Характерные особенности проектных работ
Проекты, независимо от сферы деятельности, обладают целым рядом одинаковых особенностей. Распределение затрат времени и ресурсов в проекте описывается S-образной кривой (см. рис. 1.5), причем до 90% затрат приходится на этапы разработки-реализации.
Рис. 1.5. Типовое распределение затрат времени и ресурсов при выполнении проекта
Степень неопределенности оценок затрат на выполнение проекта изменяется в зависимости от этапа проекта, на котором такая оценка производится, и возможная величина погрешности сильно варьируется в зависимости от предметной области. Для проектов внедрения информационных систем можно воспользоваться «конусом неопределенности», рекомендованным для ИТ-проектов в методологии MSF [5] (см. рис. 1.6).
Рис. 1.6. Относительные значения погрешности в оценке параметров проекта
Стоимость внесения изменений в проект экспоненциально нарастает к концу проекта (см. рис. 1.7), а значит, выполнение всех рискованных работ необходимо планировать на ранние стадии проекта.
Рис. 1.7. Типовой график нарастания стоимости внесения изменений в проект
Следующей общей для всех проектов характеристикой является их зависимость от окружения, в котором проекты исполняются. «Успех проекта зачастую определяется не столько логическим или эффективным распределением ролей, обязанностей и ресурсов, сколько созданием работоспособной структуры связей различных внутренних частей проекта с внешними участниками» [1.4]. Зачастую снижение эффективности проектов, появление трудностей в их реализации связано с тем, что их цели, организация и методы управления несовместимы или конфликтуют с ключевыми элементами окружения. Относительно ИТ-проектов можно выделить следующие элементы окружения, оказывающие на них наиболее существенное влияние: структура организации, степень ее знакомства с используемыми технологиями, конкуренция с другими проектами, местные, региональные и национальные организации, поставщики продуктов и услуг, пользователи результатов проекта.
Менеджеру необходимо перед началом проекта сформировать представление об окружении, организовать взаимодействие с его элементами и отслеживать изменения окружения, происходящие в процессе исполнения проекта.
Обзор окружения может осуществляться в разных формах, от случайного наблюдения до запланированного систематического обследования. Для структурированного представления информации может быть использован шаблон [1.4], показанный на рис. 1.8.
 
Рис. 1.8. Шаблон документирования обзора окружения
На шаблоне вся область окружения делится на секторы — сферы, влияющие на проект. Концентрическими окружностями разделяются группы элементов окружения в зависимости от возможности влияния на эти элементы со стороны проекта.
В соответствующих областях шаблона размещаются обозначения субъектов и факторов, важных с точки зрения проекта.
Под субъектом (или действующим лицом) понимается личность, группа, организация или учреждение, способное выполнить какое-либо действие и тем самым повлиять на проект. Примеры действующих лиц окружения для проектов внедрения информационных систем [1.6]:
руководство — лица, отвечающие либо за выделение бюджета разработки, либо за бюджет организации, где система будет использоваться; ответственные за стратегию развития компании;
инвесторы — лица, которые вкладывают средства в организацию, разрабатывающую или использующую систему;
пользователи — лица, которые непосредственно заинтересованы в возможностях или сервисах, предоставляемых системой; возможно существование таких пользователей, которые не взаимодействуют с системой напрямую, но используют результаты ее работы;
обслуживающий персонал — обеспечивает эксплуатацию системы после запуска;
утилизаторы — обеспечивают соблюдение требований законодательства по защите окружающей среды;
обучающий персонал — организует подготовку специалистов для эксплуатации системы;
покупатели — лица, которые платят за систему, но не участвуют в ее разработке и последующей эксплуатации;
продавцы (маркетологи) — лица, во многом определяющие требования к системам массового спроса;
эксперты по эргономике и эффективности — лица, заинтересованные в удобном и эффективном использовании системы;
правительство — принимает официальные документы органов власти, регулирующие возможности использования системы;
органы стандартизации — принимают стандарты (международные, национальные, корпоративные), влияющие на систему;
общественное мнение — отражает географические и национальные особенности среды создания или применения системы;
регулирующие органы — сертифицируют и разрешают эксплуатацию систем.
Факторы — это элементы окружения, которые не могут совершать действия, но влияют на проект самим фактом своего существования. Примерами факторов являются законы, постановления, традиции, тенденции, экономические, физические или какие-то другие условия и пр.
Для успешности проекта необходимо обеспечить его связи с окружением посредством организационных мероприятий и процедур управления.
К организационным мероприятиям относятся: создание формальных комитетов для координации, планирования и управления проектами; включение основных участников проекта в совет директоров, в группу советников или комитеты заинтересованных организаций; введение в проекте должности менеджера по взаимодействию с ключевыми фигурами окружения.
В процедурах управления целесообразно предусмотреть: приглашение ключевых действующих лиц для участия в совещаниях по проекту; рассылку им копий отчетов по проекту.
Работа менеджера проекта с выявленными факторами окружения предусматривает: учет влияния факторов при планировании и обосновании проекта; мониторинг изменения ключевых факторов и отражение изменений в планах проекта.
Пример специальных мероприятий, направленных на обеспечение взаимосвязи проекта с его окружением, приведен в таблице 1.3.
Таблица 1.3. Взаимодействие проекта с окружением
Задачи управления
проектами
|
Мероприятия, направленные на действующих лиц
|
Мероприятия, направленные на ключевые факторы
|
1. Определение проекта
|
Вовлечь действующих лиц в процесс определения; если можно, использовать их идеи; объяснить им суть проекта; определить проблемы и негативные реакции
|
Включить первостепенные факторы в допущения планирования, идентифицировать налагаемые ими ограничения, которые влияют на определение проекта
|
2. Организация и формирование команды
|
Установить формальные, рабочие и неформальные отношения с действующими лицами; рассматривать их как членов команды проекта, при необходимости приглашать на совещания по проекту
|
Включить влияние факторов в организационную структуру; сообщить членам команды все ключевые факторы и прояснить их влияние на успех проекта
|
3. Создание плана, расписания и бюджета
|
По возможности привлечь действующих лиц к подготовке планов, расписаний и бюджетов; удостовериться, что планы отражают реальность, определяемую ключевыми действующими лицами
|
Внести информацию, имеющую отношение к ключевым факторам, в планы, бюджеты и расписания
|
4. Авторизация работ и начало исполнения
|
Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на них
|
По возможности вести мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем
|
5. Контроль исполнения работ, расписания и бюджета
|
Постоянно информировать действующих лиц о ходе выполнения проекта, особенно когда операции напрямую влияют на них
|
По возможности вести мониторинг факторов во избежание возникновения прямых конфликтов и проблем
|
6. Оценка хода работ и руководство проектом
|
По возможности включить действующих лиц в процесс оценки; заранее предоставлять им информацию об основных изменениях
|
Периодически обновлять данные по каждому ключевому фактору и включать их в процесс оценки хода работ
|
7. Закрытие проекта
|
Привлечь действующих лиц к планированию и операциям закрытия; продолжать информирование
|
Продолжать следить за факторами и вносить изменения в планы закрытия
|
|
