ПРАВИЛА ВЕЖЛИВОСТИ НА РАБОТЕ
Многие люди часто испытывают замешательство оттого, что иногда не очень себе представляют, как лучше себя вести в рабочей обстановке. Мужчины, обычно галантные в обращении с дамами, не знают, нужно ли им держать дверь открытой, чтобы дать представительнице прекрасного пола пройти, или нет. Женщины, стремящиеся доказать, что они ни в чем не уступают мужчинам, могут болезненно реагировать на любой знак внимания, подчеркивающий их женственность.
ОТНОШЕНИЯ МЕЖДУ МУЖЧИНАМИ И ЖЕНЩИНАМИ НА СЛУЖБЕ
Если исходить из идеи равенства мужчин и женщин и руководствоваться требованиями обычной вежливости, вопрос о том, как представителям противоположных полов строить отношения на работе, отпадет сам собой.
Дверь открывает тот, кто ближе к ней стоит.
В лифт первым входит или выходит из него человек, находящийся ближе к двери.
Прикурить другому дает тот, у кого под рукой зажигалка.
И мужчины и женщины поднимаются со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя, вне зависимости от его пола.
И мужчины и женщины обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подавать другому руку.
Независимо от того, кто кого приглашает на ленч, платит приглашающий.
Если все сотрудники, находящиеся в кабинете, пользуются общей кофеваркой, и мужчины и женщины по очереди варят кофе и моют кофеварку. Представление о том, что прерогатива готовить кофе является исключительно женским делом, - один из самых типичных предрассудков. Ведением «домашнего хозяйства» на работе женщины занимаются наравне с мужчинами.
Услуги личного характера, такие, как адресованная секретарше просьба отнести одежду в химчистку или купить подарок для жены начальника, не являются частью служебных обязанностей, если только их выполнение не оговорено специально при найме на работу. Если
кто-то действительно очень нуждается в подобной услуге, то и его просьба выполнить это поручение должна носить личный характер.
Ни мужчинам, ни женщинам на работе не следует называть сотрудников уменьшительно-ласкательными именами и прозвищами, Даже если вам хочется вести себя на работе так же, как в нерабочей обстановке, не позволяйте себе этого. Не забывайте, что деловая встреча — это не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина галантно подвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует считать себя обязанным сделать это. Она вполне сможет сама о себе позаботиться, как и ее спутник.
ПИТАНИЕ
Если на службе разрешено питаться на рабочем месте, необходимо следовать обычным правилам соблюдения чистоты. Не оставляйте повсюду грязных чашек и тарелок. После еды сотрите со стола крошки и мокрые пятна от расплескавшихся напитков. Зрелище того, как люди едят, особого удовольствия присутствующим не доставляет.
Если вы вынуждены перекусить за рабочим столом, закройте дверь вашего кабинета. Коль скоро в вашем служебном помещении работают другие люди, старайтесь приступить к еде тогда, когда те, кто сидит рядом с вами, вышли. Особое внимание уделяйте вашим манерам поведения за столом, не отвечайте на телефонные звонки с набитым ртом.
Как только закончите есть, выбросьте остатки пищи, если возможно, в стоящий особняком закрытый мусорный бачок, а не в корзину для мусора, находящуюся рядом с вашим столом или столом вашего коллеги.
УЧАСТИЕ В СБОРЕ СРЕДСТВ ДЛЯ ДРУГИХ СОТРУДНИКОВ В том случае, когда это не противоречит установленным в организации правилам, принято, чтобы сотрудники собирали деньги на подарки сослуживцам по случаю рождения ребенка, на цветы для похорон, свадебные подарки, благотворительные пожертвования и т.п. В ряде организаций такого рода сборы проводятся чуть ли не каждый день, и нередко некоторые сотрудники отказываются участвовать в этом.
