2.4. Оценка ТСО разработки
Концепция ТСО (Total Cost of Ownership, Совокупная стоимость владения (ССВ)) была выдвинута в конце 80-х годов. ТСО – это количественный показатель информационных технологий и систем на предприятии, который позволяет: 1) оценить совокупные затраты на информационные технологии, 2) проанализировать эти затраты и соответственно 3) управлять бюджетом информационных технологий для достижения наилучшей отдачи от их использования.
Первой использовала термин TCO компания Gartner Group, которая в конце 80-х годов стала широко применять его в своих исследованиях и в 1987 г. выдвинула концепцию ТСО (первоначально она представляла лишь средство расчета стоимости владения компьютером на Wintel-платформе). В дальнейшем методика переросла в принципиально новую модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий. Gartner Group проводила многочисленные исследования по оценке TCO для различных предприятий. В результате были получены среднеотраслевые затраты, приходящиеся на один компьютер в год, для некоторых типичных вариантов аппаратных и программных решений. Также были выделены наилучшие варианты решения проблем совершенствования информационных систем на конкретных предприятиях (best practices) с точки зрения минимизации затрат предприятия.
К сожалению, показатели TCO, рассчитанные для зарубежных компаний, не соответствуют реалиям российской действительности (хотя рекомендации best practices вполне применимы и у нас). Поэтому для получения ориентировочных показателей TCO для России необходимы широкомасштабные исследования информационных систем предприятий. В качестве временной меры некоторыми авторами предлагается использовать скорректированные показатели ТСО для иностранных предприятий.
Отметим, что концепция ТСО хотя и является общепризнанной методикой оценки и анализа финансовых аспектов использования информационных технологий, однако не является единственной. В последние годы были предложены схожие по сути, но разные по названию методики и подходы: истинная стоимость владения (Real Cost of Ownership, RCO), совокупная стоимость владения приложениями (Total Cost of Application Ownership, TCA), совокупный экономический эффект (Total Economic Impact, TEI), совокупная оценка преимуществ (Total Value of Opportunity, TVO) и др.
На сегодняшний день все известные разработчики и производители программного и аппаратного обеспечения целенаправленно ведут исследования по оценке, анализу и снижению совокупной стоимости владения IT-решениями, использующихся при создании информационных систем предприятий. Концепция ТСО является общепринятой при рассмотрении будущих проектов как критерий выбора одного из нескольких технических решений, так как ТСО дает экономическое обоснование принимаемого решения.
Ключевым моментом при оценке эффективности IT-решений является сравнение ТСО рассматриваемого предприятия в пересчете на одного работника (на один компьютер-клиент) с ТСО других предприятий или другого варианта технической реализации. В результате ТСО выступает в качестве обоснования IT-бюджета предприятия. Зная средний показатель по отрасли по аналогичным предприятиям и проектам можно рассчитать величину необходимого текущего или разового бюджета проекта.
Таким образом, ТСО – это ключевой показатель:
в обосновании затрат на существующие технологии или будущие проекты;
в доказательстве эффективности проектов;
в повышении эффективности управления затратами;
в оптимизации затрат.
Рассмотрим две наиболее известные модели ТСО.
1. Модель TCO, разработанная Microsoft и Interpose. Общие IT-затраты разбиваются на две категории: прямые (бюджетные) и косвенные.
Прямые затраты (Direct IT expenses) – те, которые обычно учитываются при бюджетном планировании. К ним относятся затраты:
на аппаратно-программное обеспечение (Hardware and software) – покупка или аренда, новая установка или обновление и т. д.;
на управление (Systems management) – сетевое и системное администрирование, субподрядные работы по реагирующему и упреждающему управлению;
на поддержку (Support) – служба технической поддержки, обучение, договоры на поддержку и сопровождение, материально-техническое снабжение, командировки, а также накладные расходы;
на разработку (Development) – разработка планов модернизации и развития информационной системы, разработка приложений и документации, тестирование, адаптация к требованиям заказчика);
на коммуникации (Communication fees) – затраты на услуги связи и передачи данных, на каналы связи и их обслуживание.
Косвенные затраты (Indirect IT expenses) – те, которые не поддаются планированию и часто даже не учитываются. К ним можно отнести:
пользовательские затраты (End-user IS costs) – незапланированные косвенные затраты, связанные с действием «человеческого фактора» (ошибки и трудности в работе с информационной системой, приводящие к непроизводительным затратам времени и ресурсов пользователей);
простои (Downtime) – потеря производительности из-за выхода из строя оборудования или профилактические плановые остановки работы.
По оценкам Microsoft и Interpose величина TCO в расчете на один компьютер под управлением Windows NT составляет 6515 долларов ежегодно. В таблице 2.10 приведено примерное распределение затрат по статьям базовой модели для компьютера в составе информационной системы.
Таблица 2.10
№
|
Статья затрат
|
Удельный вес
|
1
|
Программно-аппаратное обеспечение
|
25%
|
2
|
Управление
|
21%
|
3
|
Поддержка
|
16%
|
4
|
Разработка
|
6%
|
5
|
Коммуникации
|
4%
|
6
|
Пользовательские затраты
|
21%
|
7
|
Простои
|
7%
|
2. Модель TCO, предложенная Gartner Group. В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные (капитальные вложения) и текущие. Их выделяют в соответствии с жизненным циклом информационной системы: капитальные вложения осуществляются на этапе создания информационной системы, текущие затраты – на этапе функционирования.
К фиксированным относят следующие затраты:
стоимость разработки и внедрения проекта;
привлечение внешних консультантов;
первоначальные закупки основного программного обеспечения;
первоначальные закупки дополнительного программного обеспечения;
первоначальные закупки аппаратного обеспечения.
Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как правило, один раз, на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты.
Текущие затраты включают:
стоимость обновления и модернизации системы;
-
затраты на управление системой в целом (расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов информационной системы);
обучение административного персонала и конечных пользователей;
заработная плата;
привлечение внешних консультантов;
аутсорсинг;
учебные курсы и сертификация;
техническое и организационное администрирование и сервис.
-
затраты, вызванные активностью пользователей («активность пользователя»);
прямая помощь и дополнительные настройки;
формальное обучение;
разработка приложений;
работа с данными;
неформальное обучение;
futz-фактор (отражает объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя, праздным времяпровождением и использованием компьютера в личных целях).
По данным Gartner Group «активность пользователя» имеет наиболее значимый вес в TCO информационной системы (по данным некоторых аналитических компаний до 75% ТCO обусловлено проблемами конечного пользователя).
На практике при расчете ТСО можно распределять затраты согласно имеющимся классическим моделям или классифицировать их по собственной методике, разработанной соответственно специфике конкретной информационной системы.
Для расчета ТСО существует специальное программное обеспечение (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), но оно довольно дорогостоящее. Поэтому для наших условий, возможно, более приемлемо решение, когда IT-менеджер совместно с финансовым работником самостоятельно подсчитают большинство затрат с помощью электронных таблиц.
Таким образом, методики ТСО направлены на получение адекватной и структурированной оценки затрат, связанных с использованием и внедрением информационных технологий. ТСО позволяет руководителю спланировать и снизить IT-затраты, решить какие организационные и технологические инструменты целесообразно применять для оптимизации IT-затрат.
Пример расчета ТСО на основе модели Gartner Group.
Фирма предполагает заменить старую программу бухгалтерского учета, работающую под MS DOS, на новую систему автоматизации бухучета X, работающую под Window. Руководство рассматривает два варианта: 1) самостоятельная разработка программного обеспечения (весьма распространенный вариант в российских условиях); 2) приобретения сетевого варианта известной программы бухучета, использующей СУБД Microsoft SQL Server.
Расчет ТСО будем производить за весь предполагаемый жизненный цикл системы – 4 года.
Вариант 1.
Преимущества: учет особенностей бизнеса; экономия средств (разработка осуществляется системным администратором фирмы; программа создается с учетом возможностей имеющегося оборудования; предполагается осуществить минимальный upgrade существующих компьютеров) [4, 8].
