Управление персоналом: добровольные помощники
Разработка руководства по организации работы волонтеров
С появлением у НГО значительного количества волонтеров может возникнуть необходимость в разработке руководства по организации их работы. Данное руководство во многом напоминает руководство по организации работы постоянного персонала, поскольку также устанавливает правила и порядок работы внутри НГО. Поэтому в руководстве для волонтеров может не быть правил предоставления очередного отпуска или отпуска по болезни, но обязательно будет изложен порядок действий волонтера в случае его неспособности выйти на работу в назначенное время. В частности, руководство для волонтеров НГО должно содержать:
Описание миссии организации, включая конкретные задачи, решаемые ею, и групп населения, с которыми она работает.
Внутренние инструкции и положения, устанавливающие требования к поведению лиц, выступающих от имени организации. В этом разделе речь должна идти об их профессиональной культуре, обязательности соблюдения этических норм, правилах поведения во время поездок, недопустимости каких бы то ни было сексуальных посягательств по отношению к клиентам, употребления наркотиков, алкоголя, требования к форме одежды.
Внутренние инструкции о правилах и порядке оценки работы волонтеров, в том числе требования к выполнению порученной им работы, сроки проведения оценки, а также порядок разрешения споров и конфликтных ситуаций.
Правила и порядок действий волонтеров в случае их вынужденного отсутствия на работе, в том числе порядок оповещения руководства о невозможности выхода на работу в связи с болезнью и порядок действий постоянного персонала в случае невыхода кого-либо из волонтеров на работу.
В целом руководство по организации работы персонала является руководящим документом для всех лиц, работающих в организации, – как постоянных сотрудников, так и волонтеров. Это означает, что правила внутреннего распорядка, устанавливаемые для постоянных сотрудников, в той же мере распространяются и на волонтеров. Однако в некоторых случаях они могут различаться. Например, говоря о необходимости устранения недостатков в работе, внутренние нормативные документы могут предусматривать различный порядок действий руководителя при работе с постоянными сотрудниками и при работе с волонтерами. Приложение 2 помогает лучше понять, в чем состоит различие в работе руководителя с постоянным персоналом и добровольными помощниками.
Должностные инструкции для волонтеров
Для каждой должности составляется инструкция, в которой перечисляются основные и второстепенные обязанности волонтера, занимающего эту должность. В должностной инструкции также приводятся минимальные стандартные нормативы выполнения работы волонтером, находящимся на данной должности. В частности, в должностной инструкции содержатся:
Наименование должности и отдела, в котором работает волонтер.
Наименование вышестоящего лица, которому подотчетен волонтер. Обычно волонтер отчитывается перед сотрудником, координирующим работу волонтеров, и руководителем организации.
Описание работы, выполняемой лицом, находящимся на данной должности.
Конкретный перечень должностных обязанностей и функций с указанием, какие из них являются основными, а какие – второстепенными.
Квалификационные требования, предъявляемые к лицу, находящемуся на данной должности. В случае с волонтерами это требование может модифицироваться в зависимости от ситуации. Например, от волонтера, работающего в офисе, подчас не требуется основательная профессиональная подготовка. В то же время, если организация привлекает волонтеров для оказания медицинских, юридических или психологических услуг, то наличие у них соответствующий профессиональной подготовки обязательно.
Требование о предоставлении лицензий и сертификатов, позволяющих занимать данную должность. Необходимость выполнения данного требования также зависит от того, какую работу выполняет волонтер.
Требования к личным и физическим качествам. Например, если работа на данной должности предполагает перевозку клиентов на автомашине, то от волонтера требуется не только уметь водить машину, но и иметь водительские права.
В Приложении 3 приведены образцы должностных инструкций для волонтеров.
Лицензии и сертификаты
Если должность предполагает обязательное наличие у волонтера соответствующей лицензии или сертификата, то организация должна удостовериться в том, что он их имеет. Копии подобных документов должны храниться в личных делах волонтеров.
Обратная связь с волонтерами
Как и постоянные сотрудники, волонтеры нуждаются в координировании и оценке их деятельности. Человек, решивший стать волонтером организации, должен сначала получить полную информацию о деятельности данной организации и о той работе, которую ему предстоит выполнить. В дальнейшем он должен иметь возможность постоянно знакомиться с отзывами руководителей организации о его работе. Один или два раза в год руководители организации должны проводить официальные встречи с волонтерами для того, чтобы обсудить с ними работу, которую они выполняют, а также выявить имеющиеся у них достижения и недостатки. Для волонтеров, так же как и для постоянных сотрудников, подобные встречи – это хорошая возможность определить цели и задачи работы на будущее. Оценка работы волонтеров тоже должна быть тесно взаимоувязана с требованием выполнения ими профессиональных норм поведения. Другими словами, мониторинг и оценка работы постоянных сотрудников и волонтеров проводятся с использованием одних и тех же инструментов и методов.
Одной из обязанностей руководителей организации является оказание волонтеру помощи в достижении его целей. Обратная связь также подразумевает предоставление волонтерам возможности высказать мнение о своем участии в работе организации. Несмотря на то что работа волонтеров не оплачивается, она имеет очень большое значение для НГО и тоже должна выполняться на высоком профессиональном уровне. Если волонтер не справляется с порученным ему делом, то следует подыскать для него иной участок работы и таким образом дать ему возможность продолжать помогать организации. Самое главное – это поддерживать постоянный контакт с волонтерами и находить наиболее целесообразные способы использования их труда.
Профессиональная подготовка и обучение
Для того чтобы волонтеры имели возможность постоянно пополнять свои знания и навыки, а также продвигаться по служебной лестнице, организации, как и в случае с постоянными сотрудниками, необходимо регулярно проводить занятия по обучению добровольных помощников и повышению их квалификации. Эта работа точно так же может проводиться в самых различных формах (см. «Управление персоналом: постоянные сотрудники»).
По мере возможности, волонтеров следует приглашать на учебные занятия и семинары, организуемые для постоянного персонала.
|
