ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2
«СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И ВВОД ИСХОДНЫХ ДАННЫХ. ОТКРЫТИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ПОПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЧНОГО ФАЙЛА»
практическое занятие №3
« МОДИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЧНОГО ФАЙЛА»
Цель занятия: Научиться создавать и редактировать структуру таблицы в MS Access при помощи Конструктора таблиц, вводить в таблицу данные, а также их модифицировать.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ЧАСТЬ
Создание баз данных
П
Рисунок 2- Стартовая страница
ри первом запуске программы Access или закрытии базы данных без выхода из Access отображается окно Приступая к работе с Microsoft Office Access.
Это отправной пункт, из которого можно создать новые базы данных, открыть существующую базу данных или ознакомиться с информацией на веб-узле Microsoft Office Online.
Создание базы данных
В приложении Access предусмотрены разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон – это уже готовая к использованию база данных, включающая все необходимые таблицы, запросы, формы и отчеты для выполнения определенной задачи. Например, предусмотрены шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов управления контактами или учета расходов.
Если один из этих шаблонов точно соответствует потребностям, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных.
В средней части страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access отобразится несколько шаблонов. Щелкните ссылки в области Категории шаблонов, чтобы отобразить другие шаблоны. Выберите шаблон, который необходимо использовать. В поле Имя файла предлагается имя файла для базы данных. Его можно заменить на любое другое имя. Чтобы сохранить эту базу данных в другой папке, отличной от отображаемой под полем имени файла, нажмите кнопку  , перейдите к папке, в которой необходимо сохранить базу данных, и нажмите кнопку ОК. Нажмите кнопку Создать (или Загрузить).
Приложение Access создаст или загрузит, а затем откроет базу данных. Отображается форма, в которой можно начать ввод данных.
Создание пустой базы данных
Если использовать шаблон не имеет смысла, можно создать базу данных с нуля. Для этого нужно создать таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев необходимо выполнить одно или оба следующих действия:
Ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создана при создании новой базы данных, и последующее повторение этой процедуры для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица, расположенной на вкладке Создать.
Импорт данных из других источников и создание новых таблиц в этом процессе.
На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выберите команду Новая база данных.
В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Если имя файла указано без расширения, расширение будет добавлено автоматически. Нажмите кнопку Создать.
Создание таблиц
База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.
Необходимо тщательно спланировать и правильно разработать базу данных, чтобы впоследствии избежать внесения значительных изменений.
Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.
Создание новой таблицы в существующей базе данных
На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы.
Создание таблицы на основе шаблона таблицы
Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в Office Access 2007. Шаблоны таблиц совместимы со списками Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 с теми же именами.
На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.
Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы.
Использование импорта или связи для создания таблицы
Для создания таблицы можно использовать импорт данных, сохраненных в другом месте, или связь с ними. Например, можно использовать импорт данных или связь с данными электронной таблицы Excel, списка SharePoint, файла XML, другой базы данных Access, папки Microsoft Office Outlook 2007 и ряда других источников. При импорте данных в новой таблице текущей базы данных создается копия этих данных. Напротив, при использовании связи с данными в текущей базе данных создается таблица, динамически связанная с данными, хранящимися в другом месте. Таким образом, данные, изменяемые в связанной таблице, изменяются и в источнике исходных данных. Когда данные в источнике изменяются с помощью другой программы, это изменение будет отображаться и в связанной таблице.
Для создания таблиц таким способом на вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите один из доступных источников данных.
Следуйте инструкциям в диалоговых окнах.
Будет создана новая таблица, имя которой появится в области переходов.
Создание таблицы на основе списка SharePoint
Для создания таблицы базы данных можно использовать импорт списка SharePoint или связь с ним. Изучите при помощи справки MS Access 2007 самостоятельно создание таблиц этим способом.
Добавление полей в таблицу в режиме таблицы
В полях (также называемых столбцами) сохраняются элементы отслеживаемых данных.
Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, однозначно определяющее это поле в таблице. Кроме того, у поля есть тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство «Формат (Format)» определяет структуру отображения данных в поле, то есть вид, в котором они должны отображаться.
Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле.
Добавление нового поля в новую таблицу
На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
Приложение Access вставляет новую таблицу в базу данных и открывает ее в режиме таблицы.
Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.
При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время». Если на основании введенных данных приложение Access не может точно определить тип данных, задается тип данных «Текстовый».
Кроме определения типа данных, Office Access 2007 может задавать значение для свойства Формат (Format) в зависимости от вводимых данных. Например, если ввести 10:50, будет задан тип данных «Дата/время» и значение «Средний формат времени» для свойства Формат (Format).
Чтобы явным образом задать тип данных и формат для поля, переопределив тип, назначенный Office Access 2007, используйте команды в группе Форматирование и тип данных на вкладке Режим таблицы.
Явное задание типа данных
На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните Тип данных.
Выберите нужный тип данных.
Явное задание формата
На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните Формат.
Выберите нужный формат. Если поле добавляется путем ввода данных в ячейке под заголовком Добавить поле, Office Access 2007 автоматически назначает имя этому полю: «Поле1» для первого поля, «Поле2» для второго поля и т. д. Рекомендуется использовать описательные имена полей. Для изменения имени поля щелкните его заголовок правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец.
Имена полей могут содержать до 64 знаков (цифр или букв), включая пробелы. Рекомендуется присваивать полям описательные имена, чтобы легко различать их при просмотре или изменении записей.
Таблица 1-Типы данных
Тип данных
|
Хранит
|
Размер
|
Текстовый
|
Алфавитно-цифровые знаки
Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара).
|
До 255 знаков.
|
Поле МЕМО
|
Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст.
Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом.
|
До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
|
Числовой
|
Числовые значения (целые или дробные).
Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).
|
1, 2, 4 и 8 байт
|
Дата/время
|
Даты и время.
Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.
|
8 байт.
|
Денежный
|
Денежные значения.
Используется для хранения денежных значений (валюты).
|
8 байт.
|
Счетчик
|
Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Office Access 2007 при добавлении записи.
Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных «Счетчик» числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно.
|
4 байта
|
Логический
|
Логические значения.
Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет» или True и False.
|
1 бит (8 бит = 1 байт).
|
Поле объекта OLE
|
OLE-объекты или другие двоичные данные.
Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.
|
До 1 Гбайт.
|
Вложение
|
Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office.
Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.
|
Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.
|
Гиперссылка
|
Гиперссылки.
Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.
|
До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
|
Мастер подстановок
|
Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок.
Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.
|
На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца.
На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.
|
Для телефонных, инвентарных и других номеров, которые не используются в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных.
Для текстового и числового типа данных можно более точно указать тип данных и размер поля с помощью значения поля свойства Размер поля (FieldSize)
Сохранение таблицы
После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, можно назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».
Определение первичного ключа
Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код.
В качестве первичного ключа удобно использовать поле, которое обладает следующими характеристиками. Во-первых, оно должно однозначно определять каждую строку. Во-вторых, оно не должно быть пустым — в нем всегда должно быть значение. В-третьих, оно должно изменяться крайне редко (лучше всего — никогда). Приложение Access использует поля первичного ключа для быстрого объединения данных нескольких таблиц.
Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.
При создании новой таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ и назначает полю имя «Код» и тип данных «Счетчик». Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора.
Переключение в режим конструктора:
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа и выберите команду Конструктор.
Щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы в области переходов и выберите команду Конструктор.
Нажмите кнопку Конструктор в строке состояния Access.
Для изменения или удаления первичного ключа и для задания первичного ключа таблицы, у которой его еще нет, необходимо использовать режим конструктора.
|
