3.3. Работа с документацией.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Сегодня на Нефтекамском автозаводе пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, и от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документами позволяет восстановить всю историю действий с ними, что также часто бывает крайне необходимо.
Внедрение программы «1С: Бухгалтерия 8» на «Нефтекамском автозаводе» позволило автоматизировать и упорядочить наиболее важные бизнес-процессы, улучшить качество отчетности и обеспечило руководство предприятия еще одним современным и эффективным инструментом для управления.
Работы по внедрению программы «1С:Бухгалтерия 8» на ОАО «Нефаз» проводились согласно техническому заданию.
В июне 2008 года завершился первый этап внедрения программного продукта «1С:Бухгалтерия 8» в ОАО «Нефтекамский автозавод».
Программный продукт установлен на рабочие места:
планово-экономический отдел;
отдел сбыта;
склады готовой продукции;
службы снабжения (ОСМ, ОМТС, ОВК, ОВС, ИНО, ООиЗЧ, ОГМ) и склады служб снабжения;
финансовый отдел;
бухгалтерия, бюро по учету денежных операций;
бухгалтерия, бюро по командировкам;
бухгалтерия, материальный отдел;
бухгалтерия, производственный отдел;
бухгалтерия, бюро по учету готовой продукции;
бухгалтерия, финансово-расчетное бюро.
Автоматизированы следующие процессы:
учет движения материалов на центральных складах;
учет движения материалов до момента списания в производство;
учет готовой продукции на местах хранения;
учет отгрузки и реализации готовой продукции;
расчеты с поставщиками и покупателями;
учет расчетов с подотчетными лицами;
учет денежных средств по кассе;
учет операций на банковских счетах;
получение разнообразной управленческой и бухгалтерской отчетности;
формирование книги покупок и книги продаж.
В ходе внедрения программы «1С:Бухгалтерия 8» были проведены работы по обучению пользователей и доработке программ:
- организован учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в планово-учетных ценах;
- разработаны документы: «Поступление ТМЦ», «Переоценка ТМЦ», «Списание отклонений», «Реализация готовой продукции (ГП)»;
- разработаны формы отчетов по учету ТМЦ: «Поступление ТМЦ на склад по документам - с отклонениями», «Отпуск ТМЦ со склада по документам», «Свод затрат ТМЦ», «Перечень ТМЦ без движения»;
- разработаны формы отчетов по учету ГП: «Отгрузка ГП по номенклатурным группам», «Отгрузка по видам исполнения»;
- разработаны формы отчетности по Дебиторской (Дт) и Кредиторской (Кт) задолженности – «Расшифровка по Дт задолженности», «Расшифровка по Кт задолженности»;
Благодаря внедрению программы «1С:Бухгалтерия 8» большой объем информации обрабатывается в автоматическом режиме в единой программе, что повышает оперативность и достоверность получаемой информации, исключает дублирование данных.
|
