1805
|
Отчеты по практике
|
Производственная практика в качестве секретаря
|
Отчет по практике
|
|
32
|
2008
|
|
800
|
Координаты: электронная почта acher@wiseowl.ru, ancher77@mail.ru
Icq 170552870, телефон 89168119086. www.wiseowl.ru
Содержание
3.Цели и задачи производственной практики 2
4. Результаты производственной практики 2
Список литературы 18
1. Период прохождения практики
Практика проводилась c по 2008гг.
2. Место прохождения практики
Отдел АТБ (АвиационоТехническая База) ЗАО «Авиакомпания «Континентальные авиалинии»» в качестве секретаря референта.
3.Цели и задачи производственной практики
Цель производственной практики - Рассмотреть особенности документообработки в отделе АТБ (Авиационо Техническая База) ЗАО «Авиакомпания «Контенинтальные авиалинии»».
Задачи производственной практики:
1. Раскрыть основные сведения о предприятии.
2. Изучить особенности организации документооборота.
3. Описать порядок работы с входящими документами на предприятии.
4. Изучить порядок работы с исходящими документами.
5. Раскрыть особенности регистрации документов.
6. Описать подготовку документов к передаче в архив.
4. Результаты производственной практики
4.1 Основные сведения о предприятии
Специфика службы:
Специфика службы АТБ заключается в подготовке воздушных судов (самолетов) к вылету в рейс, а также по прилету их обслуживание и устранение замечаний, если таковые имеются. Выполняются регламентные работы на ВС оперативным участком, состоящим из технического персонала (авиатехники и инженера). ВС должны быть обслужены, исправны и готовы к вылету в любое время, даже если они на сегодняшний день не запланированы в рейс.
В авиакомпании 5 самолетов (3- ТУ-154, 2- ЯК-42) все самолеты взяты в аренду, т.е. в лизинг. Выполняются рейсы не только по России, но и в Европу (рейсы заказные).
Служба АТБ: технический директор, главный инженер, заместитель главного инженера по АиРЭО, начальник производства, заместитель начальника производства по планированию, начальник ТКБ, начальник ОТК, начальник участка ОТО, начальник ПДО, начальник ОМТС, начальник УБО. Под каждым указанным руководителей имеются подчиненный состав сотрудников. Общая численность штата 80 человек.
4.2 Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.1
………
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело2.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ3 установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами4 5.
Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот Компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту.
В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие);
внутренние.
……..
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в АТБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название ЗАО, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.
Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.6
……..
Право издания приказов (распоряжений) принадлежит Генеральному директору компании, а в его отсутствии – первому заместителю генерального директора.
Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению Генерального директора.
За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель структурного подразделения, готовящий проект.
Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения как правило не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование структурного подразделения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.
…….
Организационные документы
Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции АТБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся положения о ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии", структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников ЗАО.
Положение – нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии" и его подразделений.
Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность, организацию работы ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии" его подразделений.
Положение о структурных подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается Генеральным директором ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии".
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения сотрудниками ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии".
В инструкции излагается порядок осуществления какой–либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании Авиакомпании указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание Авиакомпании утверждается Генеральным директором.
Должностная инструкция (регламент) – определяет (регламентирует) функции, права, обязанности, ответственность должностного лица. Должностная инструкция (регламент) включает основные разделы:
……
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).
Телеграммы печатаются в двух экземплярах, заверяется круглой печатью и угловым штампом один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2–х экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов.
4.3. Порядок работы с входящими документами на предприятии
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в АТБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
адрес отправителя;
время отправки и получения документа;
при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
…….
После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В Авиакомпании подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ7.
Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1.
Схема 1. Оперограмма движения входящих документов
……
- движение документов, поступающих на имя Генерального директора
- движение документов, поступающих на имя руководителей подразделений
-  движение нерегистрируемых документов
4.4 Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.8
В Авиакомпании проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Порядок работы с исходящими документами АТБ приведен в схеме 2.
Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов
……..
4.5 Регистрация документов
Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».9
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов10.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления11 и Типовой инструкции по делопроизводству12. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для ЗАО Авиакомпания "Контенинтальные авиалинии", характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.
В Авиакомпании регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов Авиакомпании осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
………
При анализе регистрации документов АТБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ13. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
4.6 Подготовка документов к передаче в архив
С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.
С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение на предприятии организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций» 14.
Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы– картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
Подготовка документов к сдаче в архив включает:
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре АТБ до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.
В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.
Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:
ведущий специалист;
юрист;
секретарь руководителя.
……..
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема–передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.
Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.
Проведение анализа документационного обеспечения АТБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.
Существующий порядок организации делопроизводства Авиакомпании обладает рядом недостатков:
отсутствует четкий порядок регистрации документов;
встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и отделе делопроизводства; Положение об экспертной комиссии;
отсутствует положение об архиве комбината;
при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.15
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
Список литературы
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536
Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.
Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления.// Документирование. 1985. №1(15)
Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.
Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.
Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. п. 3.3.4
Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Россархива от 06.02.2002
|
