ЗАДАНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
Основные термины и определения: документ, документирование, делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ). Функции документа. Роль ДОУ в деятельности организации.
Нормативно-методическая база ДОУ. Законодательные и нормативно- методические акты, регламентирующие процессы ДОУ. Стандартизация и унификация в делопроизводстве. Государственные стандарты в области документоведения и архивного дела. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико- экономической и социальной информации. Государственная система документационного обеспечения управления.
Классификация документов в документоведении. Классификация документов-по признакам: по видам деятельности, по наименованиям, по месту составления, по степени сложности, по способу фиксации информации, по срокам исполнения, по происхождению, по степени гласности, по юридической силе, по стадиям создания, по срокам хранения, по степени обязательности, по степени унификации.
Понятие юридической силы документа. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003). Понятие реквизита, бланка документа. Виды бланков, требования к бланкам документов. Реквизиты, применяемые для изготовления бланков, и правила оформления этих реквизитов.
Общие требования к тексту документа. Формы представления унифицированных текстов (трафарет, анкета, таблица). Особенности официально-делового стиля.
Понятие информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Классификация информационно-справочных документов. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Понятие и виды докладных и объяснительных записок. Особенности составления и оформления докладных и объяснительных записок.
Понятие и виды справок. Особенности составления и оформления различных видов справок. Понятие и виды актов. Реквизиты и построение текста акта.
Понятие и виды деловых писем. Реквизиты делового письма и правила их оформления. Требования к тексту делового письма. Особенности составления различных видов деловых писем.
Документирование деятельности коллегиальных органов управления. Протокол. Реквизиты и построение текста протокола. Полная и краткая формы протокола.
Понятие распорядительных документов, их роль в процессе управления. Виды распорядительных документов. Стадии подготовки распорядительных документов, издаваемых коллегиально и на основе единоначалия. Реквизиты и требования к тексту распорядительного документа. Выписка из приказа. Правила оформления реквизитов «Виза», «Гриф согласования», «Отметка о заверении копии».
11. Понятие организационно-правовых документов, их роль в процессе управления. Состав организационно-правовых документов. Понятие, значение, порядок утверждения устава. Содержание текста устава. Понятие о положении как организационном документе. Виды положений, особенности их составления и оформления. Понятие и виды инструкций. Значение должностной инструкции, ее содержание, порядок разработки и утверждения. Правила оформления реквизита «Гриф утверждения».
12. Значение и состав документов, обеспечивающих документирование работы с персоналом. Унифицированная система документации по труду. Схемы документирования при приеме, переводе, увольнении. Требования к оформлению заявлений, приказов по личному составу.
Содержание и особенности оформления трудового договора. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, порядок его заключения и оформления.
Назначение, порядок ведения и учета трудовых книжек.
-
Назначение и порядок заполнения личных карточек формы Т-2. Состав, порядок оформления, хранения и выдачи личных дел.
Общие требования к документированию в бухгалтерском учете. Унифицированные системы документации, применяемые в бухгалтерском учете.
Понятие и базовая структура договора. Виды договоров. Особенности и содержание договора поставки. Протокол разногласий к договору поставки.
Документы по заключению и исполнению договора, требования к их оформлению (рекламно-информационное письмо, гарантийное, запрос, оферта, акцепт, договорное письмо, сообщения об оплате, отгрузке, установлении недостатков, акты приемки, коммерческий акт, накладные, счета-фактуры, доверенности и т.д.).
Понятие претензии. Требования к реквизитам и содержанию претензионного письма и ответа на претензию. Требования к составлению и оформлению искового заявления в Арбитражный суд.
Организация работы с документами. Схема рациональной организации документооборота на предприятии. Значение и содержание «Инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению управления)».
Порядок работы с поступившими, отправляемыми и внутренними документами. Правила оформления реквизитов «Отметка о поступлении», «Резолюция».
22.Понятие и технология регистрации документов. Порядок ведения журналов регистрации. Перечень нерегистрируемых документов. Использование возможностей персонального компьютера для регистрации документов.
23.Цель и технология контроля исполнения документов. Правила оформления реквизитов «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Система автоматизированного контроля исполнения документов (АСКИД).
24.Понятие и цели формирования дел. Требования к формированию дел. Особенности систематизации различных групп документов. Порядок организации оперативного хранения дел.
25.Номенклатура дел, ее назначение, порядок составления и утверждения.
26.Понятие экспертизы ценности документов. Состав и порядок работы экспертной комиссии. Порядок установления сроков хранения документов.
27.Состав Архивного фонда РФ. Задачи архивной службы на предприятии. Подготовка дел к архивному хранению. Порядок приема- передачи дел в архив. Порядок уничтожения документов. Выдача архивных справок, копий и выписок.
28.Понятие конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Способы защиты конфиденциальной информации. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
29.Порядок рассмотрения обращений граждан РФ в государственные органы и органы местного самоуправления. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.
30.Основные направления компьютеризации ДОУ.
31.Организационная структура ООО «Урал» предусматривает формирование подразделений в составе следующих штатных единиц и штатной численности:
дирекция (директор, заместитель директора по производству, заместитель директора по коммерции, секретарь);
бухгалтерия (главный бухгалтер, 2 бухгалтера);
производственный цех (начальник цеха, 2 мастера, 20 рабочих, заведующий складом);
коммерческий отдел (менеджер, 3 торговых представителя).
Задание:
Составьте штатное расписание ООО «Урал», используя унифицированную форму № Т-3.
32.В структуре ООО «Мир» бухгалтерия выделена в качестве отдельного подразделения.
Задание: Составьте и оформите положение о бухгалтерии ООО «Мир».
В состав бухгалтерии ООО «Мир» введена должность бухгалтера- кассира.
Задание:
Изучите тарифно-квалификационную характеристику бухгалтера- кассира.
Составьте и оформите должностную инструкцию бухгалтера- кассира ООО «Мир».
Для рациональной организации документооборота и своевременного отражения данных в бухгалтерском учете приказом директора предприятия должен быть утвержден график документооборота. Приказ предусматривает также доведение до исполнителей выписки из графика (ответственный - секретарь); обязанность сотрудников подразделений и служб - представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Контроль выполнения графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Задание: Подготовьте проект приказа. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Ваше предприятие планирует переход бухгалтерии на новые компьютерные программы. С этой целью необходимо разработать план- график установки нового программного обеспечения (ответственный - инженер-программист) и организовать обучение сотрудников бухгалтерии работе с новыми компьютерными программами (ответственный - менеджер по кадрам).
Задание:
В роли главного бухгалтера составьте распоряжение. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Во исполнение решения собрания пайщиков Темкинского районного потребительского союза Совет потребительского союза постановил расширить сферу услуг общественного питания, выделять кредиты пайщикам на приобретение коров и молодняка, открыть магазины в отдаленных селах района, организовать заготовку лекарственного сырья Задание: Подготовьте постановление совета потребительского союза. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Вашей фирме предстоит участие в межрегиональной выставке «Кредит. Инвестиции. Страхование». На Совете директоров было принято решение назначить ответственным представителем на выставке руководителя отдела инвестиций. Этим же решением ему дано поручение подготовить план выставочного стенда и материалы для размещения на стенде и в каталоге выставки.
Задание: Подготовьте проект решения Совета директоров. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Составьте гарантийное письмо в адрес ООО «Компьютерные технологии» с просьбой провести автоматизацию бухгалтерского учета и установить программы «1С: Бухгалтерия» и «1С: Склад». Оплата гарантируется с банковского счета Вашего предприятия. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Подготовьте письмо в адрес делового партнера с напоминанием о необходимости произвести оплату по счету № 156 от 18 ноября за поставку торгового оборудования. В соответствии с п. 10.3. договора поставки через 7 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Вам как специалисту бухгалтерии Красногорского райпотребсоюза поручена работа с корреспонденцией. На данный момент требуют решения две ситуации.
Областной потребительский союз в поступившем письме информирует о проведении курсов повышения квалификации бухгалтеров районных потребительских союзов области; необходимо подтвердить участие.
Ваша организация произвела оплату товара по договору поставки № 49 от 20 октября 2006 г. Поставщик - ООО «Импульс» г. Екатеринбург.
Задание: Составьте ответную телефонограмму о направлении на курсы бухгалтера Красногорского райпотребсоюза А.В. Петровой.
Составьте и оформите телеграмму в адрес поставщика с сообщением об оплате партии товара. В телеграмме укажите номер и дату платежного поручения. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Крупная производственная компания ЗАО «Сигнал» завершила переход на централизацию расчетов с рабочими и служащими. Это дало возможность высвобождения 4 бухгалтеров подразделений и позволило обеспечить эффективный контроль расходования фонда заработной платы.
Задание:
Составьте и оформите докладную записку главного бухгалтера в адрес генерального директора компании об итогах централизации расчетов с персоналом. Сформулируйте просьбу о поощрении работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших решение данной задачи.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Крупная производственная компания ЗАО «Сигнал» завершила переход на централизацию расчетов с рабочими и служащими. На основании представления главного бухгалтера генеральный директор принял решение о поощрении работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших эффективное решение данной задачи.
Задание:
Подготовьте проект приказа о поощрении унифицированной формы № Т-11а.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Вследствие повреждения факс-модемной связи отчет филиала банка был передан в головной офис на день позже, с сопроводительной служебной запиской.
Задание:
Составьте и оформите служебную записку от имени экономиста филиала банка в адрес заведующего отделом кредитования населения.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Руководитель Вашей фирмы запросил в бухгалтерии обобщенные данные о состоянии расчетов с поставщиками в третьем квартале этого года: каким организациям-поставщикам осуществлялись перечисления, по какому договору, когда и на какую сумму.
Задание:
Составьте и оформите справку бухгалтера в адрес руководителя.
Текст документа представьте в виде таблицы.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно,
Председатель контрольно-ревизионной комиссии районного потребительского союза в докладной записке информировал председателя Совета союза об обнаружении в ходе внеплановой проверки неучтенных товаров в магазине поселка Заречный.
Задание:
В роли специалиста подготовьте по поручению председателя Совета потребительского союза проект приказа о проведении в магазине инвентаризации товарно-материальных ценностей и ревизии товарных операций. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Составьте полный протокол заседания инвентаризационной комиссии ЗАО «Инструментальный завод», на котором были подведены итоги работы комиссии в течение года, и рассматривался вопрос об утверждении плана работы на следующий год.
С отчетом о работе выступил председатель комиссии. В обсуждении вопроса приняли участие бухгалтер К.Н. Смирнова и заведующий складом готовой продукции А.В. Петров. Было принято решение признать работу комиссии удовлетворительной.
По второму вопросу выступила секретарь комиссии, которая ознакомила присутствующих с проектом плана работы на следующий год. План был утвержден. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Составьте краткий протокол производственного совещания работников экономического отдела торговой организации. На совещании рассматривался вопрос о порядке работы с конфиденциальной информацией (докладчик - заведующий отделом). По итогам совещания было принято решение принять к исполнению приказ о введении «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия» и приложения к нему. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
В соответствии с распоряжением руководителя организации на период ремонта помещения секретариата компьютерная и копировально- множительная техника передаются в отдел управления персоналом.
Задание:
В роли бухгалтера оформите акт приема-передачи оборудования. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
В соответствии с распоряжением руководителя и на основании докладной записки секретаря необходимо произвести списание копировально-множительного аппарата, не подлежащего ремонту.
Задание:
В роли бухгалтера оформите акт списания. Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
На должность бухгалтера ООО «Урал» на конкурсной основе принят новый сотрудник.
Задание:
Подготовьте трудовой договор с работником.
На должность бухгалтера ЗАО «Восток» принят молодой специалист. Работодателем заключен с работником трудовой договор.
Задание:
Подготовьте приказ о приеме на работу унифицированной формы №Т-1.
Оформите трудовую книжку нового работника (сведения о работнике и сведения о работе).
Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Бухгалтер-кассир ЗАО «Восток» оформил заявление об увольнении по собственному желанию.
Задание:
Подготовьте приказ о прекращении действия трудового договора с работником унифицированной формы № Т-8. Внесите в трудовую книжку запись об увольнении по собственному желанию.
На должность кассира Красногорского районного потребительского союза принят новый сотрудник.
Задание:
Составьте договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
В бухгалтерию ООО «Мир» обратился менеджер за доверенностью на получение от ООО «Канцбюро» канцелярских товаров.
Задание:
В роли бухгалтера подготовьте доверенность на имя менеджера на получение товарно-материальных ценностей.
Перечень канцтоваров и недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Руководством ООО «Мир» принято решение о заключении договора поставки муки хлебопекарной. Поставщик - ОАО «Первый хлебокомбинат». Поставка будет осуществляться равными партиями ежемесячно.
Задание:
Подготовьте проект договора поставки.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Согласно договору поставки, заключенному между Вашими организациями, в период поставки ОАО «Вектор» должно было поставить товар на сумму 620 тыс. руб. Фактически товар поставлен на сумму 540 тыс. руб., что подтверждается товарно-транспортной накладной и актами приемки. Продукция Вами полностью оплачена. В соответствии с договором штраф за недопоставку составляет 20% от стоимости недопоставленного товара.
Задание:
Составьте письмо-претензию в адрес ОАО «Вектор».Недостающие реквизиты определите самостоятельно
Вашей организацией получена претензия от ООО «Сигма» в отношении качества поставленного Вами товара. Руководство Вашей организации согласилось с требованиями покупателя и приняло решение о переводе 110 тыс. руб. на счет ООО «Сигма».
Задание:
Составьте ответ на претензию. Сообщите номер и дату платежного поручения, подтверждающего оплату.
Недостающие реквизиты определите самостоятельно.
Согласно договору поставки, заключенному между Вашими организациями, в период поставки ОАО «Вектор» должно было поставить товар на сумму 620 тысяч рублей. Фактически товар поставлен на сумму 540 тысяч рублей, что подтверждается товарно-транспортной накладной и актами приемки. Продукция Вами полностью оплачена. В соответствии с договором штраф за недопоставку составляет 20 % от суммы недопоставленного товара. Ваша претензия об уплате штрафа поставщиком отклонена в связи с неправильным оформлением; отказ Вы считаете необоснованным.
Задание:
Подготовьте исковое заявление в Арбитражный суд о взыскании с ОАО «Вектор» штрафа за недопоставку товара.
В течение дня в секретариат Вашей организации поступили следующие документы: приказ директора по основной деятельности; заявка на торговое оборудование для магазина; акт списания; график дежурства в праздничные дни; приглашение на выставку товаров местных производителей; докладная записка главного бухгалтера; 3 письма от деловых партнеров; газеты «Южно-Уральская панорама», «Коммерсант».
Задание:
Определите, какие документы подлежат регистрации и зарегистрируйте их в соответствующих журналах регистрации.
В структуре ООО «Мир» бухгалтерия выделена в качестве отдельного подразделения. Для составления номенклатуры дел организации подразделениям дано поручение разработать собственные номенклатуры.
Задание
Изучите Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года).
Подготовьте номенклатуру дел бухгалтерии
ЛИТЕРАТУРА
Нормативные документы
Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч 1, 2, 3 (в действующей редакции).
Трудовой кодекс Российской Федерации (в редакции Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ).
О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в действующей редакции).
Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ.
Об основах государственного регулирования внешнеторговой деятельности в Российской Федерации: Федеральный закон от 8 декабря 2003 г. № 164-ФЗ.
Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в Российской федерации: Федеральный закон от 11 июля 1997 г. № 97-ФЗ (в действующей редакции).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536).
Инструкция по заполнению трудовых книжек. (Утв. постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69),
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М.: ВНИИДАД, 2000
Учебная литература и справочные пособия
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: Изд-во «Управление персоналом», 2016.
Андреева В.И. Энциклопедия секретаря. М.: МЦФЭР, 2004.
Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник. Ростов-на-Дону: Феникс, 2013,2016.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. М: Изд-во «Управление персоналом», 2010.
Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра- М, 2003.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. М.: Академия, 2004.
Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект, 2007.
Румынина JI.A. Документационное обеспечение управления. М: Академия, 2005.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2010.
Стенюков М.В. Профессия - секретарь. М.: ПРИОР, 2010.
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: ПРИОР, 2011.
Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: Учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.
Газета «Российская кооперация». М.: Издательский дом Центросоюза.
Деловой вестник «Российской кооперации». М.: Издательский дом Центросоюза.
|
