Автоматизированные рабочие места
Широкое использование персональных компьютеров (ПК) влечет необходимость создания автоматизированных рабочих мест - комплекса методических, языковых, технических и программных средств, обеспечивающего на основе применения новейших компьютерных и информационных технологий эффективную работу пользователя в некоторой предметной области, в том числе, процесс принятия и делегирования технических и управленческих решений на всех уровнях управленческой деятельности.
Применение ПК на рабочем месте не исключает, однако, личных контактов участников экономической деятельности, что обусловлено рядом психологических, этических и других причин. Не заменяя работника, АРМ призвано исполнять в основном функции высокопроизводительного «интеллектуального» ассистента, персонально поддерживая управление. Кроме того, АРМ должно обеспечивать получение пользователем рутинной информации.
Таким образом, стратегический курс на деловые АРМ предоставляет пользователю, не имеющему специальной программистской подготовки, возможности современной информатики и вычислительной техники, освобождая его от услуг посредника - профессионального программиста.
Концептуальную основу АРМ составляют идеи интегрированного «интеллектуального» пользовательского интерфейса с манипулированием данными и свободным доступом всех участников управленческого процесса к развитым обслуживающим подсистемам. При этом каждый пользователь должен иметь возможность работы в привычных ему терминах, оперируя понятиями и правилами, составляющими суть его профессии.
Структурная схема АРМ содержит пять технологических подсистем обеспечения и представлена на рис. 1.1.2. Информационным фундаментом указанных подсистем являются базы данных и знаний. Технологическая основа поддерживается следующим набором средств:
• деловым пакетом оперативной деятельности, в составе которого находятся различные средства поддержки - «электронная» почта, «электронный» секретарь, «электронная» записная книжка и др.;
• средствами поиска и анализа информации, включающими различные информационно-справочные системы, аналитические картотеки, средства электронной графики;
• средствами моделирования управленческих и экономических процессов, включающими экономико-математические модели, «электронные» таблицы, модели принятия решений; экспертными системами (ЭС), поддерживаемыми базами знаний; средствами решения расчетно-логических задач; средствами обработки формализованной и текстовой информации.
Рис. 1.1.2. Технологические системы обеспечения АРМ
АРМ, в отличие от ПК, является универсальной системой, архитектура которой может быть изменена с учетом функциональных, физических и эргономических (расположение и состав технических средств, удобство пользования) потребностей конкретного пользователя (персональное АРМ) или группы пользователей (групповое АРМ).
Существуют, однако, единые подходы к формированию технической, организационной и методологической базы компьютеризации управления. Первичная ее локализация достигается в пределах персонального или группового АРМ, а в последующем - при объединении АРМ средствами коммуникаций - создаются АРМ отдела, АРМ учреждения и формируется коллективная технология. Такая организационная структура обеспечивает эволюционную гибкость всей управленческой системы с одновременным повышением ответственности достаточно автономных первичных звеньев низших уровней управления - персональных АРМ - за нахождение верного глобального управленческого решения. Таким образом, можно выделить три класса типовых АРМ:
• АРМ руководителя;
• АРМ специалиста;
• АРМ технического и вспомогательного персонала.
В зависимости от принадлежности АРМ к одному из этих классов варьируются технический состав, стандартные и прикладные программные средства АРМ. В каждом классе решается определенный тип функциональных задач:
• административно-организационные задачи – характеризуются большим количеством интуитивных волевых решений на различных уровнях управления (например, контроль исполнения, проведение совещаний, координация работы подчиненных, анализ текущей и планирование дальнейшей деятельности);
• профессионально-творческая деятельность - связана с разработкой документации и принятием управленческих решений, с анализом информации и исследованием проблем на моделях;
• техническая (рутинная) работа - характеризуется высокой степенью регламентации процедур и значительным временем их исполнения (например, - получение, хранение, передача и печать документов, контроль за их движением, ведение делопроизводства).
1.2. Основы применения табличных процессоров для решения управленческих задач
Основные понятия
Электронная таблица (ЭТ) - это компьютерный эквивалент обычной двумерной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, числа, даты, формулы. ЭТ служит для хранения и обработки больших массивов информации. Для управления электронными таблицами разработаны специальные пакеты программ - табличные процессоры (ТП).
С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить различного вида диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Главным достоинством электронных таблиц является возможность массового пересчета всех данных.
Табличный процессор размещает каждую ЭТ в самостоятельных окнах. Окно таблицы, которое в данный момент открыто (видно на экране) называется листом книги.
Каждый файл в Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из нескольких листов (до 16).
Типы данных, хранящихся в ЭТ
В каждую ячейку можно ввести следующие типы данных:
1) Текст - любая последовательность символов. Используется для заголовков таблиц и комментариев (например, «Ведомость зарплаты»).
2) Числа - числовые константы
3) Формулы - выражения, состоящие из числовых величин и арифметических операций. В формулу могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции и другие формулы. В Excel формула должна обязательно начинаться со знака = (равно). В формулах используются буквы только латинского регистра.
4) Функции - это заранее запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся вычисления.
Excel позволяет использовать более 150 различных функций. Они разделены на категории: математические, статистические, финансовые, логические и др.
5) Даты, которые по выбору пользователя могут быть представлены в различных форматах.
Режимы работы электронной таблицы
Электронные таблицы могут работать в двух режимах: показ вычислений и показ формул. Обычный режим работы - показ вычислений: сразу после ввода формулы в ячейке появится результат. Если же необходимо видеть все формулы, содержащиеся в таблице (для контроля вычислений или для распечатки), следует выполнить команды Сервис - Параметры - Формулы. Для возвращения в режим вычислений повторите те же команды, только флажок Формулы следует снять.
Копирование формул
Электронные таблицы используются для хранения и обработки больших объемов информации. При этом, как правило, целые блоки данных должны обрабатываться по одним и тем же формулам. Чтобы избавить пользователя от необходимости многократного ввода одних и тех же формул, в ЭТ имеется специальный режим копирования.
Рассмотрим его суть на примере ведомости начисления зарплаты работникам некоторой фирмы. В таблице должны храниться фамилии и инициалы работника, его оклад, величина начисленного налога и зарплата. Занесем эти данные в табл.1.2.1 и рассмотрим ее в режиме показа формул.
Сначала заполним содержимое столбцов А, В и С. Теперь нужно ввести формулы для вычисления налога. Налог берется в размере 13% от оклада. Вводим в ячейку D3 формулу расчета налога для работника Анохина А.А. Поскольку его оклад хранится в ячейке СЗ, формула имеет вид =0,13*СЗ. Далее вводим в ячейку D4 формулу расчета налога для Баранова Б.Б. Его оклад хранится в ячейке С4, получаем формулу =0,13*С4. Аналогичным образом в ячейку D5 введем формулу =0,13*С5. Совершенно очевидно, что формулы в столбце D будут отличаться лишь адресом ячейки столбца С.
Таблица 1.2.1
|
А
|
В
|
С
|
D
|
Е
|
1
|
ВЕДОМОСТЬ ЗАРПЛАТЫ
|
2
|
№ п/п
|
Фамилия И.О.
|
Оклад (руб)
|
Налог (руб)
|
Зарплата (руб)
|
3
|
1
|
Анохин А.А
|
7 500
|
=0,13*СЗ
|
=C3-D3
|
4
|
2
|
Баранов Б.Б.
|
10 000
|
=0,13*С4
|
=C4-D4
|
5
|
3
|
Володин В.В.
|
5 000
|
=0,13*С5
|
=C5-D5
|
6
|
4
|
Григорьев Г.Г.
|
6 800
|
=0,13*С6
|
=C6-D6
|
7
|
5
|
Дмитриев Д.Д.
|
9 000
|
=0,13*С7
|
=C7-D7
|
8
|
6
|
Емелин Е.Е.
|
8 200
|
=0,13*С8
|
=C8-D8
|
9
|
7
|
Михайлов М.М.
|
4 900
|
=0,13*С9
|
=C9-D9
|
10
|
8
|
Павлов П.П.
|
6 100
|
=0,13*С10
|
=C10-D10
|
11
|
9
|
Петров П.П.
|
3 700
|
=0,13*С11
|
=C11-D11
|
12
|
10
|
Сидоров С.С
|
7 850
|
=0,13*С12
|
=C12-D12
|
Чтобы избежать многократного ввода одной и той же формулы, следует использовать режим копирования:
ввести формулу в ячейку D3 (если после ввода ячейка D3 стала неактивной, вновь активизировать ее);
поставить указатель мыши в правый нижний угол активной ячейки D3 (он должен принять вид тонкого крестика);
нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перемещать указатель мыши вниз по столбцу D на нужное число строк.
После того, как перемещение указателя мыши закончилось, и левая клавиша мыши отпущена, в ячейки столбца D будет скопирована заданная формула с необходимым изменением номера строки.
Аналогичным образом вводится формула в столбец Е для начисления зарплаты работникам фирмы. Очевидно, что зарплата определяется при вычитании из оклада начисленного налога. Поэтому последовательность действий следующая.
ввести в ЕЗ формулу =C3-D3;
скопировать формулу в ячейки Е4:Е12 аналогично вышеописанному.
В режиме вычислений таблица примет вид табл. 1.2.2.
Таблица 1.2.2
|
А
|
В
|
С
|
D
|
Е
|
1
|
ВЕДОМОСТЬ ЗАРПЛАТЫ
|
2
|
№ п/п
|
Фамилия И.О.
|
Оклад (руб)
|
Налог (руб)
|
Зарплата (руб)
|
3
|
1
|
Анохин А.А
|
7 500
|
975
|
6 525
|
4
|
2
|
Баранов Б.Б.
|
10 000
|
1300
|
8 700
|
5
|
3
|
Володин В.В.
|
5 000
|
650
|
4 350
|
6
|
4
|
Григорьев Г.Г.
|
6 800
|
884
|
5 916
|
7
|
5
|
Дмитриев Д.Д.
|
9 000
|
1 170
|
7 830
|
8
|
6
|
Емелин Е.Е.
|
8 200
|
1066
|
7 134
|
9
|
7
|
Михайлов М.М.
|
4 900
|
637
|
4 263
|
10
|
8
|
Павлов П.П.
|
6 100
|
793
|
5 307
|
11
|
9
|
Петров П.П.
|
3 700
|
481
|
3 219
|
12
|
10
|
Сидоров С.С.
|
7 850
|
1 020,5
|
6829,5
|
Итак, при копировании формулы внутри одного столбца автоматически изменяются номера строк. Если же осуществить копирование, перемещаясь по строке, автоматически будут изменяться имена столбцов.
Рассмотрим следующий пример. В 2005 году в банк положена сумма 10000 руб., сроком на 5 лет. Каждый год эта сумма увеличивается на 10%.
Необходимо рассчитать, какая сумма будет на счете через 5 лет.
Сведем вычисления в табл. 1.2.3.
Таблица 1.2.3
|
А
|
В
|
С
|
D
|
Е
|
F
|
1
|
Вычисление суммы вклада
|
2
|
Год начисления
|
3
|
2005
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
4
|
10 000
|
=А4+А4*0,1
|
=В4+В4*0,1
|
=С4+С4*0,1
|
=D4+D4*0,l
|
=Е4+Е4*0,1
|
В ячейку А4 поместим начальное значение вклада в 2005 г. - 10000 рублей. Чтобы вычислить сумму, начисленную в 2006 году, нужно к исходной сумме 10000 рублей добавить 10% этой суммы, т.е. 10000+10000*0,1=11000. Для вычисления этой суммы введем в ячейку В4 формулу =А4+А4*0,1. Для вычисления суммы начислений в 2007 году нужно аналогичные операции произвести с суммой предыдущего года: 11000+11000*0,1=12100. Следовательно, в ячейке С4 должна быть формула =В4+В4*0,1. Очевидно, что эту формулу можно получить при копировании формулы из ячейки В4. Поэтому копируем формулу из ячейки В4 в ячейки C4:F4. Как видно из табл. 1.2.3, при переходе от одного столбца к другому происходит изменение адресов столбцов в формулах.
Результат вычислений для табл. 1.2.3 показан в табл. 1.2.4.
Таблица 1.2.4
|
А
|
В
|
С
|
D
|
Е
|
F
|
1
|
Вычисление суммы вклада
|
2
|
Год начисления
|
3
|
2005
|
2006
|
2007
|
2008
|
2009
|
2010
|
4
|
10 000
|
11 000
|
12 100
|
13 310
|
14 641
|
16 105,1
|
|
