2.2 Совершенствование методов поиска информации
Важнейшей задачей, во многом обеспечившей успех внедрения рассматриваемых технологий, явилось формирование единой информационной инфраструктуры предприятия.
За последние пять лет на заводе постоянно увеличиваются темпы обновления номенклатуры продукции. В результате требования к информационной корпоративной системе многократно возросли. Стало ясно, что необходимы новые подходы, причем поддержку среди работников завоюет только такая система отбора информации, при которой труднодоступные сведения окажутся перед пользователем буквально «на расстоянии вытянутой руки». Этим и определялся выбор в качестве одного из приоритетных направлений — «совершенствование методов поиска информации».
На практике для конкретного работника (пользователя знаний) процесс управления знаниями состоит их трех основных этапов:
сбор данных/поиск информации;
использование отобранной информации для разработки инновационных решений;
передача информации в общий фонд знаний предприятия и организация обмена знаниями в корпоративной среде.
Первый шаг мы сделали в направлении оптимизации процесса поиска информации. Для этого проанализировали: 1) насколько работники осведомлены об имеющейся на предприятии информации и 2) насколько обеспечены необходимыми инструментами для ее поиска.
Обнаружилось, что у нас сложилась типичная для крупных промышленных предприятий ситуация:
имелось множество информационных систем (с различными интерфейсами), сформировавшихся на протяжении определенного времени;
не было единых форматов отображения данных и универсальных механизмов поиска интересующих сведений.
Для оптимизации доступа к информации и унификации форматов ее хранения был создан корпоративный информационный портал, который позволил:
сформировать единое информационное пространство для обеспечения потребностей руководителей и специалистов завода;
обеспечить взаимодействие сотрудников при выполнении различных бизнес-задач;
оптимизировать информационные потоки, поступающие на предприятие извне (от поставщиков, клиентов, из сети интернет и т. д.).
Структура корпоративного информационного портала (разделы)
Корпоративный уровень
Сбалансированная система показателей
Стратегическая карта завода
Ускоренное эволюционное развитие НKM3
Курс «Стратегическое управление» (метод, материалы, учебные пособия)
Материалы балансовых комиссий
Корпоративная культура
Корпоративная газета «Вестник «ЛИПЛИН»»
Научно-техническая информация
Банк научно-технических знаний и нормативной документации
Научно-техническая библиотека
Патентно-информационное обеспечение специалистов
Информация, прошедшая анализ и синтез (знания)
Материалы НТЭС
Информационные бюллетени мультидисциплинарных групп
Информационно-аналитические обзоры
Документация на объекты интеллектуальной собственности
Авторские материалы
Данные корпоративных информационных систем
Техническая подготовка производства
Производство
Управление качеством
Технико-экономические показатели (ТЭП)
Управление стоимостью
Маркетинг
Финансы
Сбыт
Бухгалтерский учет
Управление персоналом
Экономическая безопасность и др.
Система дистанционного обучения и самообразования
Методическое обеспечение процесса сертификации и аттестации рабочих и специалистов
Информация из внешней среды
Новости
Финансовая информация
Законодательство
Сайты деловых партнеров
Мониторинг СМИ
Сведения о конкурентах
Основное делопроизводство
Приказы, распоряжения, совместные решения
Тематическая информация
Информационные сайты подразделений
Справочная информация
Заводская информация
Календарь
Транспорт
Связь
Госучреждения
Телефонный справочник
Прогноз погоды и др.
Акцент дня, новости NKMZinfo
Информация о важнейших событиях предприятия
Информация о новых поступлениях на портал за последний месяц
Информационная безопасность
Информация для пользователей:
информационно-вычислительной сети (ИВС)
администраторов компьютерных систем (КС)
Чтобы обеспечить оперативность при работе с информацией, сосредоточенной в многочисленных базах данных, специалистами завода была создана информационно-аналитическая система «Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителей и специалистов». Эта информационно-аналитическая система упорядочила процесс доведения важной информации — в первую очередь до руководителей. Механизмы авторизации и разграничения полномочий, интегрированные с системами управления базами данных, обеспечили требуемый уровень защиты информации.
На нашем предприятии практически все подразделения включены в процесс сбора, обработки, анализа и синтеза информации. Аккумулированная в базах данных корпоративной информационной системы, а также полученная из внешних источников информация трансформируется в базы знаний. Специальный аналитический инструментарий (программные приложения создания запросов) позволяет формировать отчеты и выявлять значимые тенденции в развитии конкретной проблемы. Это помогает специалистам и руководителям принимать решения быстрее и более обоснованно. Например, маркетологи, имея аналитические данные по отдельным сегментам рынка и уровню запросов потребителей, разрабатывают специальные программы и обосновывают конкретные предложения для клиентов.
Цикл информационного обеспечения состоит из следующих этапов:
Сбор информации.
Формирование баз знаний.
Разработка и корректировка программ.
Полная реализация этого цикла позволяет создать «самообучающуюся» организацию (термин предложен Питером Сенге, Peter Senge), которая способна не только быстро и адекватно реагировать на изменения рыночной ситуации, но и предвидеть возможные проблемы.
Информационные технологии позволяют повысить эффективность управления на основе реализации принципов централизации и децентрализации в управленческих системах. Мы разработали корпоративную модель изменения организационных структур, которой, в частности, предусмотрено создание Центра деловой информации и разветвленной сети информационно-аналитических групп подразделений (рис. 2).
Рисунок 2.2 - Модель изменения организационных структур
В составе Центра деловой информации работают специальные сотрудники — «менеджеры знаний» (специалисты-аналитики), в чьи функции входит организация процессов управления знаниями. Менеджеры знаний тесно контактируют как с экспертами информационно-аналитических групп подразделений, которые отвечают за формирование тематических баз данных, оценивают и отфильтровывают информацию в соответствующих предметных областях, так и с руководителями бизнес-процессов (консультантами). Именно менеджеры знаний совместно с экспертами и консультантами принимают решения о том, какие знания важны для предприятия, и отбирают материалы для размещения их в корпоративных базах данных.
Обязанности административного характера — такие как управление интранетом и базами данных, обслуживание запросов по информационным ресурсам предприятия, выполняют «координаторы знаний» (системные администраторы). В основном это специалисты службы информационных технологий.
Чтобы удовлетворить информационные потребности специалистов, на «ЛИПЛИН» широко практикуются следующие формы запросов:
связь со специалистами внутри предприятия;
рассылка электронных писем;
размещение запроса на сайте подразделения;
размещение общего запроса на корпоративном портале, где он доступен для всех работников.
К сожалению, нередко специалисты не могут воспользоваться достижениями коллег, поскольку не владеют необходимой информацией. Чтобы предоставить больше возможностей для общения профессионалов, мы расширяем номенклатуру указателей (печатных и электронных), дополняем специалистами группы консультантов и экспертов. В дальнейшем планируем создать на корпоративном сайте профессиональные ассоциации — объединения работников предприятия, имеющих близкие профессиональные интересы и решающих сходные задачи.
Но у любых технологий есть и негативная сторона. Еще совсем недавно у нас выполнялось много трудоемкой работы, связанной с обзором текущей информации. На собственном опыте мы убедились, что из-за информационных перегрузок пользователь порой становится невосприимчивым к новой информации. Для того чтобы помочь специалистам сохранять высокую работоспособность, нужно разрабатывать и внедрять эффективные средства навигации и «захвата» информации.
Чтобы гарантировать, что внешняя информация поступит к нужному работнику в нужное время, мы внедрили просмотровую систему доступа к ресурсам интернет: специальные компьютерные программы, позволяющие «загружать» с указанного специалистами сайта подборку нужных файлов и размещать их на корпоративном портале. Мы также изучили, какая именно информация необходима разработчикам и установили приоритеты в их обслуживании.
Кроме того, мы приступили к созданию электронного хранилища, получившего название «Корпоративная информационная база». Просмотр данных в нем осуществляется с помощью веб-браузера, а поиск информации так же, как и поиск сайтов в интернете — с использованием метаданных (ключевых слов).
В будущем структура корпоративной информационной базы должна стать своего рода универсальной матрицей для классификации информации. Сейчас начата работа над следующим этапом развития системы управления информацией, основа которого — оказание помощи работникам в создании индивидуальных информационных матриц. С их помощью на рабочие места будет автоматически посылаться необходимая информация — релевантная запросам.
Нам также удалось решить проблему, связанную с обеспечением трафиком большого количества пользователей. Поскольку разработчикам требуются значительные объемы данных, нередко возникают трудности с пропускной способностью канала. Мы сосредоточили наши усилия на том, чтобы обеспечить индивидуальную «подгонку» имеющихся инструментов поиска под конкретных пользователей:
Сначала каждый пользователь с помощью ключевых слов описал сферу своих интересов.
Затем мы разработали специальные анкеты, которые хранят «информационные профили» специалистов и соотносят их с широким спектром информационных источников.
Далее в каждом подразделении установили «информационную иерархию», определяющую приоритетность разных типов информации и различных информационных источников.
Потом разработали методики определения ценности полученной информации.
Очень важно было вовлечь в этот процесс всех специалистов, поскольку, чем больше пользователей участвует в индивидуальной «подгонке» методов информационного поиска, тем эффективнее осуществляется поиск. Теперь соответствующая описанию информация своевременно доставляется каждому конкретному заказчику.
Важную роль в реализации этой проблемы сыграли менеджеры знаний и эксперты информационно-аналитических групп подразделений, которые помогли «настроить» каждого специалиста на нужную ему информационную среду, а также создали своего рода (шлюзы), управляющие потоками информации таким образом, чтобы облегчить для разработчиков работу с ней.
В наших ближайших планах дальнейшее развитие систем бизнес-аналитики. Мы разработали перспективную схему организации информационного пространства завода (рис. 3), которая предполагает разделение корпоративной информационной системы предприятия на два взаимодополняющих компонента: 1) платформа, выполняющая все функции обработки данных и 2) надстройка, обеспечивающая перевод этой информации в доступную для восприятия человеком форму и в используемые для создания конкурентного преимущества знания.
Рисунок 2.3 - Перспективная схема организации информационного пространства завода
В нашей модели системы управления знаниями корпоративный информационный портал «ЛИПЛИН» является единой «точкой входа» в корпоративную информационную систему. Эта система позволяет обнаруживать и высвобождать из различных источников структурированную и неструктурированную информацию, которая затем превращается в необходимое для принятия решений корпоративное знание.
В дальнейшем мы планируем развивать корпоративный информационный портал по следующим основным направлениям:
Создание контекста для использования аналитических пакетов, таких как управленческие информационные системы, системы поддержки принятия решений (они позволяют выполнять анализ данных, осуществлять разведку и выделение главных событий во внешней среде, проводить анализ их взаимосвязей).
Превращение портала в действенный инструмент, технологический механизм извлечения, формирования и распространения знаний на заводе, который позволяет пользователям корпоративной сети взаимодействовать друг с другом, помогает включать информацию в системы коллективного понимания, ценностей и опыта.
Привязка обучающих программ к конкретным потребностям пользователей (в режиме реального времени), что дает возможность сделать процесс обучения действительно непрерывным, превратить портал в «самодокументирующийся» центр обучения на опыте.
Превращение портала в основу для внедрения на заводе методов интеграции информационных приложений, что сможет обеспечить эффективный сбор информации (из структурированных и неструктурированных источников разного типа).
По мнению экспертов в области информационных технологий и управления знаниями, информационная инфраструктура является всеобъемлющей и хорошо организованной, если:
обеспечен доступ, как к централизованной информации, так и к местам ее возникновения;
созданы структура и методы повторного использования знаний;
разработаны и постоянно совершенствуются методики корпоративного обучения совместного использования знаний.
Для достижения цели второго этапа ускоренного эволюционного развития предприятия — стать самообучающейся интеллектуальной организацией, нами разработана стратегия упреждающего формирования компетенций работников (рис. 2.4). Важнейшей составляющей этой стратегии является формирование новой категории специалистов — междисциплинарных «координаторов знаний», отвечающих не только за управление знаниями, но и за создание регламентов обучения и регламентов совместного использования знаний.
Рисунок 2.4 - Стратегия упреждающего формирования компетенций работников »ЛИПЛИН»
Среди основных задач этих специалистов — описание, анализ и фиксация опыта работников, а также передача его на корпоративный уровень (чтобы этим опытом могли пользоваться все сотрудники завода). Не менее важная задача — разработка обучающих программ, которые помогают работникам понять стратегии развития организации и требования к новым компетенциям. Подобные программы — эффективное средство самосовершенствования персонала.
Сегодня наше предприятие вышло на концептуально новый уровень развития. Во-первых, мы создаем базы знаний, ориентированные на приоритетные направления деятельности — «заточенные» под будущее лидерство. Во-вторых, мы изменили свое отношение к создаваемой на заводе продукции: теперь видим в новых разработках не только продаваемый товар (конечный этап производства), но и источник пополнения баз патентов и ноу-хау — гарантию будущих инноваций.
|
