Направление исследований и описание выбранной общей методики
Направление исследований выбрано в соответствии с государственным контрактом на проведение данных научно-исследовательских работ, соответствует общепринятой мировой практике проведения подобного рода исследований, которая дает наиболее полное решение поставленных задач для достижения имеющихся целей и заключается в следующем:
Проведение обследования рабочих процессов и оценка степени их автоматизации;
Анализ основных характеристик технологии и опыта ее использования;
Оценка возможности адаптации технологии к решаемым задачам;
Разработка рекомендаций по практическому использованию технологии;
Формирование функциональных требований к соответствующим средствам автоматизации рабочих процессов.
-
Обследование существующей схемы организации работы Минкультуры России
В рамках реализации проекта было проведено обследование основных направлений деятельности Министерства культуры России, а также уровня автоматизации текущей деятельности.
Процесс обследования заключался в проведении интервью с ключевыми сотрудниками департаментов Министерства культуры России, а также:
Проведение анализа нормативно-правовой документации, регулирующей основную деятельность структурных подразделений Минкультуры России, входящих в организационные границы проекта;
Выявление приоритетных задач, решаемых обследуемой структурной единицей;
Определение возможных источников больших массивов данных, используемых в рамках основной деятельности Минкультуры России;
Проведение анализа текущей автоматизации основной деятельности Минкультуры России, входящей в организационные границы проекта.
-
Обследование основных направлений деятельности Минкультуры России
В результате интервью с ключевыми сотрудниками департаментов Министерства культуры, а также анализа нормативно-правовой документации, регулирующей основную деятельность департаментов Минкультуры России, входящих в организационные границы проекта, были получены следующие результаты.
Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере культуры, искусства, культурного наследия (в том числе археологического наследия), кинематографии, архивного дела, туристской деятельности, авторского права и смежных прав и функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере культуры и кинематографии, а также по охране культурного наследия, авторского права и смежных прав, по контролю и надзору в указанной сфере деятельности.
Министерство культуры Российской Федерации руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, а также положением о Министерстве культуры Российской Федерации.
Основными задачами Минкультуры России являются:
Осуществление государственной политики в сфере культуры, обеспечивающей необходимые условия для реализации конституционных прав граждан Российской Федерации на свободу творчества, участие в культурной жизни и пользование учреждениями культуры, доступ к культурным ценностям и направленной на сохранение исторического и культурного наследия;
Содействие развитию национальных культур народов Российской Федерации;
Определение целей и приоритетов в развитии отдельных видов культурной деятельности, профессионального искусства, музейного и библиотечного дела, народного творчества, образования и науки в сфере культуры;
Разработка и реализация в соответствии с международными обязательствами Российской Федерации системы мер по предупреждению незаконных вывоза, ввоза культурных ценностей и передачи права собственности на культурные ценности;
Осуществление государственного контроля за вывозом из Российской Федерации культурных ценностей, соблюдением установленного порядка реализации предметов антиквариата, а также соблюдением правил внешнеэкономической деятельности в отношении культурных ценностей;
Управление деятельностью подведомственных организаций.
Структурными подразделениями Министерства культуры Российской Федерации являются департаменты по основным направлениям деятельности Министерства. В состав департаментов включаются отделы, выделенные по направлениям деятельности департаментов.
Организационная структура Минкультуры России:
-
Руководство министерства
-
Помощники и советники Министра
-
Департамент государственной поддержки искусства и народного творчества
Отдел музыкального искусства
Отдел театрального искусства
Отдел народного творчества и традиционной народной культуры
Отдел координации творческих программ
Отдел модернизационных программ
Отдел изобразительного искусства
Сводно-аналитический отдел
-
Департамент кинематографии
Отдел взаимодействия с организациями кинематографии
Отдел государственной поддержки производства игровых национальных фильмов
Отдел государственной поддержки производства неигровых и анимационных национальных фильмов
Отдел государственной поддержки продвижения и проката национальных фильмов
-
Департамент культурного наследия
Отдел Музейного фонда Российской Федерации
Отдел музеев
Отдел археологии
Отдел государственного контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей
-
Департамент науки и образования
Отдел образования в сфере культуры и искусства
Отдел планирования и развития образования
Отдел науки в сфере культуры и искусства
Отдел библиотек и архивов
-
Департамент международного сотрудничества
Отдел Европы, Азии, Африки и Америки
Отдел СНГ и работы с соотечественниками
Отдел анализа и координации
-
Департамент экономики и финансов
Отдел обеспечения бюджетного процесса
Отдел финансового обеспечения отрасли
Отдел анализа и планирования в сфере оплаты труда
Отдел бухгалтерского учета
Отдел сводной отчетности и администрирования доходов
Отдел финансового анализа и прогноза
-
Департамент управления имуществом и инвестиционной политики
Отдел реставрации объектов культурного наследия
Отдел имущественных отношений
Отдел государственного реестра
Отдел капитального ремонта и контроля качества
Отдел государственных программ и капитальных вложений
-
Департамент туризма и региональной политики
Отдел туризма
Отдел региональной политики и координации
Отдел планирования и координации специальных проектов
-
Департамент контроля, надзора и лицензирования в сфере культурного наследия
Отдел государственной охраны объектов культурного наследия
Отдел контроля в сфере объектов культурного наследия
Отдел контроля в сфере сохранения культурных ценностей
Отдел регулирования градостроительной деятельности
Отдел лицензирования и контроля в сфере реставрации
-
Нормативно-правовой департамент
Отдел судебной работы
Отдел договорной работы и правового взаимодействия
Отдел законопроектной деятельности
Отдел нормативно-правового обеспечения
Отдел правовой экспертизы
-
Департамент контроля и кадров
Отдел государственной службы, кадров и наград
Отдел профилактики коррупционных правонарушений и контроля
Контрольно-ревизионный отдел
-
Департамент управления делами
Отдел делопроизводства и архива
Отдел контроля и обращения граждан
Отдел административно-хозяйственного и социального обеспечения
Отдел электронного документооборота и контроля исполнения
Отдел информационной политики
Аналитический отдел
-
Результаты обследования деятельности функциональных подразделений Минкультуры России
В перечень организационных единиц Минкультуры России, которые были подвергнуты изучению и анализу в рамках проводимого обследования, входят подразделения центрального аппарата Минкультуры России.
Выбор функциональных подразделений в структуре Минкультуры России для обследования осуществлялся по принципу их репрезентативности с точки зрения выполняемых функций и решаемых в ходе проекта задач, а также по их месту и роли в организационной структуре Минкультуры России.
Таким образом, в рамках проекта по выполнению научно-исследовательских работ на тему: «Исследование вопросов применения новых технологий обработки больших данных в сфере информатизации культуры» были проведено обследование в следующих структурных подразделениях Минкультуры России (организационные границы проекта), представляющих наибольший интерес с точки зрения задач проекта:
Пресс-служба Министерства культуры;
Департамент контроля, надзора и лицензирования в сфере культурного наследия;
Департамент кинематографии;
Департамент туризма и региональной политики;
Департамент управления делами.
В целях создания благоприятных условий сбора качественных достоверных исходных данных для выполнения работ по проекту в Минкультуры России были назначены ответственные за предоставление информации сотрудники – представители структурных подразделений Минкультуры России, участвующих в реализации проекта.
По итогам проведенного обследования основных направлений деятельности Департаментов Минкультуры России, входящих в организационные границы проекта, были получены следующие результаты:
Департамент управления делами
Основными задачами Департамента управления делами являются:
Документационное обеспечение деятельности руководства Министерства и структурных подразделений;
Реализация мероприятий по информационному взаимодействию в рамках межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
Организация работ с письменными обращениями граждан и организаций (учет, контроль над своевременным рассмотрением и системный анализ);
Разработка и согласование с Российским государственным архивом литературы и искусства сводную номенклатуру дел Министерства;
Обеспечение комплектования, хранения, учета и использования архивных документов Министерства;
Принятие участия в разработке и осуществлении мероприятий по совершенствованию организации, форм и методов ведения делопроизводства в Министерстве, в том числе в условиях функционирования системы автоматизированного документооборота;
Консультирование сотрудников в области работы с документами, проведении занятий и инструктивных совещаний о порядке работы с документами и организации контроля за исполнением поручений.
Департамент принимает участие в ежегодной публикации статистической отчетности в сфере культуры на официальном сайте, которая формируется в рамках всего Министерства. Данные собираются в двух направлениях:
В целом по отрасли – публикуются как открытые данные;
По подведомственным учреждениям – публикуются для внутреннего пользования Министерства.
При формировании данной отчетности часть данных поступают из существующих систем, а часть поступают в Министерство в виде файлов Excel, Word, часто неструктурированные из подведомственных учреждений по запросу.
Пресс-служба Министерства культуры
Отдел пресс-службы Министерства культуры отвечает за взаимодействие ведомства и представителей СМИ.
В обязанности пресс-службы входит:
Мониторинг СМИ в отношении деятельности Министерства и его руководства;
Подготовка пресс-релизов и информационных материалов;
Подготовка и проведение пресс-конференций и брифингов;
Обеспечение сайта Министерства информационными материалами;
Работа со СМИ.
Мониторинг СМИ, социальных сетей и телевизионного эфира проводится по следующим основным направлениям:
Выступления Министра культуры;
Заседание коллегии Министерства культуры России;
Заседания общественного совета Министерства культуры России.
Также проводится мониторинг по наиболее острым темам, таким как распределение Министерством субсидий и грантов, кадровые назначения, заработные платы работников сферы культуры и другие. При этом выявляются потенциально опасные темы обсуждения в СМИ по различным направлениям и предпринимаются превентивные меры по недопущению разгорания скандалов в СМИ. Регулярная аналитическая отчетность в рамках деятельности пресс-службы передается Министру культуры и заместителям Министра.
Отдел пресс-службы подготавливает отчеты по количеству проведенных пресс-конференций, брифингов и т.д. По запросу вышестоящего руководства составляются информационные справки, отчеты, например, по объектам реставрации, финансированию объектов.
Департамент кинематографии
Основными задачами Департамента кинематографии являются:
Содействие развитию отечественной киноиндустрии путем подготовки предложений по стратегическим направлениям государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере кинематографии;
Разработка долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов государственной поддержки киноотрасли;
Государственное финансирование производства и проката национальных фильмов, продвижения их на международные кинофестивали, проведения киномероприятий, направленных на пропаганду отечественного киноискусства;
Освещение актуальных проблем российского общества средствами кинематографии;
Введение в культурный оборот лучших произведений национального кинонаследия;
Создание условий для плодотворной и эффективной творческой деятельности российских кинематографистов, раскрытия потенциала молодых кинематографических талантов, пополнения российского культурного достояния кинопроизведениями, получившими мировое признание;
Формирование единого кинематографического пространства на территории страны путем поддержки кинематографического творчества народов и народностей России, а также создания и продвижения фильмов, отражающих культуру, быт и традиции разных этносов;
Расширение, укрепление и развитие связей российских кинематографистов с мировым кинематографическим сообществом; содействие повышению авторитета российского кино в мире;
Создание условий для модернизации культуры России, развития современной культуры и искусства, новых культурных форм;
Содействие созданию и распространению российских инноваций в области культуры;
Обеспечение доступности продукции и услуг кинематографии для всех слоев населения за счет достижения жанрового и тематического разнообразия отечественных фильмов; стимулирования внедрения цифровых технологий кинопоказа, позволяющих значительно расширить географию кинообслуживания и состав зрительской аудитории; субтитрирования фильмов для возможности их просмотра инвалидами по слуху;
Воспрепятствование продвижению на киноэкраны произведений, содержание которых выходит за рамки ограничений, предусмотренных Конституцией Российской Федерации и действующими федеральными законами;
Защита детей от содержащейся в киновидеофильмах информации, причиняющей вред их здоровью и развитию.
Департамент кинематографии подготавливает для Минэкономразвития отчеты по государственному финансированию производства, тиражирования, продвижения, проката и показа национальных фильмов, кинофестивалей, а также формирует статистическую отчетность по выданным прокатным удостоверениям, которая предоставляется на регулярной основе вышестоящему руководству.
Департамент контроля, надзора и лицензирования в сфере культурного наследия
Департамент контроля, надзора и лицензирования в сфере культурного наследия обеспечивает деятельность Министерства по вопросам осуществления государственной охраны, контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере культурного наследия и лицензирования деятельности по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации.
В ведении департамента находится примерно 140 тысяч объектов культурного наследия народов Российской Федерации, включая 1025 особо ценных объектов федерального значения, а также объекты всемирного наследия ЮНЕСКО.
Основными задачами Департамента являются:
Лицензирование деятельности по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации. Департамент ведет реестр лицензий по сохранению объектов культурного наследия на бумажном носителе;
Выдача заданий и разрешений на проведение работ по сохранению объектов культурного наследия федерального значения, перечень которых установлен Правительством Российской Федерации;
Государственный контроль и надзор за сохранением, использованием, популяризацией и государственной охраной объектов культурного наследия;
Согласование проектной документации по сохранению объектов культурного наследия федерального значения, перечень которых установлен Правительством Российской Федерации;
Организация аттестации специалистов в области сохранения объектов культурного наследия (за исключением спасательных археологических полевых работ) и в области реставрации иных культурных ценностей;
Рассмотрение обращения граждан, поданных в устной, письменной или электронной форме, принимает по ним решения и направляет ответы по вопросам, относящимся к компетенции Департамента.
В состав департамента входит отдел государственной охраны объектов культурного наследия, в сферу деятельности которого входят особо ценных объекты культурного наследия федерального значения, полномочия по государственной охране которых осуществляет Министерство Культуры. Перечень объектов ежегодно пересматривается на предмет включения/исключения их из данного списка особо ценных объектов культурного наследия. Учет объектов ведется на бумажном носителе.
Контроль над остальными объектами культурного наследия осуществляется отделом по контролю в сфере объектов культурного наследия. Отдел взаимодействует с территориальными органами, которые направляют отчетность по вверенным им объектам культурного наследия регионального и муниципального значения. Данная отчетность предоставляется на электронной почте или в бумажном виде по установленной форме. Департамент вручную собирает, обрабатывает и анализирует полученные данные.
В обязанности департамента входит регулярная отчетность по количеству закрытых контрактов по всем проведенным мероприятиям, таким как реконструкция или реставрация, над объектами культурного наследия.
Департамент туризма и региональной политики
Основными задачами Департаментами являются:
Организация разработки предложений по формированию основных направлений и принципов государственной политики в сфере туризма и региональной политики в области развития культуры, определяет формы, методы и механизмы ее реализации;
Разработка или участие в разработке проектов нормативных правовых актов в соответствии с задачами и функциями, возложенными на Департамент, включая подготовку административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, участвует в рассмотрении, согласовании нормативных правовых актов, регулирующих отношения в сфере деятельности Департамента;
Координация деятельности Агентства;
Осуществление мониторинга и анализа реализации государственной политики в сфере туризма, государственной региональной политики развития культуры, обобщение информации об опыте работы органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность в указанных сферах и разработка предложений по их совершенствованию;
Организация подготовки сводных докладов, справок и иных материалов об итогах развития туризма, регионального развития культуры в РФ и перспективах развития на предстоящий год;
Осуществление анализа информационно-аналитических материалов о проводимых в России и за рубежом туристских мероприятиях, проводимых в регионах РФ мероприятиях в сфере культуры, готовит рекомендации по участию в них российских организаций и направляет их в федеральные органы исполнительной власти и другие заинтересованные организации.
В обязанности департамента входит формирование единственного вида регулярной отчетности (Распоряжение Правительства РФ от 28 декабря 2012 г. N 2606-р О плане мероприятий ("дорожной карте") "Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности сферы культуры"). Остальные данные собираются, как правило, по отдельным распоряжениям или для внутреннего пользования.
Департамент принимает участие в сборе статистической отчетности по реализации Федеральной целевой программы «Культура России» в сфере туризма, которая формируется в рамках всего Министерства.
Также Департамент принимает участие в организации проведения социологических опросов населения в сфере туризма. На настоящий момент есть распоряжение отказаться от данной формы сбора данных, которое предлагает новую методику с использованием заказных исследований.
-
Результаты обследования информационных потоков Минкультуры России
Основные факторы снижения эффективности деятельности департаментов Минкультуры России связаны со своевременностью, достоверностью и полнотой обеспечения оперативной информации, что в значительной степени определяется состоянием системы информационных потоков ведомства.
В результате анализа существующих бизнес-процессов в рамках основных направлений деятельности Минкультуры России были выявлены следующие основные потоки данных:
Входные потоки данных или источники данных, формируемые внутри или вовне Минкультуры России и используемые для выполнения стоящих перед ним функциональных задач;
Выходные потоки данных, формируемые в результате исполнения бизнес процессов в рамках основных направлений деятельности Минкультуры России.
В Минкультуры России осуществляется сбор разнородных наборов данных:
-
Структурированные данные. К ним относится информация внутренних информационных систем и баз данных; справочная, статистическая и отчетная информация территориальных органов власти Российской Федерации в сфере культуры, а также подведомственных организаций Минкультуры России в электронном виде – используемые в текущей деятельности департаментов ведомства;
-
Полуструктурированные данные. Складываются из данных на неэлектронных носителях: бумажные документы (первичные документы; данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного), включая приказы, поручения, протоколы и распоряжения руководителей всех уровней; нормативные акты федерального, регионального, местного уровня; результаты заказных исследований; данные бухгалтерского и финансового учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды; другие данные), пленочные носители (архив кинофотодокументов), и потенциально могут быть использованы в текущей деятельности департаментов Минкультуры России;
-
Неструктурированные данные. К этой категории информации можно отнести: СМИ (крупные блоги, газеты, журналы, телевидение, интернет-порталы, исследовательские и аналитические агентства), социальные сети (информация, получаемая за счет мониторинга активности граждан в социальных сетях, просмотренных ими страниц публичных сервисов вроде YouTube или Flickr, комментариев на форумах и т.п.) – частично используются в текущей деятельности (Пресс-служба Министерства культуры России), потенциально масштабы (и направления) использования могут быть расширены.
Основной составляющей выходных потоков данных Минкультуры России являются отчетные данные различного характера (статистическая информация о состоянии отрасли, отчетность по деятельности Министерства культуры Российской Федерации, его структурных подразделений и подведомственных организаций – справочники, сметы, планы, балансы, отчеты), а также приказы, распоряжения и другие нормативно-правовые отраслевые документы.
Статистическая и операционная отчетность в сфере культуры характеризуется:
Значительными объемами;
Преобладанием неавтоматизированного сбора статистических и отчетных данных (в виде бумажных документов, файлов Word, Excel);
Широкой разновидностью статистического материала на местах, собираемого и хранимого в основном на бумажных носителях;
Многочисленностью форм представления информации (зачастую отсутствие единых отчетных форм и предоставление данных в необходимых разрезах по прямому запросу от Минкультуры России;
Большим количеством пользователей и поставщиков отчетного материала.
На данный момент, когда постоянно меняются не только условия деятельности любого учреждения, но и методы и системы оценки деятельности учреждений сферы культуры, происходит изменение содержания собираемых отчетных данных. Информационные потоки между организациями и учреждениями в составе отрасли характеризуются все возрастающим объемом всевозможной отчетности по следующим направлениям:
Формирование бюджета отрасли;
Формирование бюджета подведомственных организаций;
Текущее финансирование подведомственных организаций;
Сбор и формирование сводной бухгалтерской отчетности отрасли;
Ведение статистики;
Обеспечение подведомственных организаций и проч.
В результате проведенного обследование информационных потоков Минкультуры России были выявлены следующие закономерности, позволяющие говорить о несовершенстве информационного обмена в отрасли:
Большая часть отчетов перед Министерством культуры РФ носит полугодовой и годовой характер. Это отвечает требованиям законодательства к предоставляемой отчетности, однако не обеспечивает Минкультуры России в должном объеме оперативной информацией, необходимой для осуществления максимально эффективного планирования, учета, распределения и контроля всех имеющихся ресурсов.
Более половины отчетных документов, предоставляется на бумажном носителе, что затрудняет их обработку и консолидацию.
Информация в отчетных формах подведомственных учреждений и организаций представлена в консолидированной форме за полугодовой/годовой период, что не дает возможности при анализе данных документов понять причины отклонений в значениях показателей, представленных в них.
Зачастую происходит дублирование предоставляемой (собираемой) информации.
Выводы, которые можно сделать из имеющихся материалов:
Информация, собираемая как с подведомственных организаций, так и передаваемая внутри подразделений Министерства культуры РФ часто дублируется. Отчасти, потому что во многих случаях легче запросить информацию (например, с подведомственных организаций) заново, нежели представить чуть в другом ракурсе информацию, уже имеющуюся в других подразделениях федерального ведомства.
Отсутствие единого хранилища информации, единых справочников и согласованных форматов электронного обмена приводит к тому, что в большинстве случаев для формирования отчетов, справок или иных документов затрачивается значительный труд сотрудников (как подведомственных организаций, так Минкультуры России).
Возможность аналитической обработки информации ограничена форматом и определенными аналитическими срезами ее предоставления.
Таким образом, ключевыми задачами развития для Минкультуры России должны стать расширение направлений и срезов аналитической обработки информации в сфере культуры, обеспечение доступности информации для всех соответствующих ее пользователей, определение обязательной информации, предоставляемой соответствующими объектами и обеспечение совместимости информационных систем различных субъектов отрасли как на федеральном, так и на региональном и муниципальном уровнях, а также на уровне подведомственных культурных учреждений за счет практического воплощения системы единых справочников и классификаторов, а также разработки и утверждения форматов и регламентов информационного обмена субъектов отрасли.
|