Если так получилось, обсудите возможность создания в отделе своеобразной «общей кассы», куда в начале года каждый служащий вносил бы установленную сумму денег, а если со временем полученных средств не хватит, можно будет сделать очередной взнос. При этом следует оговорить и правила расходования собранных средств. Так, например, сотрудники могут решить, что нужно послать цветы тому из них, кто попадет в больницу, либо его супруге, но не матери. Может быть принято, например, решение о том, что подарки Ко дню рождения каждого из сотрудников будут делаться сообща, но дорогие вещи приобретать не стоит, чтобы быстро не истощить общую кассу.
Если вы решите не участвовать в сборе денег или просто не можете себе этого позволить, скажите об этом прямо. Когда ваше положение изменится в лучшую сторону, вы сможете присоединиться к остальным.
ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ, СОБРАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ
Рабочее совещание может быть проведено любым сотрудником, работа которого связана с деятельностью других и зависит от обмена мнениями с коллегами. Как правило, производственные собрания организуются по инициативе руководителей, однако в отдельных случаях их могут созывать и рядовые сотрудники, пригласив на встречу кого-нибудь из представителей руководства.
ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ
Почти все мы в течение года принимаем участие в нескольких совещаниях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты.
Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым они созываются. Если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя.
Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать.
Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.
Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.
• Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи их при этом не перебивали.
Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся. Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и «наказывать» их за вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степени неучтиво.
Организация питания участников совещания. Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать, чтобы участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся могут воспользоваться автоматом, разливающим кофе, или просто немного размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв, организаторам следует позаботиться о том, чтобы участникам встречи были предложены закуски и напитки в ходе заседания. Кто-то из сотрудников, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале заседаний.
В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или сотрудницы, которым это поручено, он или она может либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить присутствующим приступить к трапезе.
По завершении ленча каждый участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора. Организация рабочих встреч в ресторане. Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. Тот, кто приглашает, обязан зарезервировать столик вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашенный или же расходы будут поделены поровну. Предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает деловой беседе.
Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака.
Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.
ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ В ДОМАШНЕЙ ОБСТАНОВКЕ
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время - чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальной, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое. Председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он может подняться со стула и сказать: «Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно» или нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию - им следует, не мешкая, поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ ИЛИ СОБРАНИЯ
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: «Итак, мы обсудили следующие вопросы...» или: «В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...»
После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление.
Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации. Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
4. Уход с работы.
Перемены места работы происходят как в рамках организации - в результате повышения по службе или перевода из одного отдела в другой, так и в связи с переходом из одной организации в другую. Независимо от того, уволили вас или вы оставили работу по собственному желанию, ваше поведение должно соответствовать общепринятым нормам вежливости, а также подчиняться продуманной стратегии.
УХОД С РАБОТЫ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ
Уйти с работы Вы можете в силу самых разных причин. Некоторые из них могут быть обусловлены характером самой службы: нагрузки слишком велики, работа до скуки однообразна, жалованье вам платят невысокое и нет никакой перспективы получить повышение. Другие причины бывают вызваны личными обстоятельствами: желание продолжить образование, рождение ребенка и необходимость ухода за ним, переезд, заманчивое предложение, полученное вами от руководителей другой организации. Уход с работы может сказаться на всей дальнейшей карьере, определив ваше будущее.
Сообщите вашему работодателю о намерении уволиться с работы, как только вы определите дату ухода со службы. Можете уведомить его лично или в письменной форме, объяснив причины ухода, указав его примерную дату и выразив признательность руководителю и всей организации за помощь и те возможности, которые вам были предоставлены.
Прочитав заявление, ваш начальник, возможно, захочет с вами переговорить, и во время встречи вы сможете устно повторить ему то, о чем написали в письме. Если вы письменно не сообщили руководству о вашем намерении уволиться, в некоторых организациях вас могут попросить написать такое заявление после беседы с руководством. Выясните заранее существующие в организации правила относительно сроков уведомления руководства о вашем уходе с работы.
В любом случае, подайте заявление об уходе не менее чем за две недели до того, как вы собираетесь оставить службу. Если вы занимаете один из руководящих постов, лучше вам сделать это за месяц, чтобы дать начальству достаточно времени для поисков вашего преемника.
В некоторых организациях к вам могут обратиться с просьбой провести собеседование с человеком, которого решат назначить на вашу должность. В беседе с ним будьте доброжелательны, независимо от той причины, которая побудила вас принять решение об увольнении.
Если, решив уйти с работы, вы еще не подыскали себе новое место службы, лучше пока о своем решении никому не сообщать. Лишь в тех случаях, когда вы сходитесь с начальником во мнении о том, что в этой компании у вас нет будущего, или тогда, когда вы собираетесь переехать в другой город, где будете искать себе работу, можете сообщить о своих намерениях руководству.
В остальных случаях стремитесь организовывать встречи с новыми потенциальными нанимателями в обеденный перерыв либо до или после службы, чтобы собеседования не отвлекали вас в рабочее время, поскольку иначе вам придется сообщать о причине ваших отлучек своему нынешнему руководству.
Перед тем как оставить службу, распрощайтесь со всеми сотрудниками, с которыми вы работали, не забыв сказать, что хотели бы поддерживать с ними отношения в дальнейшем.
Перед тем как вы покинете организацию, кто-либо из представителей ее руководства может пригласить вас на беседу или же у вас возникнет желание направить ему письменное изъявление благодарности. В любом случае будьте кратки и проявите твердость в принятом решении.
При увольнении не следует:
говорить вашему руководителю о том, что собираетесь уволиться, пока не найдете себе новое место службы;
использовать полученное вами предложение в качестве средства давления на вашего нанимателя с тем, чтобы получить повышение по службе;
злословить по поводу организации, откуда уходите, ни с ее сотрудниками, ни с посторонними людьми. Вы не можете знать заранее, какая помощь понадобится вам от ваших бывших руководителей, поэтому постарайтесь не сжигать за собой мосты;
жаловаться на бывшего начальника новому нанимателю;
хвалиться вашей новой работой перед бывшими сослуживцами;
относиться к старой работе спустя рукава, пока вы ее не оставите; продолжайте сотрудничать с коллегами и добросовестно трудиться;
выдавать секреты компании после того, как вы ее покинете.
В том случае, если вы будете придерживаться предложенных рекомендаций, ваш уход с работы пройдет гладко и без проблем и вы не только сможете впоследствии получать хорошие рекомендации, но и рассматривать возможность возвращения на работу в эту компанию на более высокую должность.
УВОЛЬНЕНИЕ
Не всегда, к сожалению, начальник и подчиненный расстаются по доброй воле; иногда случается, что работников увольняют. Хуже всего бывает, когда увольнение происходит не по вине того, кто лишается работы.
Потерять работу можно в результате неблагоприятной экономической конъюнктуры, слияния двух организаций или при переезде работодателя в другой район страны. Ни гнев, ни возмущение, ни угрозы не вернут потерянную работу; они лишь обеспечат вам неблагожелательные рекомендации в том случае, если понадобится предоставить таковые при поступлении в другую организацию, и создадут напряженность в отношениях с сослуживцами.
Когда вы потеряли работу, вам следует предпринять некоторые конструктивные меры.
Оставайтесь настолько объективны, насколько это возможно. Ваш гнев лишь сильнее разозлит начальника.
Попросите объяснений. Если вас уволили, перечень причин, по которым это было сделано, сможет помочь вам в будущем не повторять аналогичных ошибок. В случае потери работы из-за слияния двух организаций, в результате чего служащих в новой организации оказалось больше, чем рабочих мест, задайте вопрос о том, почему было принято решение сократить именно вас, а не другого сотрудника, которого, оставили на работе. Полученный ответ поможет вам объяснить потенциальному новому руководителю причину вашего увольнения со старого места службы.
Спросите, есть ли у вас надежда на пересмотр принятого в отношении вас решения, и если таковая есть, подготовьте убедительные, подробные аргументы в пользу того, чтобы решение о вашем увольнении было пересмотрено.
Коль скоро решение окончательное, выясните все его условия - последний день работы, оплату, размер выходного пособия и т.п. Некоторые организации при увольнении сотрудников пытаются
помочь им найти другую службу; выясните, существует ли такая практика в вашей организации.
Спросите, на какого рода рекомендации вы можете рассчитывать.
Обсудите со своим нанимателем, как лучше сформулировать причину вашего увольнения, чтобы вы могли уйти из организации, сохранив достоинство. Нередко в случае увольнения работника ему предоставляют право подать заявление об уходе по собственному желанию.
Если вам кажется, что ваше увольнение связано с дискриминацией, обсудите проблему со своим работодателем. При этом не стоит предъявлять ему бездоказательные обвинения.
Воздержитесь от того, чтобы хулить своего начальника или организацию. Недобрые слова имеют свойство бумерангом возвращаться обратно.
Не поддавайтесь унынию. Если вы посмотрите на случившееся с точки зрения приобретенного профессионального опыта, шансы на то, что вскоре вы найдете другую работу, могут возрасти. Если же, реагируя на случившееся, вы не сможете сдерживать раздражение и обиду, то не только вызовете у окружающих негативное отношение, но и поисками новой работы будете заниматься, не исправив старых ошибок.
УВОЛЬНЕНИЕ СОТРУДНИКА
Руководитель, вынужденный уволить служащего, нередко сам расстроен сильнее, чем неудачливый работник. Обвинят ли нанимателя в несправедливости? Поддержат ли его остальные сотрудники? Не придется ли ему потом погрязнуть в рутине судебного разбирательства? Да, уволить сотрудника - дело не из легких.
К увольнению ваших сотрудников надо подходить конструктивно.
Будьте конкретны. Коль скоро ваша организация приняла решение закрыть одно из своих подразделений и сократить весь его штат, так об этом и скажите. Если вследствие слияния двух организаций возникает избыточное число сотрудников, расскажите о тех критериях, которыми вы руководствовались, определяя, кого следует уволить, а кого оставить на работе: возрастные параметры, особые качества, высокая адаптационная способность и т.п.
Иногда человеку бывает легче узнать о том, что он уволен не по своей вине или в силу сложившихся обстоятельств, на которые он никак не мог повлиять. Если же вам предстоит уволить кого-то одного из сотрудников, тогда дело обстоит сложнее. Есть много причин, которые могут заставить вас пойти на такой шаг: неэффективность его работы, жульничество, беспокойство, доставляемое им другим служащим, неумение общаться с людьми, отказ подчиняться распоряжениям руководства, отсутствие инициативы, недостаточная способность к решению проблем, лень, отсутствие преданности делу, неумение доводить начатое до конца и т.д.
Подготовьтесь к увольнению сотрудника заранее, с тем чтобы к тому моменту, когда он будет поставлен об этом в известность, вы могли представить документы, объясняющие причины его увольнения, и напомнить о том, что ему ранее неоднократно делались предупреждения.
Обоснованное дело об увольнении строится на выдержках из дела сотрудника за достаточно длительный промежуток времени, причем там должны храниться все вынесенные предупреждения, а также рекомендации о пересмотре его поведения. Копии таких документов необходимо подшивать в личные дела сотрудников. Их и следует использовать при разговоре.
Если вы убеждены в необходимости увольнения сотрудника, без промедления переходите к действиям. Не позволяйте уволенному дольше оставаться в организации, предложите ему или ей выходное пособие и попросите как можно скорее оставить службу.
Многие руководители считают, что сообщать работнику об увольнении надо не в своем кабинете, а на «нейтральной территории» или в том помещении, где работает этот сотрудник, чтобы/ избежать ненужных пререканий.
Храните спокойствие даже в том случае, если вас будут в чем-то обвинять. Не пытайтесь оправдываться, лучше скажите: «Мне очень жаль, что вы так к этому относитесь».
Предметно остановитесь на обсуждении вопроса о выходном пособии.
Не извиняйтесь.
Не говорите дурно об уволенном сотруднике в присутствии его бывших коллег.
Предоставьте увольняемому возможность уйти с работы, не потеряв собственного достоинства, например, подать заявление об уходе по собственному желанию.
РЕКОМЕНДАЦИИ
Если вы уходите с работы или вас увольняют в связи с переживаемыми трудностями, вы, возможно, захотите обратиться к вашему работодателю с вопросом о том, сможет ли он (она) дать вам рекомендацию, когда вы подыщете себе новое место службы. Вместо того, чтобы просить своего бывшего нанимателя написать вам стандартное письмо «тому, кого это может заинтересовать», лучше будет подождать, пока с такой просьбой к нему лично обратится ваш потенциальный новый работодатель.
К рекомендательным письмам, как правило, относятся с некоторой долей скептицизма, и большая часть возможных нанимателей предпочитает им личное общение с бывшим руководителем нанимаемого. В ходе такой беседы потенциальный наниматель может задать интересующие его вопросы о тех ваших качествах, которые особенно понадобятся сотруднику на будущей работе. Для того чтобы вашему бывшему работодателю было проще дать вам характеристику, о которой, возможно, попросит новый наниматель, оставьте небольшую справку о той работе, которую вы выполняли в организации, ваших обязанностях и продвижении по службе. Когда вы нашли новую работу и утвердились на ней, вам следует выразить благодарность даже в том случае, если вы уже выражали свою признательность, уходя из организации. Можете кратко остановиться на специфике своей новой работы и еще раз подчеркнуть, что вам нравилась и прежняя служба, а если это не так, то, по крайней мере, поблагодарите его (или ее) за те возможности, которые были вам предоставлены.
КАК ДАВАТЬ РЕКОМЕНДАЦИЮ
Если вы согласились дать рекомендацию новому начальнику вашего бывшего сотрудника, вам следует знать его (или ее) сильные качества и четко представлять себе тот вклад, который сотрудник внес в деятельность вашего предприятия или отдела. Это позволит вам сказать несколько хороших слов в адрес бывшего служащего даже в том случае, если он (или она) по каким-то причинам не смог продолжать работу в вашей организации.
С просьбами дать рекомендацию кому-то из ваших бывших служащих обращаются, как правило, по телефону. Возможно, в тот момент, когда вам позвонят, вы будете очень заняты, однако не забывайте, что для человека, который какое-то время на вас работал, этот разговор может быть крайне важен.
Поэтому, если вы в момент звонка будете проводить совещание или опаздывать на заранее назначенную встречу, лучше попросите секретаршу передать тому, кто хочет с вами переговорить по данному вопросу, чтобы вам перезвонили в более удобное для вас время. Но в назначенный час уделите несколько минут исключительно обсуждению этой темы. Характеризовать работника с отрицательной стороны не следует. Если уж вы согласились дать рекомендацию, значит, вам не трудно будет найти несколько добрых слов о человеке, которому вы это обещали.
Вместе с тем, не нужно и кривить душой, поэтому когда вам задают вопрос, на который вы можете дать лишь отрицательный ответ, лучше вам вообще уклониться от него и просто сказать: «На этот вопрос мне бы отвечать не хотелось» или: «Я не готов ответить на ваш вопрос».
В том случае, когда вы отказали бывшему сотруднику в характеристике и кто-то из руководителей компании, в которую он обратился в поисках работы, нашел ваш телефон по справочнику и решил вам позвонить на свой страх и риск, не будет ничего плохого в том, чтобы дать о человеке положительный отзыв. Если же ничего хорошего вы ответить не сможете, постарайтесь, тем не менее, построить свой ответ достаточно конструктивно и в то же время искренне, отделив ваше личное мнение, сложившееся о человеке, от его объективной служебной характеристики.
|
