Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения

Скачать 1.35 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения
страница	1/9
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «ОБЛИВСКИЙ РАЙОН»
АДМИНИСТРАЦИЯ ОБЛИВСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ

23.05.2017

№ 159

ст-ца Обливская

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Обливского района

В соответствии с Регламентом Администрации Обливского района, утвержденным распоряжением Администрации Обливского района от 26.07.2011 № 314, в целях совершенствования системы делопроизводства в Администрации района:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Обливского района согласно приложению.

2. Признать утратившим силу:

2.1. Распоряжение Администрации Обливского района от 25.08.2011 № 406 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Обливского района».

2.2. Распоряжение Администрации Обливского района от 31.12.2013 № 335 «О внесении изменений в распоряжение Администрации Обливского района от 25.08.2011 № 406 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Обливского района».

2.3. Распоряжение Администрации Обливского района от 27.07.2016 № 181 «О внесении изменений в распоряжение Администрации Обливского района от 25.08.2011 № 406 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Обливского района»

2.4. Распоряжение Администрации Обливского района от 08.11.2016 № 287 «О внесении изменений в распоряжение Администрации Обливского района от 25.08.2011 № 406 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации Обливского района».

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами Администрации района Ф.И. Самохвалова.

Глава

Обливского района В.Н. Черноморов
Распоряжение вносит

сектор по общим вопросам

Приложение

к распоряжению

Администрации

Обливского района

от 23.05.2017 № 159

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Администрации Обливского района
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района (далее - Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее - документами) в аппарате Администрации Обливского района (далее - Аппарат).

Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.

2. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате осуществляются сектором по общим вопросам Администрации Обливского района (далее – сектор по общим вопросам).

3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата администрации района (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

4. При работе с документами в подразделениях Аппарата не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

5. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

6. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

7. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

8. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации Обливского района применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее - система «Дело»).
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа – получение электронного образа документа.
3. Состав управленческих документов

Администрации Обливского района

Деятельность Администрации Обливского района обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Обливского района, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимодействия между Администрацией Обливского района, другими государственными органами и организациями. Функции управления в Администрации Обливского района реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Правовой акт – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Обливского района, принятый Собранием депутатов Обливского района, Администрацией Обливского района или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Обливского района, имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Обливского района являются:

правовые акты, принятые на местном референдуме;

решения Собрания депутатов Обливского района;

постановления Администрации Обливского района;

распоряжения Администрации Обливского района;

распоряжения Администрации Обливского района (по личному составу).

1. Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
2. Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 3.2.1, являются ненормативными.
Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Обливского района, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения коллегии Администрации Обливского района;

решения постоянно действующих комиссий Администрации Обливского района, временных комиссий, созданных для решения определенных задач, других совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы

Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Служебные письма.

Служебные письма в Администрации района готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы Обливского района и его заместителей (в том числе первого);

исполнение поручений Главы Обливского района и его заместителей (в том числе первого) в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Администрации района, Главы Обливского района;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

Стенограмма.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
4. Документация Администрации Обливского района.

Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Администрации Обливского района.

Документация Администрации Обливского района – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Обливского района, а также положениями о структурных подразделениях Администрации Обливского района.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт
(при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое – не менее 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации Обливского района и отраслевых (функциональных) органах Администрации Обливского района (далее – органы) используются следующие реквизиты:

а) наименование органа;

б) должность лица – автора документа;

в) справочные данные об органе;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления или издания документа;

ж) адресат;

з) дата документа;

и) регистрационный номер документа;

к) наименование либо аннотация документа;

л) текст документа;

м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

н) отметка о наличии приложений;

о) гриф согласования документа;

п) гриф утверждения документа;

р) виза;

с) оттиск печати;

т) отметка о заверении копии;

у) отметка об исполнителе;

ф) указания по исполнению документа;

х) отметка о контроле;

ц) отметка об исполнении документа;

ч) отметка о конфиденциальности;

ш) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Наименование органа должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием отраслевого (функционального) органа указывается наименование высшего органа местного самоуправления – Администрация Обливского района.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган.

4.3.4. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в органах осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.
Например:
Исполнительный директор

ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель
Министра юстиции
Российской Федерации

Личная подпись И.П. Васильев

Заместитель
Министра финансов
Российской Федерации

Личная подпись Г.Э. Гришик

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.И. Свистунов
Члены комиссии:	Личная подпись	К.П. Федорин
	Личная подпись	И.Г. Василенко
	Личная подпись	Г.И. Фролов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.5. Справочные данные об органе включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.3.6. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).

Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Администрации Обливского района, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.

4.3.7. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.

В письме наименование вида документа не указывают.

4.3.8. Место составления или издания документа (ст-ца Обливская) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа» и «справочные данные об органе».

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

4.3.9. В качестве адресата могут быть структурные подразделения Правительства Ростовской области, органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документа в структурное подразделение Правительства Ростовской области, орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России

Управление систематизации

законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

Например:
ЗАО «Торговый мир»

Бухгалтерия

Главному экономисту
А.С. Петрову

или
Президенту ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой

Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору

Ростовской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

	Краткая информация по итогам плановой проверки Отдела образования... Отдела образования Администрации Обливского района, инспекцией по контролю в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение...		Инструкция по делопроизводству в Администрации Советского района Общие положения В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в Администрации Советского района,...
	Ростовская область муниципальное образование «обливский район» администрация... О проведении опытной эксплуатации сегментов системы-112, развернутых на территории Обливского района Ростовской области		Инструкция по делопроизводству в администрации Бугурусланского района согласовано Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Бугурусланского района
	Инструкция по делопроизводству в администрации Ирбитского муниципального... Настоящая инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ирбитского муниципального...		Инструкция по делопроизводству в администрации Ардатовского муниципального... В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации...
	Инструкция по делопроизводству Общие положения Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством		Инструкция по делопроизводству в Администрации Богашевского сельского поселения Общие положения В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации Богашевского...
	Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения... Хабаровского края», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в администрации...		Инструкция по делопроизводству в Манском районном Совете депутатов Общие положения Об утверждении инструкции по делопроизводству Манского районного Совета депутатов
	Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке,...		Инструкция по организации антивирусной защиты информационных систем... Инструкция предназначена для уполномоченных работников администрации Пушкинского района Санкт-Петербурга, а также должностного лица,...
	Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ...		Положение об отделе учета и отчетности администрации Ермаковского района Общие положения Отдел учета и отчетности Администрации Ермаковского района, (далее именуемый отдел) является структурным подразделением Администрации...
	Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации...		Инструкция администратора информационной безопасности информационной... Администратор иб назначается распоряжением администрации Грачевского муниципального района Ставропольского края

Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения

Похожие: