ЗАО «ГАЗПРОМНЕФТЬ-АЭРО»
У Т В Е Р Ж Д А Ю
Председатель Конкурсной комиссии
ЗАО «Газпромнефть-Аэро»
____________________ В.Е. Егоров
«_____» _______________ 20 ___ г.
Инструкция по участию в
отборе организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания
работников Производственного блока
Группы Компаний Газпромнефть-Аэро
г. Санкт-Петербург
2014 г.
Общие положения. Порядок проведения Отбора.
Настоящий отбор организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро (далее «Отбор»), проводится посредством рассмотрения предложений, сформированных организацией, получившей информационное письмо о проведении Отбора (далее «Претендент»), на основании и в соответствии с настоящей инструкцией по участию в Отборе (далее «Инструкция»).
Для участия в Отборе Претендент должен подготовить и подать в установленные сроки пакет документов, предусмотренных настоящей Инструкцией (Предложение) по адресу, указанному в п. 3.1.3. настоящей Инструкции.
Отбор проводится в следующем порядке:
Претендент направляет в адрес Организатора Отбора Предложение в установленные сроки, сформированное в соответствии с настоящей Инструкцией. В составе Предложения Претендент, в том числе, предоставляет всю необходимую информацию.
ЗАО «Газпромнефть-Аэро» проводит процедуру вскрытия поступивших от Претендентов конвертов с Предложениями.
ЗАО «Газпромнефть-Аэро» получает необходимые разъяснения, уточнения, подтверждения, осуществляет квалификационную оценку Претендента и поступившего предложения Претендента, проводит конкурентные переговоры с Претендентами (при необходимости), а также осуществляет иные мероприятия для целей выявления организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро.
Условия проведения Отбора.
Подавая предложение для рассмотрения в рамках настоящего Отбора, Претендент, тем самым, соглашается со следующими условиями:
Все затраты, понесенные Претендентом в результате подготовки предложения, являются затратами Претендента и не подлежат компенсации Организатором Отбора ни при каких обстоятельствах.
ЗАО «Газпромнефть-Аэро» примет к рассмотрению все предоставленные в срок предложения, отвечающие условиям и требованиям настоящей Инструкции.
Подача предложения Претендентом не должна быть истолкована как намерение или обязательство ЗАО «Газпромнефть-Аэро», выраженное или подразумеваемое, считать себя заключившим договор на основании информационного письма, настоящей Инструкции, а также в связи с направлением Претендентом в адрес Организатора Отбора Предложения.
Предложение, сформированное Претендентом в соответствии с настоящей Инструкцией, должно быть действительным до момента заключения договора (контракта) с таким Претендентом, право на заключение которого может быть присуждено по итогам Отбора в случае признания такого Претендента победителем Отбора. В таком случае договор (контракт) по итогам настоящего Отбора должен содержать все существенные условия, представленные в Предложении Претендента.
Претендент имеет право в ходе подготовки предложения обращаться с просьбой о разъяснении настоящей Инструкции в адрес ЗАО «Газпромнефть-Аэро».
В рамках рассмотрения предложений, ЗАО «Газпромнефть-Аэро» вправе адресовать Претендентам запросы о разъяснении, уточнении, предоставлении дополнительной информации в отношении любых положений Предложения Претендента.
ЗАО «Газпромнефть-Аэро» вправе вносить изменения и уточнения в настоящую Инструкцию до момента поступления предложений Претендентов в адрес ЗАО «Газпромнефть-Аэро».
В случае если ЗАО «Газпромнефть-Аэро» сочтет необходимым внести изменения (п. 1.2.7.), либо уточнения в настоящую Инструкцию, соответствующая информация направляется всем потенциальным участникам отбора. С момента направления информации об изменении и/или уточнении настоящей Инструкции, такие изменения и/или уточнения считаются неотъемлемой частью Инструкции.
ЗАО «Газпромнефть-Аэро» вправе отказаться от проведения Отбора, а также имеет право отказаться от всех Предложений по любой причине или прекратить процедуру проведения Отбора в любой момент, не неся при этом никакой ответственности перед Претендентами.
Порядок предоставления Предложений. Форма предоставления Предложения.
Все Предложения должны быть представлены в оригинале, с приложением одной копии. Оригинал и копия предложения должны быть надежно запечатаны в один общий конверт, на котором следует указать информацию в соответствии с п. 2.1.2. настоящей Инструкции.
На конверте с Предложением указывается: наименование Отбора, на участие в котором подается Предложение; реестровый номер Отбора; наименование и адрес Претендента, предоставившего Предложение на участие в Отборе; наименование и адрес Организатора Отбора, указанные в пунктах 3.1.1. и 3.1.3., следующим образом: «Предложение на участие в отборе организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро. Реестровый номер процедуры 3-10592-022-14. Претендент: ______________. Адрес Претендента: __________________. В адрес председателя Конкурсной комиссии ЗАО «Газпромнефть-Аэро» Егорова Владимира Егоровича.
Порядок оформления предложения.
Претендент в обязательном порядке составляет опись предоставляемых документов в составе своего Предложения с указанием количества листов, входящих в состав каждого документа в составе предложения.
Все документы, входящие в состав Предложения Претендента, составляются на русском языке, либо предоставляется нотариально заверенный перевод документов.
Предложение Претендента должно быть прошито, все страницы пронумерованы. Все страницы предложения должны быть заверены печатью и подписью от имени Претендента.
Состав предложения Претендента:
Претендент предоставляет Предложение (Форма № 1). Итоговая стоимость услуг, указываемая в Форме № 1, является окончательной, формируется с учетом НДС и всех возможных затрат (транспортных расходов, возможных платежей, предусмотренных действующим законодательством и т.д.) в рублях Российской Федерации и должна соответствовать коммерческому предложению Претендента (Форма № 5).
Квалификационная документация (приложения к предложению Претендента, составляющие его неотъемлемую часть):
Анкета Претендента (Форма № 2);
Документация, подтверждающая наличие опыта выполнения аналогичных договоров за последние 3 года (Форма № 3);
Документация, подтверждающая квалификацию Претендента, предоставляемая в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции.
Техническое предложение (Форма № 4).
Опись документов Предложения (Форма № 6)
Требования и критерии, предъявляемые к Претенденту.
№ п/п
|
Информация о процедуре
|
Сведения о проведении Отбора
|
|
Отбор проводит: ЗАО «Газпромнефть-Аэро»
|
|
Заказчик: Отдел по корпоративным коммуникациям и связям с общественностью
|
|
Адрес для предоставления Предложений: Россия, 197198, г. Санкт-Петербург, Зоологический пер., д. 2 - 4, лит. Б, офис ЗАО «Газпромнефть-Аэро»
|
|
Дата начала приема Предложений: 06 июня 2014 г., начиная с 10 часов 00 минут, время московское
Дата окончания приема Предложений: 25 июня 2014 г., до 16 часов 00 минут, время московское
|
|
Дата проведения вскрытия конвертов с Предложениями: 25 июня 2014 г., начиная с 16 часов 30 минут, время московское
Место вскрытия конвертов с Предложениями: Россия, 197198, г. Санкт-Петербург, Зоологический пер., д. 2 - 4, лит. Б, офис ЗАО «Газпромнефть-Аэро»
|
Требования к Претендентам
|
|
Обязательные требования к Претендентам
|
|
Непроведение ликвидации Претендента и отсутствие решения арбитражного суда о признании Претендента банкротом
|
|
Неприостановление деятельности Претендента на день подачи предложения на участие в Отборе
|
|
В случае, если Претендент является резидентом Российской Федерации, он должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица на территории Российской Федерации
|
|
В случае, если Претендент не является резидентом Российской Федерации, он должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица на территории иностранного государства
|
|
В случае, если Претендент является Представительством либо Филиалом нерезидента Российской Федерации, он должен быть должным образом аккредитован, что должно быть подтверждено соответствующими документами
|
|
Дополнительные требования к Претендентам
|
|
Деятельность Претендента должна соответствовать целям и задачам, отраженным в учредительных документах
|
|
Претендент должен обладать трудовыми ресурсами для выполнения договора (контракта), в том числе иметь квалифицированный персонал, имеющий соответствующее образование и опыт
|
|
Претендент должен обладать соответствующим опытом выполнения аналогичных услуг
|
|
Степень загруженности Претендента текущими проектами должна обеспечивать ему возможность оказания планируемых по итогам Отбора услуг без ущерба для Организатора отбора, в случае заключения договора по результатам Отбора
|
|
Претендент должен быть платежеспособным
|
Состав Предложения Претендента
|
|
Предложение Претендента (Форма № 1)
Предложение Претендента должно быть действительно не менее 45 дней с даты окончания приема предложений
|
|
Анкета Претендента (Форма № 2)
|
|
Опыт выполнения аналогичных договоров за последние 3 года (Форма № 3)
|
|
Техническое предложение Претендента по Отбору (Форма № 4)
|
|
Коммерческое предложение Претендента (Форма № 5)
|
|
Нотариально заверенная копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц / Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей / свидетельства (сертификата) о регистрации иностранного юридического лица / Разрешения на открытие представительства, Свидетельства о внесении в Сводный государственный реестр
|
|
Нотариально заверенная копия Устава Претендента
|
|
Выписка из решения общего собрания учредителей о назначении руководителя
|
|
Нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на налоговый учет
|
|
Справка из налоговых органов РФ об отсутствии задолженности по уплате налогов и сборов, иных обязательных платежей
|
|
Справка из банка о том, что Претендент не имеет задолженности по картотеке по внебалансовому счету 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок»
|
|
Копия бухгалтерских балансов и отчетов о прибылях и убытках за последний отчетный период с отметкой налоговых органов об их приеме
|
|
Нотариально заверенные копии лицензий и/или патентов, свидетельств, сертификатов, дипломов, других документов
|
|
Информация о состоянии загруженности текущими проектами
|
|
Информация об отсутствии решения суда о признании его несостоятельным (банкротом)
|
|
Прочие документы
|
|
Опись документов Предложения (Форма № 6)
|
Требования о предоставлении копий предложения
|
|
Предложение должно быть представлено в оригинале, с приложением одной копии. Оригинал и копия должны быть идентичны, в случае выявления различий между документами, входящими в состав оригинала и копии, Организатор Отбора при рассмотрении Предложения будет принимать решения на основе документов оригинала
|
|
Оригинал Предложения помечается на первой странице «ОРИГИНАЛ», копия предложения помечается на первой странице «КОПИЯ»
|
|
Оригинал и копия должны быть надежно запечатаны в один общий конверт, на котором указывается: наименование Отбора, на участие в котором подается Предложение; реестровый номер Отбора; наименование и адрес Претендента, предоставившего Предложение на участие в Отборе; наименование и адрес Организатора Отбора, указанные в пунктах 3.1.1. и 3.1.3., следующим образом: «Предложение на участие в отборе организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро. Реестровый номер процедуры 3-10592-022-14. Претендент: ___________________. Адрес Претендента: ____________________________. В адрес председателя Конкурсной комиссии ЗАО «Газпромнефть-Аэро» Егорова Владимира Егоровича
|
Требования к оформлению Предложения
|
|
Документы, входящие в состав Предложения, представляются в порядке, определенном Описью документов Предложения (Форма № 6), при этом Опись документов размещается в конце пакета документов Предложения
|
|
Все документы, входящие в состав оригинала Предложения, должны быть сшиты в единую книгу (сброшюрованы), которая должна содержать сквозную нумерацию листов, скреплены печатью (опечатаны) на обороте с указанием количества страниц, заверены подписью уполномоченного на подписание Предложения на участие в Отборе лица. При этом при брошюровании Предложения, каждый оригинал официального документа, выданного Претенденту третьими лицами и содержащий печать (лицензии, доверенности, нотариально заверенные копии, банковские гарантии), помещается в отдельный канцелярский файл – таким образом, чтобы при брошюровании заявки, оригиналы официальных документов, выданных Претенденту третьими лицами, не были повреждены.
Концы прошивочной нити выводятся с тыльной стороны единой книги, связываются и заклеиваются листом бумаги, на котором делается надпись «Прошито и пронумеровано ____ листов», при этом прошивка должна быть подписана лицом, уполномоченным на подписание Претендента, и скреплена печатью.
Все документы копии Предложения брошюруются аналогично порядку оформления оригинала Предложения
|
|
При нумерации листов пакета документов Предложения, номера на оригиналах официальных документов, выданных Претенденту третьими лицами и содержащими печать (лицензии, доверенности, нотариально заверенные копии и др.), проставляются простым карандашом на обороте листа в левом нижнем углу
|
|
Достоверность копий документов, представляемых в составе Предложения, должна быть подтверждена печатью и подписью уполномоченного лица, если иная форма заверения не установлена требованиями настоящей Инструкции
|
|
Претендент должен поместить Предложение с необходимыми документами (сброшюрованный оригинал Предложения и сброшюрованная копия Предложения) в единый запечатанный конверт.
На таком конверте указывается: наименование Отбора, на участие в котором подается данное Предложение; реестровый номер Отбора; наименование и адрес Претендента, предоставившего Предложение на участие в Отборе; наименование и адрес Организатора Отбора, указанные в пункте 3.1.1., 3.1.3., следующим образом: «Предложение на участие в отборе организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро. Реестровый номер процедуры: 3-10592-022-14. Претендент: ___________. Адрес Претендента: ________________________________. В адрес председателя Конкурсной комиссии ЗАО «Газпромнефть-Аэро» Егорова Владимира Егоровича.
|
|
При подготовке Предложения на участие в Отборе и документов, входящих в состав такого Предложения, не допускается применение факсимильных подписей
|
|
Все документы Предложения и приложения к ней должны быть четко напечатаны. Подчистки и исправления не допускаются, за исключением исправлений, скрепленных печатью и заверенных подписью уполномоченного лица
|
|
Все документы, представляемые Претендентами в составе Предложений на участие в Отборе, должны быть заполнены по всем пунктам
|
|
При описании условий и предложений Претендент должен применять общепринятые обозначения и наименования в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов, если иное не указано требованиями настоящей Инструкции
|
|
Сведения, которые содержатся в Предложениях Претендентов, не должны допускать двусмысленных толкований
|
|
Если в документах, входящих в состав Предложений на участие в Отборе, имеются расхождения между обозначением сумм прописью и цифрами, то Организатором Отбора принимается к рассмотрению сумма, указанная прописью
|
|
Предложение на участие в Отборе, подготовленное Претендентом, а также вся корреспонденция и документация, связанная с Предложением на участие в Отборе, которыми обмениваются участники Отбора и Организатор Отбора, должны быть написаны на русском языке
|
|
Все суммы денежных средств в Предложении на участие в Отборе и приложениях к нему должны быть выражены в российских рублях, за исключением следующего: к Предложению на участие в Отборе могут быть приложены документы, оригиналы которых выданы Претенденту третьими лицами, в которых суммы денежных средств могут быть выражены в других валютах
|
|
Представленные в составе Предложения на участие в Отборе документы не возвращаются Претенденту
|
Обеспечение Предложения на участие в Отборе
|
|
Обеспечение Предложения не требуется
|
Критерии определения победителя
|
|
Качественные характеристики предлагаемых услуг.
Стоимость услуг.
Порядок оплаты услуг.
Квалификация Претендента.
Деловая репутация Претендента.
| Техническое задание на участие в отборе организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро
Сведения о проводимом мероприятии:
Дата проведения мероприятия: 14.07 - 18.07.2014 г.;
Количество участников: не более 68 чел.;
Место проведения: Россия, г. Саратов, отель «Богемия на Вавилова», либо иной вариант
Организация трансфера;
Организация питания: завтраки, кофе-паузы, обеды, ужины;
Организация досуга для участников.
Перечень услуг для составления сметы (коммерческого предложения):
Условия оплаты
|
100% оплата по факту оказания услуг
|
Место проведения
|
Отель «Богемия на Вавилова», либо иной аналогичный вариант
|
Организация проживания
|
14.07.2014 г. – 18.07.2014 г.
|
51 номер: 1 Люкс
3 Полу люкса
47 Стандарт одноместный
|
15.07.2014 г. – 18.07.2014 г.
|
17 Стандарт одноместный
|
Оплата номеров будет производиться за счет командировочных расходов гостей
|
Стоимость аренды конференц-зала
|
15.07.2014 г.
|
1 зал на 70 человек с 10.00 до 18.00
|
16.07.2014 г.
|
1 зал на 70 человек с 10.00 до 19.00
2-й зал на 40 человек с 14.00 до 16.00
|
Рассадка в конференц-зале
|
15.07.2014 г.
|
Театр
|
16.07.2014 г.
|
1-й зал на 70 человек с 10.00 до 13.00 – театр
С 14.00 до 19.00 – 6 круглых столов
2-й зал на 40 человек с 14.00 до 16.00 – 4 круглых стола
|
Аренда оборудования
|
15 - 16.07.2014 г.
|
1 экран
1 LCD проектор
1 ноутбук
1 микрофон
4 флипчарта
1 трибуна
|
Минеральная вода в конференц-залы
|
15 - 16.07.2014 г.
|
На 68 человек
|
Завтрак
|
15-18.07.2014 г.
|
Входит в стоимость проживания
|
Кофе-паузы*
*необходимо предоставить меню
|
15.07.2014 г.
|
11.00 – 11.15
15.00 – 15.15
17.15 – 17.30
|
16.07.2014 г.
|
11.00 – 11.15
15.30 – 15.45
|
Обед в отеле*
*необходимо предоставить меню
|
15.07.2014 г.
|
с 13.00 до 14.00 на 50 человек
|
16.07.2014 г.
|
с 13.00 до 14.00 на 67 человек
|
Обед на теплоходе*
*необходимо предоставить меню
|
17.07.2014 г.
|
на 68 человек
|
Ужин в отеле*
без алкоголя
*необходимо предоставить меню
|
14.07.2014 г.
|
с 19.00 до 22.00 на 50 человек
|
15.07.2014 г.
