Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота ” Москва 2014

Скачать 1.08 Mb.

Название	Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота ” Москва 2014
страница	4/7
Тип	Отчет

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Отчет

1 2 3 4 5 6 7

2.2 Характеристики документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок»

В соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» под «документооборотом» понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки». Однако данное определение недостаточно и необходимо рассмотреть другие (уточняющие) понятия документооборота.

«Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними соответствующих подразделений и должностных лиц».

«Под документооборотом понимается последовательность прохождения документа через исполнителей от момента его составления до момента сдачи на хранение или передачи во внешние организации.

«Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранения» [44].

«Последовательность выполнения операций конкретного процесса может быть представлена в виде технологической схемы, Которая наглядно фиксирует начало работы (процесса), характер их трудовых операций, возможность их механизации, а также их взаимосвязь».

Разбирая употребляемое в Постановлении Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» при определении документооборота слово «движение» в общем случае изменение можно сделать вывод, что при движении документов с ними происходят изменения.

Таким образом, документооборот – это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.

Документооборот в Администрации городского поселения «Лесной городок» осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В Администрации городского поселения «Лесной городок» можно выделить три основных документопотока:

– входящие документы;

– исходящие документы;

– внутренние документы.

Документы, поступающие в Администрацию городского поселения «Лесной городок», могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращений граждан и др.

Входящие документы регистрируется в журнале и он имеет следующий вид:

№ п/п	№ входящего	Дата	Краткое содержание	Кто составил	Кому	Дата решения
1	01/013	27.01.13	Акт приемки-сдачи выполненных работ ОАО «Одинцовская электросеть»,	Просветов	Лисовой
2	02/013	06.02.13	Приглашение для участие в ярмарке вакансий.	Малахова	Перминовой	До 13.02.13

Необходимо отметить, что подобная форма регистрации документов не является удобной, так как для определения корреспондента необходимо прочитать краткое содержание, а это уже определенные временные затраты. Номер по порядку можно и не ставить, так как идентификация и поиск осуществляются не по порядковому номеру, а по дате поступления и регистрационному индексу. Так же можно было включить дату и номер документа корреспондента (исходящие дату и номер). Это позволит в ответных документах указывать дату и номер инициативного (входящего) документа на основе этого регистрационного журнала.

Более эффективной является следующая форма регистрации (см. рис. 9, с. 78).

Дата поступления, регистрационный номер	Корреспондент дата и № документа	Краткое содержание	Резолюция	Контроль	Примечание
1	2	3	4	5	6

Рис. 2.1 Шапка журнала входящей документации, предложенной автором
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из бланка.

В графу 3 переносят заголовок поступившего документа.

В графу 4 последовательно вносят результат рассмотрения документа, т.е. резолюцию директора.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он принимал при решении вопроса.

В графе 6 отражаются замечания, рекомендации по ходу исполнения документа.

Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Например, документ, поступивший в Администрацию городского поселения «Лесной городок», регистрируется секретарем, кладется в папку для главы городского поселения, он в свою очередь рассматривает документы, на которых проставляет фамилию того сотрудника, который должен будет заниматься данным документом. После чего директор возвращает документы со своей пометкой секретарю, тот в свою очередь делает пометки в журнале, вписывая у кого, будет находится документ. Секретарь разносит эти документы. В отсутствие главы выполнение данной процедуры ложится на одного из заместителей.

Исходящие документы регистрируется в журнале. Он имеет следующую форму:

№ п/п	Исходящий номер	дата	Кому, краткое содержание	От кого
1	01–03/13	22.03.13	Начальнику отдела ЖКХ, благоустройства, дорожной деятельности и связи Гринченко И. Г. Заявка на организацию работ по проектированию объектов дорожной инфраструктуры	Селиванова

Данная форма журнала представляется нерациональной. Так, первой графой является № п/п; вместо нее должен быть указан реквизит «Дата и регистрационный номер»; графы с исходящим номером и датой документа целесообразно объединить. Корреспондент и содержание должны указываться в разных графах и, кроме того, должна быть графа об исполнении и направлении в дело. На практике, на мой взгляд, журнал исходящей документации должен выглядеть следующим образом (рис.2.2).

Дата, регистрационный номер	Краткое содержание	Исполнитель	Отметка об исполнении и направлении в дело
1	2	3	4

Рис. 2.2 Шапка журнала исходящей документации.

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.

Сведения в графу 2 переносят из реквизита 14. Достаточно указать наименование организации.

В графу 3 переносят заголовок отправленного документа.

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа.

Одной из важнейших характеристик документооборота является маршрут движения документов. Порядок движения входящего документа представлен в следующей оперограмме (рис.2.3).

		Глава городского поселения	Заместитель главы городского поселения	Секретарь
1	Получение документа			x
2	Регистрация документа			x
3	Проставление резолюции	x	x
4	Возврат документа			x
5	Проставление пометок в журнале			x
6	Доставка по исполнителям			x

Рис. 2.3 Оперограмма входящего документа.

Схема движения входящих документов представлена на рис.2.4 .

Входящие документы

autoshape 11

Организации, частные лица

Вышестоящие организации

Секретарь

Подразделения

Резолюция главы городского поселения

Р autoshape 13

ис. 2.4 Движение входящих документов.

Что касается исходящих документом, то их жизненный цикл включает следующие этапы:

Подготовка исполнителем проекта документа.
Согласование документа.
Доработка проекта документа по замечанием.
Повторное визирование документа.
Подписание документа главой городского поселения.
Регистрация документа
Отправка документа.

Ниже представлена оперограмма движения исходящего документа (рис.2.5).

		Глава городского поселения	Заместитель главы	Секретарь
1	Подготовка исполнителем проекта документа.		о
2	Согласование документа.	о
3	Доработка проекта документа по замечанием.		о
4	Повторное визирование документа.	о
5	Подписание документа директором Центра.	о
6	Регистрация документа			о

Рис. 2.5 Оперограмма исходящих документов.

Документы, которые подлежат отправке, должны быть отправлены в тот же день.

Движение внутренних документов на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Журнал внутренней документации имеет следующий вид:

№ п/п	Наименование документа	Кто подготовил (подписал)	Кому	Получил Ф И.О. роспись и дата
№1в 21.04.13	Служебная записка План закупки канцелярских товаров на март	Майорова	Сидоровой	Сидорова 21.04.13
№2в 15.03.11	Договор №03в/13 от 23.03.11	Рябова	Зотовой	Зотова 15.03.11

Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из Администрации городского поселения «Лесной городок», регистрируются в специальных журналах.

Основой построения поисковых систем является регистрация документ – фиксация создания или поступления документов путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей описью всех необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него. Бумажная, журнальная регистрация устарела и нужно заменить ее автоматизированной. Такая смена позволит заниматься регистрацией нескольким людям, что сократит прикладываемые усилия и временные затраты.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения. Учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые плановые, отчетные, учебные финансовые. Бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направленные в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных стоятся учет документов, поиск и контроль исполнения.

Входящие документы – основа всей деятельности организации работы. Ведь в основном работа в администрации городского поселения ведется на основании документов. Например, приказ о предоставлении ежемесячных отчетов, поступивших в Администрацию регистрируется секретарем, затем после согласования с директором направляется к соответствующему исполнителю. Не исключены случаи, когда исполнителей больше одного. В этом случае, после согласования с руководителем, с приказа снимаются копии, и также направляются исполнителям. После того, как приказ прошел обработку исполнителями, секретарь пишет отчет о выполненной работе над приказом. После того как приказ будет исполнен, его подписывает глава городского поселения, затем он отдает на регистрацию и отправку секретарю.

Кроме того, в организации, как правило, циркулируют документы, создаваемые в ней и непредназначенные для выхода из нее – потоки внутренней документации.
2.3 Анализ документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок»
При проведении анализа объема документооборота (количество входящих, исходящих и внутренних документов) за 2010 - 2012 года была выявлена тенденция неуклонного роста количества документов, причем наиболее высокий процент прироста относится к внутренним документа организации. Анализ динамики объема документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок» представлен в таблице 2.1.

Таблица 2.1- Анализ документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок»

Вид документации	Количество документов, шт.			Темпы прироста, %
	2010	2011	2012	от 2011 к 2010	от 2012 к
	2010	2011	2012	от 2011 к 2010	2011
Входящая	654	675	712	3,21%	5,48%
Исходящая	512	543	587	6,05%	8,10%
Внутренняя	321	366	423	14,02%	15,57%
Итого в год:	1487	1584	1722	6,52%	8,71%

Таким образом, можно констатировать что объем документооборота в 2011 году по сравнению с 2010 вырос на 6,52 %, а в 2012 году по сравнению с 2011 – на 8,71 %.

На рисунке 2.6 представлена структура документопотоков организации в 2010-2012 г.г.

Р

ис. 2.6 Структура документопотоков организации в 2010-2012 г.г.

Необходимо подчеркнуть, что объем документооборота значительно возрастает за счет создаваемых копий документов. На рисунке представлено соотношение в процентном выражении количества подлинников и копий документов Администрации городского поселения «Лесной городок».

Рис. 2.7 Диаграмма – соотношение подлинников и копий документов.

Соотношение всех созданных документов в организации показывает таблица 2.2 и диаграмма, представленная на рисунке 2.8

Таблица 2.2- Соотношение всех созданных документов в организации

	2010	2011	2012
Организационно-распорядительная	112	132	154
Плановая	54	67	72
Информационно-справочная	74	79	93
Бухгалтерская	36	42	51
Отчетно-статистическая	45	46	53

Рис.2.8 - Соотношение всех созданных документов в организации

Постоянно возрастающий объем документопотоков и несовершенство организации кадрового делопроизводства привело к значительным потерям документов, что представлено в таблице 2.3 и на рис. 2.9.

Таблица 2.3- Анализ динамики потери документов Администрации городского поселения «Лесной городок».

Вид документации	Количество документов, шт.			Темпы прироста, %
	2010	2011	2012	от 2011 к 2010	от 2012 к
	2010	2011	2012	от 2011 к 2010	2011
Входящая	43	49	57	13,95%	16,33%
Исходящая	21	25	32	19,05%	28,00%
Внутренняя	25	31	42	24,00%	35,48%
Итого в год:	89	105	131	17,98%	24,76%

Рис.2.9 Объем потерянной документации Администрации городского поселения «Лесной городок» в 2010-2012 годах

Проанализируем структуру документопотока по месяцам, представленную в таблицах 2.4-2.6.

Таблица 2.4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота за 2010 год.

Месяц	Кол-во документов, шт
Месяц	Входящие	Исходящие	Внутренние
Январь	37	24	19
Февраль	40	34	16
Март	46	22	26
Апрель	60	54	31
Май	68	47	25
Июнь	43	67	36
Июль	50	37	28
Август	61	43	25
Сентябрь	50	22	35
Октябрь	77	39	28
Ноябрь	41	51	21
Декабрь	82	70	30
Итого	654	512	321

Таблица 2.5 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота за 2011 год.

Месяц	Кол-во документов, шт
Месяц	Входящие	Исходящие	Внутренние
Январь	44	25	21
Февраль	47	36	18
Март	45	22	27
Апрель	63	58	34
Май	70	50	37
Июнь	41	67	37
Июль	54	40	34
Август	63	46	32
Сентябрь	51	27	34
Октябрь	74	37	28
Ноябрь	50	63	27
Декабрь	74	72	37
Итого	675	543	366

Таблица 2.6 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота за 2012 год.

Месяц	Кол-во документов, шт
Месяц	Входящие	Исходящие	Внутренние
Январь	40	27	25
Февраль	43	39	22
Март	50	26	35
Апрель	66	62	40
Май	74	54	33
Июнь	46	77	48
Июль	54	42	37
Август	66	50	33
Сентябрь	54	27	44
Октябрь	85	44	38
Ноябрь	45	59	29
Декабрь	88	80	39
Итого	712	587	423

Анализ объема документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок» позволяет установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота Администрации существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, сезонностью и пр. Кроме этого, существующая в Администрации городского поселения «Лесной городок» технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов специалистами, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

1 2 3 4 5 6 7

	Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота”		Инструкция пользователя Абонентского пункта системы электронного... Инструкции пользователя Абонентского пункта электронного документооборота «Банк «мба-москва» ООО "Банк-Клиент" по обеспечению безопасности...
	Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...		Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...
	Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...		Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации... Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации информационной системы электронного документооборота на платформе...
	О результатах анализа программных систем электронного документооборота... Научно-исследовательское унитарное предприятие «Центр специализированных компьютерных систем» бгу создано в 2001 г		Инструкция по работе с внутренними и исходящими документами в Web... Настоящая инструкция определяет порядок работы с внутренними и исходящими документами в электронном виде в Web интерфейсе системы...
	Методические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной... «Мобильный кабинет руководителя» (далее – мкр) разработаны в целях обеспечения практической реализации работы руководителей на мобильном...		Руководство пользователя по мобильной версии системы электронного... Данный документ содержит инструкции к модулю «Интеграция с iPad» в части работы с приложением на планшетном компьютере iPad
	Задачами научно-исследовательской работы являются ...		Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо
	Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо		Документооборота с органами государственной статистики Использование технологий электронного документооборота при взаимодействии с органами власти – это не только требование современности,...
	Распоряжение В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Администрации муниципального образования...		Регламент использования системы электронного документооборота «Диалог» ...

Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота ” Москва 2014

2.2 Характеристики документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок»

Похожие: