Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.

Скачать 1.21 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
страница	6/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

8.3. Акт
8.3.1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

Акты проверок, ревизий и обследований подписываются должностными лицами органов, организаций, деятельность которых отражается в акте.

8.3.2. Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт содержит следующие реквизиты:

наименование органа;

наименование вида документа (акт);

дата и номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложений;

подписи;

гриф утверждения (при необходимости).

В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие. В составе комиссии указываются председатель, члены комиссии в алфавитном порядке; указываются их должности, инициалы и фамилии. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается основную часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
8.4. Доверенность
8.4.1. Доверенность – документ, выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются главой муниципального образования, начальниками органов администрации, являющихся юридическими лицами, своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени администрации, органа администрации.

8.4.2. Текст доверенности должен содержать:

наименование доверителя, представителя (наименование органа администрации, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные представителя);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

дату совершения доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

8.4.3. Доверенность оформляется на бланках с наименованием администрации, главы муниципального образования, органа администрации, являющегося юридическим лицом, и заверяется печатью.

8.4.4. В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объем полномочий представителя;

дата совершения доверенности.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью органа администрации, в котором работает доверитель.
8.5. Служебные письма
8.5.1. По содержанию и назначению служебные письма могут быть: письма-ответы, письма-запросы, сопроводительные письма, гарантийные, информационные, рекламные, письма-приглашения, письма-извещения и другие.

8.5.2. Служебные письма печатаются на бланках и содержат следующие реквизиты:

адресат;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа (для писем-ответов);

заголовок;

текст;

отметка о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона.

8.5.3. Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:

направляемый документ не имеет адресующей части;

направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;

адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);

необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).

8.5.4. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

8.5.5. Служебные письма оформляются в соответствии с общими требованиями согласно разделу 2 настоящей Инструкции.

Письма должны иметь заголовок. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последняя страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

8.5.6. Служебное письмо администрации, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

8.5.7. В письмах используют формы изложения от третьего лица единственного числа, например: "Управление образования считает...", "Управление архитектуры и градостроительства сообщает ...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу…", "Направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В ответных письмах ссылка в тексте документа на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, не делается.

8.5.6. Датой письма является дата его регистрации. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе администрации, в том числе должностных инструкциях.

На бланке должностного лица документ может быть подписан исполняющим его обязанности.

8.5.7. Служебные письма готовятся в трех экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй и третий экземпляры - на обычном листе бумаги). Экземпляр, хранящийся в управлении делами, визируется исполнителем (при необходимости - руководителем исполнителя письма). Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 13 к настоящей Инструкции.

8.6. Служебные записки
8.6.1. Служебная записка - внутренний документ, адресованный начальнику или предназначенный для оперативного обмена
документированной служебной информацией между работниками органов администрации.

В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок:

докладные записки;

информационные записки;

аналитические записки;

пояснительные записки;

объяснительные записки.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить начальника в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по предлагаемому вопросу.

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям, рукописным способом.

8.6.2. Служебные записки в зависимости от вида оформляются на бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа;

дата;

адресат;

заголовок;

текст;

подпись.

8.6.3. Наименование вида документа печатается полужирным шрифтом №14 прописными буквами от левой границы текстового поля.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал.

Текст служебной записки излагается от первого лица
единственного числа.

Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть подписана или завизирована непосредственным начальником исполнителя документа.
8.7. Телеграммы
8.7.1. Телеграмма, телетайпограмма (далее – телеграмма) составляется при необходимости срочной передачи информации.

Подлинность текста поступившей телеграммы обеспечивается про-граммно-техническими средствами Госкомсвязи России.

8.7.2. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы;

адрес и наименование получателя;

текст (содержание телеграммы);

регистрационный номер;

дата регистрации;

подпись;

печать;

адрес, наименование отправителя (помещаются под чертой).

Служебные телеграммы (кроме поздравительных) должны иметь порядковый номер и дату.

Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

8.7.3. Телеграммы печатаются четко и без помарок прописными буквами, шрифтом № 14, на светлой бумаге, подписываются главой муниципального образования, его заместителями.

8.7.4. Текст пишется после реквизита адресата с новой строки.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание. В частности, отрицание «НЕ» опускать нельзя). Можно использовать сокращенные наименования знаков препинания: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТЧ, кавычки – КВЧ, скобки – СКБ, номер – НР. Знаки препинания употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя, должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата телеграммы. Дату телеграммы указывают арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся.

Подпись заверяется печатью.

8.7.5. Телеграммы, подписанные главой муниципального образования, заместителями главы муниципального образования (кроме поздравительных) регистрируются в управлении делами и принимаются для отправки в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй, с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, остается в управлении делами.

К подписанной телеграмме составляется опись для отправки за подписью начальника управления делами. В ней указывается адресат, номер счета и дата отправки. Один экземпляр подшивается в дело вместе с экземпляром телеграммы, второй экземпляр описи передается в МУ "Централизованная бухгалтерия органов местного самоуправления".

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные нескольким адресатам, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 14 к настоящей Инструкции.
8.8. Телефонограммы
8.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения
на совещания, заседания и т.д.).

8.8.2. Официальность поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

должность, инициалы, фамилия лица, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму;

номер телефона;

дата, номер телефонограммы;

время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

8.8.3. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые
слова и сложные обороты. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Требования к изложению текстов телефонограмм аналогичны требованиям к изложению текстов телеграмм.

8.8.4. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и
подписываются начальником или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

8.8.5.Телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

8.8.6. Прием и передача телефонограмм, адресованных и подписанных главой муниципального образования и его заместителями, осуществляются в соответствующих приемных администрации. Прием и передача телефонограмм, адресованных и подписанных начальниками органов администрации, осуществляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в соответствующих органах администрации.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Порядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, производимые с ними, в администрации регламентируются настоящей Инструкцией.

Доставка документов в администрацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочным.
9.1. Прием, обработка документов, поступающих и отправляемых по каналам электронной почты и факсимильной связи
9.1.1. Прием факсограмм, адресованных главе муниципального образования город-курорт Геленджик и его заместителям, а также органам администрации, не имеющим возможности получить информацию по каналам факсимильной связи, осуществляется управлением делами.

Поступившие факсограммы рассматриваются как входящие документы и передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно.

9.1.2. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге формата А4, объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов.

9.1.3. Документ, подлежащий передаче по каналам факсимильной связи, регистрируется по заявке исполнителя в журнале, в котором указываются: дата, количество листов, адресат и Ф.И.О исполнителя.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя органа администрации.

В случае, если в органе администрации существует свой канал факсимильной связи, передача документов по факсимильной связи управлением делами не осуществляется.

9.1.4. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам электронной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

электронная почта принимается в рабочие дни 2 раза в день;

принятая электронная почта распечатывается и записывается в журнале регистрации с указанием следующих данных:

-дата регистрации документа (если в течение одного дня принято несколько документов, то допустимо указание одной даты на всех документах);

-реквизиты документа: номер, дата и автор;

-кому адресован документ;

-краткое содержание документа;

в случае, если к документу имеются приложения большого объема, они не распечатываются, а на документе делается пометка о наличии приложений с указанием имен файлов-приложений. Впоследствии эти приложения, по запросу исполнителя, которому документ отписан к исполнению, могут быть распечатаны либо переданы в электронном виде;

зарегистрированная электронная почта передается на подпись начальнику управления делами. Подпись ставится в получении каждого документа, недопустимо проставление одной подписи за несколько документов;

электронная почта с пометкой СРОЧНО передается в управление делами незамедлительно после получения;

принятая почта хранится в электронном виде в течение одного года.

Корреспонденция, полученная по электронной почте, рассматривается как входящая корреспонденция.

9.1.5. Электронная почта, предназначенная для отправки, принимается от сотрудников администрации на магнитном носителе с указанием исходящего номера документа и записывается в журнале регистрации с указанием следующих реквизитов:

-дата поступления документа для отправки;

-реквизиты и краткое содержание документа;

-имя файла, предназначенного для отправки;

-адрес электронной почты, на который отправляется файл;

-фамилия исполнителя, передавшего документ для отправки, и его подпись.

После отправки документа в журнале регистрации делается отметка о времени передачи, отправленная электронная почта хранится в течение одного года.
9.2. Организация работы с поступающей корреспонденцией
9.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию корреспонденции производится в управлении делами.

9.2.2. Управление делами обрабатывает и контролирует прохождение документов, адресованных главе муниципального образования и его заместителям, с момента их получения до завершения работы с ними.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации, принимается и передается без регистрации управлением делами, за исключением заказной корреспонденции, полученной по почте. Она отправляется в органы администрации для дальнейшей регистрации под подпись.

9.2.3. Письма граждан регистрируются в отделе писем и приема граждан управления делами.

