Инструкция по делопроизводству утверждено
|
Скачать 0.78 Mb.
|
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижегородская государственная медицинская академия Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию» (далее - Академия) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации, утвержденной Первым заместителем Министерства образования Российской Федерации 06.05.2002г. 1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в академии осуществляет канцелярия. Канцелярия дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями академии, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность и соблюдения требований настоящей инструкции в структурных подразделениях академии возлагается на руководителей структурных подразделений академии. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях академии возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителей структурных подразделений о состоянии их исполнения. 1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают в канцелярию. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства академии. 1.6. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем структурного подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу. 1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в канцелярию академии. 1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями академии. Документы, направляемые академией в адрес других организаций подписываются ректором или проректорами в соответствии с возложенными на них полномочиями. 1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника академии. 1.10. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 2. ДОКУМЕНТЫ АКАДЕМИИ 2.1. В академии существует ряд локальных актов, регламентирующих ее деятельность: Устав, приказы и распоряжения ректора и проректоров, решения Ученого совета академии, решения Ученых советов факультетов, решения советов по различным видам деятельности, распоряжения деканов, инструкции, правила, положения, регламенты, коллективный договор. 2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в академии устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в академии могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами. 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Документирование управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы: рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т. д.), а также на искусственных языках (документы на машинных носителях – обеспечивающих обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин) с использованием машинных носителей». При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дату, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись]. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д. (приложение № 1) При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 14 и № 12, через 1-2 интервала. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148х210 мм) через 1 междустрочный интервал. 3.2. Бланки документов. Документы должны, как правило, оформляться на бланках академии и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В академии применяются бланки: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа: приказа, распоряжения, протокола, положения, инструкции, акта о передаче документов постоянного срока хранения, акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов: А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях. 3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. Наименование организации — автора документа Наименование академии указывается в точном соответствии с Уставом академии – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Нижегородская государственная медицинская академия Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию». Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием – ГОУ ВПО НижГМА Росздрава. 3.3.2. Наименование вида документа Название документа должно соответствовать его содержанию, формам документов, применяемых в академии. 3.3.3. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 8 сентября 2010 года следует оформлять 08.09.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 сентября 2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2010.09.08. Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе. 3.3.4. Подпись документа Документы, направляемые академией в адрес других организаций, вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые академией в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений академии. В состав подписи входят: наименование должности лица подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). На документах, требующих заверение подписи гербовой печатью, необходимо оставлять столько места для подписи, чтобы проставляемая на документ печать захватывала бы часть наименования должности и не захватывала бы саму подпись. Например: Проректор по научной работе подпись И.Г.Терентьев В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ. Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой чертой перед наименованием должности. 3.3.5. Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне него (с подчиненными и не подчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Документы до их подписания визируются исполнителем, заинтересованными структурными подразделениями. Все проекты организационно-распорядительных документов, подготовленные в структурных подразделениях академии должны быть согласованы с юридической группой, с заинтересованными руководителями структурных подразделений и проректором, курирующим данное направление (приложение № 2). Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Для документа, подлинник которого остается в академии, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 10.12.2009 №6 СОГЛАСОВАНО Письмо Минобразования России от 12.05.2009 № 06-15/1945-Р Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.); с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 3.3.6. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются ректором и проректорами академии, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждению подлежат: акты, инструкции, отчеты, планы, положения, программы, сметы, штатные расписания и изменения к ним, структура и штатная численность, расписание занятий и др. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором академии и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. УТВЕРЖДАЮ Ректор, профессор подпись Б.Е.Шахов Дата или УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора ГОУ ВПО НижГМА Росздрава Дата ___________ № _______ Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы. 3.3.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например: Отдел аспирантуры При направлении документа должностному лицу название организации, структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. Например: Управление делами Главному специалисту В.Г.Семкиной или Ректору НижГМА Б.Е.Шахову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, руководителям предприятий и организаций Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала «Вестник образования» Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Калинину А.А. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевского р-на, Московской обл., 301264 3.3.8. Резолюция Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.3.9. Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметку о них оформляют следующим образом: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложения: 1. Штатное расписание на 10 л. в 2 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер Например: Приложение к приказу Минобразования России от «_____»_________ г. № ______ |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по делопроизводству общества с ограниченной ответственностью Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы... |
 |
Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |
|
Инструкция по делопроизводству инструкция по делопроизводству ... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по кадровому делопроизводству содержание Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
|
Инструкция по делопроизводству пермь 2005 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
|
Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (утв приказом... Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... |
|
Инструкция по делопроизводству гоу впо «Самарский государственный... Федерации, утвержденной Росархивом 06. 07. 92, и Инструкцией по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования... |
|
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию... |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области |
|
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области... Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается) |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии... Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок... |
|
Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах Утвердить прилагаемую Временную инструкцию по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской... |