|
Приложение № 1
|
|
к Распоряжению «Об утверждении инструкции «О порядке рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений в Администрации Советского района г. Улан-Удэ »
|
ИНСТРУКЦИИ
О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ОРГАНИЗАЦИЙ
И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ
В АДМИНИСТРАЦИИ СОВЕТСКОГО РАЙОНА г. УЛАН-УДЭ
I. Общие положения
1. Инструкция «О порядке рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений в Администрации Советского района г. Улан-Удэ» (далее - Инструкция) устанавливает порядок приема, учета, рассмотрения, контроля исполнения обращений граждан, организаций и общественных объединений (далее обращений), поступивших в адрес Администрации района, порядок организации подготовки и проведения личного приема граждан Руководителя Администрации района.
2. Работа по рассмотрению обращений граждан и проведению личного приема граждан организуется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Конституцией Республики Бурятия, Законом Республики Бурятия от 02.07.2007 № 2352-III «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Республике Бурятия», Закон Республики Бурятия от 19.04.1995 № 113-I «О статусе депутата Народного Хурала Республики Бурятия», Постановлением Администрации г. Улан-Удэ от 01.02.2013 N 31 «О Порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации г. Улан-Удэ и ее должностных лиц, муниципальных служащих».
3. Работа с обращениями, поступившими в адрес Администрацию района включает:
- приём гражданина;
- приём и первичную обработку письменных и устных обращений;
- регистрацию обращений;
- направление обращений на исполнение;
-рассмотрение обращений;
- при необходимости, уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
- при необходимости, уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;
- контроль сроков исполнения документов и выполнения, принятых по ним решений;
- подготовку, регистрацию и отправку ответа заявителю;
- информационно-справочную работу по обращениям;
- извещение заявителя о принятых решениях;
- группировку дела и текущее хранение документов;
- анализ поступивших обращений.
4. Почтовый адрес для направления обращений: 670000, г. Улан-Удэ, ул. Советская, 23; контактные телефоны: (3012)21-28-63; факс: (3012)21-37-21, адрес электронной почты: asr@ ulan-ude-eg.ru , сайт www.ulan-ude-eg.ru.
II. Виды обращений граждан
2.1. Основные категории, относящиеся к обращениям граждан:
обращение - предложение, заявление, жалоба гражданина, изложенные в письменной или устной форме;
предложение - вид обращения гражданина, направленного на совершенствование законов и иных нормативных правовых актов, улучшение организации деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, их должностных лиц, на решение вопросов развития общественных отношений, улучшение социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - вид обращения гражданина по поводу реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
ходатайство - вид обращения гражданина, общественной организации, депутата или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определённого статуса, прав и свобод;
жалоба - вид обращения гражданина по поводу восстановления или защиты его прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц, нарушенных действием (бездействием) юридических или физических лиц;
коллективное обращение - обращение двух или более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании путём голосования (подписанное инициаторами коллективного обращения) или путём сбора подписей.
III. Прием граждан сотрудниками отдела по жилищным вопросам
3.1.Прием граждан сотрудниками отдела по жилищным вопросам и обращениям граждан (далее отдел по жилищным вопросам) осуществляется с учетом графика (режима) работы Администрации района (пн. - чт.: с 8.30 до 17.30, пт. с 8.30 до 16.15, обед с 12.00 до 12.45) в специально выделенном для этих целей помещении по адресу: г. Улан-Удэ, ул. Советская, 23, каб. № 10, без предварительной записи в порядке очередности.
3.2. Помещение для приема граждан оборудуется столами с канцелярскими принадлежностями, стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее пяти мест. В помещении должны быть предусмотрены возможность удобного доступа граждан к местам общественного пользования (туалетам) и наличие гардероба.
3.3.На информационном стенде в здании Администрации района и в сети Интернет размещается следующая информация:
1) информация из нормативных правовых актов, регулирующих порядок организации работы с обращениями граждан, организаций и общественных объединений;
2) текст Инструкции: полная версия - на Интернет-сайте органов местного самоуправления г. Улан-Удэ в разделе «Районы города» на странице Советский район в разделе «Информация об обращениях граждан», краткая версия - на информационном стенде;
3) график приема граждан Руководителем Администрации района.
3.4. Во время приема граждан, а также при их обращении по телефону сотрудники Отдела по жилищным вопросам подробно, в вежливой форме консультируют обратившихся по интересующим их вопросам, дают разъяснения о подведомственности рассмотрения вопросов, компетенции должностных лиц Администрации района и порядке обращения.
3.5. Граждане, информируются:
1) о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;
2) о переадресации обращения в исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия, структурные подразделения Администрации г. Улан-Удэ или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
3) о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований.
3.6. Консультации предоставляются по вопросам:
1) требований к оформлению письменного обращения;
2) мест и времени проведения личного приема граждан руководителем Администрации района;
3) порядка и сроков рассмотрения обращений;
4) порядка обжалования принятого по обращению решения или действия (бездействия) должностных лиц в связи с рассмотрением обращения.
3.7. Консультации предоставляются при обращении гражданина лично, с использованием телефонной связи и информационных систем общего пользования.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности служащего, принявшего телефонный звонок.
Ответы и разъяснения на устные обращения граждан даются, как правило, в день обращения. Если дать ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается разъяснение о порядке и сроке получения ответа.
3.8. При невозможности сотрудником Отдела по жилищным вопросам, принявшим звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, он сообщает гражданину номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
15. При проведении приема граждан, главный специалист по обращениям граждан Отдела по жилищным вопросам (далее ответственное должностное лицо) принимает письменные обращения, которые подлежат обязательной регистрации. При этом гражданам оказывается содействие в правильном указании названия, должности, фамилии, имени, отчества адресата (в именных обращениях), названий государственных органов (в адресных обращениях).
3.9. Главный специалист по обращениям граждан вправе предложить гражданину устранить выявленные замечания по тексту обращения.
3.10. На втором экземпляре письменного обращения или ксерокопии обращения (при наличии) ответственное должностное лицо проставляет регистрационный штамп, расписывается в получении и указывает дату принятия обращения.
3.11. В случае, если гражданин совершает действия, представляющие непосредственную угрозу для жизни и здоровья окружающих, сотрудники Отдела по жилищным вопросам вызывают сотрудников полиции и, при необходимости, работников скорой медицинской помощи.
IV. Порядок приёма и регистрация обращений граждан,
организаций общественных объединений
в Администрации Советского района г. Улан-Удэ
4.1. Письменные обращения, поступившие в адрес Администрации района, подлежат обязательному рассмотрению.
4.2. В письменном обращении в обязательном порядке указывается:
1) наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);
3) почтовый (электронный) адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения.
Излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
4.3. Регистрация обращений осуществляется с использованием автоматизированной системы АИС «Кодекс: Письма и обращения граждан» в течение трех дней с момента их поступления.
4.4. Жалоба на решения и действия (бездействие) муниципальных служащих подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.
4.4. При регистрации в электронную базу данных вносится следующая информация о поступившем обращении: дата поступления обращения; вид обращения (заявление, предложение, жалоба); форма обращения (устное обращение, письмо, телеграмма, электронное); данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, его социальная группа, место проживания (адрес); данные о корреспонденте, направившем обращение для рассмотрения по компетенции, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения; тема обращения; краткое содержание обращения; данные о наличии приложений.
4.5. Обращение может быть подано в письменной форме, лично, по почте, по информационным системам общего пользования, а также устно должностному лицу, наделённому правом рассмотрения обращений или ведущему личный приём.
4.6. Для приема обращений граждан в электронной форме (сайты Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Бурятия и органов местного самоуправления) применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение отправителем реквизитов, необходимых для работы с обращением и письменного ответа, и в случае не заполнения указанных реквизитов информирующее гражданина о невозможности принять его обращение.
4.7. Все обращения поступившие в Администрацию района, принимаются и предварительно рассматриваются централизованно в Отделе по жилищным вопросам и обращениям граждан Администрации Советского района.
4.8. Предварительное рассмотрение всех поступивших обращений проводится с целью учёта, распределения поступивших обращений и контроля за их рассмотрением.
Предварительное рассмотрение обращений осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Отделе по жилищным вопросам распределения обязанностей. Эта работа выполняется главным специалистом по обращениям граждан (далее специалист по обращениям граждан) Отдела по жилищным вопросам, в соответствии с должностной инструкцией.
При предварительном рассмотрении документов выделяются следующие группы обращений:
- Обращения, поступающие в адрес Руководителя Администрации района;
- Обращения, поступающие в адрес Администрации района от вышестоящих организаций (Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Бурятия, Народного Хурала, Улан-Удэнского Городского Совета депутатов и Управления по работе с населением Администрации г. Улан-Удэ);
- Обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов.
V. Порядок рассмотрения обращений граждан
5.1. Отдел по жилищным вопросам при поступлении обращений граждан, организаций общественных объединений:
- организует учет обращений, поступающих в адрес Администрации района;
- направляет обращения на рассмотрение Руководителю Администрации района;
- передает обращения исполнителям в соответствии с поручением Руководителя Администрации района и заместителей руководителя;
- осуществляет контроль за полным и своевременным рассмотрением предложений, заявлений, жалоб граждан, поступивших в Администрацию района;
- осуществляет методическое руководство по работе с обращениями и приему граждан в Администрации района.
5.1.2. При получении письменных обращений граждан проверяются установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ реквизиты обращения, наличие указанных автором вложений и приложений, определяется содержание вопросов обращения, проводится проверка истории обращения гражданина, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера.
На стадии предварительной обработки поступивших обращений, специалист по обращениям граждан выявляет обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ: обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения; обращения, текст которых не поддается прочтению; обращения, в которых обжалуются судебные решения; обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам.
5.1.3. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных.
5.1.4. Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица в один и тот же орган, по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством 30-дневный (календарный) срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.
5.1.5. По обращениям, соответствующим предъявляемым к ним требованиям и принятым к рассмотрению, специалист по обращениям граждан готовит проекты поручений (резолюций) руководителя Администрации района.
При подготовке проекта резолюции (при определении заместителя руководителя, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов) главный специалист по обращениям граждан вправе обратиться за консультацией к заместителям руководителя или к начальнику Управления, начальникам отделов.
Главный специалист по обращениям граждан направляет Руководителю Администрации района обращения и проекты поручений о рассмотрении обращений, в том числе предложения о постановке обращений на контроль, перенаправлении по компетенции, рассмотрении обращения с выездом на место, либо о комиссионном рассмотрении вопроса с привлечением компетентных структур Администрации г. Улан-Удэ и ведомств.
Обращение с подписанным поручением передается заместителю руководителя в соответствии с резолюцией, о чем, делается отметка в электронной базе данных.
В зависимости от содержания вопросов указанных в обращении поручение руководителя может быть обращено нескольким исполнителям. В таком случае напротив главного исполнителя, ответственного за сбор, обобщение и подготовку ответа делается отметка «Свод».
5.1.6. Обращения, поступившие от вышестоящих организаций требующие подготовку проектов ответа за подписью мэра г. Улан-Удэ или Руководителя Администрации г. Улан-Удэ, а также с резолюцией, которая содержит, помимо конкретных поручений исполнителю, поручение об информировании должностного лица о результатах рассмотрения в обязательном порядке ставятся на контроль.
При постановке обращения на контроль на поручении Руководителя Администрации района делается отметка "К".
Датой принятия таких обращений от заявителя считается дата принятия в вышестоящей организации (Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Республики Бурятия, Народного и Управления по работе с населением Администрации г. Улан-Удэ). В связи с этим, срок исполнения обращения исчисляется от даты принятия в вышестоящей организации.
5.1.7. При поступлении обращения от гражданина, переписка с которым в установленном законодательством порядке прекращена, специалист по обращениям граждан регистрирует обращение и передает начальнику отдела по жилищным вопросам. Начальник отдела устанавливает идентичность поднимаемых гражданином вопросов, по которым ранее переписка была прекращена, проверяет, не приводятся ли новые доводы и (или) обстоятельства. В случае установления идентичности вопросов, изложенных в обращении, начальник отдела готовит заключение о безосновательности очередного обращения направлении его в дело без рассмотрения. Подготовленное заключение направляется на согласование консультанту Правового управления и заместителю руководителя по организационной работе Администрации района. В зависимости от результатов рассмотрения заключения обращение передается для рассмотрения в общем порядке или помещается в ранее сформированное дело без направления ответа заявителю.
5.1.8. Подписанный руководителем ответ заявителю направляется, по желанию гражданина: почтовым отправлением, электронной почтой или может быть вручено ему лично.
5.1.9. Мотивированный ответ по результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) муниципальных служащих направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме.
5.1.10. Отдел по жилищным вопросам формирует дело по обращению гражданина, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения, поступившие ответы, справки, вносит в электронную базу данных информацию о результатах рассмотрения обращения.
Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю.
В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются в дело с первичным обращением.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.
Сформированные дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации района располагаются на стеллажах в соответствии с порядковыми номерами.
5.1.11. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается Отделом по жилищным вопросам в текущем архиве, в течение пяти лет согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. После указанного срока обращения списываются и уничтожаются.
|