Помимо системного администратора с системой будет работать 5 бухгалтеров.
Фиксированные затраты:
стоимость разработки и внедрения проекта: премирование системного администратора за разработку программы – 20 тыс. руб.;
привлечение внешних консультантов – 0 руб.;
первоначальные закупки основного программного обеспечения – 1 лицензия на операционную систему Microsoft Server 2003 (20 тыс. руб.); 6 лицензий на операционную систему Microsoft Windows XP Professional SP2 (6*4000=24 тыс. руб.);
первоначальные закупки дополнительного программного обеспечения – интегрированная среда разработки Microsoft Visual Studio .NET 2003 (25 тыс. руб.);
первоначальные закупки аппаратного обеспечения – персональный компьютер для использования в качестве сервера (35 тыс. руб.); upgrade 6 компьютеров (6*5 тыс. руб. = 30 тыс. руб.); два лазерный принтера со сроком службы каждого 2 года (2*5 тыс. руб.=10 тыс. руб.); источник бесперебойного питания для сервера (3,5 тыс. руб.); замена сетевого оборудования и кабеля (2 тыс. руб.).
Итого фиксированные затраты: 169,5 тыс. руб.
Текущие затраты включают:
стоимость обновления и модернизации системы – ежеквартальная премия системному администратору (4 года*4 раза/год*8 тыс. руб.=128 тыс. руб.);
затраты на управление системой: заработная плата системного администратора (48 месяцев*12 тыс. руб.=576 тыс. руб.); обучение персонала и конечных пользователей (48 месяцев*5 человек*2 часа/мес.*100 руб./час=48 тыс. руб.).
затраты, вызванные активностью пользователей: прямая помощь и дополнительные настройки (48 месяцев*5 человек*10 часа/мес.*100 руб./час=240 тыс. руб.); работа с данными (ежедневное архивирование 4 года*250 дней*1 час*100 руб./час = 100 тыс. руб.); картриджи для лазерного принтера (4 года* 12 картриджей/год* 2300 руб.=110,4 тыс. руб.); расход бумаги (48 месяцев* 4 пачки/месяц* 300 руб.=57,6 тыс. руб.); расход электроэнергии (4 года* 250 дней*8 часов*6 компьютеров*500Вт*1 руб./кВт-час=24 тыс. руб.); futz-фактор (48 месяцев* 5 человек*10 часов /месяц * 100 руб. час=240 тыс. руб.).
Итого текущие затраты: 1524 тыс. руб.
Итого ТСО системы автоматизации бухучета: 1693,5 тыс. руб.
В расчете на одно клиентское место и за один месяц ТСО составит 1693,5 тыс. руб./48 месяцев/6 клиентов=5 880 руб.
Для сравнения проанализируем второй вариант системы автоматизации бухучета.
Вариант 2.
Преимущества второго варианта: быстрое внедрение системы; хороший сервис по сопровождению обновления версий; программа хорошо апробирована и не содержат часто проявляющихся ошибок; MS SQL Server обеспечивает высокую надежность хранения данных [4, 8].
С данной системой также будет работать системный администратор и 5 бухгалтеров.
Фиксированные затраты:
стоимость разработки и внедрения проекта: премирование системного администратора за освоение программы автоматизации бухучета Х – 5 тыс. руб.;
привлечение внешних консультантов – 5 тыс. руб.;
первоначальные закупки основного программного обеспечения – 1 лицензия на операционную систему Microsoft Server 2003 (20 тыс. руб.); 6 лицензий на операционную систему Microsoft Windows XP Professional SP2 (6*4000 руб. =24 тыс. руб.); программа автоматизации бухучета Х (48 тыс. руб.); 1 лицензия на СУБД Microsoft SQL Server 2003 c 5 пользователями (45 тыс. руб.);
первоначальные закупки дополнительного программного обеспечения – 0 руб.;
первоначальные закупки аппаратного обеспечения – сервер (100 тыс. руб.); компьютеры (6*30 тыс. руб. = 180 тыс. руб.); лазерный принтера со сроком службы 4 года (10 тыс. руб.); источники бесперебойного питания (6*3,5 тыс. руб.=21 тыс. руб.); замена сетевого оборудования и кабеля (2 тыс. руб.).
Итого фиксированные затраты: 460 тыс. руб.
Текущие затраты включают:
стоимость обновления и модернизации системы – ежегодная подписка на услуги сопровождения и обновления (3 года*12 тыс. руб.=36 тыс. руб.);
затраты на управление системой: заработная плата системного администратора (48 месяцев*9 тыс. руб.=432 тыс. руб.); обучение персонала и конечных пользователей (48 месяцев *5 человек * 1 час/мес.*100 руб./час=24 тыс. руб.).
затраты, вызванные активностью пользователей: прямая помощь и дополнительные настройки (48 месяцев*5 человек* 3 час/мес.*100 руб./час=72 тыс. руб.); работа с данными (ежедневное архивирование 4 года*250 дней*0,5 час*100 руб./час = 100 тыс. руб.); картриджи для лазерного принтера (4 года* 4 картриджа/год* 4000 руб.=64 тыс. руб.); расход бумаги (48 месяцев* 4 пачки/месяц* 300 руб.=57,6 тыс. руб.); расход электроэнергии (4 года* 250 дней*8 часов*6 компьютеров*500Вт*1 руб./кВт-час=24 тыс. руб.); futz-фактор (48 месяцев* 5 человек*2 часа/месяц* 100 руб. час=48 тыс. руб.).
Итого текущие затраты: 833,6 тыс. руб.
Итого ТСО системы автоматизации бухучета Х: 1293,6 тыс. руб.
В расчете на одно клиентское место и за один месяц ТСО составит 1293,6 тыс. руб./48 месяцев/6 клиентов=4 492 руб.
В таблице 2.11 приведены структуры затрат при реализации системы автоматизации бухучета.
Таблица 2.11
№
|
Статья затрат
|
Вариант 1
|
Вариант 2
|
Сумма, тыс. руб.
|
Удельный вес
|
Сумма, тыс. руб.
|
Удельный вес
|
1
|
Программно-аппаратное обеспечение
|
124,50
|
7,4%
|
450,00
|
34,8%
|
2
|
Управление
|
676,00
|
39,9%
|
532,00
|
41,1%
|
3
|
Поддержка
|
240,00
|
14,2%
|
205,60
|
15,9%
|
4
|
Разработка
|
173,00
|
10,2%
|
10,00
|
0,8%
|
5
|
Коммуникации
|
0,00
|
0,0%
|
0,00
|
0,0%
|
6
|
Пользовательские затраты
|
240,00
|
14,2%
|
24,00
|
1,9%
|
7
|
Простои
|
240,00
|
14,2%
|
72,00
|
5,6%
|
|
Итого
|
1693,5
|
100%
|
1293,6
|
100%
|
На рисунках 2.1 и 2.2 показаны соответствующие круговые диаграммы для первого и второго вариантов.
Рис. 2.1
Рис. 2.2
Очевидно, что второй вариант более предпочтителен, так как ему соответствуют меньшее значение ТСО. Это может объясняться тем, что этот вариант предполагает использование более качественных компьютеров, принтеров, источников бесперебойного питания, надежного программного обеспечения с соответствующим сопровождением. Это ведет в свою очередь к снижению простоев, потерь данных, снижению ошибок персонала, более высокому уровню подготовленности персонала, так как имеется вся необходимая документация, возможно обучение на специализированных курсах повышения квалификации. Кроме того, использование тиражируемых программных средств снижает зависимость информационной системы от квалификации персонала, осуществляющего разработку, сопровождение и эксплуатацию системы, что упрощает подбор кадров, позволяет добиться экономии заработной платы.
Замечание. Данный пример является упрощенным вариантом расчета ТСО (не учитываются расходы на коммуникации, различный размер зарплаты у различных сотрудников, не уточняются используемые модели и цены аппаратного обеспечения и т.п.). При выполнении расчета ТСО для вашей разработки необходимо использовать реальные данные.
|
