Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота ” Москва 2014
|
Скачать 1.08 Mb.
|
|
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВЕННОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ факультет экономики и управления ОТЧЕТ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ “ Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота” Москва 2014 ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕУправленческая деятельность присуща всем государственным и негосударственным учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает различные направления и сферы деятельности. В процессе такого управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. При этом эффективность государственного управления напрямую зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу (организации), а также многократное использование информации [11-26]. В системе государственного управления делопроизводство (ДП) выступает как элемент документационного обеспечения его деятельности, основанный на научной организации с применением современной техники. ДП охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив и т.д. От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом. В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов как одной из составных частей информационного обеспечения управленческой деятельности. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, на сколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности. Управленческие документы выполняют свои задачи и функции в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми делопроизводством. Ключевым путем совершенствования традиционного делопроизводства, сокращения объемов документации является построение эффективной автоматизированной информационной системы делопроизводства. АИС делопроизводства обеспечивает ввод единой и строго регламентированной технологии делопроизводства во всей территориально-распределенной структуре организации. Повышается производительность труда, реализуется быстрый поиск необходимых документов. Создаются условия для достижения качественно нового уровня эффективности работы с документами, ускорения их прохождения по организации, особенно при реализации электронного документооборота в том объеме, к какому готова сама организация. Таким образом, актуальной является проблема совершенствования делопроизводства в системе муниципального управления за счет внедрения системы электронного документооборота. Объект исследования: делопроизводство органов муниципального управления. Предмет исследования: совершенствование документационного обеспечения управления муниципального учреждения на примере Администрации городского поселения “Лесной городок”. Цель исследования: провести комплексный анализ и разработать мероприятия по совершенствованию системы делопроизводства органов муниципального управления (на примере Администрации городского поселения “Лесной городок”). Задачи научной работы: рассмотреть теоретические основы делопроизводства в системе государственного и муниципального управления; провести анализ организации делопроизводства в администрации городского поселения “Лесной городок” Одинцовского муниципального района Московской области; провести обоснованный выбор системы электронного документооборота для совершенствования делопроизводства администрации; оценить экономическую эффективность мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства администрации городского поселения “Лесной городок”. Теоретической базой послужили работы отечественных и зарубежных ученых по проблемам совершенствования делопроизводства и управления документооборотом в деятельности организаций, в частности: Андреевой В.И. [11],Байковой И.Ю. [12], Барихина А.Б. [13], Белова А.Н. [14], Демина Ю.М.[15], Кузнецова С.Л.[16], Н. Н. Куняева [17], Сигановой Т.В.[18], Кирсановой М.В.[19,20], В.А. Кудряева [21], Панасенко Ю.А. [22], Стенюкова М.В.[23-25], Семченко П.А. [26], В. В. Сапкова [27]. Методологической базой исследования явились нормативно-правовые акты в сфере кадрового делопроизводства и управления документооборотом [1-10]. Научная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы. В первой главе представлены теоретические основы делопроизводства в системе государственного и муниципального управления, рассмотрены аспекты организации документооборота в государственном и муниципальном управлении, исследована эффективность внедрения систем автоматизированного управления документооборотом в делопроизводство. Во второй главе проведен анализ организации делопроизводства в администрации городского поселения “Лесной городок” Одинцовского муниципального района Московской области, рассмотрен анализ документооборота Администрации городского поселения «Лесной городок». В третьей главе разработаны мероприятия по совершенствованию системы делопроизводства в администрации городского поселения “Лесной городок” Одинцовского муниципального района Московской области. В заключении представлены основные результаты и выводы научная работы. Глава 1. Теоретические основы делопроизводства в системе государственного и муниципального управления
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов [11-25]. Поэтому делопроизводство также называют документационным обеспечением управления. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами. Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует [1-10]:
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
Документационное обеспечение управления выполняет ряд следующих функций. Установление форм и реквизитов документов. Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами [10]. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа» Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты [10]: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение xозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности [28]. Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов . Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы. В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной). В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов». Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210 х 297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи. Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р 6.30-2003. «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: «постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании [10]. Совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации. В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления используются различные системы документации: — организационно-распорядительная; — плановая; — отчетная; — финансовая; — документация по материально-техническому обеспечению; — договорная; — документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т. д. Документы, составляющие ту или иную систему документации, в комплексе обеспечивают документирование определенной управленческой функции или вида деятельности. Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности властных структур занимает система организационно-распорядительной документации. Она включает пять основных групп документов: 1) организационная документация (положения, уставы, инструкции, правила, определяющие статус учреждения, организации, их структурные звенья и порядок работы); 2) распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения); 3) справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, сводки, запросы, справки и т. д.); 4) документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, приказы об изменениях в штатном расписании, характеристики, удостоверения и т. д.); 5) документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов [28-31]. Организационно-распорядительные документы фиксируют решения по административным и организационным вопросам, вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений. |
Похожие:
 |
Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота” |
|
Инструкция пользователя Абонентского пункта системы электронного... Инструкции пользователя Абонентского пункта электронного документооборота «Банк «мба-москва» ООО "Банк-Клиент" по обеспечению безопасности... |
|
Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... |
 |
Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... |
|
Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... |
|
Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации... Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации информационной системы электронного документооборота на платформе... |
|
О результатах анализа программных систем электронного документооборота... Научно-исследовательское унитарное предприятие «Центр специализированных компьютерных систем» бгу создано в 2001 г |
|
Инструкция по работе с внутренними и исходящими документами в Web... Настоящая инструкция определяет порядок работы с внутренними и исходящими документами в электронном виде в Web интерфейсе системы... |
|
Методические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной... «Мобильный кабинет руководителя» (далее – мкр) разработаны в целях обеспечения практической реализации работы руководителей на мобильном... |
|
Руководство пользователя по мобильной версии системы электронного... Данный документ содержит инструкции к модулю «Интеграция с iPad» в части работы с приложением на планшетном компьютере iPad |
|
Задачами научно-исследовательской работы являются ... |
|
Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо |
|
Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо |
|
Документооборота с органами государственной статистики Использование технологий электронного документооборота при взаимодействии с органами власти – это не только требование современности,... |
|
Распоряжение В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Администрации муниципального образования... |
|
Регламент использования системы электронного документооборота «Диалог» ... |