Утвержден
Приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 15 декабря 2008 г. N 407-ст
Дата введения -
1 января 2010 года
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЕДИНЫЙ РОССИЙСКИЙ СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТАЦИИ
СТРАХОВЫЕ КОПИИ ДОКУМЕНТАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ НАЦИОНАЛЬНЫМ
НАУЧНЫМ, КУЛЬТУРНЫМ И ИСТОРИЧЕСКИМ НАСЛЕДИЕМ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УСЛОВИЯМ ХРАНЕНИЯ
UNITED RUSSIAN INSURANCE FUND OF DOCUMENTATION.
INSURANCE COPIES OF DOCUMENTATION BEING A NATIONAL
SCIENTIFIC, CULTURAL AND HISTORICAL HERITAGE.
GENERAL REQUIREMENTS FOR CONDITIONS OF STORAGE
ГОСТ Р 33.3.02-2008
Предисловие
Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения".
Сведения о стандарте
1. Разработан Государственным учреждением "Российский государственный архив научно-технической документации" ("РГАНТД") совместно с ФГУП "НИИР" при участии рабочей группы специалистов отраслей экономики (сфер деятельности).
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 "Страховой фонд документации".
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2008 г. N 407-ст.
4. Введен впервые.
Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к условиям хранения страховых копий документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием, в состав которых входят: микроформы страхового фонда документации (далее - микроформы), страховые копии кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов, созданные в порядке, определенном ГОСТ Р 33.505.
Настоящий стандарт должны применять все расположенные на территории Российской Федерации субъекты хозяйственной деятельности независимо от их организационно-правовой и ведомственной принадлежности, а также федеральные и территориальные органы исполнительной власти Российской Федерации, участвующие в проведении работ по созданию федерального и территориального страховых фондов документации.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 13.1.107-2005. Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия
ГОСТ Р 33.505-2003. Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием
ГОСТ Р 52407-2005. Вода питьевая. Методы определения жесткости
ГОСТ 7.65-92. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению
ГОСТ 7.68-95. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению
ГОСТ 12.1.004-91. Система стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность. Общие требования
ГОСТ 12.1.005-88. Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны
ГОСТ 12.1.019-79. Система стандартов безопасности труда. Электробезопасность. Общие требования и номенклатура видов защиты
ГОСТ 13.0.002-84. Репрография. Термины и определения
ГОСТ 13.1.205-85. Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета
ГОСТ 13.1.506-78. Репрография. Микрография. Шкафы для хранения микроформ. Основные размеры и технические требования
ГОСТ 13.1.507-80. Репрография. Микрография. Конверты для микрофиш. Основные размеры и технические требования
ГОСТ 3760-79. Аммиак водный. Технические условия
ГОСТ 3956-76. Силикагель технический. Технические условия
ГОСТ 4097-78. Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия
ГОСТ 4430-78. Контейнеры для кинопленок, фильмовых материалов и магнитных лент. Технические условия
ГОСТ 6709-72. Вода дистиллированная. Технические условия
ГОСТ 9968-86. Метилен хлористый технический. Технические условия
ГОСТ 20015-88. Хлороформ. Технические условия
ГОСТ 26342-84. Средства охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Типы, основные параметры и размеры.
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины, определения и сокращения
3.1. Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 33.505, ГОСТ 13.0.002 и [1], [2], а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1.1. Оригинал документа: документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению аналоговыми технологиями на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее закрепления.
3.1.2. Страховая копия документа: копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации.
3.1.3. Страховое копирование документов: процесс изготовления страховых копий документов.
3.1.4. Фонд пользования: совокупность копий оригиналов документов, изготовленных на микроформах и предназначенных для предотвращения износа оригиналов документов и использования содержащейся в них информации.
3.1.5. Негатив репродукции: страховая копия фотодокумента (фотоотпечатка на правах оригинала), полученная методом репродуцирования и последующей химико-фотографической обработки.
3.1.6. Стабильность ТАЦ-основы: состояние полимера, при котором процесс его естественного старения не проявляется в существенных изменениях эксплуатационных свойств носителя информации и не определяется органолептически (по запаху уксуса) или другим прямым способом.
3.1.7. "Уксусный синдром": состояние полимера, при котором процесс его естественного старения проявляется при органолептическом исследовании запахом уксусной кислоты разной степени интенсивности.
3.2. Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте приняты следующие обозначения и сокращения:
АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации;
ВД - видеодокумент;
ДЭС - дизель-электростанция;
ед. хр. - единица хранения;
ЕР СФД - единый российский страховой фонд документации;
КД - кинодокумент;
ОТК - отдел технического контроля;
ПЭТФ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из
полиэтиленте рефталата;
РН-метр - прибор для определения кислотности среды;
СФД - страховой фонд документации;
ТТР - типовой технологический регламент;
ТАЦ-основа - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из
триацетатцел люлозы;
ФД - фотодокумент;
ФНД - фонодокумент;
ЧС - чрезвычайная ситуация;
ЭС - экстремальная ситуация.
4. Общие положения
4.1. Цель проведения работ по сохранению СФД, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием (далее - страховые копии документов, за исключением случаев, когда надо указать конкретный вид документа), состоит в восполнении информационного содержания оригиналов документов в случае утраты, повреждения или недоступности последних.
Основная задача, решаемая стандартом, - установление общих требований к условиям хранения страховых копий документации.
4.2. Разрешение на передачу страховых копий документов в хранилище федерального подчинения дает соответствующий федеральный орган исполнительной власти, а в хранилище территориального подчинения - соответствующий территориальный орган исполнительной власти.
4.3. Хранение СФД представляет собой совокупность организационно-технологических мероприятий по созданию и поддержанию условий, обеспечивающих стабильное состояние СФД с регламентируемыми параметрами качества в течение установленного периода времени.
4.4. Перечень основных видов выполняемых работ следующий:
- строительство, реконструкция, а также подготовка зданий, сооружений и помещений в этих зданиях и сооружениях к хранению страховых копий документов;
- подготовка страховых копий документов к хранению;
- хранение страховых копий документов в установленных условиях и режимах;
- контроль условий хранения, состояния и параметров страховых копий;
- меры безопасности.
4.5. Работы, связанные с подготовкой страховых копий документов к хранению и их хранением, должны выполняться с соблюдением установленных законодательством требований по охране государственной и коммерческой тайн, интеллектуальной собственности, а также обеспечивать физическую и физико-химическую сохранность страховых копий документов.
5. Требования к зданиям и помещениям,
предназначенным для хранения страховых копий
5.1. Хранение страховых копий документов осуществляют в хранилище СФД, представляющем собой инженерно-техническое сооружение высокой степени защищенности, предназначенное для долговременного хранения и защиты от внешних разрушающих воздействий страхового фонда, территориально обособленное от места хранения оригиналов документов.
5.2. Строительство и реконструкцию зданий хранилищ СФД необходимо проводить в соответствии с настоящим стандартом и СНиП [3]. Здания хранилищ СФД должны быть удалены от промышленных объектов, загрязняющих воздух пылью и вредными газами, а также от объектов, опасных в пожарном отношении.
5.3. В районе строительства и функционирования зданий хранилищ СФД среднесуточное содержание вредных газов и примесей в воздухе по ГОСТ 12.1.005 не должно превышать следующих предельно допустимых концентраций, мг/куб. м:
аммиака - 20;
окислов азота - 0,085;
озона - 0,1;
силикатной пыли - 0,05;
сернистого газа - 0,05;
сероводорода - 10;
хлора - 0,03.
5.4. Хранилища СФД должны выдерживать давление при воздействии ударной волны (при аэродинамическом ударе) не менее 10 кг/кв. см.
5.5. Хранилища СФД в соответствии с ГОСТ 12.1.004 размещают в зданиях не ниже второй степени огнестойкости, оснащают противопожарным водоснабжением, огнетушителями (не менее одного на каждые 50 кв. м хранилища), системой автоматического пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией в соответствии с ГОСТ 26342.
5.6. Энергоснабжение здания осуществляют в соответствии с ГОСТ 12.1.019 путем прокладки скрытой электропроводки или размещением ее в газовых трубах. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливают вне хранилищ.
Функционирование хранилища СФД в условиях военного времени, ЧС и ЭС должны обеспечивать автономные источники энергии (ДЭС) и автономные источники воды.
5.7. Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль или быть ее источником, а также должны быть легко моющимися.
Не допускается наличие в помещении хранилищ СФД радиоактивных веществ (солей радия, урана и т.д.) и светящихся составов постоянного действия.
5.8. В здании хранилища СФД должен быть предусмотрен комплекс производственных помещений, оборудованных для выполнения работ, указанных в 4.4, и предназначенных для хранения, обработки, контроля страховых копий и выдачи страховых копий для обработки и контроля.
5.9. Производственные помещения хранилищ СФД должны быть оборудованы приточно-вытяжной вентиляцией, помещения для хранения страхового фонда - устройствами для кондиционирования воздуха.
5.10. В помещения хранилищ СФД не должны проникать прямые солнечные лучи. Освещение помещений хранилищ СФД следует осуществлять источниками искусственного света - лампами накаливания, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.
5.11. Бытовые и вспомогательные помещения здания следует располагать так, чтобы исключить проход через хранилище СФД не работающих там лиц.
5.12. Для исключения потенциальной возможности повреждения СФД при техногенных авариях не допускается размещение помещений, связанных с водопотреблением (душевые, туалеты, технические, общественного питания), над помещением для хранения СФД, а также прокладка транзитных трубопроводов через помещение хранилищ.
6. Требования подготовки страховых копий к хранению
6.1. Прием-передача страховых копий осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела актом установленной ГОСТ Р 33.505 формы. Хранение всех видов изготовленных страховых копий документов осуществляют комплектно в соответствии с описью страхового фонда. Форму описи устанавливают в соответствии с требованиями ГОСТ Р 33.505 и правил [2].
6.2. Поступающие в хранилище страхового фонда страховые копии документов, изготовленные в организациях, прошедших соответствующую сертификацию их производства, должны иметь заключение ОТК организации-изготовителя о качестве копий (физическом состоянии и информационном содержании), зафиксированное в акте технического состояния страховой копии по ГОСТ Р 33.505 или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.
6.3. Акты приема, учетные и сопроводительные документы, соответствующие требованиям ГОСТ Р 33.505 и правил [2], должны быть размещены в отдельной таре (технологическом средстве), на которой делают отметку "Сопроводительные документы".
