УТВЕРЖДЕНА
решением
Высшей квалификационной
коллегии судей
Российской Федерации
от «29» сентября 2016 г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в квалификационных коллегиях судей
Российской Федерации
Москва 2016
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации (далее также – Коллегия, квалификационная коллегия судей), его управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования материалов, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.
Инструкция определяет единые требования к организации работы с документами в квалификационных коллегиях судей.
1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.
Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации № 3-1 от 05.01.2004.
Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утверждаемым организационно-распорядительным документом председателя квалификационной коллегии судей (далее – Председателя).
1.4. Делопроизводство в квалификационных коллегиях судей ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также, в случае необходимости, на государственном языке республики. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок квалификационных коллегий судей оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.
1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет Председатель Коллегии. Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.
Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии по согласованию с Председателем Коллегии назначает из числа федеральных государственных служащих, находящихся в его подчинении, одного или нескольких работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства.
1.6. Права и обязанности работников аппарата квалификационной коллегии судей, ответственных за ведение делопроизводства, определяются их должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных в установленном порядке Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации либо управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.
1.7. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю материалов, ознакомление с ними других лиц (в том числе претендентов на должности), выдача им сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.
Порядок предания гласности материалов квалификационной коллегии устанавливается специальными распоряжениями Председателя Коллегии.
При этом необходимо:
строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международных актов, запрещающих предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;
предавать гласности материалы проверок в точном соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
обеспечивать проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них не содержались сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального характера.
1.8. Каждому гражданину либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в квалификационных коллегиях и затрагивающими его права и свободы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
1.9. Решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает Председатель Коллегии в письменной форме. Работник, ознакомивший по заявлению гражданина с документами, составляет соответствующую справку, которая приобщается к соответствующему делу или материалу.
В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается мотивированное (письменное) разъяснение со ссылкой на статьи законодательства Российской Федерации, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами.
II. Порядок организации документооборота в квалификационной коллегии судей
2.1. Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции
2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Коллегию, в том числе ценных писем, бандеролей и посылок, производятся централизованно одним из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии.
2.1.2. Подлежат передаче работнику, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии, все официальные служебные документы, полученные иными работниками аппарата от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.).
2.1.3. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении упаковки корреспонденции (конверта, бандероли и пр.) делается запись в почтовом реестре.
2.1.4. Работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, вскрывается вся корреспонденция, за исключением личной. Корреспонденция с пометками «Лично», «Конфиденциально» передается непосредственно адресатам.
2.1.5. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах.
Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр приобщается к документу и остается в соответствующем наряде.
Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:
к обращениям;
к заявлениям претендентов на вакантные должности, поступившим по окончании конкурса в случае, если по конверту можно установить дату поступления документов и адрес отправителя;
к другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.
Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.
2.1.6. Документы, поступившие в Коллегию с нарочным, принимаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, с проставлением даты, времени поступления и подписи должностного лица, принявшего документ.
2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие, внутренние и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Коллегии, приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.
2.1.8. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения.
При передаче документа внутри аппарата он повторно не регистрируется. Отметка о поступлении документа в Коллегию (штамп Коллегии) содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.
2.1.9. Регистрация документов производится путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета входящей корреспонденции (приложение № 2) основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются его краткое содержание, количество листов. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета входящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.
На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается порядковый номер электронной карточки либо порядковый номер с начала года), даты регистрации и количества листов.
2.1.10. Документы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и в день поступления передаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, для регистрации на общих основаниях.
Поступившие документы в электронном виде в выходные и праздничные дни распечатываются на бумажном носителе и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.
2.1.11. Документы, поступившие в Коллегию по каналам факсимильной связи, и телеграммы, в том числе непосредственно в адрес конкретного лица, регистрируются на общих основаниях.
В выходные и праздничные дни документы, направляемые по каналам факсимильной связи, принимаются с помощью автоматизированной системы приема факсимильных сообщений, установленной в аппарате Коллегии, и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.
2.1.12. Телефонограммы, адресованные Председателю Коллегии, принимаются работником аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение № 3) или распечатывается на бумажном носителе (приложение № 4) и оперативно передается лицу, которому она адресована.
2.1.13. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы в течение рабочего дня передаются руководителю аппарата Коллегии, а в случае его отсутствия – секретарю Коллегии.
2.1.14 Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Председателем Коллегии, докладывается ему руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Корреспонденция, предназначенная для заместителей Председателя Коллегии и ее членов, передается им через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.
Материалы, поступающие от претендентов на вакантные должности судей,
в течение одного дня докладываются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии Председателю Коллегии.
2.1.15. На рассмотрение Председателя Коллегии передаются документы, полученные от Президента Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, и его заместителей, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Совета судей Российской Федерации, руководителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, а также документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах, связанных с личным поведением судьи. Материалы по вопросам, требующим решения Председателя, передаются с предложением варианта решения.
2.1.16. На основании рассмотрения поступивших документов Председатель Коллегии, руководитель аппарата или секретарь Коллегии в пределах своих полномочий дают указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе, подписывается и датируется (приложение № 5).
Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, если не оговорено иное.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Коллегии, лицо его замещающее, руководитель аппарата или секретарь Коллегии делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
2.1.17. Документы возвращаются работнику аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, для продолжения заполнения электронной карточки либо журнала учета входящей корреспонденции, передачи исполнителям. В электронную карточку либо журнал учета входящей корреспонденции вносится резолюция (автор, дата проставления, исполнитель, содержание, срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль, если документ контрольный).
По окончании регистрации на все документы распечатывается реестр (приложение № 6) и документы передаются исполнителям для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям – копии.
Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.
Лист с резолюцией прилагается к документу.
2.2. Порядок работы со служебными документами
2.2.1. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) физических и юридических лиц и ведения делопроизводства по ним определяется законодательством Российской Федерации, Положением о порядке работы квалификационных коллегий судей, должностными регламентами работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства в Коллегии, а также настоящей Инструкцией.
2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в Коллегию, докладываются Председателю Коллегии, а затем передаются работнику аппарата, ответственному за ведение делопроизводства, для их систематизации.
Документы с пометкой «Весьма срочно» докладываются Председателю Коллегии или лицу, его замещающему, немедленно.
Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.
2.2.3. Графики и повестки заседаний Коллегии на конкретный период или перспективу подлежат учету в аппарате Коллегии.
2.2.4. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц в Коллегию и ответы на них получает и отправляет работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии.
Ответственность за регистрацию обращений физических и юридических лиц и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на указанного работника.
2.2.5. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Коллегию, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках либо языках народов Российской Федерации, в установленном порядке получает и отправляет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.
Обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык.
Перевод обращений (запросов) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации, а также подготовка ответа на иностранном языке могут быть выполнены Коллегией самостоятельно либо документы могут быть направлены переводчику или в специализированное учреждение, осуществляющее перевод на иностранный язык.
2.2.6. Корреспонденция, адресованная в аппарат Коллегии или его руководителю непосредственно, а также направляемая за его подписью адресатам, получается и отправляется через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, регистрируется им, доводится до сведения руководителя и хранится в соответствующих нарядах.
2.2.7. Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате Коллегии возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.
В их обязанности входят:
ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки, регистрация ее и передача исполнителям;
проверка соответствия количества документов, фактически полученных аппаратом Коллегии, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;
регистрация документов, исходящих из аппарата Коллегии, проверка правильности их оформления, передача и отправка;
контроль за прохождением документов в аппарате Коллегии и сроками исполнения;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
информирование руководителя аппарата либо секретаря Коллегии об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации аппарата Коллегии;
составление проекта номенклатуры дел Коллегии, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в аппарате Коллегии.
Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, по устным (в том числе и телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:
входящий регистрационный номер документа;
дату регистрации;
дату направления ответа;
информацию о продлении срока рассмотрения обращения;
исходящий номер документа.
2.2.8. В случае отсутствия работника, ответственного за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении либо назначении руководителем аппарата или секретарем Коллегии иного лица, ответственного за ведение делопроизводства, дела передаются по акту.
2.2.9. О состоянии делопроизводства в аппарате Коллегии руководитель аппарата либо секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии.
2.3. Обработка и регистрация исходящих документов
2.3.1. Отправка документов в аппарате Коллегии производится в централизованном порядке самостоятельно либо с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.
2.3.2. Документы на отправку принимаются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются ежедневно, срочные – немедленно.
2.3.3. Все исходящие документы, подлежащие отправке, регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии.
Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его запрещается.
На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним могут быть приложены все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.
На регистрируемом документе указывается исходящий номер (указывается порядковый номер электронной карточки либо иной порядковый номер) и дата отправления документа.
Регистрация исходящих документов в аппарате Коллегии ведется путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета исходящей корреспонденции (приложение № 7) основных реквизитов отправляемого документа: даты, регистрационного номера, корреспондента (получателя), краткого содержания, сведений о лице, подписавшем документ, исполнителя, отметки об исполнении или иных дополнительных сведений. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета исходящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.
В случае отправки исходящей корреспонденции с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации на нее в двух экземплярах в свободной форме составляется опись, в которой указывается номер документа, дата отправки, адрес, адресат и вид отправления. На каждый вид отправки делается отдельная опись. Один экземпляр описи передается в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а второй с отметкой данного подразделения об отправлении возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, и подшивается в соответствующий наряд.
2.3.4. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, на отправку копии распорядительных документов должны быть надлежаще заверены.
2.3.5. При регистрации отправляемых материалов и документов проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, наличие всех обязательных реквизитов документа, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и проставляется дата отправления на бланке отправляемого документа, а на его копии указывается исполнитель. Материалы должны быть сброшюрованы, пронумерованы, составлена опись и оформлены заголовки дел.
Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронную почту заявителя, сканируются и направляются в форме электронного образа документа на соответствующий адрес электронной почты.
2.3.6. Телеграммы, составленные в аппарате Коллегии, передаются на отправку подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222.
2.3.7. Документы, изготовленные в электронном виде, отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Отправка таких документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд на общих основаниях.
2.3.8. Сведения о корреспонденции, отправляемой посредством федеральной фельдъегерской связи либо специальной связи, заносятся в разносную книгу корреспонденции квалификационной коллегии судей (приложение № 8).
2.3.9. Документы, отправляемые с нарочным, передаются непосредственно адресату под расписку на копии документа.
2.3.10. Обращения, направленные для разрешения в другие органы, направляются с сопроводительным письмом.
Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.
Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.
|
