Регламентом осуществления процессов
|
Скачать 262.4 Kb.
|
 УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГБОУ ВПО «МГСУ» __________В.И.Теличенко «_____»___________2011 г. Ввести в действие с «_____»__________2011 г. МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ СИСТЕМА КАЧЕСТВА ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ, ОФОРМЛЕНИЮ И УПРАВЛЕНИЮ ПОЛОЖЕНИЕМ О ВИДАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (РЕГЛАМЕНТОМ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОВ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» Выпуск 3 Москва 2011 1 Назначение и область применения 1.1 Настоящая Методическая инструкция (далее Инструкция) входит в систему менеджмента качества Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный строительный университет» (далее Университет). 1.2 Инструкция регламентирует порядок разработки, оформления и управления Положениями о видах деятельности (регламентов, порядков, инструкций по осуществлению процессов Университета, далее Положение) структурных подразделений Университета. 1.3 Настоящая Инструкция введена взамен Методической инструкции «Общие требования к содержанию, оформлению и управлению положением о видах деятельности Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Московский государственный строительный университет» от 21.03.2011 г. 2 Нормативные ссылки В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты: ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ ISO 9000-2011 Основные положения и словарь СТО СМК 4.2.01-10 Управление документацией СТО СМК 8.5.01 - 10 Управление корректирующими и предупреждающими действиями 3 Термины, определения, обозначения и сокращения В настоящей Инструкции использованы следующие термины и определения по ГОСТ ISO 9000-2011, ГОСТ Р 51141 -98, а также термины, введенные Университетом: Вид деятельности – исследуемая единица совокупной деятельности Университета, осуществляемая конкретным структурным подразделением в соответствии с закрепленными за ним функциями. Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в результате деятельности юридического или физического лица (ГОСТ Р 51141 -98). Документ-основание – конституционные законы и федеральные законы, указы Президента РФ, приказы и распоряжения Министерства образования и науки Российской Федерации, Устав Университета, решения Ученого Совета и Совета по качеству Университета, приказы и распоряжения ректора, распоряжения проректоров, иные нормативные и правовые акты. Контрольный экземпляр документа – экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, полностью подготовленный для издания, хранящийся в специально отведенном месте (например в фонде нормативной документации), имеющий в графе колонтитула надпись «Экземпляр № 1» (ГОСТ Р 51141 -98). Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации. Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия. Несоответствие - невыполнение требования. Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141 -98). Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации; Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Система менеджмента качества (СМК) – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов для руководства и управления организацией применительно к качеству (ГОСТ ISO 9000-2011). Требование - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным. Учтенный экземпляр документа – экземпляр документа, идентичный по содержанию и статусу контрольному экземпляру документа, имеющий собственный номер в соответствии с листом регистрации рассылки и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности (ГОСТ Р 51141 -98). Сокращения: ОРСиВ СМК – отдел разработки, стандартизации и внедрения системы менеджмента качества; ПВД – Положение о видах деятельности СК – система качества ЦМК – Центр менеджмента качеством. 4 Требования к содержанию, оформлению и управлению Положением (Регламентом) 4.1 Содержание и оформление Положения (Регламента) - титульный лист; - назначение и область применения; - нормативные ссылки; -термины, определения, обозначения и сокращения; - содержательная часть; - лист согласования; - лист регистрации изменений; - лист регистрации рассылки; -резерв. 4.1.1 Титульный лист Титульный лист Положения оформляется в соответствии с формой, приведенной в Приложении А. 4.1.2 Вторая и последующие страницы Положения оформляются в соответствии с формой, приведенной в Приложении Б. 4.1.3 Типовая блок-схема процесса приведена в Приложении В. 4.1.4 На листе согласования размещаются подписи разработчиков документа, руководителя подразделения-разработчика, согласующих лиц и сотрудника ЦМК, проводившего экспертизу Положения на соответствие требованиям настоящей Инструкции. Пример оформления листа согласования приведен в Приложении Г. 4.1.5 Лист регистрации изменений оформляется в соответствии с формой, приведенной в Приложении Д. 4.1.6 Форма листа регистрации рассылки приведена в Приложении Е. Лист регистрации рассылки заполняется в ходе рассылки документов и прилагается к контрольному экземпляру Положения. 4.2 Требования к управлению Положением 4.2.1 Положение разрабатывается по распоряжению ректора, проректора по направлению или руководителя структурного подразделения: а) работником (разработчик) структурного подразделения (подразделение-разработчик); б) группой работников (разработчики) одного или нескольких структурных подразделений (подразделения-разработчики). 4.2.2 Положение подлежит экспертизе на соответствие требованиям настоящей Инструкции. Экспертизу проводит начальник/зам. начальника ЦМК. 4.2.3 Положение согласовывается с курирующим проректором, руководителями структурных подразделений, виды деятельности которых отражены в разработанном Положении, начальником юридического отдела. В случае необходимости дополнительного финансирования при выполнении данного вида деятельности Положение согласовывается с начальником ПФУ. 4.2.4 Положение утверждается и вводится в действие ректором Университета. 4.2.5 Обозначение Положения должно соответствовать требованиям СТО СМК 4.2.01-10 и включать: - аббревиатуру словосочетания "система качества" – СК;
А – административно-хозяйственная; М – менеджмент; Н – научно-исследовательская, научно-производственная О – образовательная; Ф – финансовая; - код “ПВД” (Положение о виде деятельности); - порядковый номер положения о виде деятельности; - индекс подразделения-разработчика; - год выпуска документа. Например, СК Н ПВД 01 - 71-2011; СК О ПВД 02 – 17-2011. 4.2.6 Контрольный (первый) экземпляр документа (Положения) хранится в документальном фонде организационно-распорядительной документации ЦМК. Учтенные экземпляры документа (Положения) хранятся в документальном фонде организационно-распорядительной документации подразделений-разработчиков. В структурные подразделения, участвующие в видах деятельности, прописанных в данном Положении, разработчик Положения высылает ксерокопии документа (Положения). 4.2.7 Разработчик Положения заполняет 1 и 2 графы таблицы листа регистрации рассылки (Приложение Е) и размножает Положение в количестве, соответствующем листу регистрации рассылки. Графы 3 и 4 заполняются получателем документа. Каждому экземпляру ПВД присваивается номер. Контрольный экземпляр имеет номер 1. 4.2.9 Необходимость внесения изменений в Положение определяется Руководством Университета или руководителями структурных подразделений, участвующих в видах деятельности, прописанных в данном Положении в соответствии с законодательством РФ и нормативных документов ведомств. 4.2.11 Изменения согласовываются с курирующим проректором и руководителями структурных подразделений, виды деятельности которых отражены в разработанном Положении. 4.2.12 Изменения в текст документа вносятся разработчиком Положения заменой листов или занесением вносимых изменений в резервный лист. Резервный лист представляет собой обычный лист Положения с пометкой «Резерв», следующий после листов с основным текстом. 4.2.13 В колонтитуле заменяемых листов документов проставляется номер изменения, например - Изменение: 1. 4.2.14 Каждое изменение, внесенное в документ, должно быть зафиксировано в листе регистрации изменений, который помещается в конце документа. Разработчик изменения должен предоставить руководителям структурных подразделений, согласно листа рассылки, новые листы Положения с изменениями, а также лист регистрации изменений. 4.2.15 В листе регистрации рассылки подразделения-разработчика должна быть произведена запись о получении структурным подразделением новых страниц, с указанием их номеров. 4.2.16 Изъятые листы контрольного экземпляра Положения должны быть подшиты к нему с пометкой (штампом) об аннулировании. Изъятые листы остальных учтенных экземпляров должны быть уничтожены в течение одного дня. 4.2.17 Если объем изменений, внесенных в документ, затрудняет его использование, он должен быть переиздан. 4.2.18 Положение должно быть заново разработано и введено в действие в случае изменения установленного способа выполнения видов деятельности, прописанных в Положении. 4.2.19 Положение считается отмененным, если введена в действие новая версия Положения. Новая версия Положения разрабатывается, оформляется и управляется в соответствии с настоящей инструкцией. 4.2.20 Все учтенные экземпляры отмененного Положения должны быть изъяты и уничтожены ответственным за работу с документами подразделения-разработчика в течении трех дней с момента отмены документа. Контрольный экземпляр отмененного Положения хранится в документальном фонде ЦМК в течение трех лет. 5 Порядок обращения с настоящей Инструкцией Порядок обращения с настоящей Инструкцией в соответствии с СТО СМК 4.2.01-10, п.4.6. 6 Контроль выполнения требований настоящей Инструкции Контроль выполнения требований настоящей Инструкции осуществляет ответственный за работу с документами в структурном подразделении, а также аудитор при проведении внутренней проверки. 7 Ответственность Ответственность за утверждение и введение в действие Положения о видах деятельности несет ректор Университета. Ответственность за разработку Положения о видах деятельности, разработку изменений несет разработчик; за учет, хранение, внесение изменений во все учтенные экземпляры, изъятие и уничтожение – ответственный за работу с документами в подразделении-разработчике. Ответственность за соответствие разрабатываемых Положений о видах деятель-ности СК МИ 03.02-2011 несут разработчики положений. Приложение А Пример оформления титульного листа Положения   
УТВЕРЖДАЮ“___”_______________ 20 г. Ректор ФГБОУ ВПО «МГСУ» _______ А.А.Волков Ввести в действие с “___”_______________ 20 г. Положение о ___________________ наименование вида деятельности Москва 20 …  (*)
4 - порядковый номер положения о виде деятельности; 5 - индекс подразделения-разработчика (согласно СК СДОУ 182 - 2009) 6 - год выпуска документа. Например: шифр ПВД Управления делами и качеством СК А ПВД 01 - 182 - 2012 Приложение Б Пример оформления второго и последующего листов Положения
1 Назначение и область применения … 2 Нормативные ссылки … 3 Термины, определения, обозначения и сокращения … 4 Содержательная часть Содержательная часть Положения, как правило, должна быть оформлена в виде блок-схемы осуществляемого процесса/процессов (Приложение В). В данной части обязательно должны быть представлены следующие сведения: подробное описание вида деятельности (процессы, операции, этапы, шаги, действия); документация, сопровождающая каждую операцию (этап, шаг, действие) вида деятельности; продолжительность каждой операции (этапа, шага, действия); ответственный за операцию (этап, шаг, действие); ответственность исполнителя за несоблюдение сроков операции (этапа, шага, действия) или обоснование такого несоблюдения вследствие обстоятельств, не зависящих от исполнителя; указание на местонахождение Положения или его части - блок-схемы процесса, обеспечивающее доступность положения для заинтересованных сторон (сайт ФГБОУ ВПО «МГСУ», информационный стенд структурного подразделения, прочее) Необходимость других сведений определяется разработчиком в зависимости от специфики вида деятельности. В случаях, когда представление процесса в виде блок-схемы нецелесообразно (малое количество операций, один ответственный исполнитель процесса, отсутствие необходимости документирования операций и т.п.) содержательная часть Положения может быть оформлена в виде таблицы или в текстовой форме, если это не снижает результативности процесса. Приложение В Типовая блок-схема процесса
  1.НАИМЕНОВАНИЕ ОПЕРАЦИИ Ответственный Исполнитель Т = … раб. дней       2.НАИМЕНОВАНИЕ ОПЕРАЦИИ Ответственный Исполнитель Т = … раб. дней 3.НАИМЕНОВАНИЕ ОПЕРАЦИИ Ответственный Исполнитель Т = … раб. дней   Нет  Да  5.НАИМЕНОВАНИЕ ОПЕРАЦИИ Ответственный Исполнитель Т = … раб. дней   Обозначения: -  Документ или документы. Символ отображает данные, представленные на носителе в удобной для чтения форме;НОМЕР И НАИМЕНОВАНИЕ ОПЕРАЦИИ Ответственный Исполнитель Ресурсы - Операция. Символ отображает совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующую входы в выходы в рамках операции с указанием ответственного, исполнителей; -  Принятие решения. Символ отображает решение с возможным альтернативным развитием событий (например, да/нет). В центре символа – номер операции; - Начало или конец деятельности. Символ отображает вход из внешней среды или выход во внешнюю среду; -   Стрелка. Отображает переход от одной операции к другой;-  Комментарий. Символ используют для добавления пояснений, особых требований к операции (операциям) или к выходным данным. Может содержать: а) указания на административные или иные меры, применяемые в отношении ответственного за неисполнение или несвоевременное исполнение операции, осуществление операции или процесса в целом в соответствии с требованиями законодательства РФ или нормативными документами, утратившими силу на момент осуществления операции; б) ссылку на форс-мажорные обстоятельства, изменяющие продолжительность или ход процесса и коррекцию процесса в случае появления таковых обстоятельств.
Резерв Приложение Г Пример оформления листа согласования
Лист согласования Разработано: ____________________________ _________ Разработчик, должность личная подпись И.О.Ф. Согласовано: ____________________________ _________ Курирующий проректор личная подпись И.О.Ф. ____________________________ _________ Руководитель подразделения-разработчика, личная подпись И.О.Ф. должность ___________________________ _________ Руководитель, должность личная подпись И.О.Ф. ____________________________ _________ Руководитель, должность личная подпись И.О.Ф. ____________________________ _________ Руководитель, должность личная подпись И.О.Ф. Экспертиза проведена: ___________________________ _________ Работник ЦМК, должность личная подпись И.О.Ф. Пример оформления листа согласования Положения о структурном подразделении Приложение Д Приложение Д Пример оформления листа регистрации изменений
Лист регистрации изменений
Приложение Е Пример оформления листа регистрации рассылки Положения
Лист регистрации рассылки _____________________ (Обозначение документа) _________________________ (Наименование документа) Руководитель подразделения: ________ _______ _____ (Подпись) (Дата) (И.О.Ф.)
Рассылку произвел: ___________ _____________ ______________ (Должность) (Подпись) (Дата) (И. О. Ф.) Документ изъят: Основание: _____________ ___________ _____________ _________________ (Должность) (Подпись) (Дата) (И. О. Ф.) Резерв Л  ист согласованияРазработано: Начальник отдела разработки и стандартизации СМК ЦМК А.А. Калинина Согласовано: Первый проректор О.О. Егорычев Начальник ЦМК Ю.Б. Филатов Начальник юридического отдела А.Ю. Зиновьев Руководитель службы ДОУ Ф. К. Жихарев Экспертиза проведена: Начальник отдела мониторинга СМК ЦМК Ю.В. Казакова Лист регистрации изменений
Лист регистрации рассылки _____________________ (Обозначение документа) ________________________________ (Наименование документа) Номер выпуска: Руководитель подразделения: ________ _______ _____ (Подпись) (Дата) (И.О.Ф.) Дата выпуска:
Рассылку произвел: ___________ _____________ ______________ (Должность) (Подпись) (Дата) (И. О. Ф.) Документ изъят: Основание: _____________ ___________ _____________ _________________ (Должность) (Подпись) (Дата) (И. О. Ф.) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |
«Программа личностного развития в области профессиональной деятельности... Ьного образования в вузе, рефлексивных процессов и эмоционального интеллекта, творческих процессов с помощью психологических диагностических... |
 |
Министерство образования и науки российской федерации владивостокский... Технология транспортных процессов и Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам... |
|
Системы автоматизации технологических процессов проектирование электрических... Всн 281-75/Минприбор СССР "Временных указаний по проектированию систем автоматизация технологических процессов" |
|
О проведении запроса котировок в электронной форме на право заключения... «Интернет» в соответствии с Регламентом электронной площадки. При проведении процедур закупки в электронной форме порядок их проведения... |
|
Для достижения цели в работе необходимо рассмотреть такие вопросы,... Интернета. Традиционная экономика испытывает сильнейшее влияние электронной составляющей деловых отношений, генерирующей прогрессивные... |
|
Типовая программа внутреннего аудита владельцев процессов финансового... Определите место и статус курируемого процесса во взаимодействии процессов системы менеджмента качества университета? |
|
Методика анализа пожаровзрывоопасности технологических процессов производств Исследования пожарной опасности технологических процессов производств проводятся поэтапно |
|
О. Г. Васильев >05. 07. 2011 года Поставщики) подавать свои предложения по поставке цифровых регистраторов аварийных процессов (Техперевооружение устройств регистрации... |
|
Технических средств и процессов Закон определяет правовые основы технического регулирования, возникающие в процессе разработки, испытаний, сертификации, производства... |
|
Механико-математический факультет Конвективные движения являются неотъемлемыми элементами многих природных процессов, наблюдаемых в атмосфере и океанах Земли, а также... |
|
Решение инцидентов. Для осуществления запроса в сц необходимо, находясь... После осуществления авторизации посредством Единой системы идентификации и аутентификации (есиа) специалист получает возможность... |
|
Перечень и условные обозначения процессов гост 29297-92 (исо 4063-90) Настоящий стандарт устанавливает перечень и условные обозначения процессов сварки, высокотемпературной и низкотемпературной пайки... |
|
И цель лабораторной работы Цель работы – изучение физических процессов, происходящих в волоконно-оптической линии связи, изучение процессов модуляции и демодуляции... |
|
Эконометрика 2 Модели и методы анализа процессов «единичного корня» Определение процессов «единичного корня». Примеры моделей временных рядов, порождаемых процессами «единичного корня» |
|
Конкурсная документация Шаранский район рб, передаваемых в аренду с целью осуществления эксплуатации, обслуживания, а также осуществления деятельности по... |
|
Разработка формализованного описания процессов сбора, обработки и... Данная работа посвящена разработке формализованного описания Банковских процессов средствами uml |