Сравнительный анализ систем электронного архива для внедрения в ОАО «иркутскниихиммаш» А. В. Колотильщикова 1
|
Скачать 162.75 Kb.
|
|
УДК 651.012.12 СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ В ОАО «ИРКУТСКНИИХИММАШ» А.В. Колотильщикова1 Национальный исследовательский Иркутский государственный технический университет, 664074, г. Иркутск, ул. Лермонтова, 83. В компании ОАО «ИркутскНИИхиммаш» отдел по управлению техническим архивом и нормативно-техническим фондом нуждается в электронном архиве. На основании требований к системе в статье проведен сравнительный анализ известных на сегодняшний день систем электронного архива и систем электронного документооборота с ведением электронного архива. Предложены варианты подходящих систем для внедрения. Табл. 2. Библиогр 9 назв. Ключевые слова: электронный архив; система электронного документооборота; электронный документооборот; архивная документация. COMPARATIVE ANALYSIS OF ELECTRONIC ARCHIVE SYSTEMS FOR THEIR IMPLEMENTATION IN JSC “IRKUTSKNIIKHIMMASH” A. Kolotilschikova National Research Irkutsk State Technical University, 83, Lermontov St., Irkutsk, 664074 Department of technological archives and technological normative documentation management in the Joint Stock Company "IrkutskNiikhimmash" needs electronic archive. The author carries out a comparative analysis of currently known systems of digital archives and document management systems with keeping electronic archive basing upon the system requirements. Some variants of appropriate systems for their implementation are suggested. Key words: digital archive, document management system, document management, archival documentation Оптимизация работы с документами в архиве на предприятии рано или поздно становится необходимой: искать нужную документацию приходится если не ежедневно, то достаточно часто. Решением может стать внедрение системы, где документы хранились бы в электронном виде с возможностью доступа для сотрудников или целых отделов. Такой системой может быть электронный архив. Система позволит структурировать электронные документы, обеспечить надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, быстрый и удобный поиск. На сегодняшний день существует большое количество систем, с помощью которых можно улучшить процессы ведения архива на предприятии. Из всего обилия систем необходимо выбрать ту, которая будет отвечать всем требованиям организации. Необходимость создания электронного архива возникла и в ОАО «ИркутскНИИхиммаш». В данной работе будут рассматриваться системы электронного архива и системы электронного документооборота с возможностью ведения электронного архива. По результатам исследований будет предложен вариант системы, которую компания может внедрить. Компания Иркутский научно-исследовательский и конструкторский институт химического и нефтяного машиностроения основан в 1949 году решением правительства СССР. В 1993 году преобразован в акционерное общество ОАО «ИркутскНИИхиммаш» и сейчас является ведущим и единственным институтом по своей специализации в Восточно-Сибирском регионе. ОАО «ИркутскНИИхиммаш» многопрофильная организация, имеющая научно-исследовательскую, проектно-конструкторскую, диагностическую и производственно-экспериментальную базу. В институте работают 510 сотрудников, которые разрабатывают проектно-сметную документацию на объекты промышленного производства, новое оборудование и проводят работы в области экспертизы промышленной безопасности опасных производственных объектов для ведущих предприятий страны. Сотрудники института выполняют работы по созданию нового оборудования и проводят работы в области экспертизы промышленной безопасности опасных производственных объектов, включая экспертизу проектно-конструкторской документации [1]. На предприятии существует отдел № 23 – Отдел по управлению техническим архивом и нормативно-техническим фондом. Он взаимодействует со всеми подразделениями Общества в рамках положений «О порядке управления нормативной документации внешнего происхождения», «О работе архива», согласно модели процессов СМК ОАО. На сегодняшний день ведение и хранение всей документации происходит вручную. В 2011 году после проведения ревизии было учтено 9000 архивных подлинников –это отчеты, инструкции, методики и рекомендации, научно-техническая документация, проектная и конструкторская документация. Выяснилось, что более 1000 подлинников были не учтены: на них или не проставлены инвентарные номера, или они даже не числятся в журналах регистрации, но имеют инвентарный номер. Из-за большого количества проектно-конструкторской документации, которая накопилась за время работы «ИркутскНИИхиммаш» при ручном способе учета и работы с ней, можно выделить недостатки, существующие в отделе при ведении архива:
Устранить недостатки поможет внедрение информационной системы, где документы хранились бы в электронном виде с возможностью доступа для определенных сотрудников или целых отделов. Такой системой является электронный архив. Система электронного архива – система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск [2]. Системы электронного архива и документооборота работают по принципу аналогичного процесса для бумажных носителей. Эти системы в чем-то близки, но решают различные задачи и различаются по функциональной и технологической частям. Обе системы работают с электронными документами, но система электронного архива отвечает за структуризацию и хранение значимых для бизнеса документов, которые не могут быть изменены, а система электронного документооборота – за оперативную работу с ними – от момента создания и согласования до удаления [2]. Так же следует считать, что электронный архив не может полностью заменить систему электронного документооборота, но они могут дополнять друг друга [3]. Требования к системе Для того чтобы решить проблему структурированного учета, хранения архивной документации и упростить регистрирование, поиск и доступ к необходимой документации в отделе по управлению техническим архивом и нормативно-техническим фондом ОАО «ИркутскНИИхиммаш» необходимо выбрать систему, которая должна отвечать требованиям:
На современном рынке программных продуктов существуют как специализированные Системы Электронного Архива, так и Системы Электронного Документооборота, имеющие Архивные модули. В рамках данной работы рассматривались наиболее популярные на сегодняшний день на российском рынке системы:
Бесплатный электронный архив «Архивариус» [4]. Программа предназначена для создания электронного хранилища документов. Облегчает процесс сканирования документов с автоматическим сохранением электронных копий в базе данных, присвоением документам атрибутов и организацией поиска документов по различным параметрам. Для работы программы используется бесплатная СУБД Firebird версии 2.5. Электронный архив STOR-M [3] – информационная система, решающая задачи построения электронного архива документации в рамках как одного предприятия, так и целого концерна. Данная система попадает в класс ERM-систем (система управления электронными записями), описанных в стандарте MoReq [9], и является основой для построения систем документооборота. Электронный архив ЭТЛАС [5] – это современное, но в то же время простое и эффективное средство организации надежного централизованного хранения и регулируемого доступа к документам компании. Электронный архив обеспечивает высокую надежность хранения документов и высокую степень защищенности от несанкционированного доступа к информации как извне, так и со стороны собственных сотрудников организаций. ЭТЛАС позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001. Система электронного документооборота DocsVision [6], за счет реализованных в ней технологий, позволяет автоматизировать не только стандартные задачи делопроизводства на предприятии (электронный архив документов, управление нормативными документами, контроль исполнительской дисциплины), но и специфические для конкретного предприятия задачи управления и организации делопроизводства. Система электронного документооборота Е1 Евфрат [7] позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Так же в системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Е1 Евфрат реализованы все необходимые функции для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). Обеспечивается ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Система «ДЕЛО» [8] разработана компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС). Компания предлагает комплексное решение, призванное обеспечить безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Сравнительный анализ Компании необходимо выбрать, приобретать ли электронный документооборот с дополнительным модулем для ведения архива или все же приобрести электронный архив. В соответствии с требованиями, описанными выше, был выполнен сравнительный анализ, результаты которого представлены в табл. 1. При сравнении функциональных возможностей приняты следующие обозначения: «+» – функция реализована; «−» – функция не реализована. По результатам сравнительного анализа видно, что не все системы выполняют те функции, которые необходимы. Основными лидерами являются системы электронного архива STOR-M и СЭД Е1 Евфрат и DocsVision, отвечающие всем требованиям организации. Очевидно, что немаловажным критерием при выборе системы является ее стоимость и цена сопровождения. В табл. 2 приведена стоимость приобретения и сопровождения вышеперечисленных систем, исходя из условий, что 10 лицензий будет достаточно для одновременной работы читателей. Таблица 1 Сравнительный анализ функциональных возможностей программного обеспечения
Таблица 2 Сравнительный анализ стоимости систем
Анализируя сведения из табл. 1 и 2 видно, что система электронного архива «Архивариус» предоставляется совершенно бесплатно, но не выполняет даже половины необходимых требований. Система STOR-M специализируется именно на ведении электронного архива, учитываются и реализовываются все требования к системе, но стоимость у системы очень большая, велика и стоимость сопровождения на год. Электронный архив ЭТЛАС – готовый коробочный продукт, цена по сравнению с STOR-M более чем в 10 раз меньше, но функциональным требованиям организации он не удовлетворяет. Из рассмотренных СЭД явное преимущество на стороне системы «Евфрат», которая отвечает всем необходимым требованиям, и по сравнению с другими СЭД выигрывает и в цене. Выводы Из проведенного анализа следует, что компании ОАО «ИркутскНИИхиммаш» наиболее целесообразно будет внедрить СЭД Евфрат для устранения недостатков ведения архива в отделе по управлению техническим архивом и нормативно-техническим фондом. Еще одним преимуществом такого решения является возможность в дальнейшем внедрить СЭД Евфрат в целом на предприятии. Предпосылками успеха в освоении более сложных информационных систем будут подготовленные сотрудники, опробованные технологии, налаженные связи и массив документов в электронном виде. Библиографический список
1 Колотильщикова Анна Владимировна, студентка, e-mail: Fy.nrf.89@mail.ru Kolotilschikova Anna, a student of NR ISTU, e-mail: Fy.nrf.89@mail.ru |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |
«Сравнительный анализ экономических систем» Учебник Новосибирск 2003 Сравнительный анализ национальных моделей современных экономических систем |
 |
Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного... Концепция внедрения систем электронного дистанционного обучения в деятельность образовательных учреждений Российской Федерации 5 |
|
Внедрение процедур орв в государственное управление стран Восточной... Внедрение процедур орв в государственное управление стран Восточной Европы и СНГ (Рабочие материалы по проекту Сравнительный анализ... |
|
О результатах анализа программных систем электронного документооборота... Научно-исследовательское унитарное предприятие «Центр специализированных компьютерных систем» бгу создано в 2001 г |
|
Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного... Формирование материально-технической базы электронного дистанционного обучения 10 |
|
Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного... Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного дистанционного обучения в деятельность образовательных учреждений... |
|
Опыт внедрения системы корпоративного электронного документооборота... Мосякин Олег Александрович Начальник отдела документационного обеспечения, ОАО нижегородская инжиниринговая компания «атомэнергопроект»... |
|
Решение о создании Центрального электронного архива ЦБ рф было принято... Сотрудники Главного Центра Информатизации (гци) ЦБ рф разработали концепцию Центрального электронного архива и в качестве основы... |
|
Диплом Психологический анализ конформизма Сравнительный анализ выбора конформной или нонконформной модели поведения в ситуации группового давления у младших и старших подростков... |
|
Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук... Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах российской федерации |
|
Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота” |
|
Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота” |
|
Колмогорова Наталья Александровна Модели корпоративной социальной... Модели корпоративной социальной ответственности в России и зарубежных странах: сравнительный анализ |
|
Задача 1 Сравнительный анализ механизмов и практики мониторинга рынка, внедренных в Европе и США Анализ системы мониторинга и контроля зарубежных оптовых и розничных энергетических рынков |
|
Сравнительный анализ базисных материалов, используемых для изготовления... |
|
Комплексный клинико-лабораторный сравнительный анализ систем ротационных... Ота выполнена в Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Московский государственный... |