2.4. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием и передача служебной информации по каналам факсимильной связи (телефаксам) и электронной почты
2.4.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222.
2.4.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.
2.4.3. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время.
2.4.4. В телеграмме указывается адрес корреспондента (физического или юридического лица): субъект Российской Федерации, район, город, улица, номер дома, номер квартиры; фамилия, имя, отчество либо наименование организации, должность лица, которому она направляется.
2.4.5. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата. В конце текста указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись не должна закрывать текст телеграммы. Внизу текста проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона. При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
2.4.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 50 слов и передается непосредственно по телефону. В ней указываются дата и время передачи, должность и фамилия лица, принявшего и передавшего ее.
Текст телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение № 3).
В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.
2.4.7. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляются работниками, у которых установлены факсимильные аппараты. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.
При передаче документа факсимильной связью досылка оригинала является обязательной.
2.4.8. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:
запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, бланки;
ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.
2.4.9. Документы, подлежащие передаче факсимильной связью, учитываются ответственными работниками в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; фамилии лица, передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.
Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные – немедленно.
Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, телефонного номера и подписи передавшего факсограмму лица.
2.4.10. По каналам электронной связи физическим или юридическим лицам могут быть направлены копии ответов на их обращения либо иная информация по вопросам деятельности квалификационной коллегии судей.
Копии отправляемых электронных писем приобщаются к соответствующим материалам.
2.5. Работа исполнителей со служебными документами
2.5.1. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель аппарата либо секретарь Коллегии выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.
Материалы, требующие проверки достоверности биографических и иных сведений, представленные претендентами на вакантные должности судей, подлежат направлению в соответствующие органы в течение пяти рабочих дней с момента поступления.
2.5.2. Документы передаются исполнителю с поручением Председателя Коллегии или лица, его замещающего, руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.
2.5.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку итогового проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Председателю, его заместителям и членам Коллегии либо руководителю аппарата или секретарю Коллегии, подготовку к пересылке адресату.
2.5.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соответствующего руководителя, соисполнителей и иных лиц). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.
На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается номер документа, на который подготовлен ответ.
На копии исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляется регистрационный номер и дата подписания. Подпись удостоверяется исполнителем документа или его руководителем.
2.5.5. Исполненные документы представляются на подпись:
Председателю Коллегии, его заместителям и членам Коллегии – через руководителя аппарата или секретаря Коллегии с его визой (в соответствии с требованиями настоящей Инструкции);
руководителю аппарата или секретарю Коллегии – исполнителями документа.
2.5.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список – расчет рассылки. Расчет рассылки согласуется с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Все документы для отправки передаются одному из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.
2.5.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем аппарата или секретарем Коллегии с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.
2.5.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель по согласованию с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии представляет на имя Председателя Коллегии докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
2.5.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и иных документов), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.
2.5.10. При уходе работника в отпуск, убытии в служебную командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя другому работнику с обязательной отметкой в описи.
2.5.11. В случае утраты служебного документа работник аппарата обязан немедленно доложить об этом секретарю Коллегии.
Секретарь Коллегии информирует по факту утраты Председателя Коллегии либо руководителя аппарата и проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования с соответствующими предложениями о принятии мер по восстановлению утраченных документов представляется Председателю Коллегии для рассмотрения.
2.5.12. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.
2.5.13. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.
2.5.14. В письмах и других документах по обращениям, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ.
Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой документов, поручений по нескольким обращениям. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения.
2.5.15. Документы подписываются руководителем аппарата или другим должностным лицом в соответствии с установленным в Коллегии распределением обязанностей и полномочиями.
2.5.16. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры.
2.5.17. Исполненные документы передаются исполнителями работникам, ответственным за ведение делопроизводства, в подобранном для отправки виде с пометкой исполнителя об отправке или с краткой справкой, в том случае если письменный ответ не составлялся.
2.5.18. На основании указанных отметок работники, ответственные за ведение делопроизводства, вносят в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в соответствующий журнал учета корреспонденции дату и отчет об исполнении документа.
2.5.19. При работе с соответствующей информационной системой электронного документооборота работник, ответственный за ведение делопроизводства, после получения документа вносит в базу данных информацию о документе, резолюции руководства, при необходимости плановую дату исполнения документа и передает документ исполнителю по реестру передачи с отметкой о получении. Вся информация о поступающих документах должна быть внесена в хронологической последовательности.
2.6. Порядок прохождения внутренних документов
2.6.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые Председателю Коллегии, руководителю аппарата или секретарю Коллегии.
2.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
2.6.3. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка.
2.6.4. Передача внутренних документов внутри аппарата осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство: для Председателя Коллегии, его заместителей и членов Коллегии – руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (журнале, регистрационной карточке).
|
