Должностная инструкция секретаря должностная инструкция общие положения секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором. 2

Скачать 55.88 Kb.

Название	Должностная инструкция секретаря должностная инструкция общие положения секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором. 2
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство ремонт > Инструкция

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «БИС» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АООТ «БИС»

Ю.Н. Терехов

09.11.04. № 7

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором.

1.2. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом акционерного общества;

Положением о функциональных службах акционерного общества; приказами (указаниями) руководства акционерного общества; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

Настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря назначаются лица со специальным профессиональным образованием и стажем работы по специальности не менее 1 года.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

организации работы с документами, составления документации;

применения организационной техники;

перевода служебной документации на английский язык;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты,
2. ФУНКЦИИ

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание документами акционерного общества.

2.2. Документирование деятельности руководства акционерного общества.

2.3. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.4. Выполнение машинописных, множительных работ.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.

2.6. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.7. Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку документов управления акционерного общества;

оформлять приказы генерального директора;
составлять и оформлять акты и справки;
составлять и оформлять письма и факсы;
оформлять контракты, договоры, должностные инструкции.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию входящих и исходящих документов. Доведение их до непосредственных исполнителей.

3.3. Контролировать исполнение отдельных указаний.

3.4. Обрабатывать и хранить документацию. Проводить классификацию документов, составлять номенклатуру дел.

3.5. Обеспечивать информационно-справочное обслуживание.

3.6. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности акционерного общества:

оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже.

3.8. Осуществлять организацию и подготовку совещаний, переговоров, приемов. Вести регистрацию участников мероприятия, записи и протоколы с последующим представлением их генеральному директору.

3.9. Осуществлять оперативную связь с партнерами, клиентами и сторонними организациями (коммерческими и государственными) и отдельными физическими лицами по вопросам текущей деятельности акционерного общества в соответствии с поручениями генерального директора.

3.10. Вести прием посетителей.

3.11. Оформлять документы на компьютере.

3.12. Выполнять копировально-множительные работы.

3.13. Выполнять техническую работу, используя современные средства организационной техники.

3.14. Обеспечивать и поддерживать чистоту и порядок в приемной и кабинете генерального директора.

3.15. Следить за наличием необходимых канцелярских товаров для приемной и генерального директора, продуктов питания и напитков на представительские нужды. Своевременно предоставлять список необходимого начальнику административно-хозяйственного отдела.

3.16. Подавать чай, кофе или напитки генеральному директору и отдельным посетителям в соответствии с распоряжением генерального директора.

3.17. Проводить подготовительную работу по организации командировок:

составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов;

бронирование проездных билетов и мест в гостинице;

оформление выездных документов (виз) и командировочных удостоверений;

согласование даты, сроков, программы пребывания с принимающей стороной.

3.18. Выполнять отдельные поручения генерального директора, связанные с деятельностью акционерного общества.

3.19. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. По указанию генерального директора направлять документы на исполнение специалистам.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных правил.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства:

создания условий для выполнения служебных обязанностей в соответствии с нормами охраны труда;

обеспечения личной безопасности;

обеспечения сохранности документов;

соблюдения трудовых прав в соответствии с КЗОТ РФ.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность за:

5.1. Качественное выполнение своих функциональных обязанностей.

5.2. Сохранность документации акционерного общества.

5.3. Соблюдение коммерческой тайны.

5.4. Соблюдение этических норм поведения в коллективе и на рабочем месте.

Зам. генерального директора

подпись М.Л. Красный

Юрисконсульт

подпись И.Д. Ираклиев

Похожие:

	Должностная инструкция медицинской сестры стоматологического отделения общая часть Медицинская сестра стоматологического отделения относится к категории специалистов лечебного отдела, принимается и увольняется генеральным...		Должностная инструкция пресс-секретаря администрации мо «Момский... Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственности пресс-секретаря
	Должностная инструкция главного инженера ...		Должностная инструкция секретаря руководителя Администрации муниципального... Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального...
	Должностная инструкция Главного инженера проекта Общие положения ...		Должностная инструкция для завхоза (кладовщика) Общие положения Завхоз относится к категории руководителей, принимается на должность и увольняется приказом руководителя доу
	Должностная инструкция Инструктор по спортивно-оздоровительной гимнастике относится к категории специалистов		Должностная инструкция Инженер по инвентаризации строений и сооружений относится к категории специалистов
	Должностная инструкция ведущего документоведа отдела ученого секретаря Должность ведущего документоведа отдела ученого секретаря относится к категории учебно-вспомогательного персонала(увл)		Должностная инструкция ведущего инженера отдела ученого секретаря Должность ведущего инженера отдела ученого секретаря относится к категории учебно-вспомогательного персонала(увл)
	Должностная инструкция риэлтера Риэлтер относится к категории специалистов и является специалистом по риэлтерской деятельности		С. Б. Мамедова Должностная инструкция заведующего производством ...
	Должностная инструкция Контрольный мастер назначается и освобождается от должности генеральным директором ОАО “Закат”		Должностная инструкция уборщика производственных помещений Общие положения Уборщик производственных помещений относится к категории рабочих
	Должностная инструкция медицинской сестры по массажу Общие положения Медицинская сестра по массажу относится к категории среднего медицинского персонала, принимается на должность и увольняется приказом...		Должностная инструкция Администратор сетей (системный администратор) относится к категории специалистов

Руководство, инструкция по применению