3.5.4.4 Требования по составлению служебной записки
В деятельности многих предприятий информационные взаимоотношения между подразделениями и отделами требуют документального подтверждения, такая своеобразная переписка оформляется в виде служебных записок, которые являются тем инструментом ведения диалога внутри предприятия по вопросам, в решении которых компетентны руководители подразделений без привлечения вышестоящего должностного лица.
Служебная записка – документ информационно- справочного характера, используемый для осуществления деловой переписки внутри предприятия.
Составление служебных записок обусловлено необходимостью решения вопросов информационного, материально - технического, хозяйственного и организационного обеспечения между структурными подразделениями. Информация, содержащаяся в этом документе, обычно отражает просьбу или предложение по разрешению того или иного вопроса.
Состав полей бланка служебной записки:
1.«Шапка» – содержит название адресата записки, в ней указывается структурное подразделение, должность и ФИО получателя.
2. Дата составления служебной записки.
3. Заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА».
4. Подзаголовок, отражающий тему документа.
5. Текст служебной записки.
6.Данные составителя – подразделение, должность, подпись и её расшифровка.
Написание служебных записок осуществляется в электронной форме или рукописным текстом.
3.5.5 Разработка заключения
Обращаем Ваше внимание, что по окончанию исследования подводятся итоги по теме. Заключение носит форму синтеза полученных в курсовом проекте результатов. Его основное назначение - резюмировать содержание работы, подвести итоги проведенного исследования. В заключении излагаются полученные выводы, определяется их соотношение с целью исследования, конкретными задачами, гипотезой, сформулированными во введении.
Проведенное исследование должно подтвердить или опровергнуть гипотезу исследования. В случае опровержения гипотезы, даются рекомендации по возможному совершенствованию деятельности в свете исследуемой проблемы.
3.5.6 Составление списка источников и литературы
В список источников и литературы включаются источники, изученные Вами в процессе подготовки курсового проекта, в т.ч. те, на которые Вы ссылаетесь в тексте курсового проекта.
Внимание! Список источников и литературы оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными государственными стандартами (Приложение 4).
Список источников и литературы должен содержать 20 – 25 источников (не менее 10 книг и 10-15 материалов периодической печати), с которыми работал автор курсового проекта.
Список источников и литературы включает в себя:
нормативные правовые акты;
научную литературу и материалы периодической печати;
практические материалы.
Источники размещаются в алфавитном порядке. Для всей литературы применяется сквозная нумерация.
При ссылке на источники и литературу в тексте курсового проекта следует записывать не название книги (статьи), а присвоенный ей в указателе “Список источников и литературы” порядковый номер в квадратных скобках. Ссылки на источники и литературу нумеруются по ходу появления их в тексте записки. Применяется сквозная нумерация.
4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КУРСОВЫХ ПРОЕКТОВ
4.1 Оформление текстового материала
Текстовая часть работы должна быть исполнена в компьютерном варианте на бумаге формата А4. Шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 14, полуторный интервал, абзацный отступ первой строки – 1,25, выравнивание по ширине. Страницы должны иметь поля: нижнее – 2; верхнее – 2; левое – 3; правое – 1,5. Все страницы работы должны быть пронумерованы: нумерация автоматическая, сквозная, в нижнем колонтитуле, по центру, арабскими цифрами, размер шрифта – 12 пт.
Весь текст работы должен быть разбит на составные части. Разбивка текста производится делением его на разделы (главы) и подразделы (параграфы). В содержании работы не должно быть совпадения формулировок названия одной из составных частей с названием самой работы, а также совпадения названий глав и параграфов. Названия разделов (глав) и подразделов (параграфов) должны отражать их основное содержание и раскрывать тему работы. Расстояние между заголовками разделов, подразделов и основным текстом – два интервала.
При делении работы на разделы (главы) согласно ГОСТ 2.105-95 обозначение производят порядковыми номерами – арабскими цифрами без точки и записывают с абзацного отступа 1,25 см. При необходимости подразделы (параграфы) могут делиться на пункты. Номер пункта должен состоять из номеров раздела (главы), подраздела (параграфа) и пункта, разделённых точками. В конце номера раздела (подраздела), пункта (подпункта) точку не ставят.