9.2.4. Законы Краснодарского края, постановления, распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края, постановления избирательной комиссии и другие правовые акты, поступившие в администрацию, регистрируются специалистом управления делами в специальных журналах регистрации правовых актов органов государственной власти.

9.2.5. В процессе первоначальной обработки поступившей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый – остается в управлении делами, второй – приобщается к поступившему материалу, третий – направляется отправителю документа.

Вся корреспонденция, за исключением той, которая имеет пометку "лично", вскрывается.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа, а также, если письмо пришло заказным.

9.2.6. Поступившая корреспонденция распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

9.2.7. Распределение документов, подлежащих регистрации, осуществляется начальником управления делами в соответствии с распределением обязанностей между главой муниципального образования город-курорт Геленджик и его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения органов администрации.

Корреспонденция, полученная из Аппарата Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, администрации и Законодательного Собрания Краснодарского края передается для рассмотрения главе муниципального образования, а в его отсутствие – лицу, исполняющему его обязанности.

В случае необходимости срочного исполнения документа и невозможности проинформировать об этом главу муниципального образования, его заместителей, ксерокопия документа передается предполагаемому исполнителю, который определяется начальником управления делами самостоятельно.

Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в приемные администрации, адресованные главе муниципального образования или его заместителям, подлежат обязательной передаче для регистрации в управление делами.

9.2.8. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп управления делами, в котором указывается входящий номер, индекс должностного лица, дата поступления, количество листов и сведения о виде доставки письма. В случае, если в письме указан контрольный срок, ставится штамп о постановке письма на контроль.

9.2.9. Поступающая корреспонденция регистрируется в электронной базе. В электронную карточку вводятся необходимые данные о документе (вид документа, регистрационный номер и дата поступления, исходящий номер и дата письма, наименование отправителя, краткое содержание документа, автор резолюции). При этом письму присваивается порядковый регистрационный номер.

9.2.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы, поступившие в управление делами до 15-00 часов, направляются на рассмотрение главе муниципального образования, его заместителям в день поступления, поступившие в управление делами после 15-00 часов – на следующий день. Исключение составляет срочная корреспонденция.

9.2.11. В органах администрации документы регистрируются в соответствии с порядком регистрации документов, установленным в управлении делами, с помощью компьютерной программы или в журнале регистрации поступающей корреспонденции. Образец формы журнала учета входящей (поступающей) корреспонденции приведен в приложении № 15 к настоящей Инструкции.

Правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края, а также правовые акты органов местного самоуправления муниципального образования город-курорт Геленджик в органах администрации регистрируются в отдельных журналах.

9.2.12. Рассмотрение документов производится главой муниципального образования и его заместителями, как правило, в день их поступления. Указания об исполнении даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилию (или фамилии) исполнителя, четкий характер действий, срок исполнения, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адресата.

9.2.13. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования и его заместителями, направляются в органы администрации исполнителям только через управление делами. В электронной системе специалистами управления делами делается запись о том, кому направляется документ на исполнение, о содержании резолюции, а также указывается дата направления документа исполнителю.

Если на документе указаны фамилии нескольких исполнителей, то подлинник документа вручается исполнителю, указанному первым, остальным – ксерокопии документа. При этом ответственность за исполнение несет тот из них, фамилия которого в резолюции указана первой. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по вопросам, изложенным в документе. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа по существу.

После записи резолюций в электронной регистрационной карточке документ передается под роспись в соответствующий орган администрации.

Дальнейшее движение документов необходимо регистрировать в электронной карточке. Письма должны передаваться только через управление делами под подпись сотрудника, ответственного за делопроизводство соответствующего органа администрации.
9. 3. Организация обработки и передачи отправляемых документов
9.3.1. Регистрация и отправка исходящих (отправляемых) документов, подписанных главой муниципального образования, его заместителями, осуществляются управлением делами.

Регистрация и отправка исходящих документов, подписанных начальниками органов администрации, осуществляются лицами, ответственными за делопроизводство в соответствующих органах администрации.

Регистрация осуществляется в журнале регистрации исходящей корреспонденции согласно номенклатуре дела с присвоением индекса управления. Образец формы журнала учета исходящей (отправляемой) корреспонденции приведен в приложении № 15 к настоящей Инструкции.

9.3.2. Подлинники документов, переданные исполнителю, возвращаются в управление делами вместе с проектом ответа, направляемым на подпись главе муниципального образования или его заместителям.

9.3.3. Документы на регистрацию принимаются в трех экземплярах, в случае направления документа нескольким адресатам – в количестве экземпляров, превышающем на два количество адресатов. К исходящему письму-ответу прикладываются оригинал и копия письма, на который дается ответ.

На ответе ставится дата регистрации и присваивается регистрационный номер, включающий в себя индекс должностного лица, подписавшего документ, индекс по номенклатуре дел и порядковый номер, также указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Первый экземпляр исходящего письма направляется управлением делами адресату в день регистрации, второй экземпляр исходящего письма вместе с оригиналом входящего документа помещается в соответствующее дело, третий экземпляр исходящего письма с копией входящего письма передается исполнителю письма. На втором экземпляре указывается номер использованного бланка.

Зарегистрированные исходящие документы заносятся в электронную базу данных, в электронной карточке делается отметка об исполнении документа, на который дается ответ.

Зарегистрированный исходящий документ отправляется по почте или вручается непосредственно адресату.

Копия ответа со всеми приложениями в управлении делами подшивается в дело. В управлении делами хранятся копии всех исходящих документов, прошедших регистрацию.

9.3.4. Отправка корреспонденции осуществляется электронной почтой, заказной и простой почтой, по каналам факсимильной связи, телеграфом, нарочным.

Вид отправки определяет исполнитель.

Корреспонденция, отправляемая простой и заказной почтой, передается в управление делами готовой к отправке: с указанием адресата, при наличии подписи и всех приложений (указанных в тексте документа).
10. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Общие положения
10.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения, представление руководству администрации регулярной информации о ходе выполнения служебных документов.

Основной целью организации контроля за исполнением
служебных документов является обеспечение эффективности
управления на основе контроля за сроками и качеством исполнения правовых актов, служебной корреспонденции и принятия своевременных мер по их выполнению.

10.1.2. Для достижения указанной цели система контроля за
исполнением служебных документов обеспечивает выполнение
следующих основных задач:

контроль за сроками исполнения служебных документов;

контроль за ходом исполнения служебных документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственная проверка хода выполнения;

выяснение причин неисполнения или ненадлежащего исполнения служебных документов для доклада главе муниципального образования и его заместителям и принятия дополнительных мер по их выполнению;

учет и анализ результатов исполнения служебных документов.

10.1.3. Основными функциями системы контроля за исполнением служебных документов являются:

учет и постановка служебных документов на контроль;

формирование контрольных дел на постановления, распоряжения главы и администрации муниципального образования и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении;

формирование контрольных дел на постановления, распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении;

своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ;

учет и регулярное информирование главы муниципального образования и его заместителей о состоянии исполнительской дисциплины;

информирование исполнителей о приближении сроков исполнения служебных документов.

10.1.4. Система предусматривает контроль за исполнением следующих видов служебных документов:

резолюций главы муниципального образования, его заместителей по исполнению постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края;

постановлений, распоряжений главы муниципального образования;

постановлений, распоряжений администрации муниципального образования;

поручений и заданий, данных главой муниципального образования на планерных и других совещаниях, «часах контроля»;

служебной корреспонденции, поступившей в администрацию.

10.1.5. На контроль ставятся указанные в пункте 10.1.4 настоящей Инструкции служебные документы, если:

необходимость их контроля определена резолюциями начальников;

в документах установлены конкретные задания и сроки их исполнения;

предусмотрено представление сообщений в исполнительные органы государственной власти Краснодарского края о ходе их исполнения.

10.1.6. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края, главы, администрации муниципального образования, за сроками исполнения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию, поручений, согласно резолюциям к ней, осуществляют специалисты управления делами. Начальники органов администрации являются ответственными за организацию работы по фактическому исполнению контролируемых служебных документов.

Контроль за исполнением поручений и заданий, данных
главой муниципального образования на планерных и иных совещаниях, осуществляет помощник главы муниципального образования.

Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования, его заместителей, осуществляет отдел писем и приема граждан управления делами.

Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших непосредственно начальникам органов администрации, осуществляют эти начальники и назначенные ими специалисты.

10.1.7. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за контроль выполнения служебных документов в органах администрации, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и управлением делами все контролируемые документы.
10.2. Организация контроля за исполнением постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края
10.2.1. Поступившие в администрацию постановления, распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края регистрируются в управлении делами в специальном журнале регистрации постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края. Образец журнала регистрации приведен в приложении № 16 к настоящей Инструкции.

Все поступившие постановления, распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края являются контрольными. Длительность контроля, формы контроля и характер работы с каждым правовым актом определяются содержанием резолюции главы муниципального образования.

10.2.2. Правовой акт главы администрации (губернатора) Краснодарского края после регистрации передается на рассмотрение главе муниципального образования.

Помощник главы муниципального образования может предварительно подготовить проект поручения (резолюции). Изучив поступивший документ, глава муниципального образования соглашается с проектом резолюции или пишет новую.

10.2.3. Если правовой акт содержит общие рекомендации, не требующие конкретных действий по его исполнению, то поручение (резолюция) главы муниципального образования может иметь следующее содержание: "К сведению".

10.2.4. Если правовой акт содержит рекомендации или сведения, которыми надо руководствоваться в предстоящей работе, то поручение (резолюция) может быть следующего содержания: "К руководству".

10.2.5. Если в правовом акте содержатся конкретные поручения, сроки (например, что-то проанализировать, составить какие-либо списки и так далее), и по итогам их исполнения необходимо представить информацию
в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края, то поручение (резолюция) может быть следующего содержания:
Н.М.Косаревой

К исполнению.

Сроки по содержанию документа.

(или срок 10 дней).

Подпись, дата.

10.2.6. Если для выполнения поступившего правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края требуются время, привлечение различных органов администрации, других органов и организаций, предстоит выполнить большой объем работ, то поручения главы муниципального образования исполнителям могут быть даны двух видов (в зависимости от мнения главы муниципального образования).

Первый вариант:

Р.С.Масловой

Е.Д.Курс

Подготовьте план мероприятий.

Срок 5 дней.

Подпись, дата.

Второй вариант:

О.Н.Паламаренко

Т.П.Константиновой

Подготовьте проект

постановления (распоряжения)

Срок 7 дней.

Подпись, дата.
10.2.7. Рассмотренные правовые акты возвращаются в управление делами, где резолюции главы муниципального образования вносятся в журнал регистрации.

10.2.8. Правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края передаются специалисту по контролю управления делами, который регистрирует их в компьютерной программе.

Специалист управления делами, на которого возложены функции контроля (далее – специалист по контролю), делает необходимое количество копий правового акта, которые передаются под роспись для работы исполнителям.

10.2.9. Специалистом по контролю на каждый контролируемый правовой акт оформляется контрольное дело. В дальнейшем в нем накапливаются все материалы, характеризующие ход выполнения данного служебного документа.

10.2.10. Сведения о состоянии выполнения правовых актов представляются специалисту по контролю согласно указанному в контрольном деле сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта правового акта. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие выполнение правового акта.

Информация о ходе выполнения правового акта готовится на бланке за подписью заместителя главы муниципального образования, на которого возложен контроль, на имя главы муниципального образования. При необходимости она должна содержать предложения о продлении срока контроля.

10.2.11. Специалист по контролю делает отметки об исполнении поручений в компьютерной программе.

10.2.12. В случае, когда во исполнение постановления (распоряжения) главы администрации (губернатора) Краснодарского края принят правовой акт главы муниципального образования, контроль за его исполнением осуществляется в порядке, изложенном в разделе 10.3 настоящей Инструкции.

10.2.13. Контрольные дела на правовые акты, снятые с контроля, передаются в архив администрации.

10.3. Организация контроля за исполнением

постановлений, распоряжений главы муниципального образования и администрации муниципального образования

10.3.1. Контроль за исполнением правовых актов главы муниципального образования, администрации муниципального образования осуществляют:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о...		Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет»
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации...		Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...
	Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,...		Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства...
	Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17. 01. 2013 г. №3 «О внесении...		Стандарты и процедуры, направленные на обеспечение добросовестной... «Центр развития ребенка – детский сад №1 «Аист» муниципального образования город-курорт Геленджик
	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы администрации города, своевременность принятия решений...		Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...
	Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа...		Администрации города Сочи Сочи «Обеспечение участия муниципального образования город-курорт Сочи в подготовке и проведении Кубка конфедераций в 2017 году и...
	Должностная инструкция секретаря руководителя Администрации муниципального... Настоящая инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя Администрации муниципального...		Должностная инструкция ведущего специалиста отдела архитектуры и... Ведущий специалист отдела архитектуры и градостроительства администрации городского поселения город Жуков (далее администрация) является...
	Муниципального образования В целях рационального расходования бюджетных средств, упорядочения использования служебного автотранспорта сотрудниками администрации...		К распоряжению Администрации Отдел учета, отчетности и заработной платы (далее отдел) является структурным подразделением Администрации муниципального образования...

Похожие: