Инструкция по делопроизводству в Контрольно-счётной палате Алатырского района Чувашской Республики
|
Скачать 0.91 Mb.
|
|
Председатель Контрольно-счетной палаты Алатырского района И.О. Фамилия 5.4.6. Телеграмма 5.4.6.1. Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений. В телеграмме указывается ее срочность, точный адрес, текст. 5.4.6.2. Текст служебной телеграммы заверяется печатью палаты. Телеграмма составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы. 5.4.6.3. По факсу может быть передан любой вид документа палаты только в виде оперативной информации. Документы, переданные (полученные) по факсу, не имеющие подтверждения своей подлинности, в дела КСП Алатырского района не подшиваются. 5.4.7. Справки 5.4.7.1. Справки – документы палаты, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. 5.4.7.2. В КСП Алатырского района справки делятся на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным организациям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Для второй группы справок применяются унифицированные трафаретные бланки. В справках помимо указания названия палаты, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью председателя КСП Алатырского района и печатью палаты. 5.4.7.3. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы палаты, оформляются на бланке с установленными реквизитами КСП Алатырского района, а представляемые внутри КСП – оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись являются обязательными реквизитами этих двух видов справок палаты. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные. 5.4.7.4. Особенности составления и оформления документов КСП Алатырского района специального назначения (кадровых, бухгалтерских, юридических и др.) определяются, исходя из специфики управленческой деятельности КСП Алатырского района и ее документационного обеспечения, и регулируются отдельными организационно-распорядительными документами КСП в соответствии с действующим законодательством в этих сферах, Регламентом и настоящей Инструкцией палаты. 6. Информационно-поисковая система по документам КСП Алатырского района (ИПС) В палате создается ИПС двух типов: в документарной форме (на бумажном носителе) и автоматизированная в электронной форме (на электронном носителе). ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов и систем (журналы и книги учета и регистрации (см. пример № 27) картотеки, а также базы данных и гипертекстовые системы на электронных носителях). 6.1. Правила регистрации и индексирования документов 6.1.1. Регистрация документов – отражение факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах делопроизводств КСП Алатырского района. 6.1.2. Для текущего индексирования документов предусматривается наличие в регистрационном номере следующих индексов: 1) обязательный порядковый регистрационный номер; 2) индексы должностных лиц, в случае необходимости (например, для регистрации актов, заключений, исходящих писем) в соответствии с примером № 27. 6.1.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические сборники, финансовые, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые и используемые внутри палаты, так и направляемые в другие организации и поступившие в КСП Алатырского района из других организаций. 6.1.4. Документы регистрируются в КСП Алатырского района соответствующим делопроизводством один раз: 1)поступающие – в день поступления, 2) создаваемые – в день подписания или утверждения. Перечень бухгалтерских документов, подлежащих раздельной регистрации, устанавливаются Инструкцией по бухгалтерскому делопроизводству. 6.1.5. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для отдельно регистрируемых документов в пределах регистрационной группы могут использоваться буквенные литеры, которые через тире дополняют порядковый регистрационный номер документа. В КСП устанавливаются следующие литеры: “р” - на распоряжениях председателя КСП Алатырского района по основной деятельности КСП Алатырского района; “лс” - на приказах председателя КСП Алатырского района по личному составу (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение или прекращение трудового договора, поощрение и т.д.); “о” – на приказах председателя КСП Алатырского района по личному составу о предоставлении отпуска; “к” - на приказах председателя КСП Алатырского района по личному составу о направлении в командировку; “РК” - на распоряжения председателя КСП Алатырского района на проведение контрольного мероприятия; “а” - на аудиторских актах по результатам проверок или ревизий; “з” – на аудиторских заключениях по результатам аудиторских проверок (ревизий); “э” - на аудиторских заключениях по экспертизе документов, заключениям экспертов КСП Алатырского района и иных экспертных заключениях; “и” – на информационно-аналитических справках и информационно-аналитических записках. “в” – иные документы (протокол согласования по разногласиям, заключение государственного эксперта по уголовному делу и т.