АКТ
результатов комплексной проверки Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
В соответствии с распоряжениями Администрации города Волгодонска от 03.12.2013 № 228 «Об утверждении плана проведения комплексных проверок в отраслевых (функциональных) органах Администрации города Волгодонска на 2014 год и перечня направлений и вопросов по осуществлению комплексных проверок в отраслевых (функциональных) органах Администрации города Волгодонска в 2014 году» (в редакции распоряжений Администрации города Волгодонска от 17.01.2014 № 4, от 11.07.2014 № 171, от 26.08.2014 № 211), от 16.09.2014 № 232 «О создании рабочей группы по проведению комплексной проверки в Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска и утверждении графика контрольных мероприятий» рабочей группой в составе:
- Ульченко Натальи Анатольевны – начальника отдела по организации деятельности Мэра города Волгодонска Администрации города Волгодонска, руководителя рабочей группы;
- Поздняковой Валентины Владимировны – главного специалиста отдела по организации деятельности Мэра города Волгодонска Администрации города Волгодонска, секретаря рабочей группы;
- Виниченко Сергея Михайловича – начальника отдела информационных систем и технологий Администрации города Волгодонска;
- Гавардовской Ирины Александровны – ведущего специалиста отдела формирования и управления муниципальной собственностью Комитета по управлению имуществом города Волгодонска;
- Горбачевой Ирины Сергеевны – главного специалиста отдела муниципальной службы и кадров Администрации города Волгодонска;
- Косинцевой Светланы Ивановны – ведущего специалиста отдела по организации деятельности Мэра города Волгодонска Администрации города Волгодонска;
- Кунишевской Татьяны Алексеевны – главного специалиста общего отдела Администрации города Волгодонска;
- Поповой Марии Николаевны – ведущего специалиста отдела по организационной работе и взаимодействию с общественными организациями Администрации города Волгодонска;
- Родина Сергея Александровича – ведущего специалиста пресс-службы Администрации города Волгодонска;
- Рябышевой Марины Васильевны – главного специалиста пресс-службы Администрации города Волгодонска;
- Фомичевой Марины Алексеевны – главного специалиста отдела финансового контроля Финансового управления города Волгодонска;
- Чуриловой Светланы Николаевны – главного специалиста общего отдела Администрации города Волгодонска
в период с 06.10.2014 по 15.10.2014 проведена комплексная проверка в рамках заявленных направлений (таблица 1).
Таблица 1 – Перечень направлений и вопросов по осуществлению комплексной проверки в Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска
№
п/п
|
Направление и вопросы
|
Структурное подразделение (орган) Администрации города Волгодонска, ответственное за исполнение
|
|
Анализ работы с кадрами в Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска, в том числе:
анализ кадрового обеспечения;
анализ распределения обязанностей между сотрудниками Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
|
Отдел муниципальной службы и кадров Администрации города Волгодонска
|
|
Изучение системы планирования деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска: формирование плана основных мероприятий и контроль за его исполнением
|
Отдел по организационной работе и взаимодействию с общественными организациями Администрации города Волгодонска
|
|
Анализ:
оформления и опубликования (официальный сайт) нормативной документации предоставления муниципальных услуг (административных регламентов);
своевременного внесения изменений в нормативную документацию, регламентирующую предоставление муниципальных услуг, и в реестр муниципальных услуг;
работы в электронных сервисах, связанных с предоставлением услуг (АРМ СИР, АРМ Платежи)
|
Отдел по организационной работе и взаимодействию с общественными организациями Администрации города Волгодонска,
Отдел информационных систем и технологий Администрации города Волгодонска
|
|
Изучение документационного обеспечения управленческой деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
|
Общий отдел Администрации города Волгодонска
|
|
Изучение системы работы с обращениями граждан и ведения личных приемов
|
|
Анализ выполнения Департаментом труда и социального развития Администрации города Волгодонска бюджетных полномочий, установленных Бюджетным кодексом РФ и иными правовыми актами законодательства РФ
|
Финансовое управление города Волгодонска
|
|
Оценка эффективности использования муниципального имущества Департаментом труда и социального развития Администрации города Волгодонска, а также подведомственными ему учреждениями по целевому назначению
|
Комитет по управлению имуществом города Волгодонска
|
|
Изучение системы контроля в Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска по исполнению поручений Мэра города Волгодонска, решений коллегии Администрации города Волгодонска
|
Отдел по организации деятельности Мэра города Волгодонска Администрации города Волгодонска
|
|
Изучение системы организации деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска: периодичность и тематика совещаний, заседаний (анализ протоколов), проводимых директором Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
|
|
Проведение опроса работников Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска с целью оценки деятельности руководителя и определения микроклимата в коллективе
|
|
Оценка деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска по обеспечению доступа к информации о его работе:
анализ степени информационной открытости;
анализ информационного наполнения сайта Администрации города Волгодонска о деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
|
Пресс-служба Администрации города Волгодонска
|
1. В ходе проверки установлено
1.1. Анализ работы с кадрами в Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска
1.1.1. Анализ кадрового обеспечения
Структура и укомплектованность. В соответствии с решением Волгодонской городской Думы от 05.03.2008 № 38 (в редакции решений Волгодонской Думы от 15.10.2008 № 152, от 07.04.2010 № 38, от 07.07.2010 № 91, от 18.05.2011 № 53, от 13.07.2011 № 78, от 08.02.2012 № 7, от 19.04.2012 № 42, от 15.11.2012 № 96, 19.12.2013 № 106) структура Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска (далее – Департамент) включает директора Департамента, заместителя директора Департамента, 7 отделов и юрисконсультов Департамента.
В Департаменте 69,25 штатных единиц, из них: 59 ед. (85,2%) – должности муниципальной службы, 3 ед. (4,3%) – должности работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности Департамента, 7,25 ед. (10,5%) – должности обслуживающего персонала Департамента.
На 14.10.2014 в Департаменте:
- вакантные должности муниципальной службы отсутствовали;
- численность работников соответствовала замещению штатного расписания;
- 9 работников находились в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
Образовательный уровень, соответствие квалификационным требованиям для замещения должностей муниципальной службы. Высшее профессиональное образование имеют 57 муниципальных служащих Департамента (96,6%), среднее профессиональное образование – 2 муниципальных служащих Департамента (3,4%).
Квалификационный уровень муниципальных служащих Департамента соответствует квалификационным требованиям, предъявляемым к замещаемым ими должностям муниципальной службы, в соответствии с Областным законом Ростовской области от 09.10.2007 № 786-ЗС «О муниципальной службе в Ростовской области», решением Волгодонской городской Думы от 19.12.2007 № 164 «Об утверждении Реестра должностей муниципальной службы в муниципальном образовании «Город Волгодонск», постановлением Администрации города Волгодонска от 24.12.2010 № 3517 «Об утверждении квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы в Администрации города Волгодонска и органах Администрации города Волгодонска».
Возрастная структура кадрового состава муниципальных служащих Департамента:
- до 25 лет включительно – 3 чел.;
- от 26 до 30 лет включительно – 10 чел.;
- от 31 до 40 лет включительно – 25 чел.;
- от 41 до 50 лет включительно – 12 чел.;
- от 51 до 59 включительно – 8 чел.;
- от 60 лет – 1 чел.
Средний возраст работников Департамента составляет 37 лет.
Стаж муниципальной службы муниципальных служащих Департамента:
- до 1 года – 3 чел.;
- от 1 года до 5 лет – 13 чел.;
- от 5 до 10 лет – 15 чел.;
- от 10 до 15 лет – 17 чел.;
- свыше 15 лет – 11 чел.
Средний стаж муниципальной службы муниципальных служащих Департамента составляет 9 лет.
В 2013 году в Департаменте уволены 22 муниципальных служащих, из них: 3 – уволены по инициативе работника (собственное желание), 7 – по соглашению сторон, 2 – в связи с истечением срока действия договора, 10 – уволены по сокращению штата, в связи с изменением структуры.
За 9 месяцев 2014 года в Департаменте уволены – 8 человек, из них: 6 – по собственному желанию, 2 – по соглашению сторон.
Общий образовательный уровень и возрастные характеристики муниципальных служащих и работников Департамента достаточны для исполнения ими служебных обязанностей на высоком профессиональном уровне.
1.1.2. Анализ распределения обязанностей между сотрудниками Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
Деятельность Департамента регламентирована Положением о Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска (далее – Положение о Департаменте), утвержденным решением Волгодонской городской Думы от 05.03.2008 № 38.
Директор Департамента действует на основании Положения о Департаменте в соответствии в должностной инструкцией, утвержденной Мэром города Волгодонска. Деятельность заместителя директора и работников Департамента регламентирована должностными инструкциями, утвержденными директором Департамента
С целью контроля использования рабочего времени в Департаменте функционирует он-лайн журнал учета регистрации отсутствия работников на рабочем месте.
В ходе анализа работы с кадрами выявлены следующие нарушения.
1. Согласно Положения о Департаменте в период отсутствия директора Департамента его обязанности исполняет заместитель директора Департамента по распоряжению Администрации города Волгодонска. Также в соответствии с Положением о Департаменте директор Департамента издает в пределах своей компетенции на основе законодательства Российской Федерации, Ростовской области и муниципальных правовых актов распоряжения и приказы.
Следовательно, в период отсутствия директора Департамента (отпуск, временная нетрудоспособность) приказы должны подписываться заместителем директора Департамента, как исполняющим обязанности директора Департамента. Однако, при исполнении обязанностей директора Департамента его заместителем приказы по личному составу (кадрам) подписывались не как исполняющим обязанности директора Департамента, а как заместителем директора Департамента.
2. Согласно Областного закона Ростовской области от 09.10.2007 № 786-ЗС «О муниципальной службе в Ростовской области» квалификационным требованием к стажу муниципальной (государственной) службы или стажу работы по специальности для замещения ведущей группы должностей муниципальной службы является «стаж муниципальной или государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет, а для граждан, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома – не менее одного года стажа муниципальной или государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажа работы по специальности». Однако, в должностных инструкциях муниципальных служащих, замещающих ведущую группу должностей муниципальной службы, содержатся квалификационные требования, не отвечающие действующему законодательству о муниципальной службе, а именно «стаж муниципальной или государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет».
3. Согласно Областного закона Ростовской области от 09.10.2007 № 786-ЗС «О муниципальной службе в Ростовской области», постановления Администрации города Волгодонска от 24.12.2010 № 3517 «Об утверждении квалификационных требований для замещения должностей муниципальной службы в Администрации города Волгодонска и органах Администрации города Волгодонска» квалификационным требованием к уровню профессионального образования для замещения старших должностей муниципальной службы является «наличие высшего образования». Однако, в некоторых должностных инструкциях специалистов, замещающих старшие должности муниципальной службы содержатся квалификационные требования, не отвечающие действующему законодательству о муниципальной службе, а именно «наличие высшего профессионального образования».
4. Согласно распоряжения Мэра города Волгодонска от 21.08.2008 № 115 «Об утверждении Положения о комиссии по установлению стажа муниципальной службы муниципальных служащих Администрации города Волгодонска (органа Администрации города Волгодонска)» в перечень документов, вносимых на рассмотрение комиссии, входит справка-представление о периодах трудовой деятельности муниципальных служащих, рассматриваемых для включения в стаж муниципальной службы для установления ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и размера поощрений за продолжительную и безупречную муниципальную службу. Однако, к заседаниям комиссии по установлению стажа муниципальной службы муниципальных служащих Департамента указанная справка-представление не готовится.
1.2. Изучение документационного обеспечения управленческой деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска за 2013 год и текущий период 2014 года
Функции по осуществлению в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по ведению делопроизводства, сохранности и передаче дел в архив в установленные сроки, комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Департамента, определены Положением о Департаменте.
Задачи по обеспечению единого порядка документирования, организации работы с документами; сокращению документооборота, количества форм документов; осуществлению контроля исполнения документов, подготовке документов к передаче в архивный отдел Администрации города Волгодонска закреплены в положении об административно-хозяйственном отделе Департамента.
Обязанности по обеспечению сохранности служебных документов, бланков, осуществлению контроля за качеством изготовления и оформления документов, ведению подготовки документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив закреплены должностной инструкцией начальника административно-хозяйственного отдела Департамента.
Обязанности ежедневного получения в Администрации города Волгодонска (далее – Администрация города) документов, адресованных Департаменту, и осуществления их первичной обработки; регистрации поступивших документов в журнале входящей документации, внесения в базу данных; своевременной передачи поступивших документов на рассмотрение директора; контроля сроков исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов, информирования руководителя о состоянии исполнительской дисциплины; обеспечения сохранности документов; формирования базы данных на компьютерной программе «Контроль исполнения»; ведения делопроизводства; формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечения их сохранности и своевременной сдачи в архив; осуществления регистрации, отправки, поиска документов, контроля за исполнением поручений, работы с отчетными формами в региональной системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» закреплены в должностной инструкции старшего инспектора административно-хозяйственного отдела Департамента.
В Департаменте сформированы и утверждены номенклатуры дел на 2013 год от 20.12.2012 № 06-03 (предусмотрено ведение 163 дел), на 2014 год от 20.12.2013 № 06-03 (предусмотрено ведение 165 дел).
Сформированные номенклатуры дел Департамента не в полной мере отвечают требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, и Инструкции по делопроизводству в Администрации города Волгодонска, утвержденной распоряжением Администрации города Волгодонска от 27.08.2009 № 101, а именно:
- отсутствует единообразие оформления индексов дел, например, индексы имеют нумерации № 01-15.1, № 01-15.2, № 01-21а, № 01-21б;
- допущен сбой в нумерации дел, например, между делами № 01-22, № 01-24 отсутствует дело № 01-23;
- индексы делам присвоены неверно;
- делам присвоены неверные заголовки.
