОКО должностную инструкцию работника, оформленную в установленном порядке.
После проверки начальник УОКО утверждает в установленном порядке должностную инструкцию работника и оформляет уведомление об изменении условий трудового договора.
Уведомление составляется работником ОРС в письменной форме в двух экземплярах, подписывается начальником УОКО и регистрируется работником ОРС в журнале регистрации уведомлений.
Уведомление вручается работнику лично работником ОРС либо заказным письмом с уведомлением о вручении за два месяца до введения новых условий труда.
Работник обязан представить один подписанный экземпляр уведомления в ОРС в течение 3 рабочих дней со дня его получения, в противном случае составляется акт об отказе от ознакомления с уведомлением.
При отказе работника ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора работником ОРС составляется соответствующий акт.
Дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть составлено в письменной форме в двух экземплярах работником ОРС не позднее следующего рабочего дня после достижения сторонами соглашения об изменении условий трудового договора. Работник ОРС несет ответственность за полноту и достоверность сведений указанных в тексте дополнительного соглашения к трудовому договору, о чем расписывается на последнем листе подготовленного документа.
Работник обязан пройти первичный инструктаж на рабочем месте, который проводится руководителем структурного подразделения, в который принимается работник. Результаты инструктажа заносятся в журнал инструктажа, который хранится в структурном подразделении.
В дальнейшем процедура осуществляется в соответствии с пунктами 3.1.4.9-3.1.4.15 настоящего положения с поправкой на изменение условий трудового договора и формирования в связи с этим дополнительного соглашения к трудовому договору.
Порядок и сроки оформления документов при изменении условия трудового договора по инициативе работника.
Оформления документов при изменении условия трудового договора по инициативе работника начинается с написания работником соответствующего заявления.
В дальнейшем процедура осуществляется в соответствии с пунктами 3.1.4.2-3.1.4.15 настоящего положения с поправкой на изменение условий трудового договора и формирования в связи с этим дополнительного соглашения к трудовому договору.
3.3 Перевод на другую постоянную работу
Переводом на другую постоянную работу является:
постоянное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если структурное подразделение было указано в трудовом договоре;
перевод в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника.
Случаи, в которых работодатель обязан предложить работнику перевод на другую постоянную работу:
наличие медицинского заключения о необходимости перевода работника на другую постоянную работу (ч.1 ст. 73 ТК РФ);
отказ работника от продолжения работы в новых условиях при изменении работодателем определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч.3 ст.74 ТК РФ);
сокращение численности или штата работников организации (ч.3 ст.81 ТК РФ);
подтверждение результатами аттестации несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации (ч.4 ст. 81 ТК РФ);
восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда или главной инспекции труда (ч. 2 ст. 83 ТК РФ).
В перечисленных случаях работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья:
вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника;
вакантную нижестоящую или нижеоплачиваемую работу.
Для этого ОРС готовит уведомление с перечнем должностей, которые могут быть поручены работнику с учетом его квалификации и состояния здоровья.
Документы, необходимые при оформлении перевода на другую постоянную работу.
Перечень документов, создаваемых ОРС:
аттестационный лист в случае, если перевод осуществляется по результатам аттестации работника (приложение 14);
предложение работнику о переводе, если работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу (приложение 15);
акт об отказе работника от ознакомления с документами, если работник отказывается ознакомиться с предложением о переводе (приложение 16);
дополнительное соглашение к трудовому договору;
приказ о переводе работника на другую постоянную работу;
личная карточка работника;
трудовая книжка;
личное дело;
. Перечень необходимых регистрационных форм:
журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации уведомлений и предложений.
Перечень документов, создаваемых работником:
заявление с просьбой о переводе на другую работу (приложение 17);
Перечень документов, предъявляемых работником:
медицинское заключение, выданное в порядке, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
решение суда (в необходимых случаях).
Порядок и сроки оформления документов.
Если перевод на другую работу осуществляется по инициативе работодателя и носит характер повышения в должности, руководитель структурного подразделения составляет представление о переводе и должностную инструкцию работника, оформленную в установленном порядке4.
Руководитель структурного подразделения знакомит работника с содержанием представления. При этом работник ставит визу ознакомления в представлении, которой выражает свое отношение к переводу на вышестоящую должность.
Представление о переводе, должностная инструкция (проект должностной инструкции) передается руководителем структурного подразделения в ОРС.
Работник ОРС проверяет комплектность и правильность оформления документов, соответствие работника квалификационным требованиям к предстоящей должности. В случае их несоответствия этим параметрам, документы незамедлительно возвращаются руководителю структурного подразделения для доработки или устранения несоответствий.
В дальнейшем процедура осуществляется в соответствии с пунктами 3.1.4.6-3.1.4.15 настоящего положения с поправкой на изменение условий трудового договора и формирования в связи с этим дополнительного соглашения к трудовому договору.
В случае, когда перевод на другую работу осуществляется по инициативе работника, он обращается с соответствующим заявлением к ректору университета.
В дальнейшем процедура осуществляется в соответствии с пунктами 3.1.4.2-3.1.4.15 настоящего положения с поправкой на изменение условий трудового договора и формирования в связи с этим дополнительного соглашения к трудовому договору.
|