п.) 6.1.6. Документ, получивший регистрационный номер и учтенный в регистрационных формах соответствующего делопроизводства палаты, с этого момента приобретает статус служебного документа КСП и ответственность за его сохранность несут служащие КСП Алатырского района получившие данный документ. Обращение (пользование) этим документом осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией. В автоматизированной ИПС КСП Алатырского района регистрация документов должна осуществляться с использованием обязательных реквизитов регистрации. 6.2. Обращение со служебными документами 6.2.1. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Давать справки по служебным документам и сообщать (передавать) сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к документам, разрешается только по согласованию с председателем КСП Алатырского района. 6.2.2. Работа со служебными документами и их хранение за пределами служебных помещений КСП Алатырского района допускается с разрешения председателя КСП Алатырского района. 6.2.3. Служащий, выбывающий из КСП Алатырского района, а также убывающий в длительную командировку, отпуск, учебу и т.п., имеющиеся у него индивидуальные документы (отписанные ему лично) по указанию председателя КСП Алатырского района передаются другому служащему КСП Алатырского района по акту приёма передачи документов. 6.2.1. Особенности обращения со служебными документами, содержащими сведения ограниченного распространения. 6.2.1.1. К сведениям ограниченного распространения относятся несекретные сведения, предусмотренные нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации и Чувашской Республики и запрещенные к опубликованию в открытой печати, передачах по радио и телевидению, а также сведения, получаемые работниками КСП в ходе проверок и ревизий. Сведения юридических и физических лиц, являющиеся в установленном порядке их коммерческой тайной и ставшие в ходе контрольной деятельности достоянием работников КСП Алатырского района, также относятся к сведениям ограниченного распространения. 6.2.1.2. Пользование данными из служебных документов, содержащих сведения ограниченного распространения, для открытых выступлений и опубликования в открытой печати запрещается. На служебных документах, содержащих сведения ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам проставляется гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра. Пример № 34 ДСП Экз. ед. или ДСП Экз. №____. 6.2.1.3. При работе с документами с грифом «Для служебного пользования» сотрудники палаты руководствуются правилами и требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (ФЗ от 20.02.95 №24-ФЗ). 6.2.1.4. Служебные документы с грифом «Для служебного пользования» учитываются и регистрируются в регистрационных формах с литером «дсп» к порядковому номеру документа и они хранятся отдельно от остальных служебных документов в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) в служебных помещениях. Выдача этих служебных документов и изданий производится под расписку и только тем исполнителям, которые имеют непосредственное отношение к ним. 6.2.1.5. Выносить документы с грифом «Для служебного пользования» из помещений КСП запрещается. 6.2.1.6. Пересылка служебных документов и изданий с грифом “Для служебного пользования” производится через службу фельдъегерско-почтовой связи с пометкой на пакете (посылках) “ДСП”, или заказными отправлениями через предприятия связи. Документы с грифом «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения председателя КСП Алатырского района, с указанием количества экземпляров. 6.2.1.7. Аудиторские заключения, акты аудиторских проверок, информационно-аналитические записки, информационно-аналитические справки не относятся к документам, содержащим сведения ограниченного распространения (для служебного пользования). 6.2.1.8. Дела с несекретными служебными документами, в которых по мере накопления материалов сосредотачиваются сведения ограниченного распространения, закрепляются за определенными исполнителями, хранятся и выдаются для работы применительно к служебным документам с грифом “Для служебного пользования”. 7. Формирование дел и составление номенклатуры дел КСП Алатырского района 7.1.Формирование дел 7.1.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел КСП Алатырского района, согласованной с ЭПК МБУ «Алатырский районный архив» и утвержденной председателем палаты. 7.1.2. Формированием дел в КСП Алатырского района занимается: 1) общих, кадровых, архивных дел КСП Алатырского района – должностные лица КСП Алатырского района; 2) бухгалтерских дел КСП Алатырского района – начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности – главный бухгалтер администрации Алатырского района на основании договора поручения от 5 марта 2013 года № 1. Текущий контроль за формированием дел осуществляет председатель КСП Алатырского района. 7.1.3. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся согласно номенклатуре дел. Дела, как правило, заводятся на один год, после чего они закрываются и передаются на хранение в зависимости от срока хранения в МБУ «Алатырский районный архив» на постоянное хранение или в архив КСП (по мере необходимости). 7.1.4. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле. Дата начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам документов, подшитым в нем. Эти даты проставляются на обложке дела (см. пример № 34) после его закрытия. пример № 34 Образцы форм оформления дел 1.Обложка дела