Кроме того, дело № 07-02 имеет некорректную формулировку «Списки граждан для присвоения звания «Ветеран труда», утвержденные распоряжением Главы Администрации области».
Заголовки сформированных в Департаменте дел не во всех случаях соответствуют заголовкам, утвержденным номенклатурой дел. Оформление обложек не соответствует ГОСТ 17914-72.
Согласно Положения о Департаменте и должностной инструкции директор Департамента в пределах своей компетенции на основе законодательства Российской Федерации, Ростовской области и муниципальных правовых актов издает распоряжения и приказы.
Однако, на практике в 2013 году и за текущий период 2014 года в Департаменте распоряжения не издавались, в номенклатуре дел Департамента дело с распоряжениями директора Департамента – не значится.
Регистрация приказов директора Департамента по основной деятельности Департамента осуществляется в соответствующем журнале (№ 05-18.8). По основной деятельности Департамента издано в 2013 году – 173, за текущий период 2014 года – 179 приказов директора Департамента.
В Департаменте установлена программа «Дело-Web», однако перечень документов, с которыми работают в системе ЭДО «Дело-Web», ограничен, это:
- документы, поступающие по системе ЭДО «Дело-Web»;
- документы, адресованные в Правительство Ростовской области;
- проекты исходящих документов за подписью курирующего заместителя главы Администрации города;
- проекты правовых актов Администрации города.
Так, регистрация входящих документов осуществляется с использованием программы для работы с электронными таблицами Microsoft Excel.
После процедуры регистрации на входящих документах ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа. На все входящие в Департамент документы директором Департамента накладывается резолюция. На контрольных документах проставляется отметка «К» с датой контрольного срока.
Уведомления о контрольных сроках исполнения документов, сроки которых истекают в ближайший период, старшим инспектором административно-хозяйственного отдела исполнителям направляются своевременно.
Стоит отметить, что при работе с документами, зарегистрированными в системе ЭДО «Дело-Web», справки-напоминания о контрольных сроках формируются автоматически, в то время как справки-напоминания о контрольных сроках документов, зарегистрированных в электронной таблице программы Microsoft Excel, формируются «вручную».
Регистрация исходящих документов осуществляется в книгах и журналах регистрации исходящих документов.
Проверкой ведения книг и журналов регистрации установлено:
- книги и журналы регистрации являются переходящими за несколько лет, при этом, не все книги и журналы регистрации имеют разделение по годам;
- графам в книгах и журналах регистрации не присвоены наименования;
- заполняются не все необходимые реквизиты.
Проверкой хранения исходящих из Департамента документов выявлено, что исходящие документы, которые подлежат хранению на рабочем месте старшего инспектора административно-хозяйственного отдела Департамента, частично передаются непосредственным исполнителям исходящих документов.
В Департаменте зарегистрировано в 2013 году – 2 434 входящих, 3 968 – исходящих документов, за текущий период 2014 года – 1 874 входящих, 2 320 – исходящих документов.
Регистрация телефонограмм и факсограмм осуществляется в соответствующей книге учета (№ 01-17), а также в электронной таблице программы Microsoft Excel совместно со входящими в Департамент документами.
Проверкой книги учета телефонограмм и факсограмм выявлено, что в книге учета частично подшиваются оригиналы телефонограмм и факсограмм с регистрационными номерами и наложенными резолюциями, а частично – их копии без регистрационных номеров и резолюций. Оригиналы телефонограмм и факсограмм, копии которых подшиты в книге, переданы напрямую исполнителям. В электронной таблице графа с указанием резолюции директора Департамента заполнена не на все телефонограммы и факсограммы.
В Департаменте зарегистрировано в 2013 году – 44 входящих, 19 – исходящих телефонограмм, за текущий период 2014 года – 17 входящих, 7 – исходящих телефонограмм.
В соответствии с Положением о Департаменте Департамент имеет бланки, а также печать с изображением герба города Волгодонска со своим полным наименованием и штампы, которые хранятся в соответствии с установленными требованиями.
Образы бланков и печати утверждены приказом директора Департамента от 10.12.2012 № 214 «Об утверждении образцов бланка и печати Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска». Гербовая печать изготовлена в соответствии с рекомендациями по изготовлению печатей согласно ГОСТ Р51511-2001.
В Департаменте журнал оттисков печатей, штампов, факсимиле ведется, однако в номенклатуре дел Департамента данное дело не значится.
В Департаменте приказом директора Департамента от 27.02.2014 № 26 утверждено Положение об архиве Департамента и назначено лицо, ответственное за архив – начальник административно-хозяйственного отдела Департамента, в должностной инструкции которой закреплена иная должностная обязанность «ведет подготовку документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив».
В соответствии с приказом директора Департамента от 19.03.2014 № 32 в Департаменте создана экспертная комиссия и утверждено Положение об экспертной комиссии. Согласно данного приказа председателем экспертной комиссии назначен заместитель директора Департамента, секретарем – начальник административно-хозяйственного отдела Департамента, однако, в в их должностных инструкциях данные обязанности не закреплены.
Согласно Положения об экспертной комиссии ее решения вступают в силу после утверждения их директором Департамента, однако, ни один протокол заседания экспертной комиссии директором Департамента не завизирован.
1.3. Изучение системы планирования деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска: формирование плана основных мероприятий и контроль за его исполнением
В Положении о Департаменте функция планирования его деятельности отсутствует.
Функция осуществления планирования деятельности Департамента закреплена в должностной инструкции директора Департамента, а обязанность составления плана основных мероприятий Департамента на год, месяц, неделю, а также подготовки отчетов об исполнении плана основных мероприятий Департамента за год, квартал, неделю закреплена в должностной инструкции начальника административно-хозяйственного отдела Департамента.
Функция организации планирования деятельности Департамента в должностной инструкции директора Департамента не закреплена.
Планирование деятельности Департамента в 2013 и 2014 годах осуществлялось в соответствии с установленными Регламентом Администрации города Волгодонска (далее – Регламент) требованиями.
Планы Департамента на год, месяц и неделю формировались в полном объеме и представлялись в сроки, установленные Регламентом.
В случае указания в планах Департамента мероприятий, проводимых по отдельным графикам, графики, подписанные директором Департамента, подшиваются в папки с планами Департамента. Также в данные папки подшиваются копии писем, направленных в адрес отдела по организационной работе и взаимодействию с общественными организациями Администрации города Волгодонска, об отмене и/или изменении даты проведения запланированных мероприятий с указанием обоснования.
В номенклатуру дел Департамента включено дело № 01-24 «Планы работ (годовой, квартальные, месячные) ДТиСР г. Волгодонска». Однако на практике в Департаменте заведены две папки: в одной подшиваются планы Департамента на неделю, в другой – планы Департамента на год и месяц, а также отчеты об исполнении календарных планов Департамента. Формирование квартальных панов в Департаменте не практикуется.
Календарные и годовые планы Департамента (2013, 2014 гг.) размещены в разделе «Справочная информация» на официальном сайте Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска (далее – сайт Департамента).
Планирование работы Департамента на месяц осуществляется в соответствии с планом основных мероприятий Департамента на год с учетом областных мероприятий, на неделю – с учетом мероприятий подведомственных муниципальных учреждений.
Основными организационными мероприятиями, проводимыми Департаментом, являются: заседания городского Совета по опеке и попечительству над недееспособными или ограниченно дееспособными совершеннолетними гражданами, а также по патронажу, комиссии по оказанию адресной социальной помощи, совещания, круглые столы; тематическими: коллективные выезды инвалидов, встречи, чествования ветеранов.
Проверкой планов Департамента установлено:
- мероприятие «Чествование юбиляров – ветеранов Великой Отечественной войны» включено в планы Департамента на год и неделю в 2014 году, однако, в планы Департамента на месяц данное мероприятие включалось только с июля 2014 года;
- мероприятие «Личный прием граждан директором ДТиСР г. Волгодонска» включено в план Департамента на 2014 год, но не включено в планы Департамента на месяц и неделю;
- включение в планы Департамента на год и месяц в 2014 году мероприятий «Прием заявок на оздоровление детей от граждан и работодателей», «Выплаты компенсаций за самостоятельно приобретенные путевки для оздоровления детей», являющихся административными процедурами предоставления государственной услуги «Организация отдыха и оздоровления детей, находящихся в трудной жизненной ситуации», не целесообразно.
По поручению директора Департамента работниками проводятся такие мероприятия как рейды, мониторинги, проверки и др., которые в планы Департамента не включаются, но оформляются протоколами совещаний у директора Департамента.
Контроль и анализ исполнения запланированных мероприятий осуществляется непосредственно директором Департамента. По итогам анализа на планерных совещаниях у директора Департамента до ответственных за проведенные мероприятий доводится информация с предложениями и/или замечаниями, требующими учета при дальнейшем планировании, подготовке и проведении мероприятий.
Отчеты об исполнении планов Департамента в Администрацию города направляются в электронной форме в установленные Регламентом сроки.
Проверка проведения 10.09.2014 планерного совещания у и.о. директора Департамента в рамках еженедельного мониторинга исполнения плана основных мероприятий Администрации города, осуществленная отделом по организационной работе и взаимодействию с общественными организациями Администрации города, показала, что совещание проведено в срок и время, указанные в плане, согласно заявленной повестки дня, по итогам совещания сформирован протокол, содержащий поручения и.о. директора Департамента.
В 2013 году Департамент являлся исполнителем муниципальной долгосрочной целевой программы «Социальная поддержка граждан г. Волгодонска» (далее – Программа). Отчет о реализации Программы заслушан 25.04.2014 на заседании Координационного Совета Общественной палаты города Волгодонска, по итогам которого членами Общественной палаты директору Департамента была высказана благодарность за работу.
1.4. Анализ: оформления и опубликования (официальный сайт) нормативной документации предоставления муниципальных услуг (административных регламентов); своевременного внесения изменений в нормативную документацию, регламентирующую предоставление муниципальных услуг, и в реестр муниципальных услуг; работы в электронных сервисах, связанных с предоставлением услуг (АРМ СИР, АРМ Платежи)
В Положении о Департаменте установлены основные задачи Департамента, одной из которых является своевременное и качественное предоставление муниципальных услуг.
В соответствии с постановлением Администрации города Волгодонска от 03.06.2013 № 1197 (в редакции постановлений Администрации города Волгодонска от 22.08.2013 № 3372, от 24.01.2014 № 49, от 10.06.2014 № 1992) «Об утверждении Реестра муниципальных услуг (функций) в части решения вопросов местного значения муниципального образования «Город Волгодонск», а также осуществления отдельных государственных полномочий, преданных для исполнения муниципальному образованию «Город Волгодонск» областными законами Ростовской области» Департамент предоставляет 3 муниципальные услуги, которые регламентированы в полном объеме:
- «Предоставление дополнительных мер социальной поддержки инвалидам, гражданам пожилого возраста и лицам, оказавшимся в экстремальной ситуации»;
- «Предоставление дополнительной компенсации за самостоятельно приобретенные путевки в муниципальные образовательные учреждения дополнительного образования детей детские оздоровительно-образовательные центры, подведомственные Управлению образования г. Волгодонска»;
- «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим муниципальные должности и должности муниципальной службы».
Функция осуществления контроля за оказанием государственных, муниципальных услуг гражданам и организациям специалистами Департамента в соответствии с утвержденным перечнем услуг закреплена в должностной инструкции директора Департамента.
В Департаменте муниципальные услуги предоставляют два отдела Департамента – бухгалтерского учета и адресных пособий, что отражено в положениях об отделах.
В должностных инструкциях специалистов отдела бухгалтерского учета и адресных пособий Департамента, предоставляющих муниципальные услуги, данные обязанности закреплены.
Однако, функция организации работы по разработке и актуализации административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг (далее – административный регламент) и технологических карт межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг (далее – ТКМВ) в должностной инструкции начальника отдела информационного обеспечения и контроля исполнения регламентов Департамента не закреплена.
Прием документов для получения муниципальных услуг в Департаменте осуществляют специалисты МАУ «МФЦ» и один специалист отдела информационного обеспечения и контроля исполнения регламентов Департамента.
Функция организации приема граждан по вопросам предоставления государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна» на базе МАУ «МФЦ» в положении об отделе информационного обеспечения и контроля исполнения регламентов Департамента закреплена. Обязанность оказания муниципальных услуг, а также осуществления приема и регистрации документов для предоставления муниципальных услуг закреплена в должностной инструкции специалиста I категории отдела информационного обеспечения и контроля исполнения регламентов Департамента.
Функция информационного наполнения официального сайта Администрации города Волгодонска (далее – сайт Администрации города) и сайта Департамента закреплена в должностной инструкции начальника отдела информационного обеспечения и контроля исполнения регламентов Департамента.
Все административные регламенты Департамента размещены в актуальной редакции на сайте Администрации города, однако на сайте Департамента отсутствует информация о предоставлении двух муниципальных услуг («Предоставление дополнительной компенсации за самостоятельно приобретенные путевки в муниципальные образовательные учреждения дополнительного образования детей детские оздоровительно-образовательные центры, подведомственные Управлению образования г. Волгодонска»; «Назначение и выплата пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим муниципальные должности и должности муниципальной службы»).
На сайте Департамента размещены:
- информация о правилах предоставления услуг;
- полная информация о возможности получения услуг различными способами (через Департамент, сайт Департамента, МАУ «МФЦ», Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru)).
В разделе «Колонка редактора» размещаются проекты административных регламентов для прохождения независимой экспертизы, а в колонке «вопрос-ответ» начальник отдела информационного обеспечения и контроля исполнения регламентов Департамента оказывает гражданам консультации по вопросам предоставления услуг.
В ходе анализа административных регламентов Департамента, утвержденных постановлениями Администрации города Волгодонска от 19.12.2013 № 5017, от 19.03.2014 № 794, от 14.07.2014 № 2412, выявлено, что в пп. 2.2, 2.18 указано, что административные регламенты размещаются на сайте Администрации города в разделе «Муниципальные и госуслуги», однако с января 2014 года данный раздел имеет наименование «Административные регламенты».
При предоставлении услуг межведомственное взаимодействие применяется в полной мере посредством почтовых отправлений, электронной почты, пересылки почты по каналам связи VipNet. Фактов требования у заявителей документов, предназначенных для запроса в рамках межведомственного взаимодействия, не выявлено.
В Департаменте для предоставления муниципальных и государственных услуг созданы надлежащие условия. В наличии информационные стенды, места ожидания оснащены столами, стульями и кресельными секциями. Очередь управляется электронной системой. Также обеспечены требования доступности среды (пандусы, перила и пр.). Кабинеты для приема заявителей оборудованы табличками с указанием номера кабинета.
В кабинете специалиста Департамента, предоставляющего муниципальные услуги, размещены информационные стенды с актуальной информацией о перечне необходимых для получения муниципальных услуг документов, основаниях для отказа в предоставлении услуг, образцами бланков заявлений, выдержками из нормативной правовой базы и др.
На момент проверки в кабинете специалиста находились заявители, желающие получить муниципальные услуги, по словам которых очередь составляет, как правило, 2-3 человека, а время ожидания в очереди не превышает 15 минут.
1.5. Изучение системы контроля в Департаменте труда и социального развития Администрации города Волгодонска по исполнению поручений Мэра города Волгодонска, решений коллегии Администрации города Волгодонска
Контроль исполнения поручений Мэра города Волгодонска (далее – поручение Мэра города) и решений коллегии Администрации города Волгодонска (далее – решение Коллегии) в Департаменте осуществляет старший инспектор административно-хозяйственного отдела Департамента, однако, в ее должностной инструкции данная обязанность имеет формулировку «Контролирует сроки исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов, информирует руководителя о состоянии исполнительской дисциплины» и носит весьма обобщенный характер.
Поручения Мэра города, решения Коллегии, данные Департаменту, внесены в электронную базу данных программы «Контроль исполнения».
Документы по исполнению поручений Мэра города формируются в рамках контрольных дел в папке «Поручения Мэра города Волгодонска», по исполнению решений Коллегии – в папке «Решения коллегии Администрации города Волгодонска», однако, дела с указанными наименованиями в номенклатуре дел не значатся, оформление обложек папок не соответствует ГОСТ 17914-72.
Большая честь писем по исполнению поручений Мэра города, решений Коллегии в сформированных контрольных делах не содержит информации об их поступлении в Администрацию города Волгодонска (входящий номер отдела по организации деятельности Мэра города Волгодонска), а также отметку об исполнении (штамп о снятии с контроля, продлении срока контроля, резолюцию) в нарушение действующего Регламента.
О статусе поручений Мэра города и решений Коллегии, на письмах об исполнении которых отсутствуют отметки об исполнении или продлении срока контроля, старший инспектор административно-хозяйственного отдела Департамента получает информацию в телефонном режиме.
Функция выполнения поручений Мэра города Волгодонска закреплена в должностной инструкции директора Департамента.
Тем не менее, в должностных инструкциях директора, заместителя директора, начальников отделов Департамента функция контроля за исполнением поручений Мэра города и решений Коллегии не закреплена.
1.6. Изучение системы организации деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска: периодичность и тематика совещаний, заседаний (анализ протоколов), проводимых директором Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
Еженедельно у директора Департамента проводятся совещания. Совещания, как правило, проводятся с участием руководителей структурных подразделений Департамента, а также подведомственных Департаменту муниципальных учреждений.
Протокольное сопровождение совещаний у директора Департамента (секретарь совещания) осуществляет начальник административно-хозяйственного отдела.
Папка с протоколами совещаний у директора Департамента сформирована (2013 год, 2014 год), протоколы имеют сквозную нумерацию. Дело № 01-22 «Протоколы совещаний у директора Департамента труда и социального развития администрации города Волгодонска» внесено в номенклатуру дел, оформление обложки папки соответствует ГОСТ 17914-72.
Протоколы совещаний включают: список участников, повестку дня совещания, краткое содержание рассматриваемых вопросов, поручения, данные по итогам совещания, с контрольными сроками и ответственными за их исполнение, а также отметку об исполнении поручений.
Материалы по вопросам, рассматриваемым на совещаниях, а также по исполнению поручений, данных по итогам совещаний, как правило, к протоколам не подшиваются, так как, по словам секретаря совещания, направляются директору Департамента в электронном формате.
В ходе анализа совещаний у директора Департамента установлено:
1. В должностной инструкции начальника административно-хозяйственного отдела Департамента функция протокольного сопровождения совещаний у директора Департамента не закреплена.
2. Протоколы совещаний у директора Департамента не содержат пункт о возложении контроля по исполнению поручений, данных по итогам совещания.
1.7. Оценка деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска по обеспечению доступа к информации о работе Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
1.7.1. Анализ степени информационной открытости
Согласно Положения о Департаменте Департамент обеспечивает доступ к информации о своей деятельности в соответствии с положениями Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», а также Регламентом Администрации города Волгодонска, утвержденным распоряжением Администрации города Волгодонска от 24.12.2009 № 155. Однако, Регламент в данной редакции не действителен, т.к. действующий Регламент утвержден распоряжением Администрации города Волгодонска от 16.01.2012 № 8 (в редакции распоряжений Администрации города Волгодонска от 03.12.2013 № 227, от 07.04.2014 № 83, от 10.10.2014 № 364).
Организация и контроль обеспечения доступа к информации о деятельности Департамента, Администрации города по своему направлению деятельности, согласно должностной инструкции, осуществляет директор Департамента.
Информирование населения о деятельности Департамента осуществляется с помощью электронных и печатных СМИ города, а также посредством Интернет-ресурсов.
В 2013 году в 4 городских печатных изданиях (газеты «Волгодонск», «Вечерний Волгодонск», «Волгодонская правда», «Блокнот Волгодонска») опубликовано более 30 информационных материалов о мерах социальной поддержки населения.
На текущий период 2014 года в 5 городских печатных изданиях (газеты «Волгодонск», «Вечерний Волгодонск», «Волгодонская правда», «Блокнот Волгодонска», «Мост») опубликовано 32 информационных материала.
Так, редакцией газеты «Волгодонск» в 2014 году опубликован ряд таких статей, как от 06.02.2014 № 4 «Будем помнить: мэр города встретился с жителями блокадного Ленинграда и участниками Сталинградской битвы», от 28.03.2014 № 7 «Школа надежд, побед и творчества: инспекторский визит донского губернатора по выполнению госпрограммы «Доступная среда» в Волгодонске» и др.
В 2014 году информацию о деятельности Департамента и подведомственных ему муниципальных учреждений горожане получают, в основном, посредством электронных СМИ – интернет-порталов и городских телеканалов, которые являются наиболее оперативными и доступными для восприятия большим количеством жителей, независимо от возрастной и социальной категории.
Городские телекомпании в 2013 году и за текущий период 2014 года включали в новостные выпуски сюжеты о мерах социальной поддержки различных категорий граждан.
Так, на телеканале ВТВ в 2014 году транслировалось большое количество сюжетов о социальной работе и социальных льготах, достижениях Департамента и подведомственных ему муниципальных учреждений, а также сюжетов, посвященных тематическим мероприятиям (о вручении инвалидам по зрению «говорящих» часов и телефонов (18.03.2014), о волгодонских семьях, заключивших социальные контракты (26.03.2014), о городской многодетной семье, получившей от Губернатора области микроавтобус (16.05.2014), о праздновании Дня социального работника (06.06.2014), о праздновании Дня пожилого человека (01.10.2014) и др.).
В общей сложности городские телекомпании за отчётный период транслировали более 100 сюжетов о работе социальных учреждений города.
1.7.2. Анализ информационного наполнения сайта Администрации города Волгодонска о деятельности Департамента труда и социального развития Администрации города Волгодонска
Департамент в течение 2013 года и текущего периода 2014 года регулярно представлял в пресс-службу Администрации города информацию, которая в оперативном порядке размещалась на сайте Администрации города.
На сайте Администрации города Департамент представлен в 2 разделах:
- «Органы Администрации города» – «Департамент труда и социального развития Администрации города Волгодонска»;
- «Администрация города» – «Отделы и органы Администрации города» – «Департамент труда и социального развития Администрации города Волгодонска».
На указанных страницах содержится общая информация о Департаменте: адрес, информация о директоре и заместителе директора Департамента с их контактными номерами телефонов, Положение о Департаменте, адрес электронной почты, а также адрес сайта Департамента, ссылка на который является активной и позволяет автоматически перейти на его главную страницу.
|
