Инструкция по делопроизводству в администрации (далее Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации.
|
Скачать 1.41 Mb.
|
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГУЛЬКЕВИЧСКИЙ РАЙОН 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Деятельность администрации муниципального образования Гулькевичский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Её состав определяется компетенцией отраслевых (функциональных) органов администрации муниципального образования Гулькевичский район, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией муниципального образования Гулькевичский район (далее также – администрация) и организациями. 1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации (далее – Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности муниципального образования Гулькевичский район. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями. 1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, постановлениями, распоряжениями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, уставом муниципального образования Гулькевичский район. 1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Применяемые автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации осуществляются назначенным специалистом или структурным подразделением этого органа, на которых возложены функции по документационному обеспечению управления. В администрации эти функции осуществляет отдел делопроизводства. 1.6. Переписка между отраслевыми (функциональными) органами администрации по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.7. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов администрации вне служебных помещений. 1.8. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению). Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами. 1.9. Выдача копий ранее принятых правовых актов администрации осуществляется работниками отдела делопроизводства управления делами администрации с разрешения заместителя главы муниципального образования Гулькевичский район, управляющего делами. 1.10. Работники администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов. 1.11. При утрате документов начальник отраслевого (функционального) органа администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы муниципального образования Гулькевичский район, управляющего делами. 1.12. При увольнении или переходе на другую работу работник должен передать числящиеся за ним документы своему начальнику или по его поручению другому работнику. 1.13. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены начальником отраслевого (функционального) органа администрации с настоящей Инструкцией. 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Служебные документы администрации, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения № 1, 2). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги форматом А4 без специального бланка. Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков в администрации изложен в подразделе 5.1 раздела 5 настоящей Инструкции. 2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в действие постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложениях № 1, 2, 3 к настоящей Инструкции. 2.3. Наименование органа (должностного лица) – автора служебного документа – указывается на бланках документов администрации, отраслевых (функциональных) органов администрации. 2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов. 2.5. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую более поздней дате подписания. 2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2004 года следует оформлять: «05.06.2004». Допускается словесно-цифровой способ оформления даты («5 июня 2004 года»), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца («2004.06.05»). 2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. 2.8. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из утвержденного электронного индекса администрации, порядкового номера отправляемого документа, двузначного цифрового обозначения года и индекса дела по номенклатуре (111-357/11-01-18). В отраслевых (функциональных) органах администрации, наделенных правом ведения самостоятельного делопроизводства с использованием бланков служебных документов, регистрационный номер состоит из порядкового номера отправляемого документа и цифрового обозначения отраслевого (функционального) органа администрации согласно сводной номенклатуре дел администрации. Например: «357/03», где 03 является индексом отраслевого (функционального) органа администрации. 2.9. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру администрации и органов местного самоуправления муниципальных образований Гулькевичского района. 2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации (структурного подразделения) указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:
2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Обуховой В.П. Уральская ул., 18, кв. 2, пос. Ясный, Красноармейский р-н Краснодарский край, 353660 Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Главам городских и сельских поселений Гулькевичского района 2.12. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресата не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять копии документов. 2.13. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса: наименование адресата (наименование организации); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики; название страны (для международных отправлений); почтовый индекс. Например: Государственное унитарное предприятие Краснодарского края «Краснодаркраймедтехника», Красноармейская ул., 60, г. Краснодар, 350000 2.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы муниципального образования Гулькевичский район (подпись) ____ (инициалы, фамилия) дата 2.15.Допускается в графе утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:
2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением главы муниципального образования Гулькевичский район, приказом начальника отраслевого (функционального) органа администрации, протоколом. При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением главы муниципального образования Гулькевичский район от 25 июля 2004 года № 345 или УТВЕРЖДЕНО приказом начальника управления образования администрации муниципального образования Гулькевичский район от 16.04.2004 № 105 Реквизиты «гриф утверждения», «гриф одобрения», слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек. 2.17. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом. Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. 2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления имущественных отношений администрации муниципального образования Гулькевичский район (подпись) (инициалы, фамилия) дата Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии администрации муниципального образования Гулькевичский район от 06.08.2004 № 9 Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например: Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации муниципального образования Гулькевичский район (подпись) (инициалы, фамилия) дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Начальник отдела архитектуры и градостроительства администрации муниципального образования Замечания прилагаются Гулькевичский район (подпись) (инициалы, фамилия) дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах формата А5). Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например: О направлении… Об отмене… О состоянии… Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится. 2.20. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур. Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. 2.21. Для языка служебного документа характерны: лаконичность; точность формулировок, однозначность и единообразие терминов; применение общепринятых (стандартных) словосочетаний; использование прямого порядка слов в предложении; замена местоимений существительными; употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: «поручить», «утвердить», «рекомендовать», «предложить» и т.д.; единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений; строгий лексический отбор. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. 2.22. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая». Например: Уважаемый Михаил Юрьевич! Допускается также обращение с использованием слов «господин», «госпожа». При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например: Уважаемый господин Савельев! или Господин Савельев! 2.23. При подготовке текстов служебных документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше (далее – Word 6.0) с использованием шрифтов Times Roman №14. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт № 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях – через два интервала). Для печатания служебных документов используются стандартные листы бумаги А4 или А5. Верхняя и нижняя границы текстового поля должны составлять 20 мм, левая граница – 30 мм, правая – 10 мм (приложение № 4). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля. В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов «С уважением». Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся. 2.24. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы. 2.25. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные их реквизиты указывают в следующей последовательности: вид документа, наименование организации – автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок. 2.26. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка. 2.27. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции. 2.28. В служебных документах, адресованных руководителям организаций, используют формы изложения текста: от первого лица множественного числа, например: «Направляем на рассмотрение»; от первого лица единственного числа, например: «Прошу выделить», «Предлагаю»; от третьего лица единственного числа, например: «Управление делопроизводства считает необходимым». Текст протокола излагают от первого лица множественного числа. Например: «слушали», «выступили», «постановили». В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «отдел осуществляет функции; комиссия установила». Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф. 2.29. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации муниципального образования Гулькевичский район, решений, актов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 13 мая 2004 года; в мае 2004 года; в первом полугодии 2004 года; в первом квартале 2004 года; но: за 11 месяцев 2004 года, в 2004 году, бюджет на 2005 год, с 1999 по 2001 год, в 2001-2005 годах. Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется: день месяца и месяц – двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 09.08.2004. 2.30. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта 1 Мая. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд 90-е годы в 20-х числах апреля. 2.31. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы специалист I категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: «Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей». Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента 28,5 метра. 2.32. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие 3-дневный двухнедельный. 2.33. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами: 50% пятьдесят процентов. Знаки №, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30-40% № 5-7. 2.34. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации Восьмое марта Новый год День металлурга День российской печати. Исключения: День Победы Рождество Христово. 2.35. В правовых актах администрации муниципального образования Гулькевичский район, при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов. 2.36. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края, подписываются главой муниципального образования Гулькевичский район, в случае его отсутствия – заместителем главы муниципального образования Гулькевичский район. Порядок оформления подписи указан в пункте 2.42 раздела 2 настоящей Инструкции. 2.37. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное – если документ оформлен не на бланке, сокращенное – если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия. Например: Начальник управления имущественных отношений администрации муниципального образования Гулькевичский район (подпись) (инициалы, фамилия) или на бланке управления образования администрации: Начальник управления (подпись) (инициалы, фамилия) Реквизит «подпись» оформляется через два-три одинарных межстрочных интервала от текста документа. Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. 2.38. При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... В целях совершенствования работы со служебными документами в администрации муниципального образования город Армавир п о с т а н о... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Геленджик, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между администрацией и организациями, в том числе федеральными... |
 |
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования... Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования «Трехпротокский сельсовет» |
|
Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л. В. Санкина, доцент рггу Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию... |
|
Инструкция по делопроизводству в Администрации Обливского района Общие положения В соответствии с Регламентом Администрации Обливского района, утвержденным распоряжением Администрации Обливского района от 26. 07.... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,... |
|
Инструкция по делопроизводству муниципального района Янаульский район Администрации муниципального района Янаульский район (далее Администрация) документов, совершенствования делопроизводства Администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Урай (далее... Госстандарта Российской Федерации от 03. 03. 2003 №65-ст, в целях четкой организации делопроизводства, дальнейшего совершенствования... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17. 01. 2013 г. №3 «О внесении... |
|
Инструкция по делопроизводству в Администрации Богашевского сельского поселения Общие положения В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности Администрации Богашевского... |
|
Инструкция по делопроизводству в Администрации Советского района Общие положения В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в Администрации Советского района,... |
|
Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательными... ... |
|
Инструкция по делопроизводству в мбдоу зеленорощинский детский сад... Порядок работы со служебной документацией далее документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота; создание... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования Бурунчинский сельсовет В целях совершенствования системы документационного обеспечения и установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации... |
|
Инструкция по делопроизводству администрации сельского поселения... Руководствуясь постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18 ноября 2010 г. №436 «Об утверждении правил делопроизводства... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи в Республике... Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми... |