2.Внутренняя опись документов дела № том ___
7.2.Составление номенклатуры 7.2.1. В КСП Алатырского района на все заводимые дела, книги и журналы составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в КСП, с указанием сроков их хранения, оформленный установленным настоящей Инструкцией порядке (см. пример № 35). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Она является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура служит планом распределения документов в дела после их исполнения, и таким образом, определяет систему хранения документов в КСП Алатырского района. Она составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов и сроков их хранения. Номенклатура является основным учетным документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в том числе и переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год. 7.2.2. Номенклатура дел КСП Алатырского района составляется и подписывается должностным лицом, составившим номенклатуру, после чего утверждается председателем КСП Алатырского района не реже одного раза в 5 лет. Данная номенклатура является сводной, устанавливает состав дел КСП Алатырского района с единой системой индексации и является нормативным документом КСП Алатырского района. При составлении номенклатуры, руководствуются действующими в Российской Федерации и Чувашской Республике типовыми и примерными номенклатурами дел, перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. В номенклатуре дел КСП Алатырского района должны быть предусмотрены резервные номера по каждому делопроизводству и их открытым секторам для возможного перспективного использования. |
Похожие:
 |
Инструкция по делопроизводству в Контрольно-счетной палате муниципального... Постановлением Госстандарта России от 03. 03. 2003г. №65-ст, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера... |
 |
Иркутская область Нижнеилимский район Контрольно-счетная палата Нижнеилимского... Бюджетного кодекса рф, Положения о Контрольно-счетной палате Нижнеилимского муниципального района, Планом работы контрольно-счетного... |
|
Отчет о работе Контрольно-счетной пал Отчет) представляется Президенту Карачаево-Черкесской Республики и Народному Собранию (Парламенту) Карачаево-Черкесской Республики... |
|
Решение Собрания депутатов города Алатыря шестого созыва «24» В соответствии с Уставом города Алатыря Чувашской Республики, решением Собрания депутатов города Алатыря пятого созыва от 25 декабря... |
|
Отчет о работе Контрольно-счетной палаты Зеленодольского муниципального... Зеленодольского муниципального района (далее – Контрольно-счетная палата) подготовлен в соответствии со статьей 13 Решения Совета... |
|
Инструкция по делопроизводству в контрольно-счетной палате города Череповца общие положения Настоящая инструкция разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности... |
|
Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р и в целях совершенствования делопроизводства... |
|
Отчет о результатах проверки целевого и эффективного использования... Мпа "Положение о Контрольно-счетной палате города Владивостока", пункт 2 плана работы Контрольно-счетной палаты города Владивостока... |
|
Отчет о деятельности Контрольно-счетной палаты Российской Федерации и муниципальных образований», п. 1 ст. 46 Устава городского округа «город Якутск», п. 2 ст. 31 Положения о Контрольно-счетной... |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации города Алатыря Чувашской Республики «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики», от 17. 01. 2013 г. №3 «О внесении... |
|
Волгоградской области З "Об общих принципах организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований"... |
|
Отчет о проверке отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности... Мпа "Положение о Контрольно-счетной палате города Владивостока", план контрольных мероприятий Контрольно-счетной палаты города Владивостока... |
|
Отчет о результатах плановой проверки законности, результативности... Цивильского района Чувашской Республики, выделенных Муниципальному бюджетному общеобразовательному учреждению «Малоянгорчинская основная... |
|
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее Примерная... |
|
Отчет о результатах проверки отдельных вопросов финансово-хозяйственной... Владивостока от 17. 11. 2011 №331-мпа "Положение о Контрольно-счетной палате города Владивостока", пункт 4 плана работы Контрольно-счетной... |
|
Отчет о работе контрольно-счетной палаты Пензенской городской Думы Контрольно-счетная палата городской Думы в соответствии с Положением «О контрольно-счетной палате» представляет отчет о своей работе... |