Информационная поддержка бизнеса 24.11.2016
Содержание:
1. Несколько советов по работе с документами, которые прилагаются к авансовому отчету.
2. ПФР обновил документы персонифицированного учета: изменения с 8 октября 2016 года.
1. Несколько советов по работе с документами, которые прилагаются к авансовому отчету.
Порой подотчетным лицам очень сложно отличить товарный чек от чека контрольно-кассовой техники (ККТ). Внешне они действительно очень схожи. Давайте разбираться вместе в нюансах этих и других документов, которые идут вместе с авансовым отчетом.
|
Документ
|
Комментарии
|
1
|
Товарный чек.
|
Некоторые магазины пробивают на ККТ и кассовые, и товарные чеки. Это правильно. Ведь если в обычном кассовом чеке нет наименований товаров, то для налогового учета нужен дополнительный документ с расшифровкой покупок (письмо ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515). Иначе инспекторы могут снять расходы.
Но не всегда видно разницу между товарным и кассовым чеками. И поэтому подотчетные лица прикладывают к авансовому отчету только товарный чек (рис.1). Действительно, внешне он очень похож на чек ККТ. Выдает его оговорка — является товарным чеком.
Есть всего два случая, когда расходы можно подтвердить без кассового чека:
Во-первых, если речь идет об услугах. В таком случае вместо чека вполне подойдет БСО.
Во-вторых, если продавец применяет ЕНВД. Тогда он вправе работать без ККТ и выдавать любой документ об оплате — товарный чек, квитанцию и т.п. (письмо Минфина России от 10 апреля 2015 г. № 03-01-15/20479, направленное в инспекции письмом ФНС России от 23 апреля 2015 г. № ЕД-4-2/7021).
В остальных случаях инспекторы на проверке потребуют убрать из расходов суммы, подтвержденные только товарными чеками, и доначислят налог на прибыль.
Чтобы этого не случилось, попросите работника поискать кассовый чек — его должны были выдать в магазине вместе с товарным чеком.
Если документа нет, в расходы сумму по товарному чеку не включайте.
-
На будущее покажите всем подотчетным лицам, как выглядит товарный чек, и расскажите, почему он без кассового чека не годится.
|
2
|
Предварительный чек АЗС.
|
Сотрудники, которые заправляют машины, могут принести вместо чека квитанцию предварительного заказа топлива. Ее выдают на АЗС перед заправкой, а после заправки пробивают настоящий чек, за которым надо вернуться в кассу. Внешне квитанция выглядит как чек, но на самом деле это нефискальный отчет, в котором нет ИНН продавца, номера ЭКЛЗ, а также заводского номера кассового аппарата (рис.2).
-
Списать расходы по такой квитанции не получится. Заранее предупредите сотрудников, что такой документ принимать не будете.
А чтобы не было проблем, у операциониста на заправке нужно просить чек ККТ.
|
3
|
Документ о расчетах карточкой.
|
Подотчетное лицо может оплатить покупки со своей личной или корпоративной карты. Тогда в магазине ему выдадут и кассовый чек, и квитанцию электронного терминала — ее еще называют слипом (ст. 1.1, п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но до бухгалтерии иногда доходит лишь один документ — слип, из которого неясно, что и у кого купили (рис.3).
Слип подтверждает только то, что продавец списал деньги с карты, а не принял наличными. Расходы такой документ не подтверждает, ведь в нем недостаточно информации для этого. Среди обязательных реквизитов отсутствует наименование компании-продавца, его ИНН, перечень товаров или услуг и т.д. (п. 3.1, 3.3 Положения, утв. Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Поэтому если кассового чека нет, инспекторы придерутся к расходам.
Опасно терять и слипы. Сотрудники Минфина не раз предупреждали, что если подотчетное лицо тратит деньги с карты, то к авансовому отчету надо приложить документы, которые подтверждают этот способ оплаты (письма от 24 июня 2016 г. № 03-03-06/1/36877, от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288). Правда, на практике инспекторы не снимают расходы только потому, что отсутствуют слипы. Но чтобы не рисковать, сохраняйте их или распечатывайте выписку по карте.
Предупредите сотрудников о том, что в случае оплаты картой сохранить нужно два документа, один слип принимать Вы не будете.
Более того, в Минфине считают, что в квитанциях терминалов, слипах и аналогичных документах должна быть фамилия держателя банковской карты (письмо от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).
Если за Вашего сотрудника платил родственник или знакомый, то с него надо взять расписку. В ней пусть скажет, что он действительно платил со своей карты за Вашего работника, а деньги ему возместили. Образец ниже.
|
Возьмите на заметку несколько советов по работе с чеками:
|
Совет
|
Комментарий
|
1
|
Копируйте.
|
Кассовые чеки со временем выцветают, а проверяющие не принимают расходы по таким документам. Поэтому возьмите за правило:
сразу делать копии чеков;
заверять их;
потом подшивать к авансовому отчету оригиналы чеков вместе с копиями.
|
2
|
Проверяйте реквизиты.
|
Прежде чем принимать чек, проверьте, все ли обязательные реквизиты в нем есть. Если чего-то не хватает, чек считают недействительным.
Есть еще один способ понять, подлинник перед вами или фальшивка. Проведите экспресс-проверку на kpkcheck.ru.
|
3
|
Вычитайте лишнее.
|
Нередко в чеке есть суммы, не связанные с работой компании. Например, в чеке с заправки пробиты пирожки и кофе.
Вычитайте эти суммы из общего итога. Иначе это сделают инспекторы на проверке и доначислят налог на прибыль.
|
4
|
Следите за расшифровкой.
|
Следите, чтобы расшифровка товаров была в чеке или отдельном документе — товарном чеке, накладной и т. д. Иначе инспекторы не поймут, за что заплатила компания, и снимут расходы.
|
5
|
Информируйте сотрудников.
|
-
Расскажите подотчетным лицам и бухгалтеру чем товарные, предварительные чеки и слипы отличаются от обычных чеков.
|
6
|
Предупреждайте подотчетных лиц.
|
Предупредите, чтобы вместе с такими документами всегда прикладывали к авансовому отчету правильные чеки.
|
2. ПФР обновил документы персонифицированного учета: изменения с 8 октября 2016 года.
До 8 октября 2016 года документы индивидуального (персонифицированного) учета и инструкция по их заполнения были утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п.
Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п, вступившим в силу с 8 октября 2016 года, Пенсионный фонд утвердил точно такой же перечень документов персонифицированного учета, а в части их утверждения Постановление ПФР от 31.07.2006 № 192п признал утратившим силу.
Речь идет о следующих документах персонифицированного учета:
АДВ-1
|
Анкета застрахованного лица
|
АДИ-1
|
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
|
АДИ-7
|
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
|
АДВ-2
|
Заявление об обмене страхового свидетельства
|
АДВ-3
|
Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства
|
АДВ-9
|
Листок исправлений
|
АДИ-2
|
Запрос об уточнении сведений
|
АДВ-6
|
Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР
|
АДВ-6-1
|
Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР
|
АДИ-5
|
Сопроводительная ведомость
|
СЗВ-1
|
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица
|
СЗВ-3
|
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица
|
СЗВ-4-1
|
Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица
|
СЗВ-4-2
|
Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма
|
СЗВ-К
|
Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования
|
СЗВ-СП
|
Сведения об иных периодах деятельности застрахованного лица, засчитываемых в страховой стаж
|
АДВ-10
|
Сводная ведомость форм документов СЗВ-3, передаваемых работодателем в ПФР
|
АДВ-11
|
Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование
|
СЗВ-2а
|
Запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица
|
СЗВ-2б
|
Запрос застрахованного лица о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица
|
СЗИ-5
|
Выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица
|
СЗИ-3
|
Сопроводительная ведомость для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение
|
ВЛС-1
|
Акт о включении сведений в лицевые счета застрахованных лиц
|
СПВ-1
|
Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии
|
АДВ-6-2
|
Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР
|
АДВ-6-3
|
Опись документов, о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц передаваемых страхователем в ПФР
|
СЗВ-6-1
|
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица
|
СЗВ-6-2
|
Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц
|
СЗВ-6-3
|
Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица
|
АДВ-8-1
|
Актуализация лицевого счета застрахованного лица
|
АДВ-6-4
|
Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица
|
СЗВ-6-4
|
Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица
|
АДВ-6-5
|
Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица
|
СПВ-2
|
Сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии
|
Для чего потребовалось это делать и что изменилось с указанной даты?
Сами формы персонифицированных документов не претерпели изменений. Однако произошли некоторые изменения в порядке их заполнения и другие коррективы.
Рассмотрим пример ЗАПОЛНЕНИЯ АДВ-1.
С 8 октября 2016 года страхователям необходимо принимать во внимание новые правила заполнения формы анкеты АДВ-1. Ее компании сдают в подразделения ПФР, чтобы оформить СНИЛС своим работникам.
Гражданство
|
В анкете АДВ-1 гражданство потребуется указывать не только иностранцам, но и гражданам РФ. До 8 октября 2016 года поле «гражданство» для россиян заполнять вообще не требовалось.
Теперь заполнение поля гражданство для россиян – обязательно. При заполнении позиции «Гражданство» формы АДВ-1 граждане РФ должны указывать значение «Россия». Эти изменения вносятся с целью организации проверки в автоматическом режиме полноты и достоверности данных, указанных в форме АДВ-1. Об этом говорилось в пояснительной записке ПФР к комментируемому постановлению.
|
Место рождения
|
С 8 октября 2016 года строку «Место рождения» анкеты АДВ-1 нужно будет заполнять в соответствии с п. 87.2 Регламента, утвержденного приказом ФМС России от 30.11.2012 № 391.
Если город, в котором родился работник, является столицей или административным центром региона, то указывается только город, например: «Челябинск».
Если нет – то и регион, например: «Троицк, Челябинская область».
Если это деревня или село, надо будет указать и район: «с. Капица, Троицкий район, Свердловская область».
|
Отмена печатей
|
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право появилось благодаря вступлению в силу Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ.
С этого момента прошло уже почти полтора года. Но, несмотря на это, Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п, до последнего времени предусматривалось, что многие документы персонифицированного учета страхователи обязаны заверять своими печатями. Такое требование, разумеется, не соответствовало федеральному законодательству.
Чиновники из ПФР решили исправить ситуацию. Постановление Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п предусматривает, что проставлять печати на документах персонифицированного учета нужно только при ее наличии. Так, к примеру, такое уточнение появилось в п. 8 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета.
|
Коррективы классификатора
|
Коды для заполнения форм документов персонифицированного учета содержатся в Классификаторе параметров (Приложение 1 к Инструкции, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п). В этом классификаторе содержался ряд ссылок на Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».
Однако с 1 января 2016 года вопросы назначения страховых пенсий регулируются Федеральным законом от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях». В связи с этим в Классификаторе параметров (Приложение 1 к Инструкции, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п) теперь появились ссылки на этот федеральный закон.
Также Постановлением Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п предусмотрен и ряд технических правок.
|
Зачем утвердили новое постановление?
У некоторых бухгалтеров может возникнуть совершенно справедливый вопрос: зачем ПФР заново утвердил все формы документов, а не внес коррективы в Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п?
Вопрос о полной отмене Постановления № 192п назревал уже давно. Этот документ был принят в далеком 2006 году. За время его действия в него было внесено 11 значительных изменений. Не исключено, что сами специалисты из ПФР уже запутались в них. Каждый раз им приходилось «изменять изменения», чтобы внести коррективы. Может быть, они попросту решили утвердить новый документ – Постановление Правления ПФР от 01.06.2016 № 473п. Надеемся, что теперь с ним будет проще работать и нам с Вами!
|
