Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция секретаря-референта


НазваниеДолжностная инструкция секретаря-референта
ТипИнструкция
rykovodstvo.ru > Руководство ремонт > Инструкция
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА


  1. Общие положения


1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;

должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;

- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;

- вести прием посетителей;

- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;

- владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта



К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:

- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;

- координация работы офиса;

- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;

- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;

- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.

- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

  1. Основные обязанности секретаря-референта


К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.

    1. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.

3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.

3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.

3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

  1. Дополнительные обязанности секретаря-референта



Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:

4.1 в сфере работы с персоналом:

1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.

  1. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.

3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.

4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.

5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.

6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.

7. Оформление листков временной нетрудоспособности.

8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.

10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.

11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.
4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.


  1. Права секретаря-референта


Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

  1. Ответственность секретаря-референта


Секретарь-референт несет ответственность за

    1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен
«___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________

подпись расшифровка подписи

Похожие:

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция пресс-секретаря администрации мо «Момский...
Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственности пресс-секретаря

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция секретаря должностная инструкция общие положения...
Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального дирек­тора

Должностная инструкция секретаря-референта iconОтчет по практике 32
Отдел атб (АвиационоТехническая База) зао «Авиакомпания «Континентальные авиалинии»» в качестве секретаря референта

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция ведущего документоведа отдела ученого секретаря
Должность ведущего документоведа отдела ученого секретаря относится к категории учебно-вспомогательного персонала(увл)

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция ведущего инженера отдела ученого секретаря
Должность ведущего инженера отдела ученого секретаря относится к категории учебно-вспомогательного персонала(увл)

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция секретаря руководителя Администрации муниципального...
Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального...

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция
Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора школы

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция секретаря-стенографистки
На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований...

Должностная инструкция секретаря-референта iconДисциплины, изучаемые на программе профессиональной переподготовки
Доу: положение о службе доу, должностная инструкция секретаря, инструкция по делопроизводству организации

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция секретаря делопроизводителя
Гпд и т д Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора Школы, изданного с соблюдением...

Должностная инструкция секретаря-референта iconМинистерство образования и науки Республики Северная Осетия – Алания...
Должностная инструкция секретаря учебной части государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения

Должностная инструкция секретаря-референта iconМесто секретаря в структуре управления
Должность секретаря руководителя требует высшего профессионального образования, а должность секретаря-машинистки – «начального профессионального...

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция ведущего специалиста ответственного секретаря...
Первый заместитель Главы Томского района начальник Управления по социально экономическому развитию села

Должностная инструкция секретаря-референта iconЗаконы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность
Настоящая должностная инструкция разработана на основании квалификационной характеристики секретаря учебной части образовательного...

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция ответственного секретаря приемной комиссии шифр
Работу приемной комиссии бти алтгту и делопроизводство организует ответственный секретарь, который назначается ректором вуза из числа...

Должностная инструкция секретаря-референта iconДолжностная инструкция учителя, учитывающие требования профессионального...
Гпд, библиотекаря, старшего вожатого, лаборанта, секретаря учебной части. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск