Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.

Скачать 1.21 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
страница	2/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Первому заместителю руководителя

департамента по финансам, бюджету

и контролю Краснодарского края

(инициалы, фамилия)
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, органов администрации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Начальникам отраслевых

(функциональных)

органов администрации

муниципального образования

город-курорт Геленджик
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе указывается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии письма.

2.11. В состав реквизита "Адресат", как правило, входит почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру органов местного самоуправления муниципального образования город-курорт Геленджик.

При этом соблюдается следующий порядок написания адреса:

наименование адресата (наименование организации);

название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;

название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Государственное унитарное предприятие Краснодарского края

"Краснодаркраймедтехника"

Красноармейская ул., 60,

г. Краснодар, 350000

или

Обуховой В.П.

Уральская ул., 18, кв. 2,

пос. Ясный, Красноармейский р-н,

Краснодарский край, 353660
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через 1-2 одинарных межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель главы

муниципального образования

город-курорт Геленджик

(инициалы,фамилия)

(подпись)

"______"____________________ г.
Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель главы

муниципального образования

город-курорт Геленджик
(инициалы,фамилия)

(подпись)

"_____"_____________________ г.

При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением главы и администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, приказом начальника органа администрации, протоколом.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением главы

муниципального образования

город-курорт Геленджик

от 2 февраля 2009 года № 38

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

2.13. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже.

Например:

О направлении...

Об отмене...

О состоянии...

Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. В письмах длина строки заголовка не должна превышать 8 см. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.14. Текст отделяется от заголовка двумя, тремя одинарными межстрочными интервалами, выравнивается по ширине текстового поля и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

2.15. Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Для языка служебного документа характерны:
лаконичность;

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление языковых конструкций повелительного наклонения ("постановляю", "приказываю", "предлагаю");

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т. д.;

единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм – "надо" или "необходимо" предпочтение следует отдавать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный оттенок. Необходимо исключить из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящим предлагается", а "предлагается" или предлагаем"). Следует избегать речевых излишеств (например: "свободная вакансия", "в срок до 10.05.2004"). При построении сложных предложений следует учитывать, что их перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, то есть отвечать на один вопрос. В правовых актах главы муниципального образования город-курорт Геленджик (далее - главы муниципального образования) и правовых актах администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее – администрации муниципального образования), при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.

2.16. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". Например:

Уважаемый Дмитрий Михайлович!
Допускается также обращение с использованием слов "господин", "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например:
Уважаемый господин Никитин!

или

Господин Никитин!
2.17. В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов "С уважением". Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

2.18. Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.

2.19. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

2.20. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого
документа на документы других организаций или ранее изданные, их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок.

2.21. Основные названия документов органов власти, которые пишутся с прописной буквы с указанием названия: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон, Федеральный закон, Закон Российской Федерации, Указ Президента Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации и другие кодексы, Закон Краснодарского края.

Без указания названия эти виды документов пишутся со строчной буквы.

Со строчной буквы с указанием названия пишутся: проект федерального конституционного закона, проект федерального закона, распоряжение Президента Российской Федерации, постановление Государственной Думы Федерального Собрания, постановление, распоряжение Правительства Российской Федерации, постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края, распоряжение главы администрации (губернатора) Краснодарского края, постановление Законодательного Собрания Краснодарского края.

Наименования видов документов, которые пишутся со строчной буквы: федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, законы Краснодарского края.

2.22. В виде таблицы оформляются план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, график (работы, приема, поставки и т.д.) и другие документы. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт № 12 через одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала).

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), наименование объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
Заголовок строк	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк
Подзаголовки строк

Б о к о в и к П р о г р а ф к а

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописной буквы.

Подзаголовки граф пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, например:

Вид	Базовая доходность
предпринимательской деятельности	2003 год-всего	в том числе в месяц (средняя)

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:

Наименование	Исполнитель и срок выполнения работ
оборудования	Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии

Точка в конце заголовка и подзаголовка граф не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается, кроме общепринятых.

Графа "в том числе" должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:

МЕРОПРИЯТИЯ,

финансируемые из средств краевого бюджета

Наименование мероприятия	Объем финансирования
	в том числе:
	первое полугодие	второе полугодие

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.
Например:

(штуки)

Наименование оборудования	Количество поставленных тракторов
	всего	в том числе:
		1999 год	2000 год	2001 год

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках, например:

Наименование объектов строительства	Металл (тонны)		Лес (куб.м)
	на армирование железобетона	на прочие нужды	круглый	пиленый

Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:

Наименование материалов	Единицы измерения	Количество	Срок поставки
Цемент	тыс.т	27	05.01.2005
Пиломатериалы	куб.м	160	05.01.2005

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Текст документа в таблице печатается по ширине текстового поля с использованием переносов слов. Повторяющиеся друг под другом слова в одной графе таблицы могут быть заменены кавычками. Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по нижней строке боковика.

При отсутствии данных в графе таблицы следует ставить тире.

2.23. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется одинаково: звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. Первое слово в сноске печатается с прописной буквы и в конце ставится точка.

2.24. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.25. В правовых актах, а также документах, адресованных руководителям организаций, текст излагают от первого лица единственного числа. Например:
"постановляю", "прошу", "предлагаю".
В письмах используют формы изложения от первого лица множественного числа, например: "просим направить", "направляем на рассмотрение"; от первого лица единственного числа, например: "прошу выделить"; от третьего лица единственного числа, например: "Управление делами считает необходимым".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "приказываем").

Текст протокола излагают от первого лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

2.26. При переносе слов с одной строки на другую нельзя отделять инициалы от фамилии (неправильно: Л.Н. - Чернышов), сокращенное слово от имени собственного, к которому оно относится (неправильно: г-на – Петрова, г. – Загорск). Не рекомендуется отделять арабские и римские цифры от единиц измерения и поясняющих их слов (неправильно: 1 января 2004 – г., 3 – км, 72 – кв.метра). При ссылке на правовой акт нельзя переносить на другую строку буквы регистрационного номера документа (неправильно: 169 – ФЗ).

2.27. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

День Конституции Российской Федерации

Восьмое марта

Новый год

День металлурга

День российской печати.
Исключения:

День Победы

Рождество Христово

2.28. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения:

8 Марта

1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров, второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

8-й ряд

90-е годы

в 20-х числах апреля.

2.29. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

инвалид II группы

специалист I категории.

2.30. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: «Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей».

Количественные цифровые обозначения и единицы измерения в тексте следует писать следующим образом: 17 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; в приложениях и таблицах сокращенно: 17 тыс. руб., 120 кв.м. Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

36,7 процента, 28,5 метра.

но: 28,5 тыс. метров

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек":

10 автомобилей, 50 рабочих.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-дневный, двухнедельный.

2.31. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся
только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами:

50%

пятьдесят процентов.

Знаки №, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

30-40%

№ 5-7.

Исключение составляют: гг. - годы и некоторые другие.

2.32. Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево: 3-15-46, 924-89-32.

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: д.12/5. Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома: ул. Абрикосовая, д. 23а.

2.33. Приложения к документам оформляются на отдельных листах с соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов, установленных для текста документов.

Наличие приложения, названного в тексте письма или другого служебного документа, за исключением правовых актов главы и администрации муниципального образования, приказов начальников органов администрации, имеющих право издавать такие акты, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л., в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Список памятников истории, расположенных на территории Дивноморского сельского округа муниципального образования город-курорт Геленджик на 2 л., в 1 экз.

2. Список памятников истории, расположенных на территории Кабардинского сельского округа муниципального образования город-курорт Геленджик на 3 л., в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: копия постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 05.06.2003 № 356, всего на 23 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л., в 1 экз. только в первый адрес.

Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через два одинарных межстрочных интервала после текста документа.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Правила оформления приложений к правовым актам главы и администрации муниципального образования изложены в пункте 4.3 раздела 4.

2.34. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах.

2.35. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование
должности лица, подписывающего документ (полное — если документ оформлен не на бланке, сокращенное — если на бланке;
при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия. Например:

Начальник управления образования

администрации муниципального

образования город-курорт Геленджик (подпись) (инициалы, фамилия)
или на бланке управления образования администрации муниципального образования город-курорт Геленджик:
Начальник управления (подпись) (инициалы, фамилия)

Реквизит "Подпись" отделяется от текста документа двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Первый заместитель главы

муниципального образования

город-курорт Геленджик (подпись) (инициалы, фамилия)

Заместитель главы

муниципального образования

город-курорт Геленджик (подпись) (инициалы, фамилия)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель главы Заместитель главы

муниципального образования муниципального образования

город-курорт Геленджик город-курорт Геленджик

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

В документах, составленных комиссией, указывают не
должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в
составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии
располагают по алфавиту. Например:

Председатель комиссии: (подпись) О.Н.Паламаренко

Члены комиссии: (подпись) Т.Ю.Иванова

(подпись) М.П.Рыбалкина

(подпись) А.Г.Савиди
2.36. На бланке должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности. При этом реквизит «Подпись» оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности

главы муниципального образования

город-курорт Геленджик (подпись) (инициалы, фамилия)
2.37. Если должностное лицо, подпись которого предполагалась на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия.

Не допускается подписывать документ, ставя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

2.38. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования. Например: