Организация документооборота в государственном и муниципальном управлении
Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [32].
Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с общепринятыми нормами, в том числе в соответствии с примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию [28-31].
Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.
Одним из этапов в организации документооборота является прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции. Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения [13,15].
При приеме и регистрации корреспонденции, проверяется правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений; вскрываются полученные пакеты, бандероли или посылки, кроме тех, на которых имеется надпись «лично». При вскрытии конверта устанавливается наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщают об этом отправителю; прикрепляются к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отравления и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохраняются для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожаются. Документы систематизируются на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Пакеты с надписью «лично» передаются адресатам или уполномоченным ими лицам. Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, они регистрируются. [19,22]
Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни – дежурным. Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.
Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень таких документов следующий :
Телеграммы и письма о разращении командировок и отпусков.
Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
Сводки и информации, присланные для сведения.
Рекламные извещения и плакаты, поздравительные письма и пригласительные билеты.
Бухгалтерские документы. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени) [28].
Входящая корреспонденция регистрируется: срочная – вне очереди, остальные – в течение дня её поступления. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяется единая регистрационная карточка. На каждый регистрируемый документ заполняется два экземпляра карточек. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая – после записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения. Лицевая сторона карточки заполняется в момент поступления документа, а оборотная сторона заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению – обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа [33].
Регистрационные карточки систематизируются и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел первой части картотеки.
При объеме документооборота до 500-600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме. Журнал регистрации входящей корреспонденции содержит следующие графы:
порядковый номер;
дата и индекс документа;
откуда прибыл документ;
краткое содержание документа;
кому адресован документ;
расписка в получении документа и дата.
Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машинно-ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого ввода их с документа. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс.
На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется. Индекс входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера дела по утвержденной номенклатуре, в котором он должен храниться.
Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На нижнем поле этого листа указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция. Резолюция должна содержать:
указание, кому конкретно поручается исполнение документа (фамилия, инициалы),
предписываемое действие,
способ, порядок и срок его исполнения,
личную подпись руководителя и дату ее написания.
Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из них, которые требуют наиболее спешного исполнения. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации. На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает отметку «В дело», № дела, в котором будет храниться документ, и заверяет её своей подписью.
Следующий этап организации документооборота включает в себя подготовку, оформление и размножение служебных документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках в соответствии со стандартом унифицированной системы документации, в котором указаны все правила оформления документов [10].
Составление и оформление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:
указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке учреждения);
указание вида документа;
индекс и дата документа;
составление заголовка документа;
текст документа;
адресат;
проставление отметок о согласовании текста документа;
удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его «В дело».
Важным реквизитом документа является правильное указание его автора. Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под наименованием учреждения. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос; «О чем?». Документы, оформленные на бумаге формата А5, не нуждаются, как правило, в заголовке. Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год. Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки Проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования [14,18,23].
Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Журнал регистрации постановлений состоит из следующих граф:
порядковый номер;
дата документа;
наименование постановления;
кто подписал документ;
исполнитель и дата исполнения;
отметка об исполнении.
Журнал регистрации распоряжений имеет следующие графы [14]:
порядковый номер;
дата документа;
содержание документа;
кто подписал документ;
исполнитель;
отметка об исполнении.
Остальная документация регистрируется в журнале исходящей документации, которая имеет следующие графы:
дата и индекс документа;
корреспондент;
краткое содержание;
отметка об исполнении документа.
Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Государственная система документационного обеспечения управления рекомендует примерный перечень документов, на которые ставится круглая печать. Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации, заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ.
Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений или распоряжений они должны быть экономически необходимыми, целесообразными, обоснованными, деловыми, конкретными, краткими, не более четырех машинописных страниц, с указанием способа и срока исполнения. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.
Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составлялся, как правило, по одному вопросу.
Материалы к различным заседаниям и совещаниям, постановления и распоряжения размножаются в администрациях районов, городов, сел и поселков в соответствии с установленными регламентами их работы.
Документы печатаются на бумаге формата А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм) с соблюдением полей: левое и верхнее - 20 мм; правое и нижнее по 10 мм. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Следующий этап документооборота – организация контроля и проверки исполнения служебных документов. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления.
Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.
На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль», после чего документ направляется исполнителю.
Установлен следующий перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения:
законы Российский Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации – согласно указанному в них сроку;
указы, распоряжения Президента Российской Федерации – 10 дней или к указанному в них сроку; 5-7 дней при условии подготовки по ним предложений;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Московской области, постановления областной думы, постановлений и распоряжения администрации области – согласно указанному в них сроку;
запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующим дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно;
до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
до 5 дней - по письмам и запросам депутатов краевого Законодательного Собрания;
письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций -10 дней; исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку;
обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 месяца;
критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, - до 1 месяца;
телеграммы (телефонограммы) – от 2 до 5 дней.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение исходящих – со дня отправки, внутренних – с момента, подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются). Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило. Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.
Очередным этапом организации документооборота является оформление и отправка исходящей корреспонденции. Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.
Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной карточки или в журнале установленной формы. При карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером отправляемого документа – ответа является входящий номер документа – запроса и дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отправляемом документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.
Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа и исходящего номера.
Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт. Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге. Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день её подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.
Большую роль в организации документооборота в органах местного самоуправления играет составление номенклатур дел и их формирование.
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным органом. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения. В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности представительного органа и администрации. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство [15].
Контроль за правильным формированием дел в администрациях района и города осуществляют управляющие делами, заведующие общими отделами, администрациях сел и поселков – заместители глав администраций, в отделах, управлениях и комитетах – лица, ответственные за организацию делопроизводства. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные «В дело». При этом:
проверяется правильность отнесения документов в тo или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и т.п.;
устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
неисполненные документы подшивать в дела запрещается [34].
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
Заключительной частью организации документооборота в органах местного самоуправления является порядок хранения документов и передача дел в архив [34]. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка – заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы расписок в получении и приеме дела.
Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного, хранения передаются в ведомственный архив администрации. Дела временного хранения (до 10 лег включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администраций. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение.
Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.
При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже – номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано Дело на государственное хранение.
В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве. Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется «Основными Правилами работы государственных архивов».
Формы описи дел постоянного и долговременного хранения, и том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения имеются в методических указаниях по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Хранение документов по нотариату должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.01.97 № 188, и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Документооборотом является движение документов в организации с момента их поступления или издания до момента их исполнения или отправки. Организация документооборота в органах местного самоуправления проходит в соответствии с правилами и нормами делопроизводства [34]. Но движение документов в органах местного самоуправления все-таки имеет свои особенности, которые описаны в примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления с учетом общепринятых норм. Примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах. На основании этой инструкции каждый орган местного самоуправления разрабатывает индивидуальную инструкцию.
Исследование систем автоматизированного управления документооборотом
Современный менеджмент базируется на следующих процессах:
получение информации, ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
исполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Организация работы с документами — ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. С этой точки зрения деятельность любой организационной структуры можно рассматривать как последовательность порождения, восприятия, модификации и сохранения определенного набора документов.
Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рисунок 1.1) [16].
Рисунок 1.1- Основные задачи в сфере документированного управления информацией
Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы) управления документами.
Общее содержание мероприятий по управлению документами представлено на рисунку 1.2.
Рисунок 1.2- Общее содержание мероприятий по управлению документами
Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом [35,36]:
документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадают в «чужие руки»;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание;
много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку;
отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов.
Практика доказывает, что внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а кроме того, она имеет дополнительные преимущества:
обеспечивает слаженную работу всех подразделений;
упрощает работу с документами, повышает ее эффективность;
повышает производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
повышает оперативность доступа к информации;
позволяет разграничить права доступа сотрудников к информации.
С внедрением систем электронного документооборота организация приобретает тактические и стратегические преимущества [37-40]. Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить:
Физическое освобождение места;
Уменьшение затрат на копирование;
Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
Уменьшение затрат на бумагу.
Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.
Для примера, по данным «Siemens Business Services»:
30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;
6% документов безвозвратно теряется;
каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
на 20–25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота;
стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с хранением бумажных [38,40].
К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.
Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы.
1. Средний уровень:
Улучшения в доступе к информации.
Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования.
Улучшения в контролируемости процессов.
Улучшения в результатах аудиторских проверок.
Улучшения в процессе гарантийного обслуживания.
Улучшение качества продуктов/услуг.
Увеличение финансовых оборотов.
2. Высокий уровень:
Более быстрое и качественное принятие решений.
Усиление степени контроля со стороны руководства.
Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.
Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг.
Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.
Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.
При всех очевидных выгодах системы электронного документоборота не столь широко используются российскими компаниями, как можно было бы предположить. Причины очевидны:
1. Высокая стоимость данных систем автоматизации и их внедрения.
2. Отсутствие высококвалифицированного персонала для работы с ними.
3. И, самое главное, недостаточная прозрачность и четкость бизнес-процессов на российских предприятиях (хаос невозможно автоматизировать).
Ситуация достаточно грустная. Ведь в условиях постоянно растущей конкуренции автоматизация документооборота может дать явное преимущество и позволит по-настоящему приблизиться к стандарту ISO 9000.
В настоящее время на российском рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота) [41,42]. Имеются и целиком российские разработки, и локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя подобные автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект. По мнению ведущих специалистов-документоведов, причины кроются в следующем.
Во-первых, это, повторимся, несогласованность терминологии. А во-вторых, отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.
Итак, необходимость автоматизации делопроизводства не вызывает сомнений. Но возникает вопрос, какой вариант программного обеспечения — российский или зарубежный — предпочесть. На первый взгляд ответ очевиден [39,40]. На Западе к пониманию этой проблемы пришли давно, системы автоматизации делопроизводства прошли апробацию временем. Это действительно очень хорошие системы, но только они не очень стыкуются с нашими отечественными реалиями.
Делопроизводство в России в основном до сих пор имеет строго вертикальное направление. На Западе же оно стремится к горизонтальному: документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.
И еще один довод в пользу отечественных систем: российские системы автоматизации делопроизводства учитывают российские ГОСТы. Как показывает опыт, чтобы сравнение различных систем документооборота имело практическую пользу, оно должно включать не один десяток параметров сравнения [41,42].
|
