Документационное обеспечение управления

Скачать 2.25 Mb.

Название	Документационное обеспечение управления
страница	7/30
Тип	Руководство

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... 30

ЛЕКЦИЯ 3.

ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Регистрация и индексация документов.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения ИПС является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует, если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины всех документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположении специалистов об их существовании и возможном местонахождении. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, финансовые, учебные, отчетные и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Регистрация документов производится только один раз – при создании или поступлении, перемещения внутри организации не регистрируются. Регистрация документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от их названия, автора и содержания документов в местах их создания или исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии, учебная – в учебном управлении. Вместе с тем децентрализация должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, конечно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах массива, как правило, за год. Вместе с датой и названием он служит ключом для поиска и учета документов. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность к определенному вопросу, территории, периоду, исполнителю и т.д.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. Наибольшее распространение в ИПС получили следующие классификаторы:

классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ;
классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления ею, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. При разработке данного классификатора необходимо учитывать Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
классификатор областей деятельности организации (классификатор основных функций организации) представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах и обязанностях (уставы, положения, отчеты о деятельности и т.д.);
классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организации. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, НИИ).
классификатор исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах;
классификатор резолюций содержит унифицированные тексты резолюций, накладываемых руководством организации на наиболее часто встречающиеся документы;
номенклатура дел (классификатор адресов хранения) содержит полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

Состав нормативно закрепленных реквизитов для регистрации документов

Реквизит	Пояснения
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа используется название организации – автора документа. При регистрации отправляемых документов – название данной организации. Выбирается из классификатора корреспондентов
Название (вид) документа	Выбирается из классификатора названий (видов) документов.
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией-автором. Формат – арабские цифры по русскому или европейскому стилю.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией-автором.
Дата поступления
Индекс поступления	Индекс, присваиваемый документу в данной организации. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам
Заголовок документа	Краткое содержание документа – заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.
Резолюция	Основное содержание поручения, автор, дата резолюции и исполнитель.
Срок исполнения	При регистрации отправляемого документа – дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Отметка о направлении документа в дело	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и фамилия ответственного исполнителя.

Каждый документ, попадающий в систему электронного документооборота, проходит обязательную процедуру регистрации. При этом заполняется электронная карточка документа, т.е. вводятся значения его атрибутов.

Атрибут документа - описательная или служебная информация о документе, представляющая собой текстовое значение ограниченной длины. К атрибутам, в частности, относятся название документа, его автор, дата создания, перечень ключевых слов, тема, аннотация, и т.п. Различаются системные и пользовательские атрибуты, определяемые потребностями организации.

Системные атрибуты заполняются автоматически, к ним относятся такие как дата и время создания, автор. Остальные атрибуты заполняются вручную пользователем, создающим документ. Организация может создать свои наборы пользовательских атрибутов и определить, какие из них требуют обязательного заполнения. К числу обязательных атрибутов документа относятся системные характеристики, такие как права доступа, стратегия архивирования, и т.п.

Контроль исполнения.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;
обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания, и доведение до руководства этих сведений в удобном, формализованном виде;
выработка предложений по оптимизации и ускорению документопотоков.

Все документы, поступающие на исполнение, делятся на контролируемые и неконтролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:

документы государственного значения;
распорядительные документы, поступающие из вышестоящих инстанций;
приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

постановка документов на контроль;
проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения ведется на нескольких уровнях:

формализованный контроль своевременного исполнения;
контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста обеспечивают сотрудники структурных подразделений, ответственные за ДОУ. Контроль по существу содержания входит в должностные обязанности руководителей подразделений.

Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена резолюция руководства. Резолюция – это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

указание руководства, что делать (некоторая команда);
исполнитель (подразделение и ФИО конкретного исполнителя);
сроки исполнения;
подпись руководителя;
дата проставления резолюции.

В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как отдельный документ – поручение.

Для большинства управленческих документов устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившая, или вышестоящее руководство.

Рассмотренные документы направляются через службу ДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю – начальнику структурного подразделения, который при получении документа может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную для исполнителя рангом ниже.

В процессе контроля исполнения документа возникает специальный документ – контрольная карточка, состоящая из трех разделов, в каждый из которых заносятся свои реквизиты:

в первый раздел заносят основные реквизиты регистрационной карточки (регистрационный номер и индекс документа, дата поступления или создания);
во второй раздел заносят реквизиты резолюции;
в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.

На основе параметров контрольных карточек впоследствии осуществляется поиск документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в контрольную карточку или в журнал регистрации, документ отправляется по адресу на исполнение, а контрольная карточка вводится в справочную картотеку. Справочная картотека состоит из 2 разделов – для неисполненных и для исполненных документов.

В первом разделе контрольные карточки сортируются по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. Карточки раскладываются в 35 ячеек в следующем порядке:

1-31 ячейка – КК согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;

32 ячейка – КК документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце;

33 ячейка – КК документов, неисполненных в срок;

34 ячейка – КК документов, срок исполнения которых не был определен;

35 ячейка – КК документов, срок исполнения которых перенесен.

По мере исполнения документов КК перемещаются во второй раздел справочной картотеки, где они систематизируются по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел.

Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается посылкой напоминаний исполнителям и проставлением соответствующих отметок в КК.

В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление соответствующей отметки в КК. Снять документ с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов периодически анализируются. Так, первого числа каждого месяца выпускается сводка о результатах исполнения документов. Основные параметры контроля исполнения:

общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
причины задержек исполнения документов.

Характерные причины неисполнения документов в срок:

слишком высокая степень централизации полномочий;
перегрузка исполнителей;
недисциплинированность сотрудников;
недостаточные сроки для качественного исполнения;
недостаток технических средств.

В системах управления электронным документооборотом под контролем исполнения понимается выполнение следующих функций:

Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).
Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.
Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.
Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.
Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.
История выполнения заданий.
Контроль качества исполнения означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

Формирование дел

Организация хранения документов во многом определяет оперативность и качество принимаемых решений. Организация хранения документов включает несколько этапов:

1 этап – формирование дел, в которых в течение года хранятся исполненные документы;

2 этап – дела передаются в ведомственный архив (архив организации);

3 этап – часть документов передается в гос. архив.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел – это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирования дел предшествует операция составления номенклатуры дел.

Любая система хранения документов должна опираться на научно обоснованные методы классификации документов. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел закрепляет классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, служит основным учетным документом. Номенклатура дел – это ориентировочный список дел, названия которых затем переносят на обложку Дела и оно становится его заголовком. В результате этого документы по мере их исполнения будут попадать только в те Дела, которые были предусмотрены номенклатурой.

В течение года возможно появление документов, которые не были предусмотрены номенклатурой. В этом случае заводится новое Дело, о чем делается отметка в номенклатуре. Также возможна ситуация, когда не появилось ни одного документа для заведения Дела с предусмотренным в номенклатуре заголовком. В этом случае в номенклатуре делается отметка «Дело не заведено».

Составление номенклатуры дел является сложной и многоступенчатой задачей.

1 этап – изучение документов организации, как внутренних, так и поступивших.

2 этап – составление заголовков дел на основе группирования имеющихся документов. Основные требования к составлению заголовка – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. К числу основных признаков выделения дел относят следующие: вид документа, тип вопроса, географический признак, корреспондент, автор и др. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название (вид) документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка);
автор документа (название организации, структурного подразделения);
корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
краткое содержание документов дела и т.д.

Например, «Протоколы собраний акционеров предприятия» или «Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета».

Каждому кроме заголовка присваивается индекс, который служит кодом дела и имеет сложную структуру. В него входят два кода – код вида или структурного подразделения и порядковый номер дела внутри структурного подразделения. Дело может состоять из нескольких томов, т.к. одно дело составляет не более 250 страниц.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитывается структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году.

3 этап – составление сводной номенклатуры дел организации (предприятия) на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Сформированная подобным образом сводная номенклатура дел организации служит основой для построения иерархической информационно-поисковой системы, являющейся частью системы электронного документооборота.
Сдача в архив

После хранения документов в делах в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка дел по срокам их хранения:

кратковременного хранения;
долговременного хранения;
постоянного хранения.

Документы кратковременного хранения уничтожаются с составлением соответствующих актов.

Отобранные дела долговременного и постоянного хранения подвергаются проверке по содержанию и сортировке документов по хронологии. После этого составляется Внутренняя опись дела. Далее страницы дела нумеруются и скрепляются. Затем дела по типу документов, содержащихся в них, группируются на 3 класса:

Дела с документами от вышестоящих организаций;
Дела с документами по личному составу;
Дела с документами организации.

Далее составляется Опись дел за год и осуществляется сдача дел в архив по описи. При этом на хранение сдаются не только дела с документами, но и регистрационные карточки для поиска документов в архиве предприятия.

На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление описи дел, направляемых в Государственный архив и сдача их вместе с регистрационными карточками документов.