11.4. Организация оперативного хранения дел
11.4.1. С момента заведения и до передачи в отдел организации архивного дела документы хранятся по месту их формирования в дела.
11.4.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел.
11.4.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении в запирающихся шкафах, картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
11.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
11.4.5. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу хранятся по месту их формирования не менее одного года инее более трех лет, а затем передаются в отдел организации архивного дела.
11.4.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними должны быть ознакомлены только сотрудники, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц допускается только с письменного разрешения руководства Университета или руководителей структурных подразделений.
11.4.7. Выдача дел или документов другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника отдела организации архивного дела. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку с регистрацией выданного дела в специальной книге (приложение №19). На место выданного во временное пользование дела или документа вкладывается карта-заместитель (приложение № 20).
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения с отметкой в журнале даты его возвращения.
11.4.8. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с письменного разрешения ректора, проректоров Университета, директора Клинического центра, директора Научно-исследовательского центра по актам приема-передачи дел. Выемка документов органами внутренних дел, службой федеральной безопасности, судебными органами производится в порядке, установленном законами Российской Федерации. Выдача дел сторонним организациям во временное пользование (в т.ч. органам суда, прокуратуры или для экспонирования) проводится с оформлением акта.
Использование служебных документов для публикации в периодической печати, в научных изданиях, докладах на научных форумах допустимо только с письменного разрешения ректора или проректоров. С обязательным указанием при публикации на принадлежность упоминаемых документов Университета.
11.4.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора или проректоров, при этом в деле необходимо оставить заверенную копию документа, карту-заместитель и акт о причинах выдачи подлинника.
12. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА
12.1. Экспертиза ценности документов
12.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
12.1.2. Экспертиза ценности документов в Университете проводится:
- на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел структурного подразделения и Сводной номенклатуры дел Университета, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в отдел организации архивного дела;
- в отделе организации архивного дела при подготовке дел к передаче на государственное хранение.
12.1.3. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценностей документов, по определению сроков хранения документов, по отбору и подготовке документов к передаче на государственное хранение в ГБУ «ЦГА Москвы», по отбору документов, не подлежащих хранению, к уничтожению в Университете создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК Университета). ЭК Университета действует на основе Положения, которое после согласования с ЦЭПК Главархива Москвы утверждается руководством Университета.
12.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно в структурных подразделениях Университета работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК Университета под методическим руководством отдела организации архивного дела.
12.1.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел организации архивного дела; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел структурного подразделения, Сводной номенклатуры дел Университета, правильность определения сроков хранения дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
12.1.6. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится в соответствии с типовыми и отраслевыми Перечнями архивных документов с указанием сроков хранения, Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые установлены федеральными законами, другими федеральными нормативными актами, в том числе решениями ЦЭПК Федерального архивного агентства, Сводной номенклатурой дел Университета.
При установлении сроков хранения документов, созданных в определенный хронологический период, должны использоваться перечисленные нормативно-методические документы с указанием сроков хранения, действующие в этот же период времени.
12.1.7. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Вместе с тем могут быть оставлены дублетные экземпляры документа, черновики, отражающие ход решения вопросов, содержащие подлинные визы, резолюции, пометы, правки текста, которые отсутствуют на подлиннике, черновики документов, составленные и подписанные выдающимися лицами, а также, если подлинник находится в плохом физическом состоянии.
При отсутствии подлинного экземпляра приказа по основной деятельности, приказа по личному составу (сок хранения 75 лет) в дело включаются заверенные в установленном порядке копии.
При отсутствии подлинных экземпляров протоколов и стенограмм конференций, съездов, общих собраний на постоянное хранение отбираются печатные экземпляры, которые были изданы типографским способом.
При проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав личных дел работников (обучающихся), помимо выделения к уничтожению дублетных экземпляров, черновиков приказов и характеристик, выделяются копии паспортов, трудовых книжек, медицинские справки (за исключением справок, являющихся основанием для издания приказов о предоставлении академических отпусков обучающимся), справки с места жительства, зачетные книжки, студенческие билеты. Данные документы формируются в самостоятельные дела и подлежат хранению в структурных подразделениях в пределах установленных для них сроков.
12.1.8. Дела, внесенные в Сводную номенклатуру дел Университета с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Например, в делах с отметкой «ЭПК» могут содержаться документы, отражающие важные факты по истории Университета, основные направления деятельности Университета, письма за подписью выдающихся лиц, автографы документов выдающихся лиц. Из дел с перепиской с отметкой «ЭПК» могут быть оставлены на постоянное хранение наиболее важные и обладающие информационной ценностью письма по вопросам планирования, финансирования, о согласовании, утверждении документов, о ходе и результатах исполнения поручений. Кроме того, из дел с перепиской могут быть отобраны на постоянное хранение наиболее значимые копии справок, отчетов и других документов, направляемых в вышестоящие организации.
Дела с отметкой «ЭПК», в составе которых выявлены документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Оставшиеся документы временного хранения подлежат хранению в течение срока, указанного в Сводной номенклатуре дел Университета.
12.1.9. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Университета составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (см. 12.2. «Составление и оформление описей дел»), а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 16).
12.1.10. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января календарного года, в котором составляется акт. Например, законченные делопроизводством в 2010 году дела с пятилетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2016 года. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в двух экземплярах, один из которых представляется в отдел организации архивного дела, второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.
12.1.11. На основании описей дел структурных подразделений отдел организации архивного дела в установленном порядке готовит годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу Университета.
На основании актов структурных подразделений о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отдел организации архивного дела составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, по Университету.
Годовые разделы описей дел постоянного хранения, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, структурных подразделений, сводный акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, рассматриваются и согласовываются на заседании ЭК Университета.
Годовой раздел описей дел постоянного хранения Университета подлежит утверждению ЦЭПК Главархива Москвы и затем утверждению руководством Университета.
Годовой раздел описи дел по личному составу, сводный акт о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, согласовываются с ЦЭПК Главархива Москвы и утверждаются руководством Университета.
12.1.12. Дела, которые отобраны к уничтожению, хранятся в структурном подразделении Университета отдельно от дел с документами постоянного и временного сроков хранения.
Физическое уничтожение дел, которые включены в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после утверждения руководством в установленном порядке годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, сводного акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, за соответствующий период.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, а при необходимости и представителей отдела организации архивного дела.
В том случае, если документы, выделенные к уничтожению, не могут быть переданы на переработку в уполномоченные организации по приемо-сдаточной накладной, они могут быть уничтожены в структурном подразделении на уничтожителе бумаги (шредере). В этом случае распоряжением по структурному подразделению должна быть образована комиссия по уничтожению документов (не менее 3 человек), составлен акт об уничтожении документов (приложение №16), который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем структурного подразделения. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в отдел организации архивного дела, и прикладываются к соответствующему акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При уничтожении документов на уничтожителе бумаги в структурном подразделении особое внимание должно быть уделено документам, содержащим персональные данные работников (обучающихся).
12.1.13. Документы, которые ведутся в электронном виде, подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных в Сводной номенклатуре дел Университета для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они уничтожаются в порядке, установленном в пп. 12.1.1 - 12.1.12 настоящей Инструкции.
Документы в электронной форме уничтожаются путем переформатирования или перезаписи при условии, что переформатирование необратимо. Резервные копии, генерирующие системные данные также подлежат переформатированию или перезаписи перед тем, как эффективное уничтожение информации в электронной форме завершится. Выбранный метод уничтожения электронных документов должен быть отражен в акте о выделении их к уничтожению.
|
