Заведующий мадоу детский сад №15

Заведующий мадоу детский сад №15


Скачать 182.5 Kb.
НазваниеЗаведующий мадоу детский сад №15
ТипДокументы
rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Документы




Утверждена

Заведующий МАДОУ детский сад № 15


_____________________ Богатырёва О.Б.

«____» ___________________ 20 ___ г.


инструкция

по ведению делопроизводства

в Муниципальном автономном дошкольном

образовательном учреждении

детский сад № 15 «Золотая рыбка»

г. Серов

2013г.

Оглавление

1

Общие положения

3

2

Документы, необходимые при управлении ДОУ

4

3

Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

5




3.1

Приказ

5




3.2

Положение. Правила. Инструкция

5




3.3

Протокол

6




3.4

Служебные письма

6

4

Организация документооборота и исполнения документов

6




4.1

Организация документооборота

6




4.2

Прием, обработка и распределение поступающих документов

7




4.3

Организация обработки и передачи отправляемых документов

7




4.4

Порядок прохождения внутренних документов

7




4.5

Учет количества документов

8




4.6

Работа исполнителей с документами

8

5

Регистрация документов


8

6

Контроль исполнения документов


8

7

Организация работы с документами в делопроизводстве ДОУ

9




7.1

Составление номенклатур дел

9




7.2

Формирование и оформление дел

10




7.3

Организация оперативного хранения документов

10

8

Порядок передачи документов на хранение в архив

11




8.1

Экспертиза ценности документов

11




8.2

Подготовка и передача документов в архив

12




Нормативные документы

13



  1. Общие положения

1.1

Настоящая инструкция по ведению делопроизводства (далее – Инструкция разработана в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения детский сад №15 «Золотая рыбка» (далее – ДОУ), а также строгого соблюдению действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.2

Инструкция составлена:




  • в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ 6.30-203 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 №65-ст);

  • примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ, утв. Минобразованием России 06.05.02;

  • типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.05 № 536.

1.3

Контроль ведения делопроизводства в ДОУ осуществляет заведующая, которая дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми службами ДОУ, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за его ведение.

1.4

Контроль ведения делопроизводства в ДОУ осуществляет заведующая, которая дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми службами ДОУ, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за его ведение.

1.5

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на заведующую ДОУ.

1.6

Непосредственное ведение делопроизводства в службах ДОУ возлагается на руководителей служб или сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о качестве их исполнения, знакомят сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.7

Руководители служб и работники, назначенные ответственными за ведение делопроизводства, несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают заведующей ДОУ.

1.8

При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства, в отпуск имеющиеся у него документы по указанию заведующей ДОУ передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства в ДОУ производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается заведующей.

1.9

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники.

1.10

Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника ДОУ.

1.11

Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами сотрудников и родителей (законных представителей) воспитанников определяется специальными инструкциями.

  1. Документы, необходимые при управлении ДОУ

2.1

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

2.2

Состав документов, образующихся в процессе деятельности ДОУ, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между образовательными учреждениями и другими организациями. В состав документов ДОУ входят:




  • организационные документы (устав ДОУ, договор с учредителем, договоры с родителями (законными представителями ребенка), коллективный договор ДОУ, положения о службах и различной деятельности, должностные инструкции сотрудников, структура и штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры и др.);

  • распорядительные документы (приказы, инструкции, распоряжения и т.п.);

  • информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения и др.).

2.3

Документы, как правило, оформляются на бланках ДОУ, соответствующих Государственному стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003), должны содержать установленный комплект обязательных реквизитов при соответствующем их расположении.

  1. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

3.1

Приказ




3.1.1

Приказ – правовой акт, издаваемый заведующей ДОУ. Он вступает в силу с момента подписания заведующей, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется.

Проекты приказов подготавливают руководители служб ДОУ на основании поручения заведующей либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей служб ДОУ, которые затем вносят проект на утверждение заведующей ДОУ. Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью заведующей.




3.1.2

Выписка – копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берут только ту информацию, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписку заверяют проставлением отметки о заверении копии.

3.2

Положение. Правила. Инструкция




3.2.1

Положение – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции нескольких должностных лиц или служб ДОУ.




3.2.2

Правила – документ, закрепляющий нормы и требования, обязательные для выполнения должностными лицами и службами ДОУ в процессе повседневной деятельности.







Инструкция – документ, предписывающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения отдельных положений нормативно-правовых актов в условиях функционирования ДОУ.




3.2.3

Положения, правила и инструкции применяются в качестве самостоятельных организационно-распорядительных документов. Введение в действие указанных организационно-распорядительных документов осуществляется с утверждением их заведующей ДОУ.




3.2.4

Порядок подготовки проекта положений, правил и инструкций аналогичен общему порядку подготовки проектов нормативных актов.




3.2.5

Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций находится в ведении ДОУ.

3.3

Протокол




3.3.1

Протокол – документ, фиксирующий содержание совещательных мероприятий и придающий юридическую силу принятым на них решениям.




3.3.2

Протокол составляется на основании рабочих записей, произведенных во время совещаний, а также различных письменных материалов (тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений и др.), подписанных их авторами (разработчиками). Материалы к обсуждению предоставляются сотрудниками, службами ДОУ и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

3.4

Служебные письма




3.4.1

Служебные письма могут быть инициативными и ответными. Все служебные письма, высылаемые за пределы ДОУ, считаются исходящими. Служебные письма, поступающие в ДОУ, - входящими. Служебные письма (служебные записки), циркулирующие между должностными лицами и службами ДОУ, считаются внутренними.




3.4.2

Сроки подготовки инициативных писем определяются заведующей ДОУ и руководителями служб ДОУ.

4. Организация документооборота и исполнения документов

4.1

Организация документооборота




4.1.1

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству,




4.1.2

Доставка документов в ДОУ осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в ДОУ доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.




4.1.3

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, электронные документы.

4.2

Прием, обработка и распределение поступающих документов




4.2.1

Документы, поступающие в ДОУ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Полученный документ регистрируется в журнале. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер.




4.2.2

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.




4.2.3

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.




4.2.4

Документы в электронном виде, поступающие в ДОУ, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по ведению делопроизводства в ДОУ с учетом функционирующих в ДОУ технических и программных средств.

4.3

Организация обработки и передачи отправляемых документов




4.3.1

Документы, отправляемые ДОУ, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.




4.3.2

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.

4.4

Порядок прохождения внутренних документов




4.4.1

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.




4.4.2

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

4.5

Учет количества документов




4.5.1

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.




4.5.2

За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в ДОУ системы учета документов.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.

4.6

Работа исполнителей с документами




Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством ДОУ, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.

5. Регистрация документов


5.1

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.

5.2

Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в ДОУ, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

5.3

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

6. Контроль исполнения документов


6.1

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.

6.2

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.

6.3

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем ДОУ.

6.4

Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве ДОУ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив ДОУ (далее – архив).

7.1

Составление номенклатур дел




7.1.1

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ДОУ, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.




7.1.2

В ДОУ составляется номенклатура дел всех структурных подразделений.




7.1.3

Номенклатура дел подписывается руководителем ДОУ и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) ДОУ. Одобренная ЭК номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет.




7.1.4

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения ДОУ получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.




7.1.5

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа.





7.1.6

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

  • В графе 1 проставляются индексы каждого дела

  • В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

  • В графе 3 указывается фактическое количество дел

  • В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сроками хранения, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел

  • В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган для продолжения.

7.2

Формирование и оформление дел




7.2.1

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.




7.2.2

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов.




7.2.3

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.




7.2.4

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях.

7.3

Организация оперативного хранения документов




7.3.1

С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа дела хранятся по месту их формирования.




7.3.2

Выдача дел подразделениям производится с разрешения руководителя ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.




7.3.3

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.




7.3.4

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ДОУ, по актам.




7.3.5

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ДОУ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8. Порядок передачи документов на хранение в архив

8.1

Экспертиза ценности документов




8.1.1

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.




8.1.2

Экспертиза ценности документов в ДОУ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.




8.1.3

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ДОУ создается ЭК.




8.1.4

Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением, которое утверждается руководителем ДОУ.




