 
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ РАЙОН
Ханты-Мансийский автономный округ – Югра
АДМИНИСТРАЦИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от 05.11.2013 № 289
г. Ханты-Мансийск
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству
в администрации
Ханты-Мансийского района
В соответствии с Уставом Ханты-Мансийского района, в целях совершенствования системы организации делопроизводства в администрации Ханты-Мансийского района, органах администрации Ханты-Мансийского района, установления единого порядка ведения делопроизводства:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Ханты-Мансийского района.
2. Отменить постановления администрации Ханты-Мансийского района:
от 23.01.2012 №10 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ханты-Мансийского района»;
от 01.02.2013 №27 «О внесении изменения в постановление администрации Ханты-Мансийского района от 23.01.2012 №10».
3. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации района.
Глава администрации
Ханты-Мансийского района В.Г.Усманов
Приложение
к постановлению администрации
Ханты-Мансийского района
от 05.11.2013 № 289
Инструкция по делопроизводству
в администрации Ханты-Мансийского района
Раздел I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Ханты-Мансийского района (далее – Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере делопроизводства и архивного дела.
1.2. Инструкция устанавливает в администрации района, органах администрации района единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов администрации района документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в администрации района, органах администрации района, обязательные для исполнения всеми служащими администрации района.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну.
1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Порядок работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется на основании постановления администрации Ханты-Мансийского от 08 ноября 2012 года № 269 «О Порядке рассмотрения обращений граждан, поступающих в администрацию Ханты-Мансийского района, главе администрации Ханты-Мансийского района, первому заместителю главы администрации Ханты-Мансийского района, заместителям главы администрации Ханты-Мансийского района».
1.7. При работе с документами лица, работающие в администрации района, органах администрации района, несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у служащего органа местного самоуправления Ханты-Мансийского района.
1.8. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники обязаны передать находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном органе администрации района, или другому сотруднику по указанию руководителя органа.
1.9. Выдача работниками органов администрации района документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей этих органов.
1.10. При обращении с документами, поступившими в администрацию района, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением служебных целей и перемещения.
Раздел II. Оформление документов
2.1. Документы, создаваемые в администрации района, органах администрации района, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
2.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте – посередине листа вдоль верхнего поля.
2.3. Документы оформляются с применением текстового редактора Microsoft Word for Windows 2000 (в том числе табличный материал) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты № 8 – 11, с возможным использованием переносов).
2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
левое – 2,75 см;
правое – 2,25 см;
верхнее – 2,5 см;
нижнее – 2 см.
2.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Документы, направляемые в вышестоящие органы, печатаются через полтора – два межстрочных интервала.
2.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров.
2.7. При подготовке документов оформляются реквизиты с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.8. Наименование органа администрации района должно соответствовать наименованию, утвержденному положением об органе.
2.9. Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
2.10. Датой документа является дата подписания (постановление, распоряжение, приказ, письмо, докладная, служебная записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата может оформляться:
словесно-цифровым способом, например: 1 июля 2013 года;
цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами), например, дату 1 июля 2013 года следует оформлять: 01.07.2013.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами администрации района, является дата проставления последней подписи.
2.11. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться кодом органа администрации района (структурного подразделения), индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами администрации района, состоит из регистрационных номеров каждого из них. В документе на бумажном носителе регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами администрации района, проставляется под подписями должностных лиц или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, включается в состав реквизитов бланка письма либо оформляется под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» с использованием шрифта размером № 12.
2.13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.
2.14. Адресат.
Строку реквизита «Адресат» выравнивают относительно края правого поля документа.
При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.
При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица ее наименование пишется в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными), например:
Департамент по управлению
государственным имуществом
Ханты-Мансийского
автономного округа – Югры
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору
ОАО «Прометей»
И.И.Петрову
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес, например:
Иванову О.П.
ул. Мира, д. 5, кв. 12,
п. Горноправдинск,
Ханты-Мансийский район,
Ханты-Мансийский
автономный округ – Югра,
628520
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки.
2.15. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 – 5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» с использованием шрифта размером № 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.
2.16. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.
Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложения, не указанные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:
Приложения: 1. Справка о ____________ на 5 л. в 12 экз.
2. Проект письма _______________ на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо _____________________________ от 19.06.2013
№ 7-5/20 и приложение к нему, всего на 6 л.
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съемном
носителе информации (указать вид носителя).
В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:
Приложение: на 10 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес
office@hmrn.ru
Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.
При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:
Приложение
к ______________
от _________ № _______
В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу указывают «Приложение ____» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 1
к распоряжению администрации
Ханты-Мансийского района
от 19.07.2013 № 400-р
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №). Одно приложение не нумеруется.
2.17. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности в подписи не указывается.
При подписании документа на бумажном носителе несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, подписи располагают на одном уровне, наименования органов администрации района/авторов документа указываются в реквизите «Подпись».
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности).
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии подпись расшифровка
подписи
Секретарь комиссии подпись расшифровка
подписи
Члены комиссии: подпись расшифровка
подписи
Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.
Документы на бланке органа администрации района подписываются руководителем органа администрации района или лицом, его замещающим.
Руководители органов администрации района (лица, их замещающие) подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего органа.
Не допускается направление корреспонденции, подписанной руководителем органа администрации района, в адрес должностного лица, направление писем на имя которого входит в полномочия главы администрации района, заместителей главы администрации района, управляющего делами.
2.18. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа (далее – виза) – реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.
Согласование документа на бумажном носителе осуществляется в нижней части последнего листа первого экземпляра проекта документа и оформляется визой, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
Заместитель главы администрации
Ханты-Мансийского района
_____________ _____________________
подпись расшифровка подписи
00.00.0000
При наличии замечаний к документу/проекту документа делается соответствующая запись:
Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.
Начальник юридическо-правового управления
администрации Ханты-Мансийского района
___________ _____________________
подпись расшифровка подписи
00.00.0000
Допускается оформление визы на отдельном листе согласования, а также полистное визирование проекта документа и приложений.
Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать 2 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу.
2.19. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
Ханты-Мансийского района
Личная подпись И.И.Петров
Дата
Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо администрации
Ханты-Мансийского района
от 01.07.2013 № 454/13.
2.20. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением администрации
Ханты-Мансийского района
от 01.07.2013 № 854-р
Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
2.21. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Копия верна» («Верно»), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного органа, например:
«Копия верна»
_________ ______________ _______________________
должность подпись расшифровка подписи
00.00.0000
МП
Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется в левом нижнем углу первого листа копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на два – четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:
текст/оттиск штампа «Прошито, пронумеровано ( ) листов» с указанием уполномоченного органа, осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;
оттиск печати уполномоченного органа так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.
Допускается заверять отметкой «Копия верна» («Верно») каждый лист многостраничной копии документа.
2.22. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя должность исполнителя, фамилию, имя, отчество, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать адрес электронной почты.
Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма, например:
Исполнитель:
главный специалист отдела
организационной и контрольной работы
Иванова Анна Ивановна,
тел. 00-00-00
На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.
|