17.07.2014 г.
|
68 человек
68 человек
|
Банкет в отеле*
с алкоголем
*необходимо предоставить меню
|
16.07.2014 г.
|
С 19.00 до 22.00– на 68 человек
|
Вечерняя программа на банкет
|
16.07.2014 г.
|
Музыка
|
Экскурсионная программа
|
17.07.2014 г.
|
С 10.00 до 12.00 посещение филиала «Энгельс»
С 12.30 до 15.00 экскурсия на теплоходе по р. Волга (с обедом на теплоходе) с возможностью остановки для купания
|
Стоимость трансфера
|
14.07.2014
|
аэропорт/ж.д. вокзал (прибытие в течение дня) – Отель
|
17.07.2014
|
10.00 – Отель - филиал «Энгельс»
12.00 - филиал «Энгельс» - причал (экскурсия на корабле)
с 16.00 – пристань (экскурсия на теплоходе) – Отель
|
18.07.2014
|
Отель - аэропорт/ж.д. вокзал (отъезд в течение дня)
|
Полиграфия
|
Программа мероприятия, бейджи, блокноты, ручки на 68 человек
|
Условия оплаты:
Условия формирования цены: коммерческое предложение должно включать в себя стоимость всех услуг по проведению мероприятия, а также стоимость услуг по организации мероприятия
Образец договора
Шаблон договора предоставляется Претендентом.
Образцы форм для заполнения
Все формы должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью Претендента.
Форма № 1
Предложение
/должно быть составлено на фирменном бланке/
Название организации:
Местонахождение
Телефон
Факс
Эл. Почта
Предложение №:
Кому
Уважаемые господа,
Изучив информационное письмо и пакет документов по отбору организации, способной оказать услуги по обеспечению проведения выездного совещания работников Производственного блока Группы Компаний Газпромнефть-Аэро,
___________________________________________________________________________
(полное наименование и местонахождение Претендента)
предоставляем Вам предложение в соответствии с информационным письмом, Инструкцией, а также на следующих условиях:
1.1. Предлагаемые нами услуги будут соответствовать техническим, качественным и количественным характеристикам, установленным в предоставленном нами пакете документов.
1.2. Цена предложения:
___________________________________________________________________________
(цифрами и прописью с НДС)
1.3. Условия оплаты услуг (указываются авансовые платежи, их сроки и объем; порядок платежей и т.п.):
1.4. Настоящее предложение действует до: ________________________________.
1.5. Мы согласны с требованиями, указанными в информационном письме и предоставленном нам пакете документов и обеспечим их выполнение.
2. Мы предоставляем полномочие на осуществление любой проверки представленных отчетов, документов и информации для выяснения финансовых и технических аспектов настоящего предложения.
3. Вы и Ваши представители могут связаться со следующими лицами для получения дополнительной информации:
а) Общей и административной:
- ФИО
- Должность
- Телефон
б) Технической:
- ФИО
- Должность
- Телефон
в) Финансовой:
- ФИО
- Должность
- Телефон
г) Юридической:
- ФИО
- Должность
- Телефон.
Мы согласны придерживаться положений настоящего предложения до момента заключения договора (контракта), в случае предоставления права на заключение договора (контракта) по итогам Отбора. Данное предложение будет оставаться для нас обязательным в течение срока его действия.
Приложения: (составляется опись документации, входящей в состав настоящего предложения).
Все приложения к настоящему предложению являются его неотъемлемой составной частью.
С уважением
ФИО
-
Печать организации и подпись уполномоченного лица (проставляется на каждой странице предложения)
|
Должность
Телефон
Дата
Форма № 2
Анкета Претендента
Приложение № ___
к Предложению для участия в Отборе
_________________/наименование Претендента/
от « » 20__г.
№__________
Анкета Претендента
|
Наименование организации-претендента
| |
