Документационное обеспечение управления

Скачать 2.25 Mb.

Название	Документационное обеспечение управления
страница	3/30
Тип	Руководство

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Руководство

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

ЛЕКЦИЯ 2.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ.

Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

По масштабам движения документов можно выделить следующие типы документооборота: документооборот конкретного гражданина, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, холдинга, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия рассматривают в качестве объекта управления только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот организации можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

3. Движение документов внутри организации.

4. Исполнение документов.

5. Обработка исполненных и отправляемых документов.

1 этап – экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна и четко регламентируется ГСДОУ. Поступающая корреспонденция обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и т.д.). Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому лицу. Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. Экспедиционная обработка документов заключается в следующих действиях:

проверка правильности доставки корреспонденции;
проверка целостности упаковки;
вскрытие упаковки;
проверка правильности и целостности вложения;
регистрация документов.

2 этап – предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

Основное назначение данного этапа – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного справочного аппарата. Благодаря этому этапу можно значительно сократить сроки и количество инстанций прохождения документов. На этом этапе происходит распределение документов на потоки – для обязательного рассмотрения руководителями организации, а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям. Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
перечня должностных лиц и их обязанностей;
технологические графические схемы последовательности обработки и распределения различных поступающих документов.

Поступивший документ оценивается по следующим критериям:

важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (общественное положение лица – автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества);
срочность исполнения документа;
вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др.).

В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами государственной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению или отправителю.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка исполнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

При рассмотрении документов руководитель не должен задерживать у себя документы, он также не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Служба ДОУ должна быть осведомлена о том, кому документ передан для исполнения и какое решение принято и зафиксировано в резолюции. Это необходимо сделать для последующего информирования заинтересованных организаций о ходе исполнения документов.

3 этап – движение документов внутри организации.

Практически во всех организациях документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей, реже – через службу ДОУ (канцелярию) или самими сотрудниками. Обязательным должно быть информирование службы ДОУ о местонахождении документа. В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки – через должностное лицо, ответственное за ДОУ.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Осуществляются эти этапы сотрудниками, готовящими документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность оформления. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

4 этап – исполнение документов.

При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников.

Исполнитель получает документы в день регистрации в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей.

Исполнитель знакомится с документами, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщает их службе ДОУ. Затем сотрудник готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. После согласования проект документа передается на утверждение. Подписанный документ передается на регистрацию и отправку.

5 этап – обработка исполненных и отправляемых документов.

Этот этап также предпочтительнее централизовать в службе ДОУ организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы. Количество экземпляров должно соответствовать списку рассылки плюс один экземпляр для подшивки в дело, соответствующее номенклатуре дел организации. При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю. Срок исполнения при этом продлевается до устранения недостатков. Обработка исполненных и отправляемых документов включает в себя следующие действия:

сортировка документов;
упаковка;
оформление почтового отправления;
сдача в отделение связи.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 30

Похожие:

	Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное обеспечение управления» Ростов-на-Дону Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия		Программа государственного экзамена по специальности 032001 "Документоведение... Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 "Документоведение...
	Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по... Основная образовательная программа, реализуемая фгбоу во «вгу» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль...		Т. В. Михайлова Документационное обеспечение управления Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Рабочая программа дисциплины документационное обеспечение управления Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования		Методические указания для студентов по дисциплине документационное обеспечение управления Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Материалы контрольного среза знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать		Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с
	Делопроизводство Т. В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) М.: Зао "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. 320с		Методические указания по выполнению курсовой работы по мдк 01. 01.... Она выполняется студентами во 2 семестре 1 курса и сдаётся в срок, установленный графиком учебного процесса
	Конспект учебного занятия по дисциплине «Документационное обеспечение управления» Образовательная – закрепление знаний и умений по теме; развивающая развитие умений применять знания на практике		Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение... Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (орд)
	«Английский язык» Учебное пособие предназначено для студентов 3 курса дневного отделения специальности 032002 Документационное обеспечение управления...		Методические указания и контрольные задания для студентов заочной... Краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Нытвенский промышленно-экономический...
	Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой... «Право и организация социального обеспечения» для выполнения домашней контрольной работы в межсессионный период и самостоятельной...		Рабочая программа преддипломной практики Гпоу спо ярославского торгово-экономического колледжа в соответствии с фгос по специальности спо 46. 02. 01 Документационное обеспечение...

Руководство, инструкция по применению