Документационное обеспечение управления
|
Скачать 2.25 Mb.
|
ЛЕКЦИЯ 4.ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТЖизненный цикл документа. Любая ИС создается с целью поддержки какого-либо бизнес-процесса. Если же говорить о системах управления, то непременным условием ее существования будет являться наличие управляемого объекта. Каждый управляемый объект обладает жизненным циклом, на протяжении которого ему требуется управление. Ранее говорилось о том, что основополагающим объектом исследований и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Но при описании жизненного цикла документопотока возникает ряд трудностей, кроме того, документопоток состоит из документов, поэтому рассмотрим жизненный цикл документа. С одной стороны, жизненный цикл документа состоит из двух стадий – стадии разработки документа и стадии опубликованного документа. С другой стороны, жизненный цикл документа предполагает совершение над ним определенного набора действий, характерных для любых типов документа:
Понятие жизненного цикла документа особенно важно при проектировании систем электронного документооборота, поскольку от того, на какой стадии находится документ, зависят права пользователей на доступ к нему. В том случае, если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия. Классификация документов по типам носителей Итак, документ является базовой единицей информации в теории управления документами. Для любого вида документа характерно наличие понятия жизненного цикла, но конкретное содержание этапов жизненного цикла может различаться в зависимости от типа носителя информации. Системы управления документооборотом должны уметь работать со всеми типами документов, но важно понимать, что основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Можно выделить три главных типа носителей информации. Электронный документ - документ, хранимый в виде файла на магнитных или оптических носителях. Бумажный документ - документ на бумажных носителях, представляющий собой набор листов, заполненных текстово- графической информацией с одной или двух сторон. Микрографический документ – документ, представляющий собой набор микроформ на различных фотоматериалах. Разновидностями микрографических документов являются микрофильмы и микрофиши. Микрофильм обычно содержит много кадров, расположенных друг за другом на одной фотопленке. Микрофиша содержит меньшее количество кадров, расположенных на одной фотопластинке (слайде) в несколько рядов. Аудио-документ Видео-документ  Рисунок 1. Типы носителей информации и их взаимодействие. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами:
Бумажный документ ↔ электронный документ Для получения образа бумажного документа используется специальное оборудование - сканеры, а сам процесс обработки называется сканированием. В зависимости от объема потока бумажных документов используются сканеры различной производительности - от 40 до 150 листов в минуту. При наличии документов, напечатанных на двух сторонах листа, используются двухсторонние сканеры. Результатом сканирования является уже электронный документ - файл в стандартном формате; при этом одному исходному документу соответствует один файл, который может содержать образы многих страниц. Часто этап сканирования является и последним, т.е. дальнейшая работа производится с образами документов без их преобразования в текстовый вид. Для преобразования образов документов в текстовый вид используются программные средства оптического распознавания символов. Исходный документ может содержать печатные тексты на русском и иностранных языках, таблицы, формы на бланках и изображения. Выходной документ может содержать только текст оригинала или, кроме того, сохранять форматирование оригинала и включать имеющиеся в оригинале изображения. Работа с бумажными документами в электронной форме (работа с образами)Для работы с образами бумажных документов используются стандартные программные средства, во многом сходные с популярными пакетами типа Мicrosoft Word. Эти программные средства позволяют:
Такие возможности работы с образами документов позволяют в большинстве случаев обойтись без перевода образов документов в текстовый вид. Бумажный документ ↔ микрографический документ Технология микрофотокопирования представляет собой совокупность процессов изготовления микроформ на различных фотоматериалах. Она позволяет получать фотографическим способом уменьшенные в десятки и сотни раз копии с рукописей, чертежей, печатных текстов и т. д. Создание микрофильмов позволяет получить доступ к редким источникам работать с ними за пределами библиотеки или музея без нанесения им вреда. Данная технология получила широкое распространение в последней четверти XX века для компактного хранения дублей библиотечных и архивных фондов и эффективного доступа к ним. В течение нескольких десятков лет практически во всех крупных библиотеках и архивах создана инфраструктура, на основе которой реализуется технология создания микрофильмов и микрофиш - организационные подразделения (фотолаборатории, центры микрофильмирования); фонды хранения; залы, оснащенные специальным оборудованием для просмотра и т.п. Основным недостатком технологии микрофильмирования является необходимость использования для просмотра микрофильмов специального оборудования. |
Похожие:
 |
Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное обеспечение управления» Ростов-на-Дону Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия |
|
Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение... Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение... |
 |
Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по... Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль... |
|
Т. В. Михайлова Документационное обеспечение управления Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
|
Рабочая программа дисциплины документационное обеспечение управления Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования |
|
Методические указания для студентов по дисциплине документационное обеспечение управления Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
|
Материалы контрольного среза знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
|
Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с |
|
Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с |
|
Методические указания по выполнению курсовой работы по мдк 01. 01.... Она выполняется студентами во 2 семестре 1 курса и сдаётся в срок, установленный графиком учебного процесса |
|
Конспект учебного занятия по дисциплине «Документационное обеспечение управления» Образовательная – закрепление знаний и умений по теме; развивающая развитие умений применять знания на практике |
|
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение... Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (орд) |
|
«Английский язык» Учебное пособие предназначено для студентов 3 курса дневного отделения специальности 032002 Документационное обеспечение управления... |
|
Методические указания и контрольные задания для студентов заочной... Краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Нытвенский промышленно-экономический... |
|
Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... «Право и организация социального обеспечения» для выполнения домашней контрольной работы в межсессионный период и самостоятельной... |
|
Рабочая программа преддипломной практики Гпоу спо ярославского торгово-экономического колледжа в соответствии с фгос по специальности спо 46. 02. 01 Документационное обеспечение... |