Общие положения
|
1.1
|
Настоящая инструкция по ведению делопроизводства (далее – Инструкция разработана в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности Муниципального автономного дошкольного образовательного учреждения детский сад №15 «Золотая рыбка» (далее – ДОУ), а также строгого соблюдению действующих нормативных документов в сфере документации и информации.
|
1.2
|
Инструкция составлена:
|
|
в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ 6.30-203 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 №65-ст);
примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ, утв. Минобразованием России 06.05.02;
типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.05 № 536.
|
1.3
|
Контроль ведения делопроизводства в ДОУ осуществляет заведующая, которая дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми службами ДОУ, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за его ведение.
|
1.4
|
Контроль ведения делопроизводства в ДОУ осуществляет заведующая, которая дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми службами ДОУ, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за его ведение.
|
1.5
|
Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на заведующую ДОУ.
|
1.6
|
Непосредственное ведение делопроизводства в службах ДОУ возлагается на руководителей служб или сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о качестве их исполнения, знакомят сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
|
1.7
|
Руководители служб и работники, назначенные ответственными за ведение делопроизводства, несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают заведующей ДОУ.
|
1.8
|
При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства, в отпуск имеющиеся у него документы по указанию заведующей ДОУ передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства в ДОУ производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается заведующей.
|
1.9
|
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники.
|
1.10
|
Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника ДОУ.
|
1.11
|
Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами сотрудников и родителей (законных представителей) воспитанников определяется специальными инструкциями.
|
Документы, необходимые при управлении ДОУ
|
2.1
|
При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.
|
2.2
|
Состав документов, образующихся в процессе деятельности ДОУ, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между образовательными учреждениями и другими организациями. В состав документов ДОУ входят:
|
|
организационные документы (устав ДОУ, договор с учредителем, договоры с родителями (законными представителями ребенка), коллективный договор ДОУ, положения о службах и различной деятельности, должностные инструкции сотрудников, структура и штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры и др.);
распорядительные документы (приказы, инструкции, распоряжения и т.п.);
информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения и др.).
|
2.3
|
Документы, как правило, оформляются на бланках ДОУ, соответствующих Государственному стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003), должны содержать установленный комплект обязательных реквизитов при соответствующем их расположении.
|
Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
|
3.1
|
Приказ
|
|
3.1.1
|
Приказ – правовой акт, издаваемый заведующей ДОУ. Он вступает в силу с момента подписания заведующей, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется.
Проекты приказов подготавливают руководители служб ДОУ на основании поручения заведующей либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей служб ДОУ, которые затем вносят проект на утверждение заведующей ДОУ. Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью заведующей.
|
|
3.1.2
|
Выписка – копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берут только ту информацию, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписку заверяют проставлением отметки о заверении копии.
|
3.2
|
Положение. Правила. Инструкция
|
|
3.2.1
|
Положение – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции нескольких должностных лиц или служб ДОУ.
|
|
3.2.2
|
Правила – документ, закрепляющий нормы и требования, обязательные для выполнения должностными лицами и службами ДОУ в процессе повседневной деятельности.
|
|
|
Инструкция – документ, предписывающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения отдельных положений нормативно-правовых актов в условиях функционирования ДОУ.
|
|
3.2.3
|
Положения, правила и инструкции применяются в качестве самостоятельных организационно-распорядительных документов. Введение в действие указанных организационно-распорядительных документов осуществляется с утверждением их заведующей ДОУ.
|
|
3.2.4
|
Порядок подготовки проекта положений, правил и инструкций аналогичен общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
|
|
3.2.5
|
Решение о порядке принятия положений, правил, инструкций находится в ведении ДОУ.
|
3.3
|
Протокол
|
|
3.3.1
|
Протокол – документ, фиксирующий содержание совещательных мероприятий и придающий юридическую силу принятым на них решениям.
|
|
3.3.2
|
Протокол составляется на основании рабочих записей, произведенных во время совещаний, а также различных письменных материалов (тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений и др.), подписанных их авторами (разработчиками). Материалы к обсуждению предоставляются сотрудниками, службами ДОУ и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.
|
3.4
|
Служебные письма
|
|
3.4.1
|
Служебные письма могут быть инициативными и ответными. Все служебные письма, высылаемые за пределы ДОУ, считаются исходящими. Служебные письма, поступающие в ДОУ, - входящими. Служебные письма (служебные записки), циркулирующие между должностными лицами и службами ДОУ, считаются внутренними.
|
|
3.4.2
|
Сроки подготовки инициативных писем определяются заведующей ДОУ и руководителями служб ДОУ.
|
4. Организация документооборота и исполнения документов
|
4.1
|
Организация документооборота
|
|
4.1.1
|
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе, регламентируются инструкцией по делопроизводству,
|
|
4.1.2
|
Доставка документов в ДОУ осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в ДОУ доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
|
|
4.1.3
|
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, электронные документы.
|
4.2
|
Прием, обработка и распределение поступающих документов
|
|
4.2.1
|
Документы, поступающие в ДОУ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Полученный документ регистрируется в журнале. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер.
|
|
4.2.2
|
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
|
|
4.2.3
|
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
|
|
4.2.4
|
Документы в электронном виде, поступающие в ДОУ, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по ведению делопроизводства в ДОУ с учетом функционирующих в ДОУ технических и программных средств.
|
4.3
|
Организация обработки и передачи отправляемых документов
|
|
4.3.1
|
Документы, отправляемые ДОУ, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
|
|
4.3.2
|
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
|
4.4
|
Порядок прохождения внутренних документов
|
|
4.4.1
|
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
|
|
4.4.2
|
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
|
4.5
|
Учет количества документов
|
|
4.5.1
|
Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.
|
|
4.5.2
|
За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в ДОУ системы учета документов.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме.
|
4.6
|
Работа исполнителей с документами
|
|
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством ДОУ, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.
|
5. Регистрация документов
|
5.1
|
Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.
|
5.2
|
Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в ДОУ, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.
|
5.3
|
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
|
6. Контроль исполнения документов
|
6.1
|
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.
|
6.2
|
Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.
|
6.3
|
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем ДОУ.
|
6.4
|
Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения.
|
7. Организация работы с документами в делопроизводстве ДОУ
|
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив ДОУ (далее – архив).
|
7.1
|
Составление номенклатур дел
|
|
7.1.1
|
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ДОУ, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
|
|
7.1.2
|
В ДОУ составляется номенклатура дел всех структурных подразделений.
|
|
7.1.3
|
Номенклатура дел подписывается руководителем ДОУ и представляется на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) ДОУ. Одобренная ЭК номенклатура дел согласовывается с ЭПК Управления архивами Свердловской области. Последующее согласование номенклатуры дел производится не реже одного раза в 5 лет.
|
|
7.1.4
|
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения ДОУ получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
|
|
7.1.5
|
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа.
|
|
7.1.6
|
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
В графе 3 указывается фактическое количество дел
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечню документов со сроками хранения, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел
В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган для продолжения.
|
7.2
|
Формирование и оформление дел
|
|
7.2.1
|
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
|
|
7.2.2
|
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов.
|
|
7.2.3
|
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
|
|
7.2.4
|
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях.
|
7.3
|
Организация оперативного хранения документов
|
|
7.3.1
|
С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа дела хранятся по месту их формирования.
|
|
7.3.2
|
Выдача дел подразделениям производится с разрешения руководителя ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
|
|
7.3.3
|
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.
|
|
7.3.4
|
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ДОУ, по актам.
|
|
7.3.5
|
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ДОУ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
|
8. Порядок передачи документов на хранение в архив
|
8.1
|
Экспертиза ценности документов
|
|
8.1.1
|
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
|
|
8.1.2
|
Экспертиза ценности документов в ДОУ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
|
|
8.1.3
|
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ДОУ создается ЭК.
|
|
8.1.4
|
Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением, которое утверждается руководителем ДОУ.
|
|
8.1.5
|
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив.
|
|
8.1.6
|
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
|
|
8.1.7
|
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК ДОУ одновременно. Одобренные ЭК ДОУ акты утверждаются руководителем ДОУ только после утверждения ЭПК Управления архивами Свердловской области, описей дел постоянного хранения; после этого ДОУ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
|
8.2
|
Подготовка и передача документов в архив
|
|
8.2.1
|
В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
|
|
8.2.2
|
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
|
|
8.2.3
|
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
|
|
8.2.4
|
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа.
|
|
8.2.5
|
Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.
|
|
|
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
|