8.1.5

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив.




8.1.6

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.




8.1.7

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК ДОУ одновременно. Одобренные ЭК ДОУ акты утверждаются руководителем ДОУ только после утверждения ЭПК Управления архивами Свердловской области, описей дел постоянного хранения; после этого ДОУ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.2

Подготовка и передача документов в архив




8.2.1

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.




8.2.2

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.




8.2.3

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.




8.2.4

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа.




8.2.5

Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.







В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


Нормативные документы

  • Постановление Госстандарта России от 03.03.03 №65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003»)

  • Постановление Госстандарта России от 30.12.93 №299 «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93» (с изм. и доп.)

  • Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.05 №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

  • «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации» (утв. Минобразованием России 06.05.02)

  • Письмо Минобразования России от 20.12.00 №03-51/64 «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»

Приказ Министерства народного образования РСФСР от 20.09.88 №41 «О документации детских дошкольных учреждении»

Похожие:

Заведующий мадоу детский сад №15 iconРуководство мадоу детский сад №69 Адрес электронной почты: dou 69@...
Управление мадоу детский сад №69 осуществляет заведующий: Виолетта Александровна Частоступова

Заведующий мадоу детский сад №15 iconСоветом мадоу д/с с. Талицкий Чамлык Заведующий мадоу д/с
Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад села Талицкий Чамлык Добринского муниципального района...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПубличный отчет о состоянии и результатах деятельности
Мадоу "Детский сад №50", располагается по адресу: мо, Г. о. Балашиха, ул. Ситникова, д, рассчитан на 250 мест, фактическая наполняемость...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconОтчет о самообследовании мадоу «Детский сад №365 общеразвивающего вида»
Самообследование мадоу «Детский сад №365» проведено на основании приказа от 14. 06. 2013 года №462 мо и н РФ г. Москва «Об утверждении...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconМуниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение Центр...
Мадоу црр детский сад №13 «Сказка» детский сад №13 «Сказка» от «13» ноября 2014 г. №163

Заведующий мадоу детский сад №15 icon1 раздел. Общие сведения об образовательном учреждении
Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение детский сад №16 Камышловского городского округа (мадоу детский сад...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПубличный отчет руководителя мадоу «Детский сад №290»
Детский сад №290 с обучением и воспитанием на татарском языке Советского района г. Казани

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПрограмма вводного инструктажа по охране труда для работников мадоу «Детский сад №16 «Звездочка»
Муниципальное автономное дошкольное образовательное бюджетное учреждение «Детский сад №16 «Звездочка»

Заведующий мадоу детский сад №15 iconЗаместителю Руководителя Заведующий мбдоу «Детский сад»
«Детский сад общеразвивающего вида с приоритетным осуществлением деятельности по познавательно-речевому направлению развития детей...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПубличный доклад мадоу мадоу №12 «Кежик» за 2016-2017 учебный год
Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №12 «Кежик» г. Кызыла рт

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПоложение об организации первой помощи пострадавшим на производстве...
Председатель профкома Заведующий мбдоу «Детский сад №14 «Чайка» «Детский сад №14 «Чайка»

Заведующий мадоу детский сад №15 iconТехническое задание на приобретение игровой трансформируемой мебели...
Приобретение игровой трансформируемой мебели в группы для мадоу детский сад общеразвивающего вида №50 расположенного по адресу: 143323...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПлан основных мероприятий мадоу детский сад №35 по вопросам гражданской...
Мадоу детский сад №35 по вопросам гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций

Заведующий мадоу детский сад №15 iconПояснительная записка к основной общеобразовательной программе дошкольного...
Цели и задачи деятельности мадоу – д/с №44 по реализации основной общеобразовательной программы

Заведующий мадоу детский сад №15 iconЗаведующий мбдоу «Детский сад №38 «Аленький цветочек»
«Детский сад присмотра и оздоровления с приоритетным осуществлением санитарно-гигиенических, профилактических и оздоровительных мероприятий...

Заведующий мадоу детский сад №15 iconРабочая программа в старшей группе мадоу «Детский сад №302»
Детский сад – первая и очень ответственная ступень общей системы образования. Перед педагогами дошкольных учреждений и учеными в...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск