1.2 Анализ существующих АИС по подготовке отчетных документов.
1.1.2 Система «Учет ИТСО»
Обзор системы составлен на основе её описания в статье «Цена лишних бумажек». Данная система эксплуатируется уже более 6 лет и использует СУБД Access. Основными чертами системы являются:
представление приборов на объекте в виде иерархической 4-х уровневой модели (объект- система - группа приборов - прибор);
возможность потокового ввода однотипных приборов (повторение при вводе всей информации, кроме бухгалтерского, инвентарного и заводского номеров);
возможность проследить историю прибора (ремонт, время нахождения в ЗИП, время работы);
хранение информации о пользователях и паролях пользователей непосредственно в базе;
предоставление средств для ведения электронного журнала регламентных работ;
выдача отчетов по выбранным участкам объектов, по шлейфам приборов, по приборам в обменном фонде, по ответственным за объекты.
Из положительных сторон системы можно отметить наличие потокового ввода, облегчающего ввод большого массива однотипной информации.
Также достаточно удобна система ведения регламентного журнала, осуществляемая путем ввода идентификатора пользователя и пароля, с возможностью распечатки журнала.
В системе не хватает основных отчетных форм, например журнала ложных срабатываний.
1.1.3 Система «Картотека»
Оценить саму систему «Картотека» (далее «Картотека») в работе мне не удалось, из-за того, что она содержит конфиденциальную информацию и сама система является объектом интеллектуальной собственности одного из отделов ОВО Ленинского района. Поэтому нижеследующий анализ представлен на основе сведений предоставленных старшим инспектором договорно-правового отдела Д.М. Илларионовым, работающего с данной системой.
«Картотека» является системой ведущей учет рентабельных объектов, договоров по этим объектам и ТСО установленных на этих объектах. Также возможен поиск по отдельным реквизитам. Производится выдача отчетов в текстовый файл и непосредственно на печать, следующих видов, применительно к теме исследования: списки пультовых номеров, списки ложных срабатываний, график регламентных работ, наряд по устранению ложных срабатываний.
«Картотека» обладает рядом недостатков:
DOS-интерфейс т.е. морально устаревший;
Система поиска не позволяет реализовать сложные запросы, например, с несколькими поисковыми критериями;
Отчеты выводятся в файлы с расширением txt и, кроме того, очень ограничены в настройке;
Невозможно отсортировать выводимые данные по выбранному признаку.
Основой для базы данных служит СУБД FoxPro версии 2.6, т.е. СУБД файл - серверного типа. Это приводит к таким минусам, как:
невозможность одновременного доступа
высокая загрузка сети
Программа была написана более 5 лет назад и не соответствует требованиям ГОСТов и «Наставления».
1.1.4 Конфигурация 1С «АНВИК: Учет отдела вневедомственной охраны»
Данный программный продукт создан фирмой "АНВИК" на основе типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" системы программ "1С:Предприятие" (далее «АНВИК: Учет ОВО»).
Система работает по 3 основным направлениям:
Учет работ и услуг по договорам охраны собственности частных лиц и расчетов по ним;
Учет работ и услуг по договорам охраны собственности организаций и расчетов по ним;
Учет технических характеристик охраняемых объектов и показателей их обслуживания, т.е. ТСО.
Реализованные в системе возможности позволяют автоматизировать следующие задачи - ведение списка ключей на охраняемых объектах с учетом всей необходимой информации, ведение перечня приборов с указанием их типов, учет установленных приборов с указанием зон охраны приборов и учет срабатываний приборов с указанием зон и причин срабатываний. Предусмотрено формирование карточек "Оперативная карточка на ключ" и "Карточка учета средств охранно-пожарной сигнализации (ОПС)".
На основании введенных данных можно сформировать необходимые отчеты. Это "Отчет по установке приборов", "Установленные приборы", "Ведомость приборов ОПС" (количество установленных приборов на объектах с разбивкой по типам приборов и расчетом обменного фонда), "Общее количество охраняемых объектов и помещений" и "План-график техобслуживания по электромонтерам" (объекты, закрепленные за электромонтерами, с количеством условных установок).
Посмотреть систему в действии не удалось, так как она является интеллектуальной собственностью фирмы «АНВИК».
1.1.5 Сравнение систем «Учет ИТСО», «Картотека» и «АНВИК: Учет ОВО»
Системы сравнивались по следующим критериям:
используемые СУБД (таблица 1);
соответствие современным нормативным документам, в части по учету ТСО (таблица 2);
интерфейс (таблица 3);
разграничение доступа к БД (таблица 4);
возможности поиска (таблица 5);
возможности по выводу отчетов (таблица 6).
Используемые СУБД
Таблица -
Наименование системы
|
Используемая СУБД
|
Учет ИТСО
|
Access
|
Картотека
|
FoxPro 2.6
|
АНВИК: Учет ОВО
|
1C
|
«Картотека» сильно проигрывает в этой части всем остальным программным комплексам, т.к. использует давно устаревшую версию СУБД файлового типа. Система 1С является файловой СУБД, к тому же она больше нигде не применяется кроме продуктов фирмы 1С, т.е. она не является отдельным программным продуктом.
Соответствие современным нормативным документам, в части по учету ТСО
Таблица -
Наименование системы
|
Соответствие «Наставлению…»
|
Учет ИТСО
|
частично
|
Картотека
|
-
|
АНВИК: Учет ОВО
|
частично
|
Здесь, можно заметить, что система «Картотека», вследствие того, что она является самой старой из представленных систем, уже не отвечает требованиям современного «Наставления». Другие системы лишь частично соответствуют требованиям норматива.
Интерфейс
Таблица -
Наименование системы
|
Тип интерфейса
|
Многооконный интерфейс
|
Система помощи
|
Учет ИТСО
|
Графический (Windows)
|
+
|
-
|
Картотека
|
Псевдографический
(DOS)
|
-
|
-
|
АНВИК: Учет ОВО
|
Графический (Windows)
|
+
|
-
|
Надо отметить, что у всех систем, отсутствует система справок, что сильно осложняет работу неподготовленному пользователю. Неудобным выглядит интерфейс системы «Картотека». Так как интерфейс работает в текстовом режиме DOS, то объем отображаемой информации ограничен параметрами текстового экрана 80*25 символов, что не позволяет показывать достаточный объем информации на одном экране.
Разграничение доступа к БД
Таблица -
Наименование системы
|
Защита доступа паролем
|
Учет ИТСО
|
+
|
Картотека
|
+
|
АНВИК: Учет ОВО
|
+
|
Безопасность в данных системах, конечно является неотъемлемым элементом. Однако, как уже отмечалось выше система «Учет ИТСО» хранит пользовательские пароли прямо в БД. Это, по моему мнению, не очень хороший подход, но как вариант тоже имеет право на существование. Его отрицательными чертами является то, что любой имеющий прямой доступ к БД сможет прочитать пароли пользователей. Данная проблема может быть решена на уровне безопасности СУБД, или на уровне приложения. В случае с СУБД, у неё должен быть механизм формирования групп и ролей пользователей с разграничением доступа. На уровне приложения проблема решается шифрованием паролей. В системах 1С проблема разделения доступа, решена на уровне создания отдельной папки в специальном каталоге, хранящем права и имена пользователей. Доступ осуществляется на основе пароля.
Возможности поиска
Таблица -
Наименование системы
|
Поиск по множеству реквизитов
|
Поиск по одному реквизиту
|
Учет ИТСО
|
неизвестно
|
неизвестно
|
Картотека
|
-
|
+
|
АНВИК: Учет ОВО
|
-
|
+
|
Нужно отметить, что поиск ведется по одному-двум атрибутам, при этом нередко бывает нужно провести поиск сразу по нескольким атрибутам. Это было выяснено при опросе пользователей системы «Картотека». Например, часты запросы по нахождению приборов одного типа стоящих на определенном объекте.
Возможности по выводу отчетов
Таблица -
Наименование системы
|
Журнал ремонтов
|
Журнал ложных срабатываний
|
Журнал регламентов оборудования
|
Форма вывода отчетов
|
Учет ИТСО
|
+
|
-
|
+
|
печать на принтере
|
Картотека
|
+
|
+
|
+
|
сохранение в текстовый файл, печать на принтере
|
АНВИК: Учет ОВО
|
-
|
-
|
+
|
файлы Excel, текстовый, печать на принтере
|
Лидером в части по выводу отчетов является конфигурация от АНВИК. Она выводит отчеты в большее количество форматов, при этом в самой системе 1С разработан инструментарий по быстрому созданию отчетных форм, поэтому список отчетных форм легко дополнить, при наличии программиста со знанием 1С.
1.1.6 Выводы
Таким образом, современные системы по учету , кроме системы «Учет ИТСО» являются подсистемами в системах по учету охраняемых объектов, что обусловлено спецификой ведения учетной работы во вневедомственной охране. Можно отметить, что система «Картотека» уже морально устарела. Наиболее применимой, по моему мнению, «АНВИК: Учет ОВО», достаточно полные выводы сделать сложно из-за недостатка информации о ней.
1.2 Технико-экономическое обоснование эффективности внедрения АИС “Свод отчетов” для УВО
Ориентировочные годовые затраты на ведение документации вручную приведены таблице 7:
Таблица -
Вид работ
|
Кол-во чел./ч
|
Составление отчетности о подлеченных объектах
|
16
|
Составление отчетности о подключенных ТСО
|
16
|
Составление годовой отчетности по охране объектов
|
8
|
Составление годового отчета по ТСО
|
32
|
Составление отчетности о сотрудниках УВО
|
48
|
Анализ ложных срабатываний для оптимизации работы ТСО
|
72
|
Составление отчетности по соправождению имущества
|
30
|
Поиск ТСО при сверках с бухгалтерией, аудите
|
62
|
Составление различных отчетов при самоконтроле, анализе:
|
72
|
Итого
|
356
|
Примечание – таблица приведена по материалам статьи Сергея Журина «Цена лишних бумажек: как обеспечить качественный автоматизированный учет ».
При этом в год на составление формуляров отчетности тратится примерно 200 чел./ч при поступлении в среднем 1500 объектов под охрану. Итого получается 556 чел./ч. По приблизительным оценкам автоматизация учета позволяет сократить время на операции внесения новых данных примерно в 2-3 раза (при этом ещё можно учесть и экономию расходных материалов). Операции поиска и создания отчетов, особенно при больших количествах объектах, ускорятся в 10-20 раз.
В результате, операции на внесение новых объектах составят примерно 66-100 чел./ч в год, операции по поиску и созданию отчетов примерно 18-36 чел./ч. что снизит общую рабочую нагрузку с 556 до 84-136 чел./ч. т.е. в 4-6 раз.
Также будет решена проблема составления отчетной документации. Так на сегодняшний день в подразделениях вневедомственной охраны разные отчеты имеют общие разделы, которые составляют разные люди. А так как составление отчетов ведется вручную, то тут возможны такие ошибки, как:
несовпадение реального и обозначенного в отчете количества объектах
несовпадение итогового показателя по УВО и суммы показателей по отдельным подразделениям
Поэтому наблюдается различие показателей в одинаковых разделах по разным отчетам из одного подразделения. Внедрение современной системы по учету решило бы все вышеперечисленные проблемы.
На сегодняшний день, средняя зарплата инспектора или сотрудника вневедомственной охраны составляет 8 тыс. рублей. В год, таким образом, сотрудник получает 96 тыс. рублей. В год сотрудник работает 22*12=264 дня. При 8 часовом рабочем дне, получается 264*8=2112 часов. Значит один час работы стоит 96000/2112=45,5 рублей.
При ручном ведении документации затраты на её ведение составят 556*45,5=25298 рублей на человека. При автоматизированном ведении документации максимум 136*45,5=6188, минимум 86*45,5=3913. Таким образом, минимальный годовой эффект от одного сотрудника составит 25298-6188=19110 рублей, максимальный годовой эффект составит 25298-3913=21385. В среднем в отделах вневедомственной охраны в городе Перми работает 20-30 сотрудников активно использующих документацию по учету и поиску . Таким образом, минимальный годовой экономический эффект от внедрения в среднестатистический отдел вневедомственной охраны составит 20*19110=382200, максимальный годовой эффект составит 30*21385=641550.
|
