2.7. Отправление исходящих документов
2.7.1. Документы, подлежащие отправки, направляются Коллегией самостоятельно либо передаются в соответствующий отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»), проставить на документе номер переписки, а также проставить на копии дату подписания, проверить наличие приложений с отсылаемым документом.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, работник, ответственный за ведение делопроизводства, возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю аппарата либо секретарю Коллегии.
2.7.2. Документы, подлежащие отправке, направляются для отправки в день подписания, а документы поступившие для отправки во второй половине дня – до 12 часов следующего рабочего дня.
2.7.3. Документы, поступившие для отправки, направляются после обработки в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы с пометками «срочно» или «весьма срочно» отправляются незамедлительно.
2.7.4. При работе с исходящими документами в базе данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнале учета исходящей корреспонденции работником, ответственным за ведение делопроизводства, делается отметка об исполнении документа и отражаются сведения о дате, регистрационном номере, корреспонденте, кратком содержании документа, лице, подписавшем документ, исполнителе.
2.8. Учет объема документооборота
(для Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации)
2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (решения, заключения, распоряжения учитываются отдельно) документов в аппарате и в целом в Коллегии за период (месяц, квартал, полугодие, год).
2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц учитываются отдельно.
2.8.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).
2.8.4. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
2.8.5. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются для обозрения руководителю аппарата либо секретарю Коллегии, затем при согласовании указанных данных они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом в Коллегии.
III. Правила оформления документов
3.1. Документация аппарата квалификационной коллегии судей и порядок ее оформления
3.1.1. Состав документации аппарата квалификационной коллегии судей определяется компетенцией Коллегии, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами законодательной и исполнительной власти, другими органами управления и организациями.
3.1.2. Служебные документы Коллегии и отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) могут быть изготовлены в письменном виде собственноручно.
3.1.3. Поступившие материалы, в том числе жалобы физических и юридических лиц на действия судей, должны быть рассмотрены Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации не позднее трех месяцев, а квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации – не позднее одного месяца со дня их поступления в коллегию.
3.2. Формат и виды бланков
3.2.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов (приложение № 9), стабильный порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.
3.2.3. В Коллегии устанавливаются следующие виды бланков:
бланки писем (приложения № 10, № 11, № 12, № 13, № 14, № 15);
бланки нормативного характера (приложения № 16, № 17, № 18);
бланк распорядительного характера (приложение № 19, № 20).
При внутренней переписке бланки не используются.
3.2.4. Для подготовки документов Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации используются угловые бланки с цветным или черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
3.2.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков осуществляется через Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации.
Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и подлежат учету в аппарате Коллегии.
3.3. Адресование
3.3.1. Правила оформления адресов определены в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу.
3.3.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Министерство юстиции
Российской Федерации
Управление делами
или
Квалификационная коллегия
судей г. Москвы
председателю коллегии
И.В. Сидорову
3.3.3. При адресовании документа руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения «Агропром»
И.И. Огурцову
3.3.4. При адресовании документа нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.
Например:
Председателям
квалификационных коллегий судей
субъектов Российской Федерации
3.3.5. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.
При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Квалификационная коллегия судей
г. Москвы
Богородский вал, д. 8, г. Москва, 107076
Адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
3.3.6. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Разбойникову И.В.
ул. Терновая, д. 5, кв. 12, г. Липки,
Киреевский район, Тульская область, 301264
или почтовое отправление «до востребования»
Репейникову И.И.
до востребования
г. Москва, 101000
или почтовое отправление на абонентский ящик
Свердлову Г.И.
а/я 58, г. Москва, 101000
В случае направления ответа на обращение в форме электронного образа документа вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.
Например:
Базанову Д.В.
bazanov@yandex.ru
3.3.7. В письмах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.
3.3.8. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
3.3.9. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны (например, если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства).
Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например:
The Municipal Court of Seattle
600 Third Avenue JMS
SEATTLE, WASHINGTON 98104
USA
3.3.10. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. S. Holmes, Chairman,
Coke und Son Ltd
LONDON SWK 48C
UNITED KINGDOM
3.3.11. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(Servicio de prensa)
MADRID 28071, ESPANA
|