Если раздел (глава) или подраздел (параграф) состоит из одного пункта, он также нумеруется. Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.
Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа. Разделы (главы), подразделы (параграфы) должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Наименование разделов (глав) должно быть кратким и записываться в виде заголовков (в красную строку) жирным шрифтом, без подчеркивания и без точки в конце. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов (глав), подразделов (параграфов), пунктов.
Каждый раздел работы рекомендуется начинать с нового листа (страницы). Заголовки структурных элементов работы печатаются заглавными буквами (СОДЕРЖАНИЕ, ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ, ПРИЛОЖЕНИЯ), без точки в конце, без подчеркивания, форматирование – по центру. Главы основной части работы не являются структурными элементами и оформляются по правилам, изложенным выше по тексту данного документа.
Для того, чтобы сделать текст понятным и выразительным, в тексте документа используют автоматические нумерованные и маркированные списки.
Пример 1 нумерованного списка:
Невозможно испытывать твердые материалы свыше НВ=450, т.е. закаленные металлы.
Метод дает грубый (большой) отпечаток, что не всегда допустимо.
Нельзя испытывать материал тоньше 2-х мм, т.к. шарик будет продавливать тонкий слой металла.
Пример 2 нумерованного списка:
Нагрузка пресса на образец - 3000; 1000; 750; 250; 187; 5; 62,5; 15,6 кг.
Диаметры шариков - 10; 5 и 2,5 мм.
Выдержки под нагрузкой - 10; 30 и 60 сек.
Наибольшая высота испытуемого изделиям - 250 мм.
Габаритные размеры пресса: 840х700х250 мм.
Пример маркированного списка:
способ расклада;
способ деления;
табличный способ.
Не допускается использовать в качестве маркеров различные картинки, значки, галочки и т.д. Рекомендуемый маркер: «–».
В тексте работы (за исключением формул, таблиц и рисунков) не допускается:
применять математический знак «минус» (–), а перед отрицательными значениями величин следует писать слово «минус»;
применять знак для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»);
применять без числовых значений математические знаки, например >, ≥, <, ≤, ≠, а также знаки №, %;
применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
4.2 Оформление таблиц
Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц. Название таблицы должно отражать её содержание, быть точным и кратким. Лишь в порядке исключения таблица может не иметь названия.
Таблицы в пределах всей работы нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией, перед которыми записывают слово «Таблица» курсивным шрифтом, выравнивая по правому краю. Название таблицы записывается на следующей строке, выравнивая по центру. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Шрифт в таблице – Times New Roman, размер шрифта – 12, межстрочный интервал – одинарный, текст в шапке таблицы выравнивается по центру.
Пример:
Таблица 22
Предельные величины разброса угловой скорости автомобилей, %
Категория автомобиля
|
Боковое ускорение автомобиля wy м/с2
|
1
|
2
|
4
|
М1
|
10
|
30
|
80
|
М2 , N1
|
10
|
20
|
60
|
М3 , N2 , N3
|
10
|
10
|
--
|
На все таблицы должны быть ссылки в тексте, при этом слово «таблица» в тексте пишут полностью, например: в таблице 4…
Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа.
Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой, при этом в каждой части таблицы повторяют ее шапку и боковик.
При переносе таблицы на другой лист (страницу) необходимо повторять шапку таблицы. Для этого выделите шапку таблицы, щёлкните на ней правой кнопкой мыши и выполните команду: Свойства таблицы Строка установить галочку в поле «Повторять как заголовок на каждой странице». Название помещают только над первой частью таблицы.
В графах таблиц не допускается проводить диагональные линии с разноской заголовков вертикальных глав по обе стороны диагонали.
Основные заголовки следует располагать в верхней части шапки таблицы над дополнительными и подчиненными заголовками вертикальных граф. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости, допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Все слова в заголовках и надписях шапки и боковика таблицы пишут полностью, без сокращений. Допускаются лишь те сокращения, которые приняты в тексте, как при числах, так и без них. Следует избегать громоздкого построения таблиц с «многоэтажной» шапкой. Все заголовки надо писать, по возможности, просто и кратко.
Если в графе таблицы помещены значения одной и той же физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы. Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз.
Примеры:
Таблица 1.1
Размеры стандартных налоговых вычетов
Вычет
|
2011 год, руб.
|
2012 и 2013 годы, руб.
|
Порог для применения вычета, руб.
|
На работника
|
400
|
—
|
40 000
|
На работника для категорий граждан, упомянутых в подпункте 2 пункта 1 статьи 218 Налогового Кодекса РФ
|
500
|
500
|
Не ограничен
|
На работника для категорий граждан, упомянутых в подпункте 1 пункта 1 статьи 218 Налогового Кодекса РФ
|
3000
|
3000
|
Не ограничен
|
На первого и второго ребенка
|
1000
|
1400
|
280 000
|
На третьего и каждого последующего ребенка
|
3000
|
3000
|
280 000
|
На каждого ребенка-инвалида до 18 лет (учащегося инвалида I и II группы до 24 лет)
|
3000
|
3000
|
280 000
|
Таблица 1.2
Номинальный ток и номинальное напряжение для разных типов изоляторов
Тип изолятора
|
Номинальное напряжение, В
|
Номинальный ток, А
|
ПНР-6/400
|
6
|
400
|
ПНР-6/800
|
800
|
ПНР-6/900
|
900
|
4.3 Оформление формул и уравнений
В формулах и уравнениях условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать обозначениям, принятым в действующих государственных стандартах. В тексте перед обозначением параметра дают его пояснение, например: Временное сопротивление разрыву В.
При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.
Формулы и уравнения располагают на середине строки, а связывающие их слова (следовательно, откуда и т.п.) – в начале строки. Например:
Из условий неразрывности находим
Q = 2rvr . (66)
Так как
r ,
то
Q =  . (67)
Для основных формул и уравнений, на которые делаются ссылки, вводят сквозную нумерацию арабскими цифрами. Промежуточные формулы и уравнения, применяемые для вывода основных формул и упоминаемые в тексте, допускается нумеровать строчными буквами латинского или русского алфавита.
Нумерацию формул и уравнений допускается производить в пределах каждого раздела двойными числами, разделенными точкой, обозначающими номер раздела и порядковый номер формулы или уравнения, например: (2.3), (3.12) и т.д.
Номера формул и уравнений пишут в круглых скобках у правого края страницы на уровне формулы или уравнения.
Пример:
N = Sпост/(Ц – Sпер1), (68)
где N – критический объём выпуска, шт.;
Sпост – постоянные затраты в себестоимости продукции, руб.;
Ц – цена единицы изделия, руб.;
Sпер1 – переменные затраты на одно изделие, руб.
Переносы части формул на другую строку допускаются на знаках равенства, умножения, сложения вычитания и на знаках соотношения (). Не допускаются переносы при знаке деления (:).
Порядок изложения математических уравнений такой же, как и формул.
Пример:
(69)
4.4 Оформление иллюстраций
Все иллюстрации, помещаемые в курсовой проект, должны быть тщательно подобраны, ясно и четко выполнены. Рисунки и диаграммы должны иметь прямое отношение к тексту, без лишних изображений и данных, которые нигде не поясняются. Количество иллюстраций в работе/проекте должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации следует располагать как можно ближе к соответствующим частям текста. На все иллюстрации должны быть ссылки в тексте работы. Наименования, приводимые в тексте и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.
Ссылки на иллюстрации разрешается помещать в скобках в соответствующем месте текста, без указания см. (смотри). Ссылки на ранее упомянутые иллюстрации записывают сокращенным словом «смотри», например, см. рисунок 3.
Размещаемые в тексте иллюстрации следует нумеровать арабскими цифрами, например: Рисунок 1, Рисунок 2 и т.д. Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела (главы). В этом случае номер иллюстрации должен состоять из номера раздела (главы) и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой, например Рисунок 1.1 - Название рисунка.
Точка в конце названия рисунка не ставится. Надписи, загромождающие рисунок, чертеж или схему, необходимо помещать в тексте или под иллюстрацией.
